Mahnfristen: Was gibt es zu beachten?

Wenn Du Deinen Auftrag erledigt und die Rechnung geschrieben hast, dann erwartest Du den Zahlungseingang. Trifft dieser jedoch nicht wie vereinbart auf Deinem Konto ein, dann gilt es, den Kunden anzumahnen. Zwar ist eine Mahnung immer unangenehm für beide Seiten, doch manchmal kommst Du als Selbstständiger oder Freiberufler nicht umhin, Deinen Kunden zur Zahlung aufzufordern. Daher lohnt es sich, im Vorfeld Überlegungen darüber anzustellen, wie eine Mahnung aussehen muss und welche Mahnfristen es dabei zu beachten gilt.

1. Was bedeutet die Mahnung?
2. Was ist der Verzug?
3. Wann beginnt der Zahlungsverzug? – Was sagt das Gesetz?
4. B2B- oder Privat – Welchen Unterschied gibt es bei der 30-Tage Regelung?
5. Wann entsteht Verzug abseits der 30-Tage Regelung?
6. Wann entsteht kein Verzug?
7. Wie mahnt man richtig?
8. Welche Mahnphasen gibt es?
9. Wie kannst Du Dein Mahnwesen automatisieren?
10. Was muss eine Mahnung enthalten?
11. Wie berechnet man Verzugszinsen?
12. Welche Unterschiede zwischen B2B Kunden und Verbrauchern gibt es?
13. Wie kannst Du eine Mahnung formulieren?
14. Wie funktioniert das Gerichtliche Mahnverfahren?

Was bedeutet die Mahnung?

Eine Mahnung ist eine unmissverständliche Aufforderung Deines Unternehmens gegenüber einem Kunden, einen geschuldeten Betrag zu bezahlen. Das Ziel des Mahnwesens besteht darin, dass Du Deine offenen Forderungen möglichst termingerecht und zeitnah erhältst. Denn Außenstände belasten nicht nur die Liquidität Deines Unternehmens. Auch besteht mit offenen Rechnungen, die der Kunde nicht bezahlt, immer das Risiko eines Forderungsausfalls.

Unter bestimmten Voraussetzungen ist eine Mahnung sogar zwingend erforderlich, damit Dein Kunde in Verzug kommt.

Mahnfristen – Was ist der Verzug?

Dem Grundsatz nach ist der Verzug das Hinauszögern einer fälligen Leistung. In den meisten Fällen besteht die fällige Leistung in der Bezahlung einer offenen Forderung. Nach rechtlichem Verständnis ist der Verzug ein Vertragsbruch. Denn ein Wareneinkauf oder die Beauftragung eines Dienstleisters durch einen Kunden stellt grundsätzlich einen Vertrag, der mit Rechten und Pflichten für beide Seiten einher geht. Wenn der Kunde nach Lieferung oder Leistung mit der Zahlung in Verzug gerät, dann verletzt er dadurch seine vertraglichen Pflichten.

Wann beginnt der Zahlungsverzug? – Was sagt das Gesetz?

Das Bürgerliche Gesetzbuch führt aus, wann der Verzug in Kraft tritt. Grundsätzlich gibt der Gesetzgeber dabei vor, dass zwei zentrale Merkmale zum Verzug führen.

Der § 286 Abs. 1 BGB zeigt an, dass der Verzug entsteht, wenn ein Schuldner auf eine Mahnung des leistenden Unternehmens hin eine offene Forderung nicht begleicht. Richtet ein Unternehmen daraufhin eine Mahnung an seinen Kunden, dann hat die Mahnung dieselbe rechtliche Geltung wie die Zustellung eines Mahnbescheids im Rahmen eines gerichtlichen Mahnverfahrens oder Erhebung einer Klage. Voraussetzung für die Rechtskraft der Mahnung ist, dass das Unternehmen diese erst dann zustellt, wenn die Rechnung zur Zahlung fällig ist.

Im § 286 Abs. 3 BGB hat der Gesetzgeber die so genannte 30-Tage Regelung vorgegeben. Diese besagt, dass ein Schuldner spätestens dann in Verzug gerät, wenn er eine Rechnung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang bezahlt. Die Regelung unterscheidet jedoch zwischen B2B Kunden und Privatkunden.

B2B Kunden und Privatkunden – Welchen Unterschied gibt es bei der 30-Tage Regelung?

Die 30-Tage Regelung sieht vor, dass Unternehmen bei ihrer Rechnungsstellung zwischen B2B Kunden und Privatkunden unterscheiden müssen. Zum Schutz der Verbraucher müssen Unternehmen diesen gegenüber einer besonderen Aufklärungspflicht nachkommen.

