Finanzen   14.4.2020

Laufende Kosten für Selbstständige – was gehört dazu?

Einige laufende Kosten für Selbstständige musst du bei der Gründung unbedingt mit einrechnen – zusätzlich zu den individuellen Investitionskosten, die dein ganz spezifisches Business erfordert. Um realistisch zu kalkulieren, welche Summen du in den ersten Monaten wirklich zum Leben und Arbeiten brauchst und was du auch künftig erwirtschaften musst, ist eine Auflistung sämtlicher Kosten unbedingt erforderlich – damit kannst du erfolgreich kalkulieren und planen!


  1. Warum ist die Kostenplanung so wichtig?
  2. Wie planen Selbstständige ihre laufenden Kosten?
  3. Welche Arten an laufenden Kosten haben Selbstständige?
  4. Welche laufenden Kosten verursacht die betriebliche Absicherung?
  5. Welche Kosten verursacht die private Vorsorge?
  6. Laufende Kosten für Selbstständige durch dein Personal
  7. Sachgemeinkosten – was ist denn das?
  8. Was du dir selbst auszahlen wirst …

Laufende Kosten für Selbstständige - was gehört dazu?

Auch wenn man als Gründer zuerst vom großen Geld träumt: Die Ausgaben werden zu Anfang wahrscheinlich größer sein als der Gewinn. (Bild © pexels.com)

Warum ist die Kostenplanung so wichtig?

Um für den langfristigen Erfolg eines neu gegründeten Unternehmens zu sorgen, müssen Gründer bereits im Vorfeld ihre Kosten gewissenhaft planen. Denn die Selbstständigkeit erfordert einen erheblichen Einsatz an Zeit und Arbeit, für den eine stabile Finanzplanung die unabdingbare Voraussetzung stellt. So müssen Gründer von Beginn an einen Überblick über ihre Finanzen haben, um auf Entwicklungen reagieren zu können. Auch zweitrangige Bereiche des Unternehmens, wie beispielsweise die Buchhaltung und Verwaltung verbrauchen Gelder, die in der Finanzplanung zu berücksichtigen sind. 

Wie planen Selbstständige ihre laufenden Kosten?

Wer die Gründung eines Unternehmens plant, muss mit Gründungskosten und laufenden Kosten zwei Kategorien an Ausgaben berücksichtigen. 

Gründungskosten

Zum einen erfordert die Neugründung eines Unternehmens mit administrativen Kosten für die Gewerbeanmeldung, Gebühren und gegebenenfalls den Notar, aber auch Investitionen für die Ausstattung der Geschäftsräume sowie Aufwendungen für das Marketing, den Vertrieb und die Werbung eine genaue Kalkulation der individuellen Anforderungen. Die Gründungskosten sind für den Start in die Selbstständigkeit erforderlich und müssen in vollem Umfang vor der Gründung aufgebracht werden. Die Finanzplanung legt fest, ob und in welcher Höhe auf Fremdkapital zurückzugreifen ist und wie viel Eigenkapital eingesetzt wird. 

Laufende Kosten

Im Vorfeld der Gründung muss die Finanzplanung zum anderen aber auch die laufenden Kosten berücksichtigen. Zu ihnen gehören neben der Raummiete und regelmäßigen Einkäufen auch Kosten für Versicherungen, Material oder Personal. Während Gründungskosten nur einmalig anfallen, stellen die laufenden Kosten eine fortlaufende Belastung dar. Daher sind die laufenden Kosten für Selbstständige bereits in der Planungsphase des Unternehmens sehr genau und realistisch anzusetzen, damit die Wirtschaftskraft des Unternehmens dauerhaft gewährleistet bleibt. Um die laufenden Kosten zu planen gilt es, eine Aufstellung sämtlicher Ausgaben, die mit der Selbstständigkeit zusammenhängen, vorzunehmen. Dabei kann die Aufstellung in verschiedene Kategorien unterteilt werden, um sie danach einer Überprüfung zu unterziehen und gegebenenfalls Korrekturen vorzunehmen. 

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Welche Arten an laufenden Kosten haben Selbstständige?

Die laufenden Kosten von Selbstständigen betreffen unterschiedliche Ausgabenarten. Dazu gehören neben den rein betrieblichen Ausgaben, bei denen auch einmalige Investitionen zu berücksichtigen sind, insbesondere die Aufwendungen für Versicherungen, die für den Betrieb eines Unternehmens sowie für die private Vorsorge erforderlich sind. 

Welche laufenden Kosten verursacht die betriebliche Absicherung?

