Finanzen   07.1.2020

Kleinunternehmer Rechnung korrekt formuliert

Kleinunternehmen sind Firmen mit einem vergleichsweise geringen Umsatz. Für sie gelten innerhalb der Kleinunternehmerregelung einige Vereinfachungen hinsichtlich der Steuer und Buchhaltung. Allerdings müssen Kleinunternehmen genauso sorgfältig ihre Rechnungen schreiben und Belege sortieren, wie alle anderen Unternehmer auch. Die Kleinunternehmer Rechnung hat zudem mit dem Hinweis auf § 19 Umsatzsteuergesetz eine Besonderheit, die sie von den Dokumenten umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer unterscheidet. Mehr dazu erfährst Du in diesem Artikel!


  1. Für wen gilt die Umsatzsteuerpflicht?
  2. Was gilt für Kleinunternehmer?
  3. Wer kann als Kleinunternehmer auftreten?
  4. Was bringt die Kleinunternehmerregelung?
  5. Was muss auf der Kleinunternehmer Rechnung stehen?
  6. § 19 UStG: Wie sage ich’s meinen Kunden?
  7. Sonderfall Kleinbetragsrechnung
  8. Rechnung als Freiberufler und Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer Rechnung

Zum Lächeln Grund genug: Als Kleinunternehmer muss man dank der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Trotzdem muss eine Begründung auf der Rechnung stehen! (Bild © Fotolia)

Für wen gilt die Umsatzsteuerpflicht?

Die Umsatzsteuer müssen alle normalen Unternehmer in Deutschland auf ihre Leistungen aufschlagen. Die Steuer treibt der Unternehmer für das Finanzamt ein. Wenn Unternehmen ihre Rechnung erstellen, dann müssen sie die Umsatzsteuer gesondert aufführen. Den eingenommenen Umsatzsteuerbetrag aus der Rechnung leiten die Unternehmer dann an das Finanzamt weiter. 

Was gilt für Kleinunternehmer?

Wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, braucht keine Umsatzsteuer zu berechnen. Er führt auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Damit der Kunde, sein Steuerberater und das zuständige Finanzamt nachvollziehen können, warum auf dieser Rechnung die Umsatzsteuer nicht eingefordert wird, muss eine Begründung auf der Rechnung stehen. Die Kleinunternehmer Rechnung enthält also neben allen Pflichtangaben auf Rechnungen zusätzlich einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach §19 Umsatzsteuergesetz (UStG).

Wer kann als Kleinunternehmer auftreten?

Die Einstufung als Kleinunternehmer nach musst Du bei Deinem zuständigen Finanzamt beantragen. Wenn Dich das Finanzamt als Kleinunternehmer anerkennt, dann entfällt für Dich die Umsatzsteuerpflicht. Du hast als Unternehmer oder Selbstständiger einen Anspruch auf den Status als Kleinunternehmer, wenn Dein Umsatz im Vorjahr der Antragstellung geringer als 22.000 Euro ausgefallen ist. Zudem darf Dein Umsatz im laufenden Jahr nicht mehr als 50.000 Euro erreichen. 

Der Kreis der Kleinunternehmer umfasst sämtliche Firmenformen. Daher können Einzelunternehmer und Freiberufler ebenso wie Personengesellschaften in Form von GbR, KG oder OHG sowie juristische Personen wie AG, GmbH oder UG als Kleinunternehmer auftreten.

Was bringt die Kleinunternehmerregelung?

Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer von ihren Kunden erheben müssen, profitieren sie von einem Wettbewerbsvorteil ihren Konkurrenten gegenüber. Denn der Endverbraucher bezahlt die Umsatzsteuer in Form der auf der normalen Rechnung erhobenen Mehrwertsteuer. Und die Mehrwertsteuer hebt die Preise spürbar an. Kleinunternehmer, die keine Mehrwertsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen, können aus diesem Grund ihren Kunden erheblich bessere Preise für ihre Produkte und Dienstleistungen bieten. Kunden, die von der preiswerten Kleinunternehmer Rechnung profitieren, binden sich langfristig an ihren Lieferanten oder Dienstleister.

