Kassensystem kaufen – darauf solltest du achten! 

Beim Kauf einer Registrierkasse musst Du zahlreiche Aspekte beachten. Nicht nur die Vielzahl von Anbietern und Systemen erfordern eine intensive vorbereitende Information über die Möglichkeiten von Kassenlösungen. Auch neue gesetzliche Bestimmungen setzen erhöhte Anforderungen an die Kasse. Wenn Dein Unternehmen ein Kassensystem kaufen möchte, dann muss dieses auch genau zu den Bedürfnissen des Betriebes passen. 

Tipp 1 – Wie sollte ein passendes Kassensystem aussehen?

Aus dem umfangreichen Angebot an Kassensystemen solltest Du eine Software und Hardware wählen, die auf die Branche Deines Unternehmens genau zugeschnitten ist. Denn jede Branche erfordert andere Funktionen im System: die Ladenkasse muss andere Aufgaben erfüllen als eine Kasse im Restaurant. Das neue Kassensystem muss alle wichtigen branchenrelevanten Funktionen ausführen können, um sich reibungslos und auch langfristig in den Arbeitsalltag einzufügen. Gastronomische Betriebe, die ein Kassensystem kaufen, brauchen zum Beispiel Tischpläne, Bedienungsschlösser, Rechnungsseparation oder Informationstransfer zur Küche. Ein Bekleidungsladen hingegen braucht zum Beispiel eine zuverlässige Retourenverwaltung oder Mehrwertsteuerumschaltungen für Verkäufe in oder außer Haus. Wenn Du ein Kassensystem kaufen möchtest, dann solltest Du Dir eine Liste mit allen benötigten Funktionen erstellen, die Du einem Hersteller mit langjährigen Erfahrungswerten in Deiner Branche vorlegst.

Tipp 2 – ein Kassensystem gegen den Blackout

Gegen den Ausfall Deiner Kasse solltest Du gut gerüstet sein. In einem Unternehmen, in dem die Kasse laufend in Betrieb ist, kann ein Ausfall nicht nur Ärger beim Kunden verursachen. Er kann auch äußerst teuer werden und in der Buchhaltung erhebliche Schwierigkeiten auslösen. Wenn Unternehmen ein Kassensystem kaufen, sollten sie großes Augenmerk auf die Ausfallsicherheit legen. Das neue Kassensystem sollte daher bereits erprobt und erwiesen stabil sein. Immer mehr Betriebe setzen auf die Nutzung eines Cloudsystems. Dieses bietet eine Verfügbarkeit der betrieblichen Daten von verschiedenen Standorten aus und schützt sie gegen Verlust. Dennoch sollte Deine Kasse aber auch offlinefähig sein. Denn Dein Kassensystem muss auch bei einem Ausfall der Internetverbindung stabil bleiben und weiterhin funktionieren. Wenn Dein Betrieb auch mobil ist und zum Beispiel auf Märkten, bei Verkaufsveranstaltungen oder bei Straßenfesten Waren verkauft, dann bietet ein System mit Offlinefunktion einen erheblichen Vorteil.

Tipp 3 – das organische Kassensystem

Auch wenn Dein Unternehmen klein startet – mit den Jahren wird sich es sein Gesicht womöglich stark verändern. Es kommen nicht nur neue Produkte hinzu. Der Betrieb wird auch wachsen oder expandieren. Denn ein Unternehmen ist immer ein beweglicher Organismus. Daher sollte Dein Kassensystem die Fähigkeit haben, sich an veränderte Erfordernisse auch anpassen zu können. Zu den wichtigsten Funktionen einer organischen Kassenlösung gehören zum Beispiel

• Anschlussmöglichkeiten für weitere stationäre oder mobile Kassen
• Vernetzungsfähigkeit mit Kassensystemen an anderen Orten
• Funktionen für eine zentrale Verwaltung von einem Büro aus
• Adaptionsfähigkeit mit Zusatzgeräten
• Erweiterungsfähigkeit mit neuen Funktionen

Tipp 4 – ein Kassensystem, das mit der Zeit geht

Achte beim Kauf Deines Kassensystems darauf, dass Dein Hersteller für die Software regelmäßige Updates bereit stellt. Dein Anbieter sollte auch in der Lage sein, auf neue technische Entwicklungen oder Gesetzesänderungen schnell und zuverlässig reagieren zu können. Auch aktuelle und womöglich zukünftige Bezahlarten sollte Deine Kasse berücksichtigen. Deine neue Kasse sollte zum Beispiel das kontaktlose Bezahlen mit NFC als Standard anbieten.

Tipp 5 – ein unkompliziertes Kassensystem kaufen

Ein Kassensystem sollte einfach zu bedienen sein. Denn aufwändige Schulungen für Dein Personal kosten wertvolle Zeit und viel Geld. Neue Mitarbeiter sollten sich rasch in das System einarbeiten können. Ein einfach zu bedienendes Kassensystem schützt vor Bedienungsfehlern und erspart Ärger mit dem Kunden und mit dem Finanzamt. Die Bedienerführung des Systems sollte so konzipiert sein, dass häufige Funktionen besonders einfach zu finden sind. Darüber hinaus muss es Dir das Kassensystem ermöglichen, neue Produkte selbst anzulegen und Anpassungen zum Beispiel von Waren oder Preisen selbst einzupflegen.