Welche Regelung gilt für Privatpersonen?

Unternehmen, die an Privatpersonen Waren liefern oder Leistungen erbringen, müssen bei ihrer Rechnungsstellung die besonderen Voraussetzungen beachten, unter denen der Verzug eintritt. Denn sofern der Rechnungssteller in seiner Rechnung keine Zahlungsfrist oder kein Zahlungsziel angegeben hat, dann kann der Verzug auch nach 30 Tagen bei Privatkunden nicht automatisch in Kraft treten. In seiner Rechnung muss der Rechnungssteller seinen Kunden daher ausdrücklich darauf hinweisen, dass dieser ohne Zahlung nach Ablauf von 30 Tagen in Verzug gerät. Nur unter dieser Voraussetzung gerät ein Verbraucher, der nicht bezahlt, überhaupt in Verzug.

Mahnfristen – Was gilt für B2B Kunden?

Für Geschäftsvorfälle zwischen Unternehmen gilt die 30-Tage Regelung ohne Einschränkung. So gerät der gewerbliche Kunde in Verzug, sobald 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ohne Zahlung verstrichen sind. Ist die Zustellung der Rechnung nicht sicher festzustellen, dann gilt als Beginn für die Verzugsfrist der Empfang der Ware oder Leistung.

Wann entsteht Verzug abseits der 30-Tage Regelung? – Zahlungsziel in der Rechnung

Auch vor dem Ablauf von 30 Tagen und auch ohne eine vorausgehende Mahnung kann der Verzug für eine offene Forderung eintreten. Wenn das leistende Unternehmen in seiner Rechnung ein Zahlungsziel in Form eines Kalenderdatums oder einer genau beschriebenen Frist festgesetzt hat, dann ist keine Mahnung erforderlich. Der Verzug tritt genau dann ein, wenn das Kalenderdatum oder die Frist für die Zahlung verstrichen ist, ohne dass der Kunde die Rechnung bezahlt hat.

Demnach kannst Du auf eine Mahnung verzichten, wenn ein konkretes Zahlungsdatum auf der Rechnung oder im Vertrag steht. „Zahlbar innerhalb von 15 Tagen nach Leistungsdatum“ oder ähnliche Formulierungen legen das Zahlungsziel konkret fest. Aber auch in diesen Fällen ist es üblich, eine Mahnung zu schicken, wenn das Geld nach Ablauf der Frist nicht auf dem Bankkonto eingegangen ist.

Wann entsteht kein Verzug?

Solange eine Leistung nicht vollständig erbracht wurde oder eine Ware nicht geliefert ist, kann kein Verzug eintreten. Stellt ein Unternehmen seine Rechnung für eine Leistung, die noch nicht erbracht ist, dann ist diese Forderung nicht rechtskräftig. Auch gegebenenfalls enthaltene Zahlungsziele in der Rechnung haben keine Gültigkeit.

Wie mahnt man richtig?

Eine Mahnung ist nicht an eine bestimmte Form gebunden. Es steht jedem Unternehmen frei, seine Mahnungen in mündlicher oder schriftlicher Form zu übermitteln. Im Interesse der zukünftigen Geschäftsbeziehungen mit dem betroffenen Kunden gilt es stets, die Art der Zahlungsaufforderung abzuwägen. Für langjährige Kunden kann zum Beispiel ein Telefonanruf oder eine formlose E-Mail als Zahlungserinnerung gewählt werden. Gerade bei guten Geschäftskontakten ist davon auszugehen, dass eine Rechnung tatsächlich nur übersehen wurde. Auch Kunden, die ihre Zahlungen analog auf Überweisungsvordrucken ausführen, brauchen manchmal etwas mehr Zeit.

Welche Mahnphasen gibt es?

Grundsätzlich ist mit der Einführung des Gesetzes zur Beschleunigung fälliger Zahlungen eine Mahnung nicht mehr erforderlich. Vielmehr kommt der säumige Zahler spätestens nach 30 Tagen automatisch in Verzug. Dennoch gehört es zu den geschäftlichen Gepflogenheiten von Unternehmen, ihren Kunden zumindest eine Mahnung zu übermitteln, wenn diese mit einer Zahlung in Verzug sind und die Mahnfristen überschritten haben. Dabei sind bis zu drei Mahnungen üblich.

Erste Mahnung

Die erste Mahnung trägt meist den freundlichen Titel „Zahlungserinnerung“. Mit dieser erinnert das Unternehmen seinen säumigen Kunden daran, dass noch eine Rechnung zur Bezahlung offen steht. Mit dem Begriff Zahlungserinnerung kommt der Gläubiger seinem Schuldner insofern entgegen, als er ein unbeabsichtigtes Versäumnis voraussetzt, das lediglich einer Erinnerung bedarf.

