27. Sep. 2018 | Buchhaltung
Kostenvoranschlag schreiben: So machst du’s richtig!
Kunden wünschen sich Kostenvoranschläge, um die anfallenden Kosten abschätzen und Angebote vergleichen zu können. Doch auch dem Dienstleister gibt ein schriftliches Angebot Sicherheit. Einen Kostenvoranschlag schreiben zu können, ist daher ein Muss für jeden Selbstständigen. In einem schriftlichen Angebot legst du dar, wie hoch der voraussichtliche Arbeitsaufwand ist und wie viel von welchem Material zu welchem Preis du einplanst.
Kunden haben dann die Wahl, dein Angebot anzunehmen, es abzulehnen oder es als Diskussionsgrundlage zu betrachten. Vielleicht wollen sie doch umfangreichere Arbeiten erledigt haben, günstigere Materialien oder verringern das Volumen des tatsächlichen Auftrags. Der Kostenvoranschlag ermöglicht die genauere Einschätzung des Auftrages – für beide Seiten.
Einen Kostenvoranschlag schreiben: Was muss drin stehen?
In einem Kostenvoranschlag listest du alle mit dem Auftrag entstehenden Kosten auf. Da ist das Material, die Arbeitszeit und Fahrtkosten. Du kannst mit Stunden- oder Tagessätzen kalkulieren und bietest die entsprechende Abrechnungsweise an. Du steckst aber auch den Rahmen ab für die Zeit, die zwischen Abnahme und Rechnung stehen darf und wie viele Korrekturrunden du zum Beispiel als Werbetexter oder Grafikdesignerin in dein Angebot eingepreist hast.
Auch die auf diese Beträge anfallende Umsatzsteuer samt Umsatzsteuersatz solltest du dem Kunden angeben und ausrechnen. Der Kostenvoranschlag enthält Nettopreise, Steuer und die am Ende zusammenkommende Summe.
Kostenvoranschlag schreiben unverbindlich oder garantiert
Den Kostenvoranschlag gibt es in zwei Varianten:
- einfach und unverbindlich, oder
- verbindlich und garantiert.
Im ersten Fall schätzt du nur, was die geplanten Arbeiten ungefähr kosten werden. Im zweiten sicherst du dem Kunden genau diesen Preis zu. Bei einem verbindlichen Angebot sollte immer eine Art Verfallsdatum hinzugefügt sein: Bis zu diesem Termin gilt der Preis. Beauftragt dich der Kunde erst später, kann es sein, dass es für ihn teurer wird. Für dich als Auftragnehmer ist das wichtig, weil sich zum Beispiel die Preise für Materialien oder der Arbeitslohn für Mitarbeitende geändert haben kann, wenn zwischen Angebot und Auftragsvergabe nicht Wochen sondern Monate liegen. Außerdem ermöglicht ein verbindliches Angebot dir eine bessere Zeitplanung. Der Auftrag ist bis zum Tag X erteilt oder du fängst ein anderes Projekt an. Schließlich ist eine hohe Zahl an abrechenbaren Stunden die Basis deines Einkommens. Gute, gleichmäßige Auslastung sichert deine Liquidität.
Kostenvoranschlag schreiben: wie detailliert?
Wichtig zu wissen: Grobe Schätzung reicht nicht. Ein Kostenvoranschlag sollte möglichst genau sein, damit schützt du dich und den Kunden vor Überraschungen. Entsteht auf der Grundlage des Kostenvoranschlags ein Auftrag, also ein Werkvertrag, müssen die Angaben stimmen. Schon 10 bis 20% Mehrkosten gelten als erhebliche Kostenüberschreitung. Die musst du dem Kunden rechtzeitig ankündigen, woraufhin er den Vertrag kündigen kann. Das willst du nicht. Folglich ist es das Beste, wenn im Kostenvoranschlag ziemlich genau das steht, was nachher auch in der Auftragsbestätigung und am Ende in der Rechnung auftaucht.
Einfach immer ein bisschen zu teuer zu schätzen, um Spielraum zu haben, kann dich aber Aufträge kosten. Natürlich freut sich ein Kunde, wenn am Ende 50 Euro weniger auf der Rechnung stehen als im Kostenvoranschlag. Aber bei knapp kalkulierten Budgets, kann es dir passieren, dass den Zuschlag ein Konkurrent bekommt, dessen Angebot nur minimal günstiger war. Selbst wenn deine Rechnung am Ende vielleicht sogar niedriger gewesen wäre: den Auftrag bekommt der andere. Fazit: immer realistische Angebote schreiben.
Mit Vorlagen arbeiten – Daten übernehmen
Damit Du nicht jedes dieser Dokumente einzeln neu ausstellen musst: ein Rechnungsprogramm bietet Vorlagen für Angebote und Auftragsbestätigung. Die Daten kannst du später direkt mit ein paar Klicks in eine Rechnung umwandeln, in der nur noch die Positionen geändert werden müssen, die während der Arbeiten anders gelaufen sind als geplant. Ein bisschen mehr Material angeben, wo du es gebraucht hast. Eine Stunde Arbeit weniger als du geschätzt hattest. Auch alle Zusatzleistungen, die die Kunden noch nachbeauftragt haben, fügst du nun einfach nur ein: Fertig ist die Rechnung.
Was kostet ein Kostenvoranschlag?
Einen Kostenvoranschlag schreiben ist im Grunde Teil der Akquise. Sie gehört zum täglich Brot und unternehmerischen Risiko jedes Selbstständigen. In den meisten Fällen, wird die Arbeit am Kostenvoranschlag nicht vergütet. Es gibt aber Ausnahmen, zum Beispiel wenn die Arbeit am Kostenvoranschlag bereits ein Teil der Aufgabe ist.
Beispiel: Tom wartet und repariert Spiegelreflexkameras. Um herauszufinden, was der Kamera fehlt, muss er sie öffnen und den Fehler finden. Das gehört eigentlich bereits zur Reparatur. Tom macht es daher so: Er bietet seinen Kunden an, ihnen einen verbindlichen Kostenvoranschlag zu erstellen. Den berechnet er in jedem Fall mit 35 Euro. Das hat er auch so in seinen AGB stehen. Wenn die Kunden die Reparatur dann tatsächlich in Auftrag geben, verrechnet er die 35 Euro mit der Gesamtrechnung. Entscheiden die Kunden sich gegen die Reparatur, macht er die Kamera unrepariert wieder zu, hat aber auf jeden Fall die Arbeitszeit für die Fehlerdiagnose vergütet bekommen.
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