Lieferanten verwalten leicht gemacht: 5 Tipps, mit denen du den Überblick behältst

Nicht die Ausgangsrechnungen allein sind für dein Budget entscheidend. Lieferanten verwalten und die Eingangsrechnungen im Blick behalten, das gehört ebenfalls zum guten Liquiditätsmanagement. Darauf solltest du achten.

Lieferanten sind nicht nur die Personengruppen oder Firmen, die dir Dinge bringen wie Druckerpapier oder eine Platte belegter Brötchen für ein Meeting. Lieferanten sind im Grunde all die Personen, die Geld von deinem Unternehmen bekommen. Das ist der Telefondienstleister, der Stromanbieter und ein Subunternehmer, der dir in einem Projekt mit Know-how hilft, dass es in deiner Firma nicht gibt.

Warum du diese Geschäftspartnerinnen, Firmen und Freiberufler verwalten sollst? Damit du den Überblick behältst. Du musst jederzeit abrufen können, wer bis wann noch wie viel Geld von dir erwartet. Wer pünktlich zahlt, hat die Nase vorn und kann gegebenenfalls auch mal Skonto und Rabatte aushandeln. Zufriedene Lieferanten sind die, die dich als zuverlässige Kunden wahrnehmen.

5 Tipps, wie du Lieferanten verwalten solltest

1. Ordne deine Unterlagen. Alle Lieferantenrechnungen gehören abgelegt, damit du sie sowohl für die Steuererklärung als auch, um pünktliche Zahlungen einzuleiten, parat hast.
2. Hast du wirklich alle Eingangsrechnungen von Hand erfasst? Musst du nicht. Wenn du online arbeitest, kannst du Rechnungsdaten importieren lassen. Wo das nicht geht, kannst du Daten auch einscannen und über die Dropbox importieren.
3. Daten zu Kunden und Geschäftspartnern solltest du aktuell halten. Natürlich ist heute nahezu jedes Unternehmen über die Webseite zu finden, dennoch: Nachschlagen kostet Zeit.
4. Wer ist dein Ansprechpartner im Unternehmen? Notiere oder speichere dir Namen und Telefondurchwahlen von Personen, mit denen du bereits zu tun hattest, so dass du sie zuordnen kannst und wiederfindest. Nicht nur deine Kunden, auch Lieferanten und alle anderen Geschäftspartner freut es, wenn du sie auch nach Monaten noch korrekt ansprechen kannst.
5. Denk an deine Aufbewahrungspflicht: Viele Unterlagen aus geschäftlichen Vorgängen müssen für mehrere Jahre gelagert werden. Das gilt nicht nur für deine Ausgangsrechnungen sondern auch für alle übrigen Geschäftsvorgänge. Damit ist zum Beispiel gesichert, dass im Fall einer Steuerprüfung alles nachvollziehbar ist.

Wie funktioniert die Verwaltung von Lieferanten mit einer Buchhaltungssoftware?

Wenn Du mit einer Buchhaltungssoftware arbeitest, dann setzt Du ein CRM ein, um Lieferanten und Lieferantenrechnungen mit ihren Kontaktdaten und weiteren Merkmalen zu verwalten. So hast Du auf Basis der Software und einer dazugehörigen App jederzeit einen Zugriff auf Deine Kontakte unabhängig von Zeit und Ort.

Was ist ein CRM und wie funktioniert es?

Das Kürzel CRM bezeichnet das Customer Relationship Management. Die CRM Software dient als technisches Instrument innerhalb einer Buchhaltungssoftware, um gezielt Prozesse mit Beziehungen, die außerhalb des Betriebs stehen, wie Lieferanten oder Kunden, zu steuern. In Buchhaltungssoftware integrierte CRM ist zumeist einfach strukturiert und stellt dem Nutzer die zentralen Funktionen in der Verwaltung von Lieferanten- und Kundenkontakten zur Verfügung. Die einfache Struktur der CRM innerhalb einer Buchhaltungssoftware ermöglicht eine einfache Bedienung und einen schnellen Überblick sowie einen unkomplizierten Zugriff auf die hinterlegten Daten.