Zweite Mahnung

Erfolgt nach der Zustellung der ersten Mahnung keine Zahlung, dann solltest Du nach 14 Tagen eine zweite Mahnung verschicken. Spätestens in diesem Mahnschreiben solltest Du eine Frist für die Zahlung setzen. Diese beträgt in der Regel weitere 14 Tage.

Dritte Mahnung

Die dritte Mahnung sollte die letzte Aufforderung zur Zahlung sein. Das solltest Du Deinem Kunden auch so mitteilen. Neben einem neuen Zahlungstermin, der weitere 14 Tage nicht überschreiten sollte, kannst Du die Konsequenzen nennen, die ein weiterer Zahlungsverzug nach sich zieht. Im Falle eines erneuten Zahlungsverzugs kannst Du entweder das gerichtliche Mahnverfahren einleiten, eine Klage erheben oder ein Inkassobüro mit der Beitreibung der Schuld beauftragen. In Deiner letzten Mahnung solltest Du daher genau angeben, welche weiteren Schritte Du im gegebenen Fall wählen wirst.

Wie kannst Du Dein Mahnwesen automatisieren?

Gerade als Selbstständiger oder Freiberufler hast du wahrscheinlich Besseres zu tun, als jedem einzelnen Kunden händisch Mahnungen zu schreiben und dabei den jeweiligen Mahnprozess und die Zahlungseingänge im Blick zu behalten. Mit der Buchhaltungssoftware Billomat kannst du diesen aufwendigen Prozess vereinfachen und ein automatisiertes Mahnwesen aufsetzen. Ganz nach deinem Belieben kannst du Mahnstufen, Mahngebühren, Mahnfristen und Mahnvorlagen vorgeben, nach welchen Billomat dann automatisch Mahnungen verschickt. Somit kannst du dich um andere Dinge kümmern, während Billomat dir das lästige Mahnen abnimmt.

Was muss eine Mahnung enthalten?

• einen unmissverständlichen Titel, wie „Zahlungserinnerung“ oder „Erste Mahnung“
• das Datum der Mahnung
• Rechnungsnummer, auf die sich die Mahnung bezieht
• Datum der Fälligkeit der angemahnten Summe
• Eventuell berechnete Verzugszinsen

Mahnfristen überschritten – Wie berechnet man Verzugszinsen?

Die Verzugszinsen können ab dem ersten Tag, an dem der Verzug eingetreten ist, erhoben werden. Bei der Höhe der zulässigen Zinsen unterscheidet der Gesetzgeber zwischen B2B Kunden und Privatverbrauchern. Für die Berechnung des Verzugszinses ist der so genannte Basiszinssatz anzusetzen. Die Deutsche Bundesbank veröffentlicht den jeweils aktuellen Basiszinssatz auf ihrer Homepage unter dem Link „Basiszinssatz nach § 247 BGB“. Derzeit beträgt der Basiszinssatz -0,88%. (Stand 2019)

• B2B Kunden: Gewerbliche Kunden müssen mit einem Zinssatz in Höhe von bis zu 9 % über dem Basiszinssatz rechnen. Bei einem Basiszinssatz von -0,88% beträgt demnach der Zinssatz für Geschäftskunden bis zu 8,12% des Rechnungsbetrags pro Jahr
• Privatverbraucher: Gegenüber Privatkunden ist ein Zinssatz in Höhe von bis zu 5 % über dem Basiszinssatz erlaubt. Demnach beträgt der entsprechende Zinssatz derzeit bis zu 4,12 % pro Jahr. (Stand 2019)

Wie sieht die Rechnung der Verzugszinsen aus?

Da der angesetzte Zinssatz sich jeweils auf ein Jahr bezieht, musst Du die Tage seit dem Beginn des Verzugs ansetzen.

Beispiel: Die Rechnung lautet bei einer Forderungssumme von 1.000 Euro und einem Verzug von 60 Tagen wie folgt:
1.000 Euro x 8,12 % = 81,20 Euro
81,20 Euro : 360 Tage x 60 Tage = 13,53 Euro

Welche Unterschiede zwischen B2B Kunden und Verbrauchern gibt es?

Zwischen B2B Kunden und Verbrauchern gilt bei den Mahnfristen folgender Unterschied: Neben der unterschiedlichen Handhabung der 30-Tage Regelung und der unterschiedlichen Höhe der Verzugszinsen stellt auch die Mahnpauschale eine Besonderheit, die nur für Geschäftskunden gilt. Die Mahnpauschale in Höhe von 40 Euro können Unternehmen gegenüber ihren gewerblichen Kunden oder öffentlichen Auftraggebern nach eingetretenem Verzug ohne weitere Nachweise oder Ankündigungen geltend machen.

