Kurzarbeit buchen – so geht’s

Unternehmen, die aufgrund von wirtschaftlichen oder saisonalen Auftragsausfällen ihre Mitarbeiter nicht ausreichend beschäftigen können, haben die Möglichkeit, Kurzarbeit einzuführen. Um Kurzarbeit buchen zu können, solltest Du die Zusammenhänge für die Einführung und Anmeldung von Kurzarbeit kennen und die Voraussetzungen hierfür erfüllen. Was Du dazu wissen musst, erfährst Du in diesem Artikel.

1. Was bedeutet Kurzarbeit?
2. Wann führen Unternehmen Kurzarbeit ein?
3. Wer darf Kurzarbeit beantragen?
4. Was ist das Kurzarbeitergeld?
5. Wer hat Anspruch auf Kurzarbeitergeld?
6. Wie meldet man Kurzarbeit an?
7. Wie hoch ist das Kurzarbeitergeld?
8. Wie wirkt sich Kurzarbeit auf die Steuererklärung aus?
9. Welche Änderungen ergeben sich durch die Corona Krise?
10. Kurzarbeit buchen: Was ist in der Buchhaltung zu beachten?
11. Beispielbuchung zur Kurzarbeit

Was bedeutet Kurzarbeit?

Kurzarbeit bezeichnet ein betriebliches Instrument, mit dem ein Unternehmen die Verkürzung der betrieblichen Arbeitszeit einführen kann, um den Arbeitsaufwand zeitlich zu strecken. So können Unternehmen Kündigungen vermeiden, um zeitlich begrenzte Arbeitsausfälle zu überwinden. Während der Zeitspanne, in der Kurzarbeit eingeführt ist, arbeiten Arbeitnehmer in einem geringeren Umfang, als der Arbeitsvertrag vorgibt.

Wann führen Unternehmen Kurzarbeit ein?

Innerbetriebliche Anlässe:

• Auftragsmangel
• wirtschaftlich schlechte Zeiten
• saisonale Arbeitsrückgänge
• Fehlen oder Rückgang von Rohstofflieferungen, Material oder vorgefertigten Waren
• Änderungen in der Unternehmensstruktur

Behördliche Anordnungen:

Neben den innerbetrieblichen Anlässen können auch behördliche Anordnungen zu Kurzarbeit führen. So müssen aufgrund der Stilllegung des Wirtschaftslebens in Deutschland während der Corona Krise viele Unternehmen auf Kurzarbeit zurückgreifen, um ihre Mitarbeiter in einem eingeschränkten Modus zu beschäftigen.

Wer darf Kurzarbeit beantragen?

Die Möglichkeit, Kurzarbeit einzuführen, kann im Arbeitsvertrag vereinbart werden. Auch enthalten viele Tarifverträge Klauseln, die Kurzarbeit ermöglichen. Zudem kann die Einführung von Kurzarbeit in der Betriebsvereinbarung enthalten sein. In Betrieben mit Betriebsrat muss dieser zustimmen. In Arbeitsverhältnissen, für die keine vertragliche Vereinbarung über Kurzarbeit getroffen wurde, müssen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf die Einführung von Kurzarbeit verständigen. Auch in Betrieben, die keinen Betriebsrat haben, müssen sie sich mit ihren Angestellten über die Einführung von Kurzarbeit einigen. Arbeitgeber können auch Änderungskündigungen aussprechen, um neue vertragliche Vereinbarungen mit ihren Mitarbeitern zu treffen, in denen sie die Kurzarbeit einführen.

Welche gesetzlichen Voraussetzungen gelten für Kurzarbeit?

Der Gesetzgeber gibt die Rahmenbedingungen für die Einführung von Kurzarbeit im Arbeitsrecht vor und schützt die Rechte der Arbeitnehmer durch Vorgaben im Dritten Sozialgesetzbuch.

