KI in der Buchhaltung – die Zukunft der Verwaltung

Maria Peloponisiou ~ 7 min Lesezeit | 19. Juli 2023

Nicht nur in Produktionsabläufen schreitet die technische Entwicklung voran und überholt die Digitalisierung von Teilbereichen bis hin zur vollständigen Automatisierung. Auch für die Buchhaltung sieht die Entwicklung vor, Prozesse zu optimieren, menschlichen Einsatz zu verändern und Mitarbeiter in neue Arbeitsfelder einzuführen. Die Motoren für die laufende Weiterentwicklung der KI in der Buchhaltung sind das Absenken von Kosten, die Minimierung von Fehlern und die Sicherung von Qualität.

Künstliche Intelligenz – Was ist darunter zu verstehen?

Die künstliche Intelligenz, kurz KI, beschäftigt sich mit der Lösung von Problemen durch den Einsatz intelligenter Computersysteme. Dabei sollen Computer in die Lage versetzt werden, Aufgaben zu bewältigen, die bis dahin von Menschen unter Einsatz von menschlicher Intelligenz gelöst wurden. Das Fachgebiet künstliche Intelligenz, das im Englischen mit artificial intelligence, kurz ai, übersetzt wird, ist in der Informatik angesiedelt. Ziel der Technik ist es, künstliche Systeme zu entwickeln, die möglichst nah an menschliche Intelligenz und ihre Fähigkeiten heranreicht. Dabei sollen Programme geschaffen werden, die im Bereich ihrer Handlungsaufgabe

vorausschauend agieren
Sinneseindrücke wahrnehmen
Informationen aufnehmen
angemessen reagieren
Wissen speichern
Sprache verstehen
Sprache formulieren
Probleme lösen

Einsatz der KI – Wo wird KI angewendet?

Der Einsatz von KI schreitet in allen Bereichen voran, in denen Handlungsaufgaben maschinell umgesetzt werden können. KI wird inzwischen in der Medizin, im Marketing, im Produktdesign, in der Bildung und Fortbildung sowie im Klimaschutz, aber auch im Verkehr oder in der Logistik und vielen weiteren Bereichen eingesetzt. Allgemein bekannte Anwendungen für KI finden sich zum Beispiel als:

Suchmaschinen
Automatische Sprachübersetzungen
Spracherkennung
Digitale Sprachassistenten
Gesichtserkennung
Bilderkennung
Texterkennung
Analyse und Prognose von Aktienkursen
Computerspiele
Selbstfahrende Fahrzeuge
Menschliche Roboter
ChatBots
und viele andere

Wie funktioniert KI in der Buchhaltung?

Im Bereich der Buchhaltung ist künstliche Intelligenz neben der Verarbeitung von immer wiederkehrenden Aufgaben in der Lage, eigenständige Vorschläge zu erarbeiten und anzubieten. Künstliche Intelligenz kann durch Training weiterentwickelt werden und lernt laufend dazu. Im Prinzip ist das System, durch das KI in der Buchhaltung arbeitet, mit Information in Form von Daten hinterlegt, die es durch die Anwendung von Modellen miteinander verknüpfen kann, um so neue Lösungswege zu erlernen. In der Buchhaltung macht künstliche Intelligenz den Buchhalter allerdings nicht überflüssig, denn er muss immer noch auf Basis seiner Expertise das System überwachen und individuelle Entscheidungen treffen. Somit erfolgt durch den Einsatz künstlicher Intelligenz in der Buchhaltung eine neue Aufgabenverteilung. Der Buchhalter übernimmt die Kontrolle des Systems, während dieses die Aufgaben ausführt und für bestimmte Arbeitsschritte alternative Ausführungen anbietet.

Welche Bedeutung hat KI in der Buchhaltung?

Die Buchhaltung hatte für Unternehmen aufgrund ihrer verwaltenden Aufgaben bislang nur eine untergeordnete Rolle eingenommen. Für wirtschaftlich arbeitende Betriebe hat die Produktivität, die sich in Zahlen niederschlägt, gegenüber der Verwaltung den Vorrang. Die Digitalisierung hat jedoch gezeigt, dass eine reibungslos funktionierende Buchhaltung einen signifikanten Beitrag zur Kundengewinnung und -bindung und somit auch für den wirtschaftlichen Erfolg leistet. Aus diesem Grund gewinnt der Einsatz künstlicher Intelligenz auch in der Buchhaltung immer mehr an Bedeutung. Das trifft besonders für Bereiche zu, deren Arbeitsabläufe sich stets wiederholen oder für deren Erledigung Erfahrung notwendig ist. Aufgaben, die sich stets wiederholen, können verhältnismäßig einfach automatisiert werden, während für viele Tätigkeiten, wie zum Beispiel für die Fehlerkorrektur auf Dokumenten oder Fehler im Bestellsystem, das individuelle Eingreifen des Buchhalters mit seiner beruflichen Erfahrung notwendig ist. Gerade hier setzt die Entwicklung von KI an und zielt darauf, auch erfahrungsbasierte Aufgaben automatisch zu erledigen. Der Einsatz von KI in der Buchhaltung soll in der Zukunft Arbeit abnehmen, Prozesse beschleunigen, Qualität verbessern und die Buchhaltung damit effektiver gestalten.