Ein weiterer Vorzug der Umsatzsteuerbefreiung liegt in der verschlankten Buchhaltung der Kleinunternehmer. Doch wie werden durch die Buchhaltung Kleinunternehmer entlastet? Von der Erhebung der Umsatzsteuer vom Kunden über die getrennte Verbuchung der Steuer bis hin zur Ermittlung der vereinnahmten Umsatzsteuer und deren Überweisung ans Finanzamt bedeutet die Umsatzsteuerpflicht für Unternehmen einen erheblichen buchhalterischen Aufwand, der für Kleinunternehmer entfällt. Zwar muss auch die Buchhaltung der Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt abgeben. Doch bedarf es hierfür lediglich der Angabe der vereinnahmten Umsatzsteuer mit der Summe Null.

Was muss auf der Kleinunternehmer Rechnung stehen?

Die Kleinunternehmer Rechnung muss unbedingt die folgenden Punkte aufführen:

  • Name und Adresse des Rechnungsstellenden
  • Name und Adresse des Rechnungsempfängers
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Lieferdatum (Falls mit dem Rechnungsdatum identisch, darf man mit dem Rechnungsdatum identisch hinschreiben. Das ist aber länger. Statt Lieferdatum geht auch ein Lieferzeitraum, also zum Beispiel der Monat, in dem die Arbeiten ausgeführt wurden.)
  • Handelsübliche Bezeichnungen für das, was in Rechnung gestellt wird sowie dessen Menge. Bei Dienstleistungen also auch die Anzahl der abgerechneten Tage oder Stunden. Es sollten auch die Einzelpreise genannt werden.
  • der insgesamt zu zahlende Betrag
  • Steuernummer  oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Hinweis auf den Grund, warum keine Umsatzsteuer erhoben wird.
  • Bei grundstücksbezogenen Leistungen an private Empfänger zusätzlich ein Hinweis auf die Archivierungspflicht von zwei Jahren

Genau wie für alle anderen Unternehmer ist die Rechnungsnummer Pflicht für Kleinunternehmer. Ebenso betrifft die Angabepflicht für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Steuernummer alle Kleinunternehmer. 

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Warum ist ein Hinweis auf der Rechnung von Kleinunternehmern erforderlich?

Kleinunternehmer müssen ihren Kunden den Grund mitteilen, warum sie in ihrer Rechnung keine Mehrwertsteuer ausweisen. Ohne den Mehrwertsteuerbetrag, den umsatzsteuerpflichtige Unternehmer von ihren Kunden verlangen müssen, fällt der Rechnungsbetrag einer Kleinunternehmerrechnung in der Regel günstiger aus, da lediglich der Nettobetrag als Rechnungsbetrag angesetzt wird. Von der günstigen Preisgestaltung profitieren jedoch nur Privatkunden. 

Warum ist der Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung für Gewerbekunden besonders wichtig?

Gewerbliche Kunden können die Mehrwertsteuer, die sie in ihren Lieferantenrechnungen bezahlen, durch den Vorsteuerabzug von ihrer Umsatzsteuerschuld abziehen. Da sie den Mehrwertsteuerbetrag vom Finanzamt erstattet bekommen, haben gewerbliche Kunden von einem Preisvorteil einer Kleinunternehmer Rechnung keinen finanziellen Vorteil. Da zu den Rechnungspflichten einer regulären Rechnung jedoch unbedingt der Ausweis der Mehrwertsteuer, der Steuerbetrag sowie der Steuersatz angeführt sein müssen, erkennt das Finanzamt ein Dokument ohne diese Merkmale grundsätzlich nicht an, wenn eine Begründung für die unterlassene Steuererhebung nicht eindeutig ersichtlich ist. In der Folge können gewerbliche Kunden den Rechnungsbetrag einer Kleinunternehmer Rechnung, in der ein Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung fehlt, nicht als Betriebsausgabe geltend machen und müssen daher mehr Steuern bezahlen. Aus diesem Grund müssen Kleinunternehmer Rechnungen, die für Leistungen an gewerbliche Kunden gestellt werden, unbedingt einen Hinweis enthalten, der das Fehlen der Steuerangaben begründet. 

§ 19 UStG: Wie sage ich’s meinen Kunden?

Der Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung kann kurz sein. In der Regel erkennen Buchhaltungsabteilungen von Unternehmen eine Kleinunternehmer Rechnung sehr schnell. Sie kennen die gesetzlichen Vorschriften hierzu und benötigen keine ausführlichen Darlegungen. Dennoch ist der inhaltliche Hinweis erforderlich, dass der Rechnungssteller von der Pflicht, Umsatzsteuer zu erheben befreit ist. Eine Begründung hierfür muss nicht zwingend angegeben werden. Zudem ist es nicht zwingend nötig, ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass der Status als Kleinunternehmer vorliegt. Vielmehr muss der Hinweis deutlich machen, dass eine gesetzliche Berechtigung vorliegt, die Erhebung von Umsatzsteuer zu unterlassen. 

