Lohnbuchhaltung – Alles was du wissen musst

Die Buchhaltung verpflichtet jeden Unternehmer, alle Geschäftsvorfälle seines Betriebes zu erfassen und zu archivieren. Dabei stellt die Lohnbuchhaltung einen wichtigen Bestandteil der allgemeinen Buchhaltung von Unternehmen dar, die Mitarbeiter beschäftigen. Die allgemeine Buchhaltung unterliegt gesetzlichen Vorschriften, die von den Unternehmen genau einzuhalten sind. Auch für die Lohnbuchhaltung hat der Gesetzgeber Regelungen vorgegeben, die bei ihrer Handhabung berücksichtigt werden müssen. Welche Aufgaben die Lohnbuchhaltung mit sich bringt, erfährst Du hier. 

1. Was ist unter Lohnbuchhaltung zu verstehen?
2. Welche Aufgaben umfasst die Lohnbuchhaltung?
3. Welche Gesetze gelten?

Was ist unter Lohnbuchhaltung zu verstehen?

Die Lohnbuchhaltung hat die Aufgabe, die Löhne und Gehälter von Mitarbeitern zu berechnen, zu erfassen und zu buchen. Als Bestandteil der regulären Betriebsbuchhaltung ist die Lohnbuchhaltung für alle Unternehmer, die Mitarbeiter beschäftigen, gesetzlich verpflichtend. Bei der Berechnung der Arbeitsentgelte müssen die gesetzlichen und individuellen Abzüge berücksichtigt werden. Die Lohnbuchhaltung muss sowohl den Netto- und Bruttolohn der Mitarbeiter für einen bestimmten Abrechnungszeitraum ermitteln, als auch die Ergebnisse der Lohnabrechnung als Basis für die Betriebsbuchhaltung bereitstellen. Zu den Belegen, die im Rahmen der Lohnbuchhaltung zu erstellen und aufzubewahren sind, gehören neben den Abrechnungen zum Beispiel Arbeitsverträge, Stundenzettel oder Zeitkarten. 

Welche Aufgaben umfasst die Lohnbuchhaltung?

Lohnbuchhalter müssen über umfangreiche Kenntnisse in den Bereichen Lohnsteuerrecht, Sozialversicherungsrecht und Arbeitsrecht verfügen. In der Praxis müssen Lohnbuchhalter die folgenden Aufgaben ausführen:

Anlage und Pflege von Personalstammdaten

Die Lohnbuchhaltung erfasst die Daten für jeden einzelnen Mitarbeiter gesondert und legt diese in einem eigenen Datensatz an. Dabei müssen bestimmte individuelle Daten für jeden Mitarbeiter aufgenommen und eingepflegt werden. Dazu gehören:

• Vollständiger Name
• Geburtsdatum
• Wohnort und vollständige Adresse
• Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
• Freibetrag für Lohnsteuerabzug
• gegebenenfalls Kriterien für die Lohnsteuerbefreiung
• Vorsorgefreibetrag

Für jeden Mitarbeiter erhält die Lohnbuchhaltung die erforderlichen Daten über die Plattform ELStAM, eine Datenbank des Bundeszentralamts für Steuern. Arbeitnehmer müssen sich hierfür bei der Datenbank anmelden und dort ihre Daten eingeben, damit sie für die Lohnbuchhaltung bei der Erstellung des Lohnkontos abrufbar sind. 

Erstellung und Führen von Lohnkonten

Bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters legt die Lohnbuchhaltung ein eigenes Lohnkonto an. Neben den Personendaten müssen die Lohnkonten weitere Informationen über den Mitarbeiter enthalten, die für die Berechnung von Steuern und Sozialabgaben eine Bedeutung haben. Daher müssen die Lohnkonten über die Stammdaten hinaus die folgenden Aufzeichnungen aufnehmen:

• Zeitraum der Lohnzahlung
• Tag der Lohnzahlung
• Ausgezahlter Lohn unter Berücksichtigung von Barauszahlungen und Sachbezügen
• einbehaltene Lohnsteuer
• gegebenenfalls steuerfreie Auszahlungen
• Sonderzahlungen wie zum Beispiel Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld
• Eventuell Bezüge mit Pauschalbesteuerung
• Entgeltfortzahlungen während des Mutterschutzes oder einer Krankheit
• Ermittlung und Abrechnung der Lohnbezüge für die Mitarbeiter

Anhand der vorhandenen Daten ermittelt die Lohnbuchhaltung die Netto- und Bruttobezüge jedes einzelnen Mitarbeiters. Bei der Ermittlung muss die Lohnbuchhaltung die anfallenden Lohnsteuern und Lohnnebensteuern sowie die Sozialversicherungsbeiträge errechnen und gesondert ausweisen. Die Ausweisung der einzelnen Bestandteile des Lohns zusammen mit dem Nettolohn, der an den Mitarbeiter ausbezahlt wird, sowie mit den Steuern und Sozialabgaben, die abgeführt werden, erfolgt auf den Entgeltabrechnungen, die dem Mitarbeiter monatlich ausgehändigt werden. Die Angaben, die die Entgeltabrechnungen enthalten müssen, sind in der Entgeltbescheinigungsverordnung genau ausgeführt. 

Erstellung von Buchungsbelegen zum Datenaustausch für die Finanzbuchhaltung

Da die Finanzbuchhaltung über die Ausgaben, die die Lohnbuchhaltung geleistet hat, genaue Informationen benötigt, stellt diese die entsprechenden Belege bereit. So werden die Belege für die Anweisung der Löhne und Gehälter an die Mitarbeiter sowie die Zahlungen, die an das Finanzamt und an die Versicherungsträger geleistet wurden, für die Finanzbuchhaltung aufbereitet und an sie weitergeleitet.

Erfüllung der gesetzlich vorgegebenen Meldepflichten – Welche Meldungen sind vorzunehmen?

Der Lohn, den Unternehmen an ihre Mitarbeiter ausbezahlen, muss regelmäßig an verschiedene Behörden und Institutionen gemeldet werden. Dazu gehören zum Beispiel die Meldung des Mitarbeiters beim Finanzamt mit der Lohnsteueranmeldung, die Nachweise für die Beitragszahlungen an die Krankenkasse, der der Mitarbeiter angehört oder die DEÜV Meldungen. Die DEÜV Meldungen sind verpflichtende Informationen an die Krankenkassen, Pflegekassen und Rentenversicherungen über die Mitarbeiter, die Unternehmen mitteilen müssen. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass Arbeitgeber die Sozialabgaben für alle Mitarbeiter leisten. 

Die folgenden Sozialversicherungsträger müssen bis zum ersten Arbeitstag über die Beschäftigung eines Mitarbeiters eine Meldung durch die Lohnbuchhaltung erhalten:

• Arbeitslosenversicherung
• Rentenversicherung
• Krankenversicherung
• Unfallversicherung
• Pflegeversicherung

Behandlung der Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträge

Die Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträge muss die Lohnbuchhaltung monatlich an das Finanzamt sowie an die Versicherungsträger ausbezahlen. Bei Beschäftigungsende meldet die Lohnbuchhaltung den betroffenen Mitarbeiter bei den Versicherungsträgern ab.

Lohnsteuermeldung an das Finanzamt

Während der Beschäftigung eines Arbeitnehmers muss die Lohnbuchhaltung die ermittelten Steuern und den Solidaritätszuschlag monatlich an das Finanzamt melden und ausbezahlen. Die Übermittlung der Meldung erfolgt über die Onlineplattform ELSTER, wo die Formulare hierfür bereitstehen und online ausgefüllt werden. 

Beitragsmeldung an die Sozialversicherungsträger

Bis zum Arbeitsantritt muss die Lohnbuchhaltung nicht nur die Versicherungsträger informieren, sondern auch die ermittelten Beiträge melden. Neben den ermittelten Beiträgen für die Kranken- und Pflegeversicherung, die Rentenbeiträge sowie zur Unfall- und Arbeitslosenversicherung muss die Lohnbuchhaltung auch die Kosten ermitteln, die im Falle einer Erkrankung als Lohnfortzahlung ausbezahlt werden müssen. Die Lohnbuchhaltung muss darüber hinaus dafür sorgen, dass alle Beiträge rechtzeitig an die verschiedenen Versicherer ausgezahlt werden. 

Welche Aufgaben gehen mit einem Beschäftigungsende einher?

Mitteilung an das Finanzamt

Die Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses ist umgehend durch die Lohnbuchhaltung an das Bundeszentralamt für Steuern zu melden. Die Meldung hat über die Onlineplattform ELSTER zu erfolgen. Dort ist die Abmeldeliste zu verwenden, die alle notwendigen Informationen über die Abmeldung aufnimmt. Die Abmeldung hat zwingend zu erfolgen, damit die Daten des betroffenen Mitarbeiters auf der Plattform ELStAM für einen neuen Arbeitgeber abrufbar sind. 

