Finanzen   14.6.2018

Kleinunternehmer Rechnung korrekt formuliert

Kleinunternehmen sind Firmen mit einem relativ geringen Umsatz. Für sie gelten innerhalb der Kleinunternehmerregelung ein paar Vereinfachungen, was Steuer und Buchhaltung angeht. Allerdings müssen Kleinunternehmen genauso akribisch ihre Rechnungen schreiben und ihre Belege sortieren, wie alle anderen auch. Die Kleinunternehmer Rechnung hat eine Besonderheit, den Hinweis auf §19 Umsatzsteuergesetz.

Für wen gilt die Umsatzsteuerpflicht?

Die Umsatzsteuer müssen alle normalen Unternehmer in Deutschland auf ihre Leistungen aufschlagen. Die Steuer treibt der Unternehmer für das Finanzamt ein. Wenn Unternehmen ihre Rechnung erstellen, dann müssen sie die Umsatzsteuer gesondert aufführen. Den eingenommenen Umsatzsteuerbetrag aus der Rechnung leiten die Unternehmer dann an das Finanzamt weiter. 

Kleinunternehmer Rechnung

Zum Lächeln Grund genug: Als Kleinunternehmer muss man dank der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Trotzdem muss eine Begründung auf der Rechnung stehen!

Wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, braucht keine Umsatzsteuer zu berechnen. Er führt auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Damit der Kunde, sein Steuerberater und das zuständige Finanzamt nachvollziehen können, warum auf dieser Rechnung die Umsatzsteuer nicht eingefordert wird, muss eine Begründung auf der Rechnung stehen. Die Kleinunternehmer Rechnung enthält also neben allen Pflichtangaben auf Rechnungen zusätzlich einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach §19 Umsatzsteuergesetz (UStG).

Wer kann als Kleinunternehmer auftreten?

Die Einstufung als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst Du bei Deinem zuständigen Finanzamt beantragen. Wenn Dich das Finanzamt als Kleinunternehmer anerkennt, dann entfällt für Dich die Umsatzsteuerpflicht. Du hast als Unternehmer oder Selbstständiger einen Anspruch auf den Status als Kleinunternehmer, wenn Dein Umsatz im Vorjahr der Antragstellung geringer als 17.500 Euro ausgefallen ist. Zudem darf Dein Umsatz im laufenden Jahr nicht mehr als 50.000 Euro erreichen. 

Der Kreis der Kleinunternehmer umfasst sämtliche Firmenformen. Daher können Einzelunternehmer und Freiberufler ebenso wie Personengesellschaften in Form von GbR, KG oder OHG sowie juristische Personen wie AG, GmbH oder UG als Kleinunternehmer auftreten.

Was bringt die Kleinunternehmerregelung?

Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer von ihren Kunden erheben müssen, profitieren sie von einem Wettbewerbsvorteil ihren Konkurrenten gegenüber. Denn der Endverbraucher bezahlt die Umsatzsteuer in Form der auf der normalen Rechnung erhobenen Mehrwertsteuer. Und die Mehrwertsteuer hebt die Preise spürbar an. Kleinunternehmer, die keine Mehrwertsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen, können aus diesem Grund ihren Kunden erheblich bessere Preise für ihre Produkte und Dienstleistungen bieten. Kunden, die von der preiswerten Kleinunternehmer Rechnung profitieren, binden sich langfristig an ihren Lieferanten oder Dienstleister.

Ein weiterer Vorzug der Umsatzsteuerbefreiung liegt in der verschlankten Buchhaltung der Kleinunternehmer. Doch wie werden durch die Buchhaltung Kleinunternehmer entlastet? Von der Erhebung der Umsatzsteuer vom Kunden über die getrennte Verbuchung der Steuer bis hin zur Ermittlung der vereinnahmten Umsatzsteuer und deren Überweisung ans Finanzamt bedeutet die Umsatzsteuerpflicht für Unternehmen einen erheblichen buchhalterischen Aufwand, der für Kleinunternehmer entfällt. Zwar muss auch die Buchhaltung der Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt abgeben. Doch bedarf es hierfür lediglich der Angabe der vereinnahmten Umsatzsteuer mit der Summe Null.

Was muss auf der Kleinunternehmer Rechnung stehen?