Was kann KI in der Buchhaltung aktuell leisten?

Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung soll den Buchhalter nicht ersetzen, sondern vielmehr neue Gestaltungsmöglichkeiten eröffnen, die der Verwaltung zu neuer Bedeutung in Unternehmen verhelfen können. Der aktuelle Entwicklungsstand der KI in der Buchhaltung spiegelt sich in seinen praktischen Anwendungen wider, wie zum Beispiel:

Automatisierung der Fakturierung
Buchhaltungsprogramme wie Billomat automatisieren mit Hilfe künstlicher Intelligenz die Rechnungsstellung. Wiederkehrende Rechnungen, wie zum Beispiel für regelmäßige Bestellungen, Abos oder monatliche Dienstleistungen, werden ohne Einsatz von Arbeitskraft automatisch und regelmäßig an den Kunden versendet. Bei der Automatisierung legt der Buchhalter grundlegende Parameter mit dem Turnus für die Rechnungsstellung einmalig fest. Das Programm erledigt fortan zuverlässig den regelmäßigen Versand, die Überwachung des Zahlungseingangs sowie im gegebenen Fall die Aktivierung des Mahnwesens.
Auszug von Informationen aus der Rechnung
Künstliche Intelligenz kann Daten aus Rechnungen erkennen, um diese automatisch in einen Verarbeitungsprozess zu überführen. So können zum Beispiel IBAN-Nummern automatisch ausgelesen werden, um Finanztransaktionen auszuführen oder zu überprüfen.
Einordnung von Rechnungen
Machine-Learning-Algorithmen sind in der Lage, Informationen über Unternehmen, die nicht auf der Rechnung ausgewiesen sind, zu deuten und zuzuordnen. War hierfür bislang die berufliche Erfahrung des Buchhalters notwendig, lernt stattdessen künstliche Intelligenz. Durch das Training von Modellen eignet sich KI in der Buchhaltung die buchhalterische Erfahrung an, um sie im erforderlichen Fall automatisch anzuwenden.
Überprüfung von Stammdaten
Künstliche Intelligenz kann Stammdaten, wie zum Beispiel Namen, Adressen oder Bankdaten von Lieferanten oder Kunden automatisch mit Daten abgleichen, die sie zum Beispiel aus einer Rechnung extrahiert. Während des Abgleichs der Daten kann KI auch Fehler ausmachen, wie zum Beispiel in der Schreibweise des Namens oder einen Zahlendreher in der Bankverbindung. Der Fehler wird durch KI nicht nur registriert, sondern auch korrigiert. Um die Software mit hoher Präzision in der Identifizierung von Fehlern auszustatten, muss sie mit möglichst großen Datenmengen hinterlegt werden. Danach kann sie so trainiert werden, dass sie Auszüge von Daten aus Dokumenten automatisch mit den Stammdaten von Lieferanten abgleicht und entsprechend bestätigt oder korrigiert.
Regelkonformität
Unternehmen sind durch den Gesetzgeber gehalten, zahlreiche Normen und Vorschriften einzuhalten. Zudem müssen sich Betriebe auch gegen Unregelmäßigkeiten schützen, die durch Mitarbeiter verursacht werden. Künstliche Intelligenz kann zahlreiche betriebsinterne Prüfungen automatisieren, um die Einhaltung von Vorschriften genauso zu gewährleisten, wie den Schutz vor Betrug durch Mitarbeiter. Für diesen Fall erlaubt die Software einen manuellen Eingriff durch den Buchhalter, der nicht mehr einzelne Daten in Dokumenten kontrolliert, sondern das System selbst überprüft, um es optimal auf die Anforderungen des Betriebs einzustellen.

Wie verändert KI die Buchhaltung?