• Das Arbeitsrecht gibt vor, dass Unternehmen die Kurzarbeit nicht einseitig anordnen können. Vielmehr muss entweder der Betriebsrat zustimmen oder in Betrieben ohne Betriebsrat eine vertragliche Vereinbarung zwischen Unternehmen und Arbeitnehmer getroffen werden.
• Das Sozialgesetzbuch regelt den Anspruch von Arbeitnehmern auf Kurzarbeitergeld. Denn die Verkürzung der Arbeitszeit und Arbeitsleistung im Zuge der Kurzarbeit führt auch zu geringeren Lohnzahlungen. Um die Differenz abzufedern, hat der Gesetzgeber das Kurzarbeitergeld eingeführt.

Was ist das Kurzarbeitergeld?

Das Kurzarbeitergeld ist im Dritten Sozialgesetzbuch in den §§ 95 ff SGB III geregelt. Die Unterstützung gleicht den Verdienstausfall von Arbeitnehmern teilweise aus, wenn der Betrieb, in dem sie angestellt sind, Kurzarbeit einführt. Kurzarbeitergeld trägt dazu bei, dass der Arbeitsplatz erhalten bleibt und der Betrieb keine Entlassungen aussprechen muss. Die Leistung ist durch die Arbeitslosenversicherung abgedeckt.

Wer hat Anspruch auf Kurzarbeitergeld?

Damit Arbeitnehmer Kurzarbeitergeld erhalten können, muss der Betrieb die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Kürzung der regelmäßigen Arbeitszeit
• Anzeige bei der zuständigen Agentur für Arbeit
• Vorliegen eines erheblichen Arbeitsausfalles mit Entgeltausfall

Zudem müssen betriebliche und persönliche Voraussetzungen gegeben sein:

Betriebliche Voraussetzungen

• wirtschaftliche Gründe oder unabwendbares Ereignis
• vorübergehende Dauer
• unvermeidbar

Persönliche Voraussetzungen beim Arbeitnehmer

• Vorliegen einer versicherungspflichtigen Beschäftigung
• Fortbestehen des Arbeitsverhältnisses
• Aufnahme einer versicherungspflichtigen Beschäftigung im Anschluss an eine Ausbildung
• kein Bezug von Krankengeld
• kein Bezug von Arbeitslosengeld

Wie meldet man Kurzarbeit an?

Für die Anmeldung von Kurzarbeit ist laut § 99 SGB III ausschließlich der Arbeitgeber zuständig. Er meldet die Einführung von Kurzarbeit bei der Agentur für Arbeit in dem Ort an, in der sich der Betriebssitz befindet. Der Betrieb muss die Anmeldung schriftlich auf Papier oder in elektronischer Form an das Arbeitsamt schicken. Für die schriftliche Antragstellung stellt die Arbeitsagentur die folgenden Formulare bereit:

• Anzeige des Arbeitsausfalls
• Antrag auf Kurzarbeitergeld

Die Anmeldung kann online auf der Internetseite der Arbeitsagentur erfolgen.

Der Antragsteller muss dem Dokument eine Stellungnahme beilegen, mit der er glaubhaft macht, dass ein erheblicher Arbeitsausfall besteht und dass der Betrieb die erforderlichen Voraussetzungen erfüllt, um Kurzarbeit einzuführen. Der Antrag muss innerhalb von drei Monaten nach der Einführung von Kurzarbeit bei der Arbeitsagentur eingehen.

Wie geht es weiter? – Bearbeitung durch die Arbeitsagentur

Die Agentur für Arbeit muss dem Betrieb unverzüglich einen schriftlichen Bescheid geben, ob sie aufgrund seines Antrags anerkennt, dass die betrieblichen Voraussetzungen für die Einführung von Kurzarbeit vorliegen. Denn der Betrieb muss zeitnah erfahren, ob er die Einführung von Kurzarbeit aufrecht erhalten kann und ob seine Mitarbeiter eine Zuzahlung zu ihrem Lohn während des Arbeitsausfalls erhalten oder nicht. Stimmt die Arbeitsagentur der Einführung von Kurzarbeit zu, ist sichergestellt, dass die Mitarbeiter das Kurzarbeitergeld auch erhalten.

