Finanzen   13.3.2019

Das Lieferdatum auf einer Rechnung: Korrekte Angaben bei längeren Leistungszeiträumen und Vorauszahlungen

Zu den Pflichtangaben einer Rechnung gehört neben weiteren Angaben auch das Lieferdatum, denn es zeigt an, auf welche Lieferung oder Leistung sich Deine Rechnung genau bezieht. Wenn Unternehmen zum Beispiel oft dieselbe Ware oder Dienstleistung an den gleichen Kunden bringen, dann gibt das Lieferdatum auf einer Rechnung eine genaue Auskunft darüber, welche Lieferung oder Leistung abgerechnet wird. Das Lieferdatum dient vor allem dann als Kennzeichnung einer Ware oder Leistung, wenn Du eine Vorkasse Rechnung stellst. Welche Besonderheiten Du hinsichtlich des Lieferdatums zum Beispiel bei einer Rechnung mit mehreren Positionen unterschiedlicher Lieferzeiten oder einer Rechnungsstellung bei Vorkasse beachten musst, erfährst Du hier.

  1. Was bedeutet das Leistungs- oder Lieferdatum auf einer Rechnung?
  2. Wie rechnet man mehrere Lieferdaten in einer Rechnung ab?
  3. Was ist das Leistungsdatum?
  4. Wie rechnest Du noch nicht erbrachte Leistungen ab?
  5. Was bedeutet Vorkasse Rechnung?
  6. Rechnungslieferdatum bei Vorkasse – Pflichtangaben?
  7. Wie funktioniert die Vorkasse Rechnung? – Proformarechnung
  8. Proformarechnung und Vorsteuerabzug
  9. Vorkasse Rechnung: Was muss rein?
  10. Lieferdatum nach Zahlungseingang – Was steht in der Endrechnung?
Lieferdatum auf einer Rechnung

Die Pflichtangaben für Rechnungen kennst Du bestimmt. Doch wie gibst Du das Lieferdatum auf einer Rechnung in Sonderfällen (Vorkasse o.Ä.) an? (Bild © fotolia.de)

Was bedeutet das Leistungs- oder Lieferdatum auf einer Rechnung?

Das Leistungs- oder Lieferdatum bezeichnet einen festen Zeitpunkt, an dem ein Unternehmen eine Ware geliefert oder eine Dienstleistung erbracht hat. Der Tag, an dem die Lieferung oder Leistung erfolgt, ist das so genannte Leistungs- oder Lieferdatum oder der Leistungs- oder Lieferzeitpunkt. Warenbestellungen im Internet erhalten als Lieferdatum den Zeitpunkt, an dem der Verkäufer die Ware an den Lieferanten übergibt. Das Lieferdatum ist für das leistende Unternehmen ein Nachweis darüber, dass die Ware oder Leistung auch tatsächlich geliefert oder erbracht wurde. Der Kunde erfährt durch die Angabe des Leistungs- und Lieferzeitpunktes, wann die reguläre Zahlungsfrist beginnt. Auch die Fristen für einen Umtausch oder eine Rückgabe beziehen sich auf das Lieferdatum einer Ware oder auf den Zeitpunkt der Leistung. 

Warum ist das Leistungs- oder Lieferdatum eine Pflichtangabe?

Das Leistungs- oder Lieferdatum auf einer Rechnung ist ein Merkmal, das den den Abrechnungsgegenstand genau bezeichnet. Nicht nur die Angabe der Art der Ware oder Leistung mit Menge oder Ausführung dient dazu, die Rechnung genau auf eine bestimmte Lieferung oder Leistung zu beziehen. Auch der Zeitpunkt, wann die Leistung oder Lieferung erfolgt, grenzt den Abrechnungsgegenstand noch einmal genau ein. Denn es ist durchaus möglich, dass Dein Unternehmen an den gleichen Kunden öfter dieselbe Ware liefert oder dieselbe Leistung ausführt. Der Leistungs- oder Lieferzeitpunkt dient dazu, die Rechnung einer ganz bestimmten Lieferung oder Leistung zuzuordnen. Damit stellst Du sicher, dass eine Ware oder eine Dienstleistung nicht zweimal abgerechnet wird. Darüber hinaus sorgt die Angabe des Datums auch dafür, dass eine Leistung oder Lieferung nicht übersehen wird und in eine Abrechnung einfließt. 

Wie rechnet man mehrere Lieferdaten in einer Rechnung ab?

Rechnungen, die Du für Stammkunden schreibst, können sich auf Positionen beziehen, die Du zu unterschiedlichen Zeiten erstellt hast. Zum Beispiel hast Du innerhalb des Zeitraums, auf den sich Deine Rechnung bezieht, an mehreren verschiedenen Projekten gearbeitet. Oder Dein Unternehmen hat dem Kunden mehrere Lieferungen an verschiedenen Lieferdaten geschickt. In diesen Fällen kannst Du zum Beispiel den Kalendermonat als Leistungs- oder Lieferzeitraum angeben. Auch wenn der Abrechnungszeitraum nicht genau einen Monat, sondern zum Beispiel bestimmte Kalenderwochen oder einfach einen durch Kalenderdaten festgelegten Zeitraum umfasst, kannst Du diesen als Lieferzeitraum angeben. So kann zum Beispiel ein Lieferzeitraum zwischen dem 23. Mai bis 15. August angegeben sein. Innerhalb dieses Zeitraums hast Du mehrere Warenlieferungen erbracht, die Du mit Deiner Rechnung abrechnest. Bei mehreren Lieferterminen musst Du nicht für jeden Einzelposten auf Deiner Rechnung eine genaue Datumsangabe machen. Auch durch die Angabe eines Lieferzeitraums erfüllst Du die Anforderungen an eine korrekt ausgestellte Rechnung. 

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Wenn die Leistung länger dauert – Was ist das Leistungsdatum?

Als Leistungsdatum einer Rechnung gilt in der Regel der Tag, an dem eine vereinbarte Leistung vollständig erbracht und damit erfüllt wurde. Hast Du für Deine Dienstleistung zum Beispiel drei Tage gebraucht, dann kannst Du als Leistungsdatum den Tag angeben, an dem Du die Leistung zu Ende gebracht hast. Erfordert die Fertigstellung einer Dienstleistung einen längeren Zeitraum, wie zum Beispiel mehrere Wochen oder Monate, dann kannst Du anstatt des Begriffs Leistungsdatum auch Leistungszeitraum angeben. Der Leistungszeitraum bezeichnet einen längeren Zeitraum, auf den sich Deine Abrechnung bezieht. Bei Dienstleistungen oder Werkleistungen, die sich über einen längeren Zeitraum hinziehen, ist es üblich, dass Unternehmen einen oder mehrere Teile ihrer Rechnung im voraus stellen.

Wie rechnest Du noch nicht erbrachte Leistungen ab?

Eine Rechnung kann sich auch auf Leistungen oder Waren beziehen, die noch nicht erstellt oder noch nicht geliefert wurden. Diese Abrechnungen werden mit dem Begriff der so genannten Vorkasse Rechnung bezeichnet. In einer Vorkasse Rechnung kann jedoch kein Liefertermin oder Leistungsdatum angegeben werden. Denn ohne den Abschluss einer Dienst- oder Werkleistung kann ebenso wie ohne einer erfolgten Warenlieferung noch kein Leistung- oder Lieferdatum vorliegen.

Was bedeutet Vorkasse Rechnung? – Rechnungsdatum vor Lieferdatum 

Wenn Du eine Rechnung stellst, noch bevor die Leistung oder Lieferung erfolgt ist, dann rechnest Du mit einer Vorkasse Rechnung ab. Der Vorkasse Rechnung liegt zugrunde, dass die Rechnungsstellung vor Lieferung möglich ist. Die Vorkasse Rechnung stellt demnach eine vertragliche Vereinbarung in Rechnung, noch bevor das leistende oder liefernde Unternehmen seinen Teil des Vertrags erfüllt hat. Dabei erhebt sich die Frage nach dem Lieferdatum, das nach den Vorgaben des Gesetzgebers in der normalen Rechnung als eine Pflichtangabe enthalten sein muss.

Rechnungslieferdatum bei Vorkasse – welche Pflichtangabe musst Du machen?