Mitteilung an die Krankenversicherung

Darüber hinaus ist beim Austritt eines Mitarbeiters aus dem Betrieb auch dessen Krankenkasse zu informieren. Der Arbeitnehmer muss jedoch bis zum Ende der Fristen aus dem Arbeitsvertrag durch das Unternehmen weiter krankenversichert bleiben. Wird das Arbeitsverhältnis innerhalb einer Lohnfortzahlungsfrist im Krankheitsfall beendet, dann muss die Lohnbuchhaltung die Krankenversicherungsbeiträge bis zum Ablauf der Entgeltfortzahlungsfrist weiterhin ausbezahlen. 

Aufgaben der Lohnbuchhaltung zum Jahresende

Lohnsteuerjahresausgleich gegenüber dem Finanzamt

Unternehmen, die am Ende eines Kalenderjahres mindestens zehn Mitarbeiter beschäftigen, stellen weitere Herausforderungen an die Lohnbuchhaltung. Denn sie müssen einen Lohnsteuerjahresausgleich durchführen. Betrieben, in denen weniger als zehn Arbeitnehmer arbeiten, steht es hingegen frei, einen Lohnsteuerjahresausgleich für ihre Mitarbeiter zu erstellen. Dabei müssen die ausgezahlten Lohnsteuern für die Mitarbeiter am Jahresende mit der Jahreslohnsteuertabelle abgeglichen werden. Ergeben sich Differenzen aus dem Abgleich, dann sind diese auszugleichen. Zum Beispiel können Einmalzahlungen an Mitarbeiter oder ein verändertes Gehalt zu entsprechenden Differenzen führen, die die Lohnbuchhaltung im Rahmen des Lohnsteuerjahresausgleichs beheben muss. 

Jahresmeldungen an Versicherungsträger

Die Lohnbuchhaltung muss am Jahresende das beitragspflichtige Jahresentgelt der einzelnen Mitarbeiter an die Krankenkassen mitteilen. Das Jahresentgelt muss zudem zusammen mit den geleisteten Arbeitsstunden innerhalb des Jahres an die Berufsgenossenschaften übermittelt werden, damit diese die Beiträge für die gesetzliche Unfallversicherung berechnen können.

Welche Gesetze gelten für die Lohnbuchhaltung?

Für die Lohnbuchhaltung gelten alle gesetzlichen Vorgaben, die auch für die allgemeine Buchhaltung Rechtskraft haben. Dazu gehören die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung GoB, die das Handelsgesetzbuch als verpflichtend bezeichnet, sowie die GoBD für die elektronische Buchhaltung, die das Bundesministerium für Finanzen in Form einer Verordnung ausgegeben hat. 

Darüber hinaus hat die Lohnbuchhaltung jedoch auch besondere gesetzliche Vorgaben zu beachten, die die Behandlung von Mitarbeiterdaten und deren Gehälter sowie die Lohnsteuer betreffen. Die gesetzlichen Regelungen, die insbesondere für die Lohnbuchhaltung Bedeutung haben, finden sich im Einkommensteuergesetz EStG sowie in der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung LStDV. Darüber hinaus muss die Lohnbuchhaltung die Entgeltbescheinigungsverordnung EBV beachten. 

Welche Vorgaben macht das Einkommensteuergesetz?

Das Einkommensteuergesetz EStG gilt als die Rechtsgrundlage für die Lohnsteuer, die von der Lohnbuchhaltung für jeden Mitarbeiter zu ermitteln und abzuführen ist. Im Einkommensteuergesetz finden sich von § 38 EStG bis hin zum § 42g EStG die gesetzlichen Vorgaben, die die Handhabung der Lohnsteuer durch die Lohnbuchhaltung betreffen. Neben weiteren finden sich in den Gesetzestexten beispielsweise Ausführungen über: 

• Erhebung der Lohnsteuer
• Höhe der Steuer
• Lohnsteuerabzugsmerkmale, wie zum Beispiel die Anzahl der Kinderfreibeträge oder die Steuerklassen
• Freibetrag und Hinzurechnungsbetrag
• Einbehaltung der Lohnsteuer
• Verfahren zur Bildung und Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale
• Pauschalierung von Lohnsteuer in besonderen Fällen
• Pauschalierung der Lohnsteuer für Teilzeitbeschäftigte und geringfügig Beschäftigte
• Aufzeichnungspflichten
• Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer
• Abschluss des Lohnsteuerabzugs bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• Änderungen des Lohnsteuerabzugs
• Haftung des Arbeitgebers für die Lohnsteuer
• Lohnsteuerjahresausgleich
• Lohnsteueraußenprüfung

Was bestimmt die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung LStDV?

Die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung beschreibt das Verhältnis zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern und macht Aussagen darüber, welche Einnahmen, die einem Arbeitnehmer zufließen, zum gesetzlichen Arbeitslohn gehören. Darüber hinaus trifft die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung im §4 LStDV genaue Aussagen über das Führen des Lohnkontos sowie über die Aufzeichnungen, die die Lohnbuchhaltung für jede Lohnabrechnung zu erstellen hat. Zudem gibt die LStDV vor, welche Aufzeichnungs- und Mitteilungspflichten die Lohnbuchhaltung im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung zu erfüllen hat. 

Welche Pflichten gehen mit der GoB und GoBD einher?

Die Lohnbuchhaltung muss die Aufzeichnungen, die sie über die einzelnen Mitarbeiter erstellt hat, aufbewahren. Denn die Aufzeichnungen mit Personal- und Lohnkonten müssen jederzeit für eine Überprüfung verfügbar sein. Dabei gelten Aufbewahrungsfristen von jeweils sechs und zehn Jahren für die unterschiedlichen Unterlagen. 

Sechs Jahre Aufbewahrungsfrist

• Lohnkonten
• Reisekostenabrechnungen
• Arbeitszeitlisten
• Fahrtenbücher
• Freistellungsbescheinigungen

Zehn Jahre Aufbewahrungsfrist

• Lohnlisten
• Lohnabrechnungen
• Lohnbelege über Auszahlungen
• Lohnsteueranmeldungen, sowie
• Belege für bar ausgezahlten Lohn

Die Daten der einzelnen Mitarbeiter in den Personalkonten und Lohnkonten sind in einer Weise zu erfassen und zu behandeln, damit sie die Vorgaben der GoB und GoBD erfüllen. Insbesondere ist dafür zu sorgen, dass die Daten nicht im Nachhinein verändert werden können. Sie müssen zudem jederzeit verfügbar aufbewahrt werden und ihre Lesbarkeit über den gesamten Zeitraum der Archivierung behalten. 

Was besagt die Entgeltbescheinigungsverordnung?

Die gesetzlichen Vorgaben über die Lohnabrechnung finden sich in der Entgeltbescheinigungsverordnung EBV, die auf die Gewerbeordnung § 108 GewO zurückgeht. Laut der EBV müssen Arbeitgeber die folgenden Angaben in der Lohnabrechnung machen:

• Namen und Anschrift des Arbeitgebers
• Namen und Anschrift und Geburtsdatum des Mitarbeiters
• Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters
• Datum des Beschäftigungsbeginns
• bei Beschäftigungsende in der letzten Lohnabrechnung das Datum des Austritts
• Abrechnungszeitraum 
• Anzahl der enthaltenen Steuertage und Sozialversicherungstage
• Steuerklasse
• Zahl der Kinderfreibeträge 
• Kirchensteuerabzug
• Steuerfreibeträge oder Steuerhinzurechnungsbeträge
• Steuer-Identifikationsnummer
• Beitragsgruppenschlüssel

Darüber hinaus muss jede Lohnabrechnung das Entgelt des Mitarbeiters in den einzelnen Bestandteilen seiner Zusammensetzung darstellen:

• Bezeichnung mit Betrag sämtlicher Bezüge und Abzüge
• Saldo der Bezüge und Abzüge mit steuerpflichtigem Arbeitslohn
• Gesamtbruttoentgelt
• Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag
• Arbeitnehmerbeiträge zur Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung
• Nettoentgelt als Differenz aus Gesamtbruttoentgelt und den Abzügen
• Arbeitgeberzuschuss zu den Sozialversicherungsbeiträgen
• Auszahlungsbetrag

Zudem muss die Lohnbuchhaltung bei der Ermittlung des Gesamtbruttoentgelts diejenigen Werte berücksichtigen und angeben, die das Entgelt erhöhen oder mindern, wie zum Beispiel Arbeitgeberleistungen, die der Mitarbeiter trägt oder geldwerte Vorteile.