Leasingraten verbuchen – mit Praxisbeispiel

Die besondere Art der Warennutzung – Leasing

Das Leasing von Wertgegenständen ist eine erschwingliche Methode, um teure Anschaffungen zu vermeiden. Besonders für Gründer, Freiberufler und kleine bis mittelgroße Unternehmen bietet das Leasing gute Möglichkeiten, um hochpreisige Güter zu nutzen, ohne sie durch einen teuren Bankkredit finanzieren zu müssen. Bei der Buchung von gemieteten, gekauften oder finanzierten Wertgegenständen gehen Unternehmen anders vor, als wenn sie Leasingraten verbuchen. Deshalb werfen wir in diesem Artikel einmal einen Blick auf den Umgang mit dieser besonderen Form des Besitzerwerbs in der Buchhaltung.

1. Was ist unter Leasing zu verstehen? – eine Definition
2. Leasingarten – Welche Unterschiede gibt es?
3. Leasingraten verbuchen am Praxisbeispiel PKW Leasing
4. Wie kannst Du Leasing steuerlich absetzen?
5. Welche Vorteile hat das gewerbliche Leasing?

Was ist unter Leasing zu verstehen? – eine Definition

Das Leasing ist ein Vertrag zwischen dem Leasingnehmer und dem Leasinggeber. Der Vertrag erlaubt dem Leasingnehmer die Nutzung eines beweglichen oder unbeweglichen Wirtschaftsgutes. Hierfür bezahlt er dem Leasinggeber eine Leasingrate. Im Sinne der Rechtsprechung wird der Leasingnehmer durch den Vertrag zum Besitzer des Leasinggutes, während der Leasinggeber Eigentümer bleibt.

Besitzer vs. Eigentümer: Wo liegt der Unterschied?

Zwischen den Begriffen „Besitzer“ und „Eigentümer“ besteht ein rechtlicher Unterschied. Der Besitzer einer Sache muss nicht unbedingt Eigentümer sein. Er übernimmt eine Sache und erlangt damit ein Bestimmungsrecht. Hierfür muss er in der Regel eine Bezahlung leisten. Der Eigentümer der Sache übergibt das Bestimmungsrecht unter vorher festgelegten Einschränkungen an den neuen Besitzer, solange der Vertrag Gültigkeit hat. 

Leasingarten – Welche Unterschiede gibt es in der Vertragsgestaltung?

Die Buchhaltung unterscheidet bei der Erfassung von Kontenbewegungen zwischen dem rechtlichen Eigentum und dem wirtschaftlichen Eigentum. Nach buchhalterischer Auffassung ist der wirtschaftliche Eigentümer derjenige, der das Risiko der Wertminderung und damit das Investitionsrisiko trägt. Dieses Kriterium unterscheidet das Leasing vom Mietvertrag, bei dem der wirtschaftliche zugleich auch der rechtliche Eigentümer bleibt. Beim Leasing hängt es sehr stark von der Gestaltung des Leasingvertrages ab, welche Partei der wirtschaftliche Eigentümer ist und wie Du in der Folge Leasingraten verbuchen kannst. In der Praxis werden vorwiegend zwei Arten von Leasingverträgen eingesetzt: 

• Operating Leasing
• Financial Leasing

Operating Leasing

Das Operating Leasing entspricht einem Mietvertrag. Denn Du least das Leasinggut für eine Laufzeit, die kürzer ist als die mögliche Nutzungsdauer. Der Vertrag kann kurzfristig gekündigt werden. Damit liegt das Investitionsrisiko beim Leasinggeber. Dieser behandelt das Leasinggut über die steuerliche Abschreibung. Daher verbleiben für Dich als Leasingnehmer beim Operating Leasing lediglich die Leasingraten als Ausgabe zu berücksichtigen.

In der Folge kannst Du Deine Leasingraten verbuchen, indem Du die Nettosumme der Rate unter dem Buchungskonto „Leasingaufwendungen“  und die darin enthaltene Vorsteuer in das Konto „Vorsteuer 19%“ einträgst.