Wie hoch ist das Kurzarbeitergeld?

Die Höhe des Kurzarbeitergeldes ist danach ausgerichtet, welche Einbußen an Lohn die Mitarbeiter haben. Das Kurzarbeitergeld umfasst grundsätzlich 60 Prozent des Nettogehalts, das durch Kurzarbeit für den Arbeitnehmer ausfällt. Arbeitnehmer mit mindestens einem Kind im Haushalt erhalten 67 Prozent vom Lohnausfall. Für die Berechnung von Kurzarbeitergeld stellt die Arbeitsagentur eine umfangreiche Kurzarbeitergeld-Tabelle bereit, die nach Lohnsteuerklassen, Leistungssatz und Brottoarbeitsentgelt aufgegliedert ist.

Wie lange bezahlt das Arbeitsamt Kurzarbeitergeld aus?

Der Bezug von Kurzarbeitergeld ist auf höchstens 12 Monate befristet, kann jedoch abhängig von der wirtschaftlichen Entwicklung auch unterbrochen werden. So können Betriebe zum Beispiel die Kurzarbeit unterbrechen, wenn sie innerhalb der Kurzarbeitszeit einmalig einen großen Auftrag erhalten und ihre Mitarbeiter für einen kurzen Zeitraum wieder in Vollzeit beschäftigen können. Tritt danach wieder Kurzarbeit ein, verlängert sich die Bezugsdauer.

Wie wirkt sich Kurzarbeit auf die Steuererklärung aus?

Das Kurzarbeitergeld ist eine Sozialleistung und daher steuerfrei. Denn die Auszahlung ist durch die Beiträge, die der Arbeitnehmer in die Arbeitslosenversicherung einbezahlt, steuerfrei. Doch das Kurzarbeitergeld unterliegt dem sogenannten steuerlichen Progressionsvorbehalt. Das bedeutet, dass das Kurzarbeitergeld zwar unbelastet von Steuern an den Empfänger ausbezahlt wird, aber in der Steuererklärung dem restlichen Einkommen zugeschlagen wird. Die Hinzurechnung zum Jahreseinkommen erhöht die Einnahmen und damit auch den persönlichen Steuersatz. So kann es zu Steuernachzahlungen durch den Bezug von Kurzarbeitergeld kommen.

Wie gibt man das Kurzarbeitergeld in der Steuererklärung an?

Die Arbeitsagentur bezahlt die Leistung an den Arbeitgeber, da dieser sie für seine Mitarbeiter beantragt hat. Da der Arbeitgeber das Kurzarbeitergeld an seine Mitarbeiter auszahlt, führt er die Leistung in der jährlichen Lohnsteuerbescheinigung auf. Bei ihrer jährlichen Einkommensteuererklärung müssen Bezieher von Kurzarbeitergeld die Leistung zusammen mit allen weiteren Lohnersatzleistungen, die sie erhalten haben, in der Anlage N eintragen. Das Formular Anlage N weist die entsprechende Zeile ausdrücklich mit der Bezeichnung Kurzarbeitergeld oder andere Zuschüsse, Zuschläge und Aufstockungsbeiträge aus. Dort ist die Gesamtsumme des bezogenen Kurzarbeitergeldes neben weiteren Leistungen einzutragen.

Welche Änderungen ergeben sich durch die Corona Krise?

Der Gesetzgeber hat für den Zugang zum Kurzarbeitergeld Erleichterungen geschaffen, die auf einen Zeitraum zwischen 1. März bis 31. Dezember 2020 befristet sind. Die folgenden Änderungen  zur Kurzarbeit gelten für den entsprechenden Zeitraum:

• Anspruch auf Kurzarbeitergeld besteht, wenn mindestens zehn Prozent der Belegschaft Lohneinbußen von mehr als zehn Prozent hat
• Anfallende Sozialversicherungsbeiträge für die ausgefallenen Arbeitsstunden erstattet die Arbeitsagentur zu 100 Prozent
• Kurzarbeit gilt auch für Leiharbeitnehmer
• Die Erstellung negativer Arbeitszeitkonten zum Ausgleich von Kurzarbeit ist nicht nötig.
• Nebeneinkommen in der Zeit zwischen 1. April bis 31. Oktober sind anrechnungsfrei, sofern diese den Lohnausfall nicht übersteigen.