Du kannst zum Beispiel schreiben:

  • Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG. Es wird keine Umsatzsteuer berechnet.
  • Nach § 19 UStG Kleinunternehmer, daher wird keine Umsatzsteuer berechnet.
  • Der Rechnungsbetrag enthält gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer.
  • Die Kleinunternehmerregelung wird angewandt. Nach § 19 UStG enthält diese Rechnung keine Umsatzsteuer.

Bei der Erstellung einer Kleinunternehmer Rechnung musst Du Deinem Kunden gegenüber Deinen Status als Kleinunternehmer nicht zwingend offen legen. Du musst den Begriff “Kleinunternehmerregelung” nicht ausdrücklich nennen. Ein Hinweis auf den § 19 UStG reicht vollkommen aus.

Bei der Rechnungsstellung kannst Du daher auch Formulierungen verwenden, die nicht auf die Kleinunternehmerregelung eingehen, wie zum Beispiel:

  • Gemäß § 19 UStG ist im ausgewiesenen Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer enthalten.
  • Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung von § 19 UStG.
  • Die Rechnung weist keine Umsatzsteuer nach § 19 UStG aus.

Viele andere Varianten dieser Formulierungen sind möglich, solange der Grund für die Umsatzsteuerlosigkeit in dieser Rechnung klar benannt ist.

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Sonderfall Kleinbetragsrechnung

Achtung: Die Kleinunternehmer-Rechnung ist nicht gleichbedeutend mit der Kleinbetragsrechnung.

Die Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung mit einem Gesamtbetrag von maximal 250 Euro. Die Anforderungen an Rechnungsangaben auf der Kleinbetragsrechnung sind erheblich geringer als für die normale Rechnungsstellung.

Im Gegensatz zur Kleinunternehmer Rechnung erhebt die Kleinbetragsrechnung in der Regel Umsatzsteuer. Für sie entfällt jedoch die Aufsplittung des Rechnungsbetrags in das Nettoentgelt und die anfallende Umsatzsteuer. Die Kleinbetragsrechnung gibt lediglich den Bruttopreis und den anzuwendenden Steuersatz an.

Kleinbetragsrechnung durch Kleinunternehmer

Kleinbetragsrechnungen, die von Kleinunternehmern ausgestellt werden, müssen neben den Pflichtangaben der Kleinbetragsrechnung ebenso wie die normale Kleinunternehmer Rechnung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG aufweisen. 

Zu den Pflichtangaben von Kleinbetragsrechnungen, die Kleinunternehmer ausstellen, gehören folgende Angaben:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Rechnungdatum
  • Menge und Art der Lieferung oder Leistung
  • Rechnungssumme
  • Hinweis auf Steuerbefreiung aufgrund § 19 UStG

Angaben zum Zeitpunkt der Leistung sowie eine Steuernummer des Kleinunternehmers sind auf der Kleinbetragsrechnung nicht erforderlich.

Rechnung als Freiberufler und Kleinunternehmer – Was musst Du beachten?

Als Freiberufler stellst Du Deine Rechnungen genauso aus wie jeder andere Unternehmer auch. Abhängig von der Art des Angebotes unterscheiden sich bestimmte Formulierungen, wie zum Beispiel für Mengenangaben oder Stundensätze. In der Regel hast Du als Freiberufler die Möglichkeit, Deinem Rechnungsdokument eine zusätzliche persönliche Note zu verleihen, indem Du beispielsweise eine individuelle Schlussformulierung einsetzt. Wer als Freiberufler Kleinunternehmer ist, hat jedoch die grundlegende Verpflichtung, dieselben Rechnungsangaben auf seinem Rechnungsdokument auszuführen, wie Kleinunternehmer in anderen Unternehmensformen auch. Auch auf der Rechnung des Freiberufler-Kleinunternehmers fehlen der Mehrwertsteuerbetrag, der Steuersatz und die Bruttosumme. Vielmehr enthält sie lediglich den Netto-Waren- oder Leistungswert der Bestellung oder des Auftrags. Schließlich muss auch die Rechnung von Kleinunternehmen einen Hinweis auf § 19 UStG enthalten, der die Unterlassung der Steuerberechnung begründet. 

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