Financial Leasing

Das Financial Leasing deutet bereits im Namen an, dass es sich bei diesem Leasingvertrag zu einem bestimmten Anteil um eine Finanzierung handelt. Der Leasingvertrag wird über eine festgelegte Zeitspanne unkündbar festgeschrieben. Die Nutzungsdauer des Wertgegenstandes ist auch beim Financial Leasing länger als die Grundmietzeit. Beim Financial Leasing kauft der Leasinggeber einen Gegenstand, um ihn wie ein Finanzierer zu vermieten. Das Financial Leasing hat unterschiedliche Gestaltungsspielräume im Verhältnis zwischen Nutzungsdauer und Mietzeit sowie für einen optionalen Kauf oder Mietverlängerung am Ende der Laufzeit.

Die Ausgestaltung des Leasingvertrages entscheidet darüber, ob das Wirtschaftsgut beim Leasingnehmer oder beim Leasinggeber in die Bilanz aufgenommen wird und steuerlich abzuschreiben ist. Derjenigen Vertragsseite, die am Ende der Vertragslaufzeit über das Leasinggut verfügt, wird es buchhalterisch zugerechnet. Da in den meisten Financial Leasingverträgen der geleaste Wertgegenstand in die Bilanz des Leasinggebers einfließt, musst Du als Leasingnehmer meistens auch bei dieser Leasingform lediglich die Leasingraten verbuchen.

Leasingraten verbuchen am Praxisbeispiel PKW Leasing

Das Leasing eines Betriebsautos, das auch für private Fahrten eingesetzt wird, tritt in der Praxis am häufigsten auf. Um die Leasingraten verbuchen zu können, brauchst Du folgende Daten aus Deinem Leasingvertrag:

• Monatliche Leasingrate netto
• Umsatzsteuer Leasingrate
• Leasingrate brutto

Kontierungsbeispiel mit Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04

Im Kontenrahmen SKR 03 trägst Du den Nettobetrag der Leasingrate im Konto 4570 „Mietleasing KFZ“ (SKR 04 Nr. 6560) im Soll und den Umsatzsteuerbetrag der Leasingrate im Konto 1576 „Abziehbare Vorsteuer 19%“ (SKR 04 Nr. 1406) ein. Der Bruttobetrag der Rate kommt im Haben auf das Konto 1200 „Bank“ (SKR 04 Nr. 1800). 

Die Privatnutzung musst Du anteilig ausrechnen und als Betriebseinnahme steuerlich angeben. Auch die Umsatzsteuer aus dem Privatanteil musst Du gemäß § 3 Abs. 9a UStG als vereinnahmte Umsatzsteuer buchen.

Wie kannst Du Leasing steuerlich absetzen?

Selbstständige und Unternehmer, die ihren Firmenwagen leasen, können die Kosten für das Leasing als Betriebsausgaben verbuchen und von der Steuer absetzen. Neben Sonderzahlungen für das Fahrzeug zählt insbesondere die monatliche Leasingrate zu den regulären Betriebsausgaben. Wer seine Leasingraten entsprechend verbuchen und von der Steuer absetzen möchte, muss den Leasingvertrag als Beleg für die betriebliche Ausgabe aufbewahren. Leasingnehmer, die ihr betrieblich genutztes Fahrzeug ausschließlich für betriebliche und nicht für private Fahrten nutzen, können die Leasingrate in voller Höhe geltend machen. 

Was gilt für die steuerliche Absetzbarkeit bei privater Nutzung?

Unternehmer, die ihre Leasingraten als Betriebsausgabe verbuchen und steuerlich geltend machen, müssen die Kosten für private Fahrten selbst tragen. Bei privater Nutzung des geleasten Firmenwagens sind zwei Möglichkeiten für die steuerliche Geltendmachung möglich:

