Kunde zahlt die Rechnung nicht – was tun?

Selbstständige und Freiberufler stehen immer häufiger vor diesem Problem: ein Kunde zahlt die Rechnung nicht. Das kann viele Gründe haben – in den meisten Fällen ist es bewusste oder unbewusste Schlampigkeit des Kunden, Unstimmigkeiten über die von dir erbrachte Leistung oder Geldknappheit. Einzelkämpfern kann solch ein Kunde finanziell das Genick brechen. Doch wie kann man sich davor schützen?

Dein Kunde zahlt die Rechnung nicht: Was kannst Du tun?

Die Antwort ist: leider nicht viel. Solche Kunden wird es immer wieder geben, und es scheint, als würde ihre Zahl zunehmen. Doch du kannst Vorsorge treffen, indem du frühzeitig an diese Punkte denkst:

1. Sparen

Dieser Vorschlag mag sich banal anhören, doch sehr viele Selbstständige, insbesondere Freiberufler, schaffen es nur selten, Geld zur Seite zu legen für den Fall, dass einmal ein Kunde nicht zahlt. Doch genau das solltest du gleich von Anfang an tun. Denn es wird dir immer wieder passieren, dass ein Kunde über einen längeren Zeitraum nicht zahlt oder womöglich insolvent ist. Diese Zeit musst du überbrücken können.

2. Vorschuss

Bei Großaufträgen bzw. großen Firmen ist es ratsam, sich von vornherein einen Vorschuss und eine Abrechnung in Etappen zusichern zu lassen. Selbst wenn es später zu Unstimmigkeiten kommt, stehst du auf diese Weise nicht vollständig ohne Geld da. Der Vorschuss sollte mindestens ein Drittel des Gesamtvolumens betragen.

3. Anwaltliche Beratung

Es kann immer mal vorkommen, dass eine Kundin sich querstellt, deine Leistung nicht akzeptiert, dir entweder keine Möglichkeit zur Nachbesserung gibt oder auch diese nicht für ausreichend befindet. Oder ein Kunde kürzt die Rechnung, weil er meint, er habe aus irgendwelchen Gründen ein Recht dazu.

Auch wenn du dich bislang mit diesem Kunden gut verstanden hast – in solchen Fällen ist es wichtig, sich juristisch beraten zu lassen, um falsche Formulierungen und falsche Schritte zu vermeiden. Eine kurze Beratung kann dir weitere Verluste ersparen und den Rücken (und damit deine Verhandlungsposition) stärken.

4. Zahlungsaufforderung, Mahnung, Gerichtlicher Mahnbescheid

Hast du mit dem Kunden gesprochen, dann ordnungsgemäß die Zahlung der ausstehenden Summe gefordert und angemahnt, und dein Kunde stellt sich noch immer quer? Dann kann im nächsten Schritt über deine Anwältin oder online ein gerichtlicher Mahnbescheid versandt werden. Bei vielen kleinen Unternehmern kann dieser „Blaue Brief“ wahre Wunder bewirken, denn er wird direkt vom Gericht verschickt.

Stellt sich dein Kunde tot? Dann kannst du nach zwei Wochen beim zuständigen Gericht die Vollstreckung des Mahnbescheides beantragen. Ein Gerichtsvollzieher wird dann persönlich das Geld eintreiben. Doch kann es sein, dass dein Kunde der Vollstreckung widerspricht. Dann würde nur noch eine Klage helfen.

Unser Tipp: Mit der Rechnungssoftware Billomat kannst du ein automatisiertes Mahnwesen aufsetzen, das den manuellen Mahnprozess für dich übernimmt.

5. Inkasso-Unternehmen

Es gibt zahlreiche Inkasso-Unternehmen, die sich anbieten, deine Außenstände für dich einzutreiben, wenn Mahnungen nichts bewirkt haben. Sie erhalten dafür einen prozentualen Anteil an der einzutreibenden Summe. Es gibt viele Selbstständige, die gute Erfahrungen damit gemacht haben, denn so manche kleinere Unternehmen zucken zusammen, wenn ein Inkassobüro vor der Tür steht. Doch kann es auch passieren, dass solche Büros ohne Rücksprache mit dir Ratenzahlungen mit dem säumigen Kunden vereinbaren, die so gering sind, dass du im Zweifel erst Monate oder Jahre später dein Geld vollständig zurückbekommen wirst. Denn manche Inkasso-Unternehmen zapfen sich von den Zahlungseingängen zunächst einmal ihre eigene Provision ab.
Informiere dich also am besten im Kollegenkreis und online, welche Firmen wirklich seriös und zuverlässig arbeiten.

6. Kunde zahlt die Rechnung nicht: Zahlungsklage vor Gericht

Sollte auch der gerichtliche Mahnbescheid bei deinem (mittlerweile hoffentlich Ex-)Kunden keinen Zahlungsreflex oder Widerspruch auslösen, kannst du überlegen, ob du das Geld mit Hilfe einer Zahlungsklage vor Gericht eintreiben möchtest.

Das Problem für Selbstständige ist jedoch, insbesondere, wenn sie es mit einem großen Unternehmen zu tun haben, dass so ein Prozess mitunter sehr lange dauern kann. Ein großes Unternehmen hat dadurch wenige oder gar keine Nachteile, denn es besitzt das Geld ja nach wie vor. Wer jedoch Probleme bekommt, bist du, weil deine Liquiditätsplanung es nicht vorgesehen hat, über viele Monate auf dein dir zustehendes Geld zu warten und gleichzeitig Anwaltskosten zu zahlen. Leider sitzt du in vielen Fällen am kürzeren Hebel. Sollte ein Gerichtsurteil ergehen, kann der Beklagte, dein Kunde, meist noch Widerspruch einlegen. Und die fällige Zahlung somit noch weiter hinauszögern.

Es gibt also einige Wege für dich, um an das Geld zu kommen, das dir zusteht. Eine Erfolgsgarantie gibt es jedoch bei keinem einzigen Weg. Lass dich also gut beraten und überlege sehr genau, ob es sich lohnt, auch den letzten Schritt vor Gericht zu gehen. Oftmals beschließen Selbstständige und Freiberufler, je nach Höhe der Summe, klein beizugeben und die strittige Geldsumme verloren zu geben. Denn es stellt sich nicht nur die Frage nach Rechtmäßigkeit und Gerechtigkeit. Du musst dir, so bitter das sein kann, auch die Frage stellen, ob der Aufwand verhältnismäßig ist und ob du mit dieser Last im Nacken wirklich gut weiterarbeiten und deinen anderen Kunden in dieser Zeit deinen 100%-igen Service bieten kannst.

Doch hast du ein solches Erlebnis in deiner Selbstständigkeit bereits hinter dir, weißt du viel besser, worauf du beim nächsten Vertragsabschluss und bezüglich deiner Finanzen achten musst.