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Kommunikation per E-Mail: So vermeidest du Missverständnisse

Beim schriftlichen Kommunizieren entstehen viel leichter Missverständnisse, als wenn wir miteinander reden – deshalb sollten wir Missverständnisse in der Kommunikation per E-Mail nach Möglichkeit gezielt vermeiden. Denn gerade im Berufsalltag schreibt man viel eher eine schnelle E-Mail, als sich ans Telefon zu klemmen. Die erwünschte Zeitersparnis verkehrt sich aber ins Gegenteil, wenn Sender und Empfänger nicht dieselbe Botschaft im Geschriebenen erkennen. Was also solltest du tun, um künftig Missverständnisse vermeiden zu können?

1. Kommunikation per E-Mail: Auf den Einsatz von Emojis verzichten

Was du nicht mit Worten sagen kannst, kannst du auch nicht mit einem Emoji verdeutlichen. In dieser Absolutheit gilt das vielleicht nicht beim Plaudern auf WhatsApp mit Freunden, in geschäftlichen E-Mails solltest du an diese Grundregel aber glauben. Ironie wird nicht deutlicher, weil du einen Zwinkersmiley dahintersetzt. Subtile Botschaften werden nicht eher aus deinen Zeilen herausgelesen, weil ein trauriges Strich-Gesicht die wahre Bedeutung deiner Worte entschlüsseln soll. Glaube einfach nicht länger daran, dass Emojis irgendeine Botschaft transportieren können – was du sagen möchtest, solltest du in klaren Worten sagen. Und nicht mit einem :-).

Kommunikation per E-Mail: So vermeidest du Missverständnisse
Emojis gehören vielleicht in ein WhatsApp-Gespräch. In der E-Mail-Kommunikation sollte man sie aber möglichst vermeiden.

2. Formulierungen „doppelt so warmherzig, halb so kaltblütig“ wählen

Diese Formel bezieht sich auf eine wichtige Tatsache, mit deren Hilfe du Missverständnisse in der E-Mail-Kommunikation vermeiden kannst: Lob und Kritik kommen als schriftliches Feedback meist viel kühler und weniger emotional an, als wenn du dieselben Worte aussprechen würdest. Möchtest du also loben – lobe deutlich enthusiastischer als du es verbal tun würdest. Möchtest du Kritik anbringen, sei viel vorsichtiger als im Gespräch. Denk daran: Im geschriebenen Wort fehlen die Emotionen, die sonst durch Mimik und Gestik transportiert werden.

3. Das Wichtigste übersichtlich zusammenfassen

Gerade in komplexen E-Mails, die viele Aspekte enthalten, kann eine Zusammenfassung am Schluss sehr sinnvoll sein. So verringert sich die Gefahr, dass wichtige Inhalte deiner Nachricht übersehen werden. Das kann dann abschließend am Ende deiner E-Mail so aussehen:

Zusammenfassend – so kannst du Missverständnisse in der Kommunikation per Mail vermeiden:

  • Auf Emojis verzichten
  • Lob doppelt so warmherzig., Kritik halb so kaltblütig formulieren wie im Gespräch
  • Das Wichtigste übersichtlich zusammenfassen

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