Künstliche Intelligenz verändert zahlreiche Aufgabenstellungen und Arbeitsabläufe der Mitarbeiter in der Buchhaltung. Während KI in der Buchhaltung bislang zentrale Aufgaben des Buchhalters übernimmt, wie zum Beispiel die Verbuchung von Eingangsrechnungen, Verbindlichkeiten und Steuern und diese mit Zeitersparnis und Effizienz bei Fehlerminimierung ausführt, wird der Mitarbeiter mit komplexen Aufgaben betraut. Der Buchhalter ist nicht mehr der Verarbeitende, sondern er überprüft das System und trifft übergeordnete Entscheidungen. Dort, wo künstliche Intelligenz an ihre Grenzen stößt, muss der Buchhalter mit seiner Berufserfahrung Entscheidungen treffen oder aber Entscheidungen der Software überprüfen. Mit dem vermehrten Einsatz von KI in der Buchhaltung steigen demnach die Anforderungen an das Berufsbild des Buchhalters. Denn um das System zu überwachen und gegebenenfalls zu korrigieren, muss er dessen Funktionalität kennen und in der Lage sein, die Technologie anzuwenden und deren Daten zu analysieren. Hierfür ist nicht nur Fachwissen in Betriebswirtschaft erforderlich, sondern auch eine Expertise für künstliche Intelligenz.

Welche Vorteile hat KI in der Buchhaltung?

KI ersetzt die Buchhaltung nicht. Vielmehr erweitert sie die Möglichkeiten und das Aufgabenfeld.

Synergien durch KI
Buchhaltung und Controlling stehen nicht mehr jeweils eigenständig nebeneinander, sondern künstliche Intelligenz schafft Überschneidungen. Mit der Verbindung der beiden Bereiche erhalten Unternehmen einen schnelleren Einblick in ihre wirtschaftliche Lage, können Handlungsbedarf erkennen und erhalten zugleich mehr Planungssicherheit.
KI setzt Kapazitäten frei
Da künstliche Intelligenz automatisch Routineaufgaben übernimmt, werden Kapazitäten frei für produktive Aufgaben innerhalb von Betrieben. Gut ausgebildete Fachkräfte in der Buchhaltung können sich um komplexe und steuernde Aufgaben einsetzen.
Einsparpotenzial
Künstliche Intelligenz birgt ein hohes Potenzial für Einsparungen in der Buchhaltung. Viele große und mittelständische Unternehmen verlagerten ihre Buchhaltung zur Einsparung von Kosten bislang ins Ausland. Mit dem Einsatz von KI in der Buchhaltung können sie ihre Abteilungen wieder an den Standort des Betriebs zurückholen.
Risikominimierung
Dank der Minimierung von Fehlern durch künstliche Intelligenz in der Buchhaltung sinkt das Risiko durch falsche Buchungen, Fehler in Rechnungen oder ähnliche Anfälligkeiten. Die Korrektur von Fehlern nimmt nicht nur sehr viel Zeit in Anspruch. Fehler können auch steuerrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Organische Anpassungsfähigkeit
Da KI in der Buchhaltung keine hohen technischen Voraussetzungen erfordert, ist sie unkompliziert integrierbar. So können auch kleine und mittelständische Unternehmen von dem technischen Fortschritt profitieren. Da für KI in der Buchhaltung Cloud Computing etabliert ist, kann die Buchhaltung auch unbegrenzt wachsen, ohne an technische Grenzen zu stoßen.
Unabhängige Personalpolitik
Mit künstlicher Intelligenz machen sich Unternehmen unabhängig vom Arbeitsmarkt, der oftmals politischen Entscheidungen ausgesetzt ist und dessen Angebot an Fachkräften immer größeren Schwankungen ausgesetzt ist. Während Routinearbeiten vollständig und individuelle Arbeiten zumindest teilweise automatisiert werden können, stehen qualifizierte Mitarbeiter für produktive Arbeiten zur Verfügung.
Zukunftsfähigkeit
Der Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Buchhaltung rüstet Unternehmen für die Zukunft. Das Bundesministerium für Finanzen zielt darauf, in Zukunft auf die Buchhaltungssysteme von Unternehmen in Echtzeit zugreifen zu können. Voraussetzung hierfür ist die Bereitstellung von volldigitalisierten Buchhaltungssystemen. Unternehmen, die KI in der Buchhaltung nicht einsetzen, können den Anschluss verlieren und riskieren somit ihre Konkurrenzfähigkeit.

Wie können Unternehmen KI in der Buchhaltung realisieren?

Unternehmen, die künstliche Intelligenz in ihrer Buchhaltung nutzen möchten, sollten sich im Vorfeld umfassend informieren und Fachexpertise in Anspruch nehmen. Vor der Integration künstlicher Intelligenz gilt es, für die Bereiche Technik und Personal eine Strategie zu entwickeln. Neben der technischen Implementierung gilt es, Mitarbeiter für den Umgang mit KI, deren Bedienung und Kontrolle rechtzeitig weiterzubilden. Sie müssend das System verstehen, um seine Möglichkeiten optimal zu nutzen und Grenzen zu kennen.

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