Die veränderten Regelungen zum Kurzarbeitergeld, die während der geschätzten Dauer der Corona Krise einen erleichterten Zugang ermöglichen, sind in einem Dokument über Kurzarbeitergeld im Zusammenhang mit dem Corona Virus im Internet auf der Homepage der Arbeitsagentur zu finden.

Kurzarbeit buchen in SKR03 und SKR04 – Was ist in der Buchhaltung zu beachten?

Da das Kurzarbeitergeld kein Lohnaufwand ist und der Zahlungseingang durch die Arbeitsagentur auch keinen betrieblichen Ertrag darstellt, muss die Buchhaltung die Leistung als durchlaufenden Posten auf einem gesonderten Konto erfassen. 

Wie sind Sozialversicherungsbeiträge zu behandeln?

Die Sozialversicherungsbeiträge für das Kurzarbeitergeld sind als Personalaufwand zu buchen. Werden die Beiträge durch die Arbeitsagentur erstattet, sind die entsprechenden Zahlungen als sonstiger betrieblicher Ertrag zu erfassen und entsprechend in SKR03 und SKR04 zu buchen. 

Beispielbuchung zur Kurzarbeit

Durch die Corona Krise ist dem Schreinerbetrieb Tischler ein erheblicher Auftragseinbruch entstanden. Damit der Betrieb seine Mitarbeiter nicht entlassen muss, vereinbart er mit seiner Belegschaft Kurzarbeit. Für ihre 10 Mitarbeiter beantragt die Schreinerei bei der zuständigen Arbeitsagentur Kurzarbeitergeld für die Dauer von drei Monaten. Die Höhe des beantragten Kurzarbeitergeldes beträgt 15.000 Euro. 

Welche Schritte sind bei der Buchung von Kurzarbeit erforderlich?

Um Kurzarbeit buchen zu können, muss die Buchhaltung zwei Vorgänge erfassen. Denn mit dem Kurzarbeitergeld entsteht eine Forderung, die an die Mitarbeiter zu bezahlen ist. Andererseits ist auch der Zahlungseingang des Geldes, das die Arbeitsagentur an den Betrieb überweist, während der Zeit der Kurzarbeit zu buchen. 

Wie wird die Forderung in der Praxis gebucht?

Die Buchhaltung bucht die Forderung des Kurzarbeitergeldes, indem sie 15.000 Euro im Soll auf das Konto mit der Bezeichnung Sonstige Vermögensgegenstände einträgt. Das Konto trägt die Nummer 1500 im Kontenrahmen SKR 03 und die Nummer 1300 in SKR 04. Die Gegenbuchung des Betrags von 15.000 Euro erfolgt im Haben auf das Konto mit dem Namen Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt. Das Konto hat die Nummer 1740 in SKR 03 und die Nummer 3720 in SKR 04. 

Kurzarbeit buchen in SKR 03:

Kurzarbeit buchen in SKR 04:

Wie wird der Zahlungseingang des Kurzarbeitergeldes gebucht?

Das Kurzarbeitergeld, das die Arbeitsagentur an die Schreinerei überweist, trägt die Buchhaltung als Zahlungsbetrag auf das Konto mit der Bezeichnung Bank im Soll ein. Das Konto Bank hat die Nummer 1200 in SKR 03 und 1800 in SKR 04. Die Gegenbuchung erfolgt im Haben auf das Konto Sonstige Vermögensgegenstände mit den jeweils bereits bekannten Nummern in den Kontorahmen SKR 03 und SKR 04.

Kurzarbeit buchen in SKR 03:

Kurzarbeit buchen in SKR 04: