Finanzen   23.7.2019

IT-Kosten richtig von der Steuer absetzen

Kein Büro ohne Computer. Also sind IT-Kosten, egal ob Hardware oder Software, eine Betriebsausgabe. Doch die für die Firma angeschaffte Ausstattung kann zum Teil auch privat genutzt werden. Gerade im Homeoffice sind die Grenzen fließend. Auch privat angeschaffte Hardware kommt da mal beruflich zum Einsatz. Wie kann man IT-Kosten dann richtig von der Steuer absetzen? Kann eine Software und der Computer abgeschrieben werden?

  1. Was gilt für IT-Kosten bei Selbstständigen?
  2. Private Nutzung des Geschäftshandys durch Selbstständige
  3. Private Nutzung von Telefon und Internet – Was gilt für Arbeitnehmer?
  4. Wie setzen Arbeitnehmer Kommunikationskosten von der Steuer ab?
it-kosten

IT-Kosten sind auch nur Betriebsausgaben. Doch wer die Anschaffung Hardware oder hochpreisiger Software plant, sollte durchaus vorher mit seinem Steuerberater darüber reden. (Bild © unsplash.com)

Was gilt für IT-Kosten bei Selbstständigen?

Bei Selbstständigen ist die Sache eindeutig: PC und mobile Endgeräte gehören zur zeitgemäßen Büroausstattung. Also ist die betriebliche Notwendigkeit der Anschaffung von Computer und Peripheriegeräten wie Drucker, Scanner, Router, Beamer etc. leicht begründbar. Zu den IT-Kosten gehört aber nicht nur die Hardware. Das Finanzamt erkennt auch Ausgaben für Betriebssysteme, Büro- und Rechnungssoftware, branchenspezifische Software sowie Dienstleistungen rund um den PC an. Absetzbar sind also auch Kosten für Wartung, Reparatur oder auch ein Einführungskurs in eine neue Software.

Hardware ist je nach ihrem Wert und ihrer Nutzungsdauer absetzbar. Anschaffungskosten bis zu 800 Euro können noch im Jahr der Anschaffung abgeschrieben werden. Die Bildung von Sammelposten, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden, ist ebenfalls möglich. Wertigere Notebooks etc., deren Anschaffungskosten oberhalb von 800 Euro liegen, sind über einen Zeitraum von 3 Jahren bzw. 36 Monaten abzuschreiben. Eventuell ist es sinnvoll, eine Abschreibung vorzuziehen und eine anzulegen, bevor neue Hardware ins Büro kommt.

Software kann steuerlich als eigenständiges Produkt gelten, wenn sie gesondert angeschafft wurde. Andererseits kann sie aber auch mit einem PC gemeinsam abgeschrieben werden. Gebühren für Software, die online genutzt wird, sind laufende IT-Kosten, die in der Regel direkt absetzbar sind. Reparaturkosten und Schulungen sind ebenfalls keine Anschaffungen sondern direkt für das Jahr, in dem sie stattfinden, steuerlich geltend zu machen.

Soll heißen: IT-Kosten sind auch nur Betriebsausgaben. Doch wer die Anschaffung Hardware oder hochpreisiger Software plant, sollte durchaus vorher mit seinem Steuerberater darüber reden. So kann zum Beispiel der Anschaffungszeitpunkt für einen PC darüber entscheiden, ob der für das gesamte Steuerjahr abgesetzt werden darf (z.B. bei Kauf im Februar) oder nur zu 1/12, weil Du ihn erst im Dezember angeschafft hast.

Berufliche vs. private Nutzung

Erst ein paar Rechnungen schreiben, dann bei einer Tasse Kaffee eine Folge der aktuellen Lieblingsserie streamen. Danach zwei Stunden am Projekt arbeiten, ein paar berufliche und einige private Mails beantworten, Kinokarten bestellen und noch schnell checken, ob ein Kunde die Rechnung von letzter Woche schon bezahlt hat. Das kann alles an einem Nachmittag auf einem Notebook passieren. Hat es Auswirkungen bei der steuerlichen Absetzbarkeit, wenn sich berufliche und private Nutzung vermischen? Das kommt drauf an. Einen geringen Anteil privater Nutzung toleriert das Finanzamt. Und anders als beim PKW ist es beim PC schwierig, nachzuweisen, welcher Anteil der Betriebsstunden beruflicher und welcher privater Nutzung zuzurechnen sind.