Der Gesetzgeber hat in seinen Vorgaben über die Pflichtangaben in einer Rechnung auch bedacht, welches Lieferdatum bei Vorauszahlung anzugeben ist. Die Ausführungen zu den Pflichtangaben auf einer normalen Rechnung findest Du im Umsatzsteuergesetz, . Im Absatz vier gibt der Gesetzgeber an, dass der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung als Pflichtangabe in einer Rechnung stehen muss. Als Ausnahme von dieser Regelung gilt der Fall, den das Umsatzsteuergesetz im gleichen Artikel im nachfolgenden Absatz beschreibt. Dort führt das Gesetz die Regelungen dafür aus, wenn ein Unternehmer ein Entgelt oder einen Teil des Entgelts für eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder Leistung erhält.

Wie funktioniert die Vorkasse Rechnung? – Proformarechnung bei Vorkasse

Eine Vorkasse Rechnung musst Du mit Deinem Kunden bereits im Vorfeld vereinbaren. Denn mit der Vorkasse Rechnung stimmt Dein Kunde zu, dass er Deine Lieferung oder Leistung bezahlt, noch bevor er diese erhält. Dein Kunde räumt Dir mit seiner Vorauszahlung einen Kredit ein, der Dich zu einer Leistung oder Lieferung zu einem späteren Zeitpunkt verpflichtet. Im Zuge der Vereinbarung stellst Du Deinem Kunden eine Proformarechnung aus. Mit der Proformarechnung (z.B. bei Vorkasse) übermittelst Du Deinem Kunden einen Beleg für seine Zahlung und gibst gleichzeitig an, welche Verpflichtung Du noch auszuführen hast. Auch für die Proformarechnung bei Vorkasse musst Du laut Umsatzsteuergesetz die üblichen Pflichtangaben auf der Rechnung ausführen.

Welche Zeitpunkte musst Du berücksichtigen? – Rechnungslieferdatum bei Vorkasse

  • Zeitpunkt Rechnungsstellung – Rechnung Vorkasse
    Das Umsatzsteuergesetz berücksichtigt die Möglichkeit, dass Du für noch nicht ausgeführte Leistungen oder Lieferungen eine Vorkasse Rechnung stellen kannst. Deine Vorkasse Rechnung stellst Du zu dem Zeitpunkt, nachdem Du die Zahlung erhalten hast und noch bevor Du Deine Leistung oder Lieferung erbringst. 
  • Zeitpunkt Zahlungseingang
    Rechnet Dein Unternehmen eine Leistung oder Lieferung noch vor ihrer Erfüllung ab, dann musst Du auf Deiner Vorkasse Rechnung den Zeitpunkt angeben, an dem Du die Zahlung oder eine Teilzahlung erhalten hast. Im Voraus kannst Du Deine Rechnung daher nur dann stellen, wenn der Zeitpunkt der Zahlung entweder bereits erfolgt ist oder zumindest bereits feststeht. Das Rechnungsdatum Deiner Vorkasse Rechnung darf dabei nicht mit dem Zahlungszeitpunkt zusammenfallen. 
  • Zeitpunkt zukünftige Leistung oder Lieferung
    Die Vorkasse Rechnung muss daher entweder vor oder nach dem Zahlungseingang erstellt werden. Da die Leistung oder Lieferung noch nicht erfolgt ist, kannst Du in einer Vorkasse Rechnung hierzu kein Datum angeben. Du hast jedoch die Möglichkeit, in einer Vorkasse Rechnung einen vereinbarten Leistungs- oder Lieferzeitpunkt anzugeben, der noch in der Zukunft liegt. 

Proformarechnung Vorsteuerabzug – Umsatzsteuer in der Vorkasse Rechnung

Da bei einer Proformarechnung bei Vorkasse der genaue Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung noch nicht angegeben werden kann, ist auch die Behandlung der Umsatzsteuer zu klären. Denn in der Regel entscheidet der Zeitpunkt der Leistung darüber, wann genau die Umsatzsteuerschuld entsteht. Und der Entstehungszeitpunkt der Umsatzsteuerschuld führt bei bilanzierenden Unternehmen dazu, dass die Steuer abzuführen ist. Bilanzierende Unternehmen fallen unter die so genannte Soll Versteuerung. Bei Unternehmen, die eine EÜR erstellen, fällt die Entstehung der Umsatzsteuerschuld hingegen erst mit dem Zahlungseingang zusammen. Unternehmen, die eine EÜR erstellen, fallen unter die so genannte Ist Versteuerung. Aufgrund der Unterschiede zwischen Soll und Ist Versteuerung erhebt sich die Frage, wie mit der Umsatzsteuer und mit dem Vorsteuerabzug aus einer Vorkasse Rechnung umzugehen ist. 

  • Soll Versteuerung – Umsatzsteuerschuld
    Umsatzsteuereinnahmen aus einer Vorkasse Rechnung musst Du erst dann an das Finanzamt abführen, wenn Dein Kunde tatsächlich bezahlt hat. 
  • Ist Versteuerung – Umsatzsteuerschuld
    Für Unternehmen mit Ist Versteuerung gilt der Grundsatz, dass Umsatzsteuer immer erst dann an das Finanzamt abgeführt werden muss, wenn sie auch vereinnahmt wurde. 

Was gilt für die Geltendmachung bezahlter Steuer? – Proformarechnung Vorsteuerabzug

Unabhängig davon, ob Dein Unternehmen unter die Soll oder Ist Versteuerung fällt, darfst Du die Vorsteuer aus Lieferantenrechnungen erst dann abziehen, wenn Du die Rechnungssumme bezahlt hast. Das gilt auch für die Vorkasse Rechnung. Bezahlst Du mit dem Rechnungsbetrag einer Vorkasse Rechnung auch die enthaltene Mehrwertsteuer, dann kannst Du diese als bezahlte Vorsteuer von Deiner Umsatzsteuerschuld abziehen. Dabei kannst Du die bezahlte Vorsteuer  in dem Abrechnungszeitraum mit Deiner Umsatzsteuerschuld verrechnen, in dem Du die Rechnung bezahlt hast.

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Vorkasse Rechnung: Was muss in den Text?

  • Pflichtangaben der Rechnung
    Grundsätzlich muss eine Vorkasse Rechnung genauso aussehen, wie eine normale Rechnung auch. Auf der Vorkasse Rechnung musst Du dieselben Pflichtangaben machen, wie auf der Endabrechnung und allen anderen Rechnungen. 
  • Titelangabe
    Eine Vorkasse Rechnung solltest Du auch als solche ausweisen. Sie sollte daher den Titel „Vorkasse Rechnung“ oder „Rechnung Vorkasse“ tragen.
  • Datum Zahlungseingang
    Auf Deiner Vorkasse Rechnung musst Du den Zeitpunkt des Zahlungseingangs nennen. 
  • Lieferung oder Leistung nicht erbracht
    Deine Vorkasse Rechnung muss angeben, dass die Leistung oder Lieferung noch nicht erbracht wurde. 
  • Vereinbarter Lieferungs- oder Leistungszeitpunkt
    Da die Lieferung oder Leistung noch nicht erfolgt ist, kannst du hierfür kein Datum angegeben. Dahingegen kannst Du ein vereinbartes Leistungs- oder Lieferdatum auf einer Rechnung oder einen vereinbarten Zeitraum angeben. 
  • Mehrwertsteuer
    In Deiner Vorkasse Rechnung weist Du einen Mehrwertsteuerbetrag aus und gibst auch den Steuersatz an. So kann Dein Kunde die bezahlte Vorsteuer Deiner Vorkasse Rechnung in seiner Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen. 

Lieferdatum nach Zahlungseingang – Was steht in der Endrechnung?

Hast Du eine Vorkasse Rechnung gestellt, um nur einen bestimmten Teil einer Leistung oder Lieferung abzurechnen, dann muss nach der letzten Lieferung oder nach Fertigstellung einer Leistung eine Endabrechnung erfolgen. Im Umsatzsteuergesetz geht der Gesetzgeber auch auf die Formgebung der Endrechnung ein. Wenn Dein Unternehmen nach erfolgter Leistung oder Lieferung seine Endrechnung stellt, dann muss diese die vereinnahmten Vorauszahlungen anzuführen. Da die Endabrechnung nach erfolgter Leistung oder Lieferung gestellt wird, gibst Du auf dieser schließlich das tatsächliche Leistungs- oder Lieferdatum, beziehungsweise den Leistung- oder Lieferzeitraum an. 

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