Recht   20.3.2018

Kunde zahlt nicht: Wie kann ich die Mahngebühren berechnen?

Na super, dein Kunde zahlt nicht. Niemand mahnt gerne, aber manchmal geht es eben nicht anders. Und weil Mahnen einen Mehraufwand bedeutet, der nicht entstehen würde, wenn die Rechnungsempfänger einfach pünktlich zahlen würden, sind Mahngebühren üblich, um sich den Aufwand entgelten zu lassen. Aber in welcher Höhe darf man Mahngebühren berechnen?

Mahngebühren berechnen: Welche Pauschalen und Mahnstufen gibt es?

Erst einmal ist wesentlich: Es gibt keine genauen Vorgaben um Mahngebühren zu berechnen, die einzige Regel ist, dass sie angemessen sein sollen und dem tatsächlichen Aufwand entsprechen müssen, den das Mahnen verursacht hat.

Wie hoch dürfen Mahngebühren sein

Immer wieder Sonntags: Dein Kunde zahlt nicht. Jetzt geht es daran, in welcher Höhe du die Mahngebühren berechnen sollst.

Das heißt, du kannst eine Pauschale überschlagen, die du für Porto (normales Briefporto oder Gebühren für ein Einschreiben) und für das Material (Briefpapier und Umschläge) auslegen musst. Entsprechend erhöhen sich Mahngebühren mit den Mahnstufen – für die zweite Mahnung werden also höhere Mahngebühren fällig als für die erste.

Im Allgemeinen wird eine Mahngebühr von 2,50 EUR pro Mahnstufe empfohlen – das ist eine Pauschale für Porto und Material, die nachvollziehbar ist. Falls du beispielsweise ein dreistufiges Mahnverfahren bevorzugst – Zahlungserinnerung, erste Mahnung, letzte Mahnung -, dann wären 2,50 EUR Mahngebühr als Aufschlag auf der Zahlungserinnerung, 5,00 EUR auf der ersten Mahnung und 7,50 EUR auf der letzten Mahnung nachvollziehbare Ausgaben. Dahingegen darfst du deine Kosten für Buchhaltung oder technische Mittel nicht auf die Mahnkosten umlegen. Diese Kosten muss dein Unternehmen im Rahmen der allgemeinen Geschäftskosten selbst tragen.

Warum sollten Mahngebühren nicht mit Verzugszinsen verwechselt werden?

Mahngebühren sind übrigens nicht zu verwechseln mit Verzugszinsen. Verzugszinsen stehen dir zusätzlich zu, sobald ein Schuldner in Verzug gerät. Verzugszinsen werden nach folgender Formel berechnet:

Verzugszinsen liegen 5% (bei Geschäften mit Privatleuten) oder 9% (bei Geschäften mit Unternehmern) über dem Basiszinssatz der deutsche Bundesbank (den jeweils aktuellen Basiszinssatz kannst du auf der nachschlagen). Geregelt sind die Verzugszinsen im  für Verbraucher und im  für Unternehmen.

Automatisiere dein Mahnwesen

Mit Billomat kommst du schneller an dein Geld. Automatisches Mahnwesen - jetzt 60 Tage kostenlos testen!

Jetzt anmelden

Aktuell (Stand 2018) liegt der Basiszinssatz bei -0,88% (in besseren wirtschaftlichen Zeiten ist er positiv, zurzeit tatsächlich negativ).

Nehmen wir an, du willst Verzugszinsen einer nicht beglichenen Forderung aus einem Geschäft mit einer Privatperson berechnen:

„5% über dem Basiszinssatz der Bundesbank“ bedeutet in diesem Fall konkret: -0,88% + 5% = 4,12%

Verzugszinsen auf ein ganzes Jahr gesehen liegen beim aktuellen Basiszinssatz (Stand 2018) also bei 4,12%. Wenn dein Schuldner dir seit 2 Monaten 1.000 Euro schuldet, berechnest du die Verzugszinsen für diesen Zeitraum wie folgt:

1.000 Euro mal (4,12 durch 100) durch 12 Monate mal 2 Verzugsmonate = 6,87 Euro.

Du dürftest also nach 2 Monaten, die man dir 1.000 Euro schuldet, zurzeit genau 6,87 Euro Verzugszinsen berechnen – die du zusätzlich zu deinen Mahngebühren berechnen solltest.