Fazit: Wer Bedenken hat, ob ein PC noch steuerlich absetzbar ist, wenn nachmittags die Kinder ins Homeoffice kommen, um an Papas Computer ihre Hausaufgaben zu erledigen, sollte die Trennung beruflicher von privater Nutzung bei Arbeitsmitteln unbedingt mit seinem Steuerberater durchsprechen.

Kommunikation und IT – wie sind die Kosten steuerlich absetzbar?

Gerade in der Kommunikation sind die Grenzen fließend. Selbstständige, Freiberufler und Gewerbetreibende nutzen ihre geschäftlichen Smartphones und das Internet neben dem beruflichen Einsatz auch für den privaten Gebrauch. Ganz selbstverständlich ruft die Familie kurz am Geschäftshandy an, wenn private Dinge zu Hause geklärt werden müssen. Aber auch die geschäftliche E-Mail-Adresse wird für private Kommunikation eingesetzt. 

Private Nutzung des Geschäftshandys durch Selbstständige – Was gilt für die Steuer?

Grundsätzlich können Selbstständige, Freiberufler und Gewerbetreibende alle ihre beruflich bedingten Anschaffungen, wie Handys, Smartphones, Notebooks, Computer, Faxgeräte sowie die jeweils dazu gehörenden Peripheriegeräte bis hin zum Router von der Steuer absetzen. Das gilt nicht nur für die Anschaffungskosten, sondern auch für die Betriebskosten und Gesprächsgebühren, die mit der monatlichen Handyrechnung oder mit der Rechnung für das Internet belegt sind. Die steuerliche Geltendmachung ist immer dann möglich, wenn die Geräte für Kommunikation und Internet zu mindestens zehn Prozent betrieblich genutzt werden. In diesem Fall werden die Kosten als Betriebsausgaben anerkannt. Die privat genutzten Anteile müssen jedoch als Entnahme gebucht und somit dem Gewinn zugeschlagen werden.

Wie zieht man die Privatanteile ab?

Das Finanzamt geht davon aus, dass Selbstständige, Freiberufler und Gewerbetreibende ihre geschäftlichen Telekommunikations- und IT Geräte auch privat einsetzen. Die Einschätzung des Finanzamts ist unabhängig davon, ob die Betriebsstätte außerhalb der Privatwohnung liegt oder ob das Unternehmen vom Homeoffice aus betrieben wird. Selbstständig Tätige müssen daher die private Nutzung ihrer Geräte für Kommunikation und IT bei der steuerlichen Absetzung der Betriebskosten genau berücksichtigen.

Wie funktioniert der Nachweis über die berufliche Nutzung?

Für den Nachweis über die berufliche und private Nutzung von Telekommunikationsgeräten können Selbstständige grundsätzlich zwei Methoden anwenden:

Protokoll der Einzelnutzung: Selbstständige können sämtliche beruflich und privat bedingten Gespräche sowie Nutzungen des Internet im Einzelnen dokumentieren. Eine Dokumentation der Nutzung über einen Zeitraum von drei Monaten gilt als ausreichend, um dem Finanzamt gegenüber das Verhältnis der beruflichen und privaten Nutzung zu belegen. Aus der Dokumentation wird ersichtlich, wie hoch der geschäftliche und private Anteil der Nutzung ausfällt. Demnach kann eine Aufteilung und Absetzung in der nachgewiesenen Höhe, wie zum Beispiel 30 % privat und 70 % betrieblich erfolgen. 

Schätzung: Selbstständige können die Anteile für die private und berufliche Nutzung ihrer Telekommunikations- und IT Geräte auch schätzen. Dabei sollten sie darauf achten, die Anteile sinnvoll anzulegen. So sollten sie berücksichtigen, dass der Privatanteil bei niedrigen monatlichen Kosten höher anzusetzen ist als bei hohen Kosten. Wer zum Beispiel monatliche Ausgaben von weniger als 100 Euro für IT und Kommunikation hat, der sollte höchstens 30 Prozent als betrieblich bedingt ansetzen. 

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Tipp: Verwendung von zwei Handys und getrennten Telekommunikationsgeräten

Für Selbstständige, Freiberufler und Gewerbetreibende, die sehr hohe Kosten für ihr Smartphone oder für ihre Internetkosten aufwenden, kann sich die Anschaffung von zwei Geräten lohnen. Auf diese Weise kann dem Finanzamt eindeutig nachgewiesen werden, dass die entsprechenden Zweitgeräte für die private Nutzung zur Verfügung stehen, während das Geschäftshandy, sowie die weiteren Telekommunikationsgeräte des Betriebs ausschließlich für die geschäftliche Nutzung angeschafft sind. In diesem Fall ist die Absetzung der gesamten Kosten möglich. 