Die Kleinunternehmer Rechnung muss unbedingt die folgenden Punkte aufführen:

  • Name und Adresse des Rechnungsstellenden
  • Name und Adresse des Rechnungsempfängers
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Lieferdatum (Falls mit dem Rechnungsdatum identisch, darf man mit dem Rechnungsdatum identisch hinschreiben. Das ist aber länger. Statt Lieferdatum geht auch ein Lieferzeitraum, also zum Beispiel der Monat, in dem die Arbeiten ausgeführt wurden.)
  • Handelsübliche Bezeichnungen für das, was in Rechnung gestellt wird sowie dessen Menge. Bei Dienstleistungen also auch die Anzahl der abgerechneten Tage oder Stunden. Es sollten auch die Einzelpreise genannt werden.
  • der insgesamt zu zahlende Betrag
  • Steuernummer  oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Hinweis auf den Grund, warum keine Umsatzsteuer erhoben wird.
  • Bei grundstücksbezogenen Leistungen an private Empfänger zusätzlich ein Hinweis auf die Archivierungspflicht von zwei Jahren

Genau wie für alle anderen Unternehmer ist die Rechnungsnummer Pflicht für Kleinunternehmer. Ebenso betrifft die Angabepflicht für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Steuernummer Kleinunternehmer. 

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§ 19 UStG: Wie sage ich’s meinen Kunden?

Der Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung kann kurz sein. Die meisten Buchhaltungsabteilungen deiner Kunden kennen sich damit aus und brauchen keine große Erklärung. Wichtig ist es, den Paragraphen zu nennen und dass es um die Kleinunternehmerregelung geht.

Du kannst zum Beispiel schreiben:

  • Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG. Es wird keine Umsatzsteuer berechnet.
  • Nach § 19 UStG Kleinunternehmer, daher wird keine Umsatzsteuer berechnet.
  • Der Rechnungsbetrag enthält gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer.
  • Die Kleinunternehmerregelung wird angewandt. Nach § 19 UStG enthält diese Rechnung keine Umsatzsteuer.

Bei der Erstellung einer Kleinunternehmer Rechnung musst du deinem Kunden gegenüber deinen Status als Kleinunternehmer nicht zwingend offen legen. Du musst den Begriff „Kleinunternehmer Regelung“ nicht explizit zu nennen. Ein Hinweis auf den § 19 UStG reicht vollkommen aus.

Beim Rechnung erstellen kannst du daher auch Formulierungen verwenden, wie zum Beispiel:

  • Gemäß § 19 UStG ist im ausgewiesenen Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer enthalten.
  • Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung von § 19 UStG.
  • Die Rechnung weist keine Umsatzsteuer nach § 19 UStG aus.

Viele andere Varianten dieser Formulierungen sind möglich, solange der Grund für die Umsatzsteuerlosigkeit in dieser Rechnung klar benannt ist.

Sonderfall Kleinbetragsrechnung

Achtung: Die Kleinunternehmer-Rechnung ist etwas anderes als die Kleinbetragsrechnung.

Die Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung mit einem Gesamtbetrag von maximal 250 Euro. Die Anforderungen an Rechnungsangaben auf der Kleinbetragsrechnung sind erheblich geringer als für die normale Rechnungsstellung.

Im Gegensatz zur Kleinunternehmer Rechnung erhebt die Kleinbetragsrechnung im Normalfall eine Umsatzsteuer. Für sie entfällt jedoch die Aufsplittung des Rechnungsbetrags in das Nettoentgelt und die anfallende Umsatzsteuer. Die Kleinbetragsrechnung gibt lediglich den Bruttopreis und den anzuwendenden Steuersatz an.

Kleinbetragsrechnung durch Kleinunternehmer

Kleinbetragsrechnungen, die von Kleinunternehmern ausgestellt werden, müssen neben den Pflichtangaben der Kleinbetragsrechnung ebenso wie die normale Kleinunternehmer Rechnung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG aufweisen. 

Zu den Pflichtangaben von Kleinbetragsrechnungen, die Kleinunternehmer ausstellen, gehören folgende Angaben:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Rechnungdatum
  • Menge und Art der Lieferung oder Leistung
  • Rechnungssumme
  • Hinweis auf Steuerbefreiung aufgrund § 19 UStG

Angaben zum Zeitpunkt der Leistung sowie eine Steuernummer des Kleinunternehmers sind auf der Kleinbetragsrechnung nicht erforderlich.

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