Kostenlose Vorlagen für Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Co.

Wenn Du ein neues Dokument mit Billomat erstellen und versenden möchtest, musst Du Rad nicht neu erfinden. Billomat stellt dir viele kostenlose Vorlagen bereit, zum Beispiel Rechnungsvorlagen, Vorlagen für Angebote, Mahnungen, Lieferscheine, Gutschriften und viele mehr. Der Vorteil, wenn Du zum Beispiel eine Vorlage für eine Rechnung nutzt, ist, dass Du Flüchtigkeitsfehler eher vermeiden kannst. Gewöhnlich sind in Mustervorlagen bereits alle relevanten Pflichtangaben enthalten, die zum Beispiel in einem Angebot stehen sollten.

Suchst Du weitere kostenlose Mustervorlagen? Alle verfügbaren Vorlagen findest Du auf Billomat unter > Einstellungen > Dokumente > Eigene Vorlagen. Klicke einfach auf die benötigte Vorlage und schon beginnt der automatische Download.

Kostenlose Mustervorlagen runtergeladen – was nun?

Natürlich machen die Mustervorlagen erst dann so richtig Sinn, wenn Du sie individuell auf Dein Unternehmen zuschneidest. Lass mich dir erklären, was Du alles machen kannst und wie Du Deine fertige Vorlage anschließend in Deinen Billomat Account beförderst.

1. Gestalte Deine Vorlage individuell!

Passe das Design Deiner Vorlage einfach an, beispielsweise indem Du die Schriftart änderst, Dein Logo einbaust, eine Signatur einfügst oder gar ein paar nette Grußworte vermerkst. Mit einem ansprechenden Dokument sorgst Du für Wiedererkennungswert beim Kunden.

2. Verwende Platzhalter!

Noch viel hilfreicher und wichtiger sind die Platzhalter, die Du für Deine Vorlage verwenden kannst. In der Mustervorlage sind sie dir bestimmt schon aufgefallen. Platzhalter sind Serientextfelder, die bei der Erstellung des Dokumentes durch ihre jeweiligen Werte und Inhalte ersetzt werden.

Ein Beispiel: Der Platzhalter für das Rechnungsdatum lautet [Invoice.date]. Durch die Verwendung von Platzhaltern in Deiner Vorlage ersetzt Billomat den Platzhalter automatisch durch das korrekte Rechnungsdatum.

Ziemlich clever oder? Sollte die ausgewählte Vorlage nicht alle Felder enthalten, die Du benötigst, kannst Du einfach weitere Platzhalter hinzufügen. Eine Liste aller verfügbaren Platzhalter findest Du unter > Hilfe > Hilfe-Themen > Platzhalter (zu den Platzhaltern).

3. Speicher Deine Mustervorlage!

Hast Du Deine Vorlage angepasst? Dann speichere sie dir auf Deinem Computer ab. Wenn Du später einmal Änderungen vornehmen möchtest, beispielsweise wenn sich Dein Firmensitz veränderst, kannst Du immer wieder auf Deine Vorlage zugreifen.

4. Lade Deine Vorlage in Deinen Billomat Account!

Lade Deine Vorlage nun in Deinen Billomat Account hoch, um sie zukünftig als Standardvorlage zu verwenden. Das geht unter > Einstellungen > Dokumente > eigene Vorlagen. Definiere die Art des Dokumentes, damit Du auch später darauf zugreifen kannst.

5. Verwende Deine Vorlage!

Nehmen wir nun an, Du schreibst eine Rechnung an einen Kunden und möchtest Deine individuelle Mustervorlage dafür verwenden. Eigentlich ändert sich jetzt gar nicht viel. Du klickst auf  Dokumente > Rechnungen, wählst Deinen Kunden aus, definierst alle Rechnungsdetails und speicherst sie als Entwurf. Möchtest Du die Rechnung anschließend abschließen oder versenden, so fragt Dich Billomat, welche Vorlage Du dafür verwenden möchtest. Wähle einfach die passende Vorlage aus und schon erstrahlt Deine Rechnung im neuen Design. Selbiges gilt natürlich auch für alle anderen Dokumente.

Ist doch ganz einfach oder? Probiere die kostenlosen Vorlagen doch einfach mal aus und erstelle clevere Dokumente, die sich automatisch anpassen und zu Deiner CI passen.

Viele Grüße,

Doreen von Billomat