Organisation   28.2.2018

Lohnt sich ein ERP-System für mein Unternehmen?

Ein ERP-System ist eine Software, die ein Unternehmen unterstützt, Geschäftsprozesse effizienter abzuwickeln. Dabei hilft die Software insbesondere die Professionalität zu steigern, wenn die Mitarbeiterzahlen und die Komplexität des Unternehmens steigen. Viele kleine und mittelständische Unternehmen verwenden bereits ein ERP-System. Dabei kommen einige Gesichtspunkte besonders zum Tragen.

Buchhaltung im Unternehmen erledigen

Unternehmen, die ihre Buchhaltung inhouse erledigen möchten, brauchen eine leistungsstarke Software. Dabei ist es sinnvoll, nicht einfach eine Buchhaltungssoftware anzuschaffen, sondern gleich ein ERP-System. Die Buchhaltungssoftware ist in ihrer Funktionalität stark eingeschränkt, im Gegensatz zu einer umfangreichen ERP-Software, die zum jeweiligen Unternehmen passt.

Mithilfe eines ERP-Systems, also einer Software, laufen Geschäftsprozesse viel effizienter ab.

Lohnt sich ein ERP-System für mein Unternehmen? Ja, denn strukturierte Abläufe erhöhen nicht nur die Effizienz, sondern auch das Image nach außen.

Die Zahl der Mitarbeiter steigt

In einem kleinen Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern ist es möglich, zu jedem Mitarbeiter Kontakt zu pflegen, sich auszutauschen, Anweisungen zu geben, nachzufragen oder Feedback einzuholen. Wie weit ein Unternehmer in der Lage ist, dies noch bei steigender Mitarbeiterzahl zu bewerkstelligen, hängt von jedem Einzelnen ab. Jedoch gibt es eine Grenze, das können 25, 50 oder 100 Mitarbeiter sein, ab der es einfach nicht mehr möglich, jeden Tag mit jedem Mitarbeiter mehr als nur Smalltalk zu halten. Hier kann ein ERP-System den Unternehmer unterstützen.

Wissen und Know-how dezentralisieren

Mit der Mitarbeiterzahl steigen gleichzeitig dezentrales Wissen und Know-how im Unternehmen. Der Geschäftsführer oder der Unternehmer kann nicht mehr über jedes kleine Detail informiert sein. Das Detailwissen haben jetzt die Mitarbeiter. Wenn nun ein guter Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, geht in den meisten Fällen auch sein Wissen verloren. Ein Beispiel dafür ist der Vertrieb. Vertriebsmitarbeiter kennen ihre Kunden bis ins Detail, was nach längerem und regelmäßigem Kundenkontakt nicht verwunderlich ist. Damit dieses Wissen dem Unternehmen erhalten bleibt, lässt sich ein ERP-System einsetzen, das ein CRM beinhaltet, also ein Customer-Relationship-Management. So bleibt das Wissen dauerhaft im Unternehmen.

Erhöhte Effizienz

Wenn alle mit vollem Einsatz arbeiten, die Ergebnisse dennoch zu wünschen übriglassen, kann es daran liegen, dass ein System fehlt. Prozesse werden mit der Zeit immer komplizierter und damit zeitintensiv und ineffektiv. Die Mitarbeiter machen Notizen auf Zetteln, Unterlagen sind zigmal vorhanden und liegen in verschiedenen Ordnern. Die Terminplanung ist ineffektiv bis nicht vorhanden, wodurch ein Termin auch mal vergessen wird. Am Ende kennt sich keiner mehr aus. Hier gilt es mithilfe eines ERP-Systems effiziente Prozesse zu entwickeln und zu etablieren. Das spart Zeit und Geld, steigert die Produktivität und verbessert das Image.

Mehr Professionalität

Wenn Mitarbeiter einen Termin vergessen, die falsche Ware ausliefern, falsche Preise auf die Rechnung schreiben oder allgemein die Fehlerquote im Unternehmen sehr hoch ist, macht das nach außen einen sehr schlechten Eindruck. Das Unternehmen wirkt auf andere unprofessionell. Ein Unternehmen erfolgreich zu führen, ist heutzutage keine leichte Aufgabe. Wettbewerb und Preisdruck sind hoch. Jeder will Qualität liefern, aus dem Unternehmen den größtmöglichen Nutzen oder Gewinn ziehen. Ein effektives Controlling kann dabei eine große Hilfe sein. Damit das Controlling funktioniert, braucht es Zahlen, die aus einem ERP-System stammen können. So lassen sich das Budget planen, die Kostenrechnung führen und aussagekräftige Reports erstellen, die bei der Unternehmensführung unterstützen können. Durch die schnelle Reaktion auf Abweichungen bleibt ein Unternehmen stets wettbewerbsfähig.

Fazit

Das sind jetzt nur einige Aspekte, die ein ERP-System verbessern und unterstützen kann. Weitere Möglichkeiten, mithilfe dieses Systems das Unternehmen erfolgreicher zu machen, liegen beispielsweise in der Automatisierung oder in einem guten Informationssystem. Ein ERP-System lohnt sich auch für kleinere und mittelständische Unternehmen.

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