Um zu entscheiden, welche betrieblichen Versicherungen notwendig sind, müssen Selbstständige abwägen, mit welchen Risiken ihre berufliche Tätigkeit einher geht. Dabei sollten nicht nur abschätzbare Risiken, sondern auch unvorhersehbare Gefahren für das Unternehmen bedacht werden. Neben Gefahren, die von Kriminalität, Feuer oder Maschinenschäden ausgehen, können auch menschliche Risiken, wie Fahrlässigkeit zu Schäden führen, gegen die sich das Unternehmen absichern sollte. 

Welche Versicherungen gehören zum Standard Versicherungsschutz für Selbstständige?

Zwar richtet sich der Versicherungsschutz immer nach dem Gewerbe und dem Tätigkeitsfeld des Selbstständigen. Auch die Art des Angebots mit Waren, Eigenprodukten oder Dienstleistungen bestimmt darüber, welche Versicherungen sinnvoll sind. Dennoch nennt das Bundeswirtschaftsministerium BMWi mehrere Versicherungen als Standard für Selbstständige, ohne diese als verpflichtend oder vollständig zu kennzeichnen:

  • Betriebshaftpflichtversicherung
    Die Betriebshaftpflichtversicherung schützt Unternehmen vor Schadensersatzansprüchen durch Kunden, Lieferanten, Besucher oder Mitarbeiter. Sie tritt bei Personen-, Sach- und Vermögensschäden ein, die durch den Betrieb verursacht werden. Dabei ist es unerheblich, ob der Inhaber den Schaden verursacht hat oder ob ein Mangel an der Betriebsstätte zum Schaden geführt hat. Auch Fehler von Mitarbeitern sind durch die Betriebshaftpflichtversicherung abgedeckt. Für spezielle Berufsgruppen mit besonderen und spezifischen Risiken, wie Architekten, Ingenieuere, Hebammen oder Makler gibt es eigene Berufshaftpflicht- oder Vermögensschadenhaftpflichtversicherungen. 
  • Betriebsunterbrechungsversicherung
    Muss der Betrieb eines Unternehmens aufgrund von Schäden unterbrochen werden, greift die Betriebsunterbrechungsversicherung. Sie kommt für Verluste auf, die aufgrund von  Betriebsausfällen entstehen und die durch Feuer, Einbruch mit Diebstahl oder Raub, durch Sturm oder Überschwemmungen, Schnee oder Erdbeben verursacht wurden. Auch der Ausfall von Maschinen, der EDV oder der Telefonanlage aufgrund von Unwetter ist abgesichert, bis der Betrieb wiederhergestellt ist. Die Versicherung bezahlt die laufenden Kosten wie Miete, Gehälter und Zinsen während der vorübergehenden Stilllegung. Für Freiberufler gibt es eine besondere Art der Betriebsunterbrechungsversicherung in Form der Praxisausfallversicherung. Sie tritt ein, wenn der Inhaber ausfällt, um den Ertragsausfall abzusichern. 
  • Elektronikversicherung
    Da jedes Unternehmen auf eine funktionierende EDV und telefonische Kommunikation angewiesen ist, kann eine Elektronikversicherung Schäden ersetzen, die durch einen Ausfall entstehen. Als Ursache für den Schaden werden neben einem unsachgemäßen Gebrauch oder vorsätzlicher Zerstörung durch Dritte auch Brand, Blitzschlag, Wasserschäden oder Diebstahl anerkannt. Die Versicherung kann auch für Kosten aufkommen, die für die Wiederherstellung von Daten beispielsweise durch Virenbefall entstehen. Auch die Mietkosten für Ersatzgeräte kann eine  Elektronikversicherung abdecken. 
  • Gebäude- und Inhaltsversicherung
    Selbstständige, die eine eigene Immobilie für den Betrieb ihres Unternehmens nutzen, sollten über eine Gebäude- und Inhaltsversicherung verfügen. Sie deckt Schäden ab, die durch Wassereinfluss, Unwetter oder Feuer entstehen. Auch Vandalismus, der zu Schäden am Gebäude führt, kann versichert werden. Zudem deckt die Inhaltsversicherung Verluste ab, die durch einen Einbruch oder durch Raub entstehen. 
  • KFZ Versicherung
    Die KFZ Versicherung ist für Halter von PKW Pflicht. Selbstständige müssen die Kosten für die KFZ Versicherung ihrer betrieblichen Fahrzeuge in die Finanzplanung über die laufenden Kosten unbedingt berücksichtigen. Denn sie belasten das monatliche Budget des Unternehmens zumeist in einem erheblichen Maße.