Private Nutzung von betrieblichem Telefon und Internet – Was gilt für Arbeitnehmer?

Dienstliche Handys und Telekommunikationsgeräte dürfen in der Regel durch Arbeitnehmer nicht privat genutzt werden. Es sei denn, der Arbeitgeber erlaubt die private Nutzung ausdrücklich. Ist die private Nutzung des Geschäftshandys oder des Bürocomputers durch den Arbeitgeber ausdrücklich gestattet, dann ist der daraus entstehende geldwerte Vorteil steuerfrei gestellt. Die Steuerbefreiung, die im Einkommensteuergesetz im festgelegt ist, gilt dabei für die folgenden Verwendungen von Diensthandy und Bürocomputer:

  • Privatgespräche des Arbeitnehmers am Arbeitsplatz mit dem Diensthandy
  • Privatrecherche im Internet am Bürocomputer
  • Privatgespräche über das Autotelefon im Firmenauto
  • Private Nutzung von Bürocomputern, Laptops, Notebooks und Tablets inklusive der Peripheriegeräte, wie zum Beispiel Drucker oder Scanner

Wie setzen Arbeitnehmer Kommunikationskosten von der Steuer ab?

Wenn Arbeitnehmer ihre privaten Geräte für berufliche Zwecke nutzen, dann können sie die Kosten hierfür von der Steuer absetzen. Die anfallenden Kosten für die berufliche Nutzung können sie als Werbungskosten angeben. Für den Nachweis über den Umfang der angefallenen Kosten können sie zwei Verfahren anwenden:

  • Protokoll mit Einzelverbindungsnachweis
  • 20 Prozent Pauschale

Einzelverbindungsnachweis durch Protokoll

Der Einzelverbindungsnachweis kann heute nur noch über eine präzise Dokumentation der im einzelnen geführten Gespräche erbracht werden. Denn die meisten Dienstleistungsverträge für die Nutzung von Smartphones oder Internetverbindungen werden über Flatrates oder andere Pauschalen abgerechnet. Aus diesem Grund müssen die dienstlich veranlassten Gespräche sowie die private Nutzung genau protokolliert werden, um den Anteil der Nutzung nachzuweisen. Der Nachweis muss über einen Zeitraum von drei Monaten erbracht werden. Aus dem Protokoll ergibt sich der Anteil der beruflich veranlassten Nutzung. Dieser Anteil an den tatsächlichen Kommunikationskosten kann als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden. Das Gesprächsprotokoll muss einmalig über den Zeitraum eines Vierteljahres erstellt werden, damit das Finanzamt auch die zukünftige Absetzung anerkennt. Voraussetzung für die fortlaufende Anerkennung ist dabei, dass sich die berufliche Situation des Arbeitnehmers nicht verändert.

20 Prozent Pauschale 

Insbesondere Lehrer und Angestellte, die von zu Hause aus arbeiten, sowie Außendienstmitarbeiter, können die 20 Prozent Pauschale nutzen. Denn diese Gruppe von Arbeitnehmern setzt nachweislich sehr häufig ihre privaten Geräte für die berufliche Tätigkeit ein. Die Pauschale ermöglicht die Ansetzung der Telefonkosten in Höhe von 20 Prozent. Dabei darf jedoch ein Höchstbetrag von 20 Euro nicht überschritten werden. 

Welche Ausgaben sind absetzbar? – Ist auch die Abschreibung der Router möglich?

Grundsätzlich können Arbeitnehmer die folgenden Posten für die berufliche Nutzung von privaten Kommunikations- und IT Geräten bei ihrer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen:

  • Grundgebühren und Gesprächsgebühren sowie Flatrategebühren für sämtliche Geräte
  • Miete oder Kaufpreis für Kommunikationsanlage und Einzelgeräte
  • Anschlusskosten und Bereitstellungs- sowie Einrichtungsgebühren
  • Reparaturkosten

Router von der Steuer absetzen – nicht möglich

Einige Bestandteile können durch Angestellte nicht steuerlich geltend gemacht werden. So können Arbeitnehmer nicht die ISDN-Karte, das Modem oder den Router von der Steuer absetzen.

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