1. Fahrtenbuch
2. 1 Prozent Regelung

• Steuerliche Absetzung von Leasing mit Fahrtenbuch
  Das Fahrtenbuch ist ein Protokoll für jede einzelne Fahrt. Darin dokumentiert der Fahrzeughalter, welche Fahrten beruflich bedingt sind und wie viele Privatfahrten er unternimmt. Jede einzelne Fahrt mit dem Firmenwagen ist in das Fahrtenbuch einzutragen. Die Fahrten müssen chronologisch und zeitnah erfasst sein. Hierfür trägt der Fahrer das Datum, Ziel und Zweck der Fahrt sowie den Kilometerstand bei Start und Ankunft ein. Damit dokumentiert er, wie viele gewerbliche und wie viele private Fahrten er mit dem Auto unternimmt. Anhand der Eintragungen kann der Steuerpflichtige am Ende der Abrechnungsperiode den Anteil der privaten Fahrten im Vergleich zum Gesamtaufkommen an gefahrenen Kilometern ermitteln und entsprechend von den Fahrzeugkosten abziehen. Den verbleibenden Rest, der nachweislich betrieblich bedingt ist, können Unternehmen von der Steuer absetzen.
• Fahrzeugkosten absetzen mit der 1 Prozent Regelung
  Die 1 Prozent Regelung pauschaliert den privaten Anteil an dem Gesamtfahrten mit dem Firmenwagen. Dabei setzt die sogenannte Listenpreismethode 1 Prozent des Bruttolistenpreises, der für das betriebliche Fahrzeug gilt, als geldwerten Vorteil an. Das bedeutet, dass der Betrag von 1 Prozent des Neuwagenpreises in brutto als monatliche Einnahme zu behandeln ist. Die zusätzliche Einnahme erhöht den Jahresgewinn. Im Gegenzug können Unternehmer ihre Leasingraten als Betriebsausgabe verbuchen und geltend machen.

Mehr als Leasingraten verbuchen – welche Kosten sind absetzbar?

Selbstständige und Unternehmer, die ein betriebliches Fahrzeug leasen, können nicht nur ihre Leasingraten als Betriebsausgaben verbuchen und von der Steuer absetzen. Auch die Nebenkosten für die Nutzung des Fahrzeugs, wie Instandhaltung, Wartung, Tankkosten und Reparaturkosten, können sie von der Steuer absetzen. Abhängig davon, ob das Fahrzeug zusätzlich privat genutzt wird und wie die Nutzung steuerlich behandelt wird, werden auch die Betriebskosten für das Fahrzeug entsprechend abgesetzt:

1. Liegt eine private Nutzung vor und wird ein Fahrtenbuch geführt, müssen auch die Nebenkosten der Fahrzeugnutzung entsprechend der Privatanteils als geldwerter Vorteil zu den Einnahmen gezählt werden.
2. Wird die 1 Prozent Regel angewendet, können die Nebenkosten in voller Höhe zu den Betriebsausgaben gerechnet werden. Enthaltene Umsatzsteuerbeträge können durch den Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. 
3. Wird das Fahrzeug nicht privat, sondern ausschließlich betrieblich genutzt, können Unternehmen nicht nur ihre Leasingraten als Betriebsausgabe verbuchen, sondern auch alle weiteren Fahrzeugkosten in voller Höhe absetzen.

Welche Vorteile hat das gewerbliche Leasing?

Das gewerbliche Leasing bietet nicht nur steuerliche Vorteile, weil Unternehmen ihre Leasingraten als Betriebsausgabe verbuchen können. Das Leasing begünstigt auch die Liquidität von Unternehmen, da der verhältnismäßig hohe Kaufpreis für ein Fahrzeug nicht in einer einzigen Summe aufzubringen ist. Das Leasing ermöglicht daher die Nutzung eines KFZ, ohne einen Kredit aufnehmen zu müssen. Da die Raten über die gesamte Laufzeit in gleicher Höhe angesetzt sind, besteht ein hohes Maß an finanzieller Planungssicherheit. Unternehmen können die Leasingraten als Betriebsausgaben verbuchen und abhängig von der Fahrzeugnutzung im optimalen Fall in voller Höhe von der Steuer absetzen. Zudem können steuerpflichtige Unternehmen die Umsatzsteuer, die in den Leasingraten enthalten ist, im Zuge des Vorsteuerabzugs als geleistete Steuer mit der Umsatzsteuerschuld verrechnen.