Darüber hinaus können die folgenden Versicherungen abhängig von der Art des Betriebs sinnvoll sein:

  • Geschäftsversicherung
    Die Geschäftsversicherung bündelt mehrere verschiedene Versicherungsarten zu einem einzigen Versicherungsschutz. Sie greift für Schäden, die durch Einbruch, Diebstahl und Raub, durch Unwetter, Feuer und Wasserschäden entstehen. Zudem deckt die Geschäftsversicherung Betriebsunterbrechungen ab und bezahlt bei Glasschäden. 
  • Maschinenversicherung
    Sind für den Betrieb eines Unternehmens verschiedene Maschinen erforderlich, sollten diese versichert sein. Die Maschinenversicherung tritt ein, wenn Schäden an Maschinen oder Anlagen entstehen, die auf Bedienungsfehler durch Fahrlässigkeit oder Böswilligkeit zurückgehen. Aber auch Konstruktions-, Material- und Ausführungsfehler an der Maschine sowie äußere Einflüsse wie Unwetter, Frost oder Kurzschluss, deckt die Versicherung ab, wenn sie einen Schaden verursachen. 
  • Produkthaftpflichtversicherung
    Unternehmen, die Produkte herstellen, sollten eine Produkthaftpflichtversicherung abschließen. Denn nicht nur ein Fehler am Produkt selbst, sondern auch mangelnde Aufklärung in der Gebrauchsanweisung können zu durchsetzbaren Forderungen durch Kunden oder Lieferanten führen. Neben Herstellern können auch Lieferanten und weiterverarbeitende Betriebe für Produktfehler haften und sollten sich daher absichern. 
  • Rechtsschutzversicherung
    Eine Rechtsschutzversicherung deckt Anwalts- und Gerichtskosten ab, wenn es zu gerichtlichen Auseinandersetzungen kommt. 
  • Transportversicherung
    Entstehen Schäden beim Transport oder geht eine Ware verloren, greift die Transportversicherung. Sie ist für Unternehmen unabdingbar, die für den Transport oder die Zwischenlagerung während des Transports gegenüber Privatkunden oder Gewerbebetrieben verantwortlich sind.
  • Vermögensschadenhaftpflichtversicherung
    Selbstständige, die in einem beratenden Gewerbe tätig sind, sollten eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abschließen, um fehlerhafte Beratung abzusichern. Zu den betroffenen Berufen gehören beispielsweise Rechtsanwälte, Steuerberater, Versicherungsberater oder Finanzanlagenvermittler.

Welche Kosten verursacht die private Vorsorge?

Die private Vorsorge ist für jeden Steuerzahler verpflichtend. Einige Bestandteile der privaten Vorsorge sind nicht frei wählbar und daher unbedingt in die Finanzplanung von Selbstständigen einzubeziehen. Doch auch eine darüber hinausgehende Vorsorge kann sich abhängig von der Tätigkeit als zwingend ergeben und ist daher zu den laufenden Kosten hinzuzurechnen. Denn die private Vorsorge sorgt auch dafür, dass Verluste, die bei einem Ausfall des Geschäftsinhabers entstehen, abgedeckt werden können. Zu den laufenden Kosten der privaten Vorsorge für Selbstständige zählen:

  • Krankenversicherung
    In Deutschland gilt für alle Bürger die Pflicht zur Krankenversicherung. Selbstständige können zwischen der gesetzlichen Krankenversicherung und einer privaten Krankenkasse entscheiden, wenn sie vorher gesetzlich versichert waren. Im Zuge der Gründung ist die Selbstständigkeit bei der bestehenden Krankenversicherung zu melden. Die Versicherungsbeiträge der gesetzlichen Krankenversicherung orientieren sich am Gewinn, den der Selbstständige erzielt. Bei der Beitragsbemessung setzen die gesetzlichen Krankenkassen jedoch die Mindestbemessungsgrundlage ein, die über dem tatsächlichen Einkommen von Selbstständigen liegen kann. Die Pflicht zur gesetzlichen Krankenversicherung schließt die Pflegeversicherung mit ein.
  • Gesetzliche Rentenversicherung
    Selbstständige haben in der Regel zwar keine Pflicht, in die gesetzliche Rentenversicherung einzuzahlen. Dennoch kann sich eine freiwillige Beitragszahlung lohnen. Denn wenn vor der Selbstständigkeit in die Rentenkasse eingezahlt wurde, liegen Ansprüche auf die Rente vor, die Selbstständige weiter bedienen und somit erweitern können. Da die gesetzliche Rentenversicherung in der Regel jedoch lediglich eine Grundversorgung stellt, sollten Selbstständige auch laufende Kosten für den Abschluss einer zusätzlichen privaten Altersvorsorge einplanen. Für einige selbstständige Tätigkeiten, wie für Handwerker, Lehrer, Hebammen, Künstler und Publizisten gilt die Versicherungspflicht in der gesetzlichen Rentenversicherung. 
  • Unfallversicherung
    Tritt durch einen Unfall Invalidität ein, kommt die Unfallversicherung auf. Während die gesetzliche Unfallversicherung nur bei Wegeunfällen und beruflichen Unfällen greift, kommt die private Unfallversicherung für alle Unfälle auf. Für einige Berufe ist der Abschluss einer Unfallversicherung Pflicht, wie beispielsweise für Friseure oder Gärtner. Selbstständige anderer Branchen können sich freiwillig gegen die Folgen von Unfällen absichern. 
  • Berufsunfähigkeitsversicherung
    Die Berufsunfähigkeitsversicherung ist eine Absicherung gegen Berufsunfähigkeit aufgrund von Krankheiten und stellt eine wichtige Ergänzung zur Unfallversicherung. Sie ist zwar Bestandteil der gesetzlichen Rentenversicherung, die im Falle von Arbeitsunfähigkeit aufgrund einer Erkrankung eine gesetzliche Rente wegen Erwerbsminderung bezahlt. Doch der gesetzliche Schutz gegen Berufsunfähigkeit unterliegt zahlreichen Einschränkungen, weshalb eine zusätzliche private Versicherung gegen Berufsunfähigkeit für Selbstständige zu empfehlen ist. 

Laufende Kosten für Selbstständige durch dein Personal

Jede Person, die dein Unternehmen stärkt und weiterbringt, verursacht gleichzeitig Personalkosten. Was sie auf ihrem Lohn- bzw. Gehaltszettel sieht, ist nur ein Teil der Kosten, die du für Personal aufwenden musst: Ehe dein Personal sein Nettogehalt ausgezahlt bekommt, legst du noch Arbeitgeberleistungen, den Bruttoanteil, möglicherweise Beiträge für die Berufsgenossenschaft, eventuell Urlaubs- und Weihnachtsgeld, vermögenswirksame Leistungen oder sonstige betriebliche Zuwendungen oben drauf.

Sachgemeinkosten – was ist denn das?

Unter Sachgemeinkosten sind alle betrieblichen Ausgaben zu verstehen, die notwendig für den Ablauf deines Unternehmens sind, aber nicht direkt mit deinem Produkt oder deiner Dienstleistung zusammenhängen. Das heißt zum Beispiel: Wenn du einen Tisch produzierst, ist ein Büro für die Produktion offensichtlich nicht unmittelbar notwendig – um die geschäftlichen Abläufe inklusive Buchhaltung zu organisieren, brauchst du trotzdem einen Raum mit Schreibtisch, Computer und sonstiger Office-Ausstattung. Zu den Sachgemeinkosten gehören Ausgaben für Miete, Infrastruktur wie Telefon und Internet, Absicherungen wie deine betrieblichen Versicherungen, Kosten für dein Marketing und deine Werbung, Steuerberaterhonorar etc.

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Was du dir selbst auszahlen wirst …

Deine Selbstständigkeit soll dich im Idealfall nicht nur notdürftig Monat für Monat über die Runden bringen, sondern dich gut versorgen, dir einen angenehmen Lebensstandard ermöglichen und dir auch eine Absicherung fürs Alter erlauben. In die laufenden Kosten für Selbstständige solltest du unbedingt einbeziehen, welche privaten Ausgaben du mit deinen Umsätzen finanzieren möchtest. Bedenke dabei, dass du mit deiner Selbstständigkeit auch Rücklagen für Krankheit, Urlaub oder geschäftliche Flauten bilden musst. Anders als Angestellte bist du in diesen Phasen nicht durch Lohnfortzahlungen abgesichert! Urlaubszeiten sind auch keineswegs ein unnötiger Luxus, auf den du notfalls verzichten kannst – Urlaub als Selbstständiger ist unbedingt notwendig, damit du deine Kräfte angemessen schonst, um dein Business erfolgreich zu machen. Auszeiten finanzieren zu können ist aus unternehmerischer Sicht definitiv wichtig, um langfristig gute Ergebnisse zu erzielen – beziehe diese Überlegungen in der Aufstellung deiner laufenden Kosten also unbedingt mit ein!

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