Privatkunden darfst Du als Unternehmer jedoch nicht mit 40 Euro Mahnpauschale belasten. Für sie kannst Du neben den Verzugszinsen lediglich Mahngebühren berechnen, die in der Regel zwischen 2,50 bis 5,00 Euro ausmachen.

Wie kannst Du eine Mahnung formulieren?

In jeder Deiner Mahnungen sprichst Du den Empfänger direkt an. Deinen Mahnungen kannst Du grundsätzlich die Rechnung, auf die sie sich bezieht, in Kopie beilegen. So weiß Dein Kunde jeweils sofort, auf welche Rechnung sich die Mahnung bezieht und Du vermeidest Missverständnisse. Im Laufe der drei Mahnstufen kann die Aufforderung zur Zahlung immer deutlicher ausgeführt sein.

Formulierungsbeispiel: Erste Mahnung

Für Deine erste Zahlungserinnerung kannst Du zum Beispiel den folgenden Satz verwenden:

Sehr geehrte Damen und Herren,

bisher konnten wir auf unsere Rechnung vom … mit der Rechnungsnummer … leider keinen Zahlungseingang feststellen.

oder

Sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, dass die folgende Rechnung noch nicht bezahlt ist. Rechnung vom …. mit der Nummer …. .

Sollte die Rechnung in der Zwischenzeit bereits bezahlt sein, dann betrachten Sie bitte dieses Schreiben als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

Formulierungsbeispiel: Zweite Mahnung

Hatte die erste Mahnung keinen Erfolg, dann kannst Du Deine Mahnung sehr viel deutlicher formulieren:

Sehr geehrte Damen und Herren,

leider haben Sie auf unsere erste Mahnung nicht reagiert. Daher bitten wir Sie, den fälligen Betrag in Höhe von … bis spätestens zum … (Zahlungseingang) auf unser Konto zu überweisen. Bei einem weiteren Versäumnis werden wir Verzugszinsen und Mahnspesen berechnen.

Haben Sie die Rechnung in der Zwischenzeit beglichen? Dann erachten Sie bitte dieses Schreiben als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen

Formulierungsbeispiel: Dritte Mahnung

Die letzte Mahnung sollte den säumigen Zahler unbedingt über die Folgen aufklären, die ein weiteres Versäumnis nach sich zieht. Du kannst sie formulieren wie zum Beispiel:

Sehr geehrte Damen und Herren,

da wir bis heute keinen Zahlungseingang feststellen konnten, obwohl Sie bereits zwei Mahnungen erhielten, geben wir Ihnen letztmalig Gelegenheit, die Zahlung auszuführen.

Rechnungsbetrag: … Euro
Verzugszinsen in Höhe von … %: … Euro
Mahnkosten: … Euro
Zahlbetrag: … Euro

Zahlungstermin: bis spätestens zum …. 2019

Nach erfolglosem Ablauf des Zahlungstermins werden wir gerichtliche Schritte einleiten.

Mit freundlichen Grüßen

Wie funktioniert das Gerichtliche Mahnverfahren?

Wenn Dein Kunde auf Deine Mahnungen nicht reagiert, dann solltest Du das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Das Mahnverfahren funktioniert recht einfach und erfordert keinen Rechtsanwalt. Die Kosten für das Mahnverfahren sind überschaubar und liegen meist unter 100 Euro. Diese musst Du zwar vorstrecken, doch am Ende des Verfahrens muss der Schuldner die Auslagen übernehmen.

Das Mahnverfahren beantragst Du entweder mit einem Papiervordruck aus dem Schreibwarenhandel oder Du füllst den Antrag online aus. Danach schickst Du den ausgefüllten Antrag an das zuständige Mahngericht. Das Gericht prüft daraufhin, ob der Antrag vollständig und richtig ausgefüllt ist. Hat es keine Beanstandungen, dann erlässt das Gericht einen Mahnbescheid, der dem Schuldner und Dir zugestellt wird und der klare Mahnfristen festlegt: Nach Erhalt des Mahnbescheids hat der Kunde 14 Tage Zeit, gegen Deine Forderung Widerspruch einzulegen. Wenn er die Frist verstreichen lässt, dann gilt die Schuld als anerkannt. Bezahlt der Kunde dennoch nicht, dann erlässt das Gericht einen Vollstreckungsbescheid. Widerspricht der Schuldner jedoch, dann kannst Du ein gerichtliches Verfahren einleiten, das den Sachverhalt klären muss.

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