Lieferantenrechnungen verwalten und mehr mit der Lieferantenverwaltung

Eine professionelle Buchhaltungssoftware ist in der Lage, zur Verwaltung von Lieferanten und Kunden Kontaktdaten anzulegen, sowie diese in Gruppen zu erfassen. Darüber hinaus können individuell Währungen, Rabatte oder weitere Besonderheiten angelegt werden. Zu den zentralen Funktionen, die eine Software zur Verfügung stellt, um Lieferanten zu verwalten, gehören:

• Import und Export von Kontaktdaten
• Erfassen von Neukunden und Lieferanten
• Kundenportal
• Anlegen von Besonderheiten, wie Rabatten oder Skonti

Wie importiert und exportiert man Kontakte?

Die Buchhaltungssoftware importiert Kontaktdaten als Datei in den gängigen Formaten CSV oder vCard. Auch der Upload aus Salesforce, Basecamp oder Highrise ist mit einer Software möglich. Für die Funktion Export stellt die Software alle Daten und Dokumente, die sich auf einen Lieferanten oder Kunden beziehen, in verschiedenen Formaten bereit.

Welche Formate werden ausgegeben?

Für den Export können unterschiedliche Exportformate wie CSV und vCard eingesetzt werden. So können die Daten Deiner Lieferanten und Kunden nach dem Export mit Outlook oder Excel bearbeitet oder in HTML Seiten eingebettet werden. vCards können zum Beispiel auch von Mobiltelefonen und PDA verwendet werden. Die Daten können zudem als Anhang für den E-Mail-Versand oder als QR-Code aufbereitet werden. Für den Austausch zwischen Computersystemen bieten sich die Formate XML und JSON.

Was kann die Buchhaltungssoftware noch?

Eine Buchhaltungssoftware verwaltet jedoch nicht nur die Kontaktdaten Deiner Lieferanten und Kunden. Sie kann auch zugehörige Dokumente exportieren, um die Kommunikation zu dokumentieren. So kannst Du Angebote oder Lieferantenrechnungen sowie Dokumente der Korrespondenz ebenso exportieren. Diese können zum Beispiel als steuerlich bedeutsame Dokumente für die Steuererklärung bereit gestellt werden. Die Software exportiert die Unterlagen in das hierfür benötigte DATEV- und Agendaformat. Zudem ist Buchhaltungssoftware in der Lage, Sepa-Dateien für offene Rechnungen mit Lastschrifteinzug zu erstellen, um die Korrespondenz mit dem Bankinstitut zu vereinfachen.

Kundenportal

In einem Kundenportal ermöglichst Du Deinen Kunden einen unmittelbaren Zugriff auf ihre Dokumente, um die elektronische Kommunikation zu verbessern. Mit einem Zugriff auf Rechnungen und Mahnungen reduzierst Du den Verwaltungsaufwand für Deine Buchhaltung.

Rabatte, Skonti und andere Besonderheiten

Individuelle Absprachen oder Abwicklungsroutinen kannst Du mit einer Software einfach umsetzen. So kannst Du zum Beispiel verschiedenen Lieferanten unterschiedliche Zahlungsmodalitäten, wie zum Beispiel Skonti zuweisen oder Kunden individuell vereinbarte Rabatte gewähren. Auch unterschiedliche Währungen für die Kaufabwicklung mit bestimmten Lieferanten können in einer Buchhaltungssoftware automatisch eingestellt werden, um die Abwicklung zu vereinfachen.

Warum eine App zur Lieferantenverwaltung helfen kann

Mit einer App kannst Du Deine Lieferantendaten auch von unterwegs aus verwalten. Sie eignet sich besonders gut für Geschäftstermine, in denen Informationen über bestimmte Lieferanten erforderlich werden. Mit der App hast Du jederzeit Zugriff auf die Lieferantenverwaltung.

Erweiterung des Artikels von Christine Olbrich