Für ein Geschäft zwischen zwei Unternehmen werden entsprechend 8,12% (Stand 2018) an Verzugszinsen fällig.

Wann kannst du Verzugszinsen berechnen?

Eine Forderung ist nicht automatisch mit deiner ersten Mahnung in Verzug geraten. Hier gilt es auf der Seite des Rechnungsstellers, genaue gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Denn eine Forderung ist erst dann in Verzug, wenn dein Kunde nicht innerhalb der angegebenen Zahlungsfrist bezahlt hat. Daher ist es wichtig, dass du darauf achtest, eine Zahlungsfrist auf deiner Rechnung anzugeben. Nur bei regelmäßig vereinbarten Zahlungen, wie zum Beispiel für die Miete deines Büros oder für den Leasingvertrag deines Autos, gilt die Frist, die im Vertrag festgehalten wurde.

Als Frist kannst du grundsätzlich jeden beliebigen Zeitpunkt festlegen, der nach dem Zeitpunkt liegt, an dem dein Kunde deine Rechnung erhalten hat. Du kannst auch festlegen, dass deine Rechnung unmittelbar nach dem Erhalt bezahlt werden muss. Oder du gibst ein festes Datum vor, an dem du einen Zahlungseingang auf deinem Konto erwartest. Die meisten Unternehmer gewähren ihren Kunden jedoch eine Zahlungsfrist von zwei Wochen nach Rechnungsdatum.

Verzugszinsen ohne Fristangabe auf der Rechnung

Wenn du auf deiner Rechnung keine Frist vorgegeben hast, dann tritt  in Kraft. Dem Gesetzestext zufolge tritt der Zahlungsverzug automatisch ein, wenn dein Kunde deine Rechnung nicht innerhalb von 30 Tagen nach der Zustellung der Rechnung und nach Fälligkeit bezahlt. Hierfür musst du allerdings dafür sorgen, dass deine Rechnung einen Hinweis auf den Zahlungsverzug enthält. Solltest du auch den Hinweis auf Zahlungsverzug nicht auf deiner Rechnung ausgeführt haben, kannst du immer noch Verzugszinsen geltend machen. Denn ohne Hinweis auf Zahlungsverzug tritt dieser mit deiner ersten Mahnung in Kraft. Hierbei musst du jedoch wiederum darauf achten, dass deine erste Mahnung keine Mahngebühren erhebt. Denn mit der ersten Mahnung erinnerst du erstmals an den Verzug. In diesem Fall stellt deine erste Zahlungserinnerung also im Sinne des Gesetzgebers einen nachträglichen Hinweis auf die Verzugsregelungen und keine Mahnung dar. Erst die zweite Mahnung darf Mahngebühren einfordern. Wenn du mehrere Mahnungen verschickst, solltest du zudem auf einen Intervall von mindestens 10 bis 14 Werktagen zwischen den einzelnen Mahnungen achten. 

Gesetz schlägt AGB – Wo sind die Grenzen von Mahngebühren?

Obwohl der Gesetzgeber die Höhe der Mahngebühren nicht eindeutig festgelegt hat, erkennen Gerichte in der Regel Mahnkosten in Höhe von 3 bis 5 Euro als Maximum an. Hierbei schützt auch die AGB eines Unternehmens nicht. Wenn die AGB einer Firma höhere Mahnkosten als 5 Euro pro Mahnung vorgibt, dann ist diese Regelung unwirksam. 

Warum ist Rücklastschrift keine Mahngebühr?

Neben Mahngebühren und Verzugszinsen können für den säumigen Zahler Gebühren für Rücklastschriften entstehen. Diese fallen an, wenn eine Abbuchung durch den Lieferanten fehlschlägt und Bankgebühren anfallen. Die Rücklastschriftgebühren werden von den Banken für ihren zusätzlichen Bearbeitungsaufwand erhoben. Diese zieht die Bank unmittelbar von deinem Kunden ein. Sie gehören also nicht zu deinen Mahngebühren.

Willst Du den Überblick über Deine Mahnungen behalten? Dann teste unsere Buchhaltungssoftware Billomat. Du kannst Dir in Ruhe ansehen, ob sie für Dich passt, denn der Test läuft 60 Tage kostenlos! Jetzt testen >>

Ähnliche Fragen:

Verwandte Artikel

Das könnte dich auch interessieren

Finanzen

Die 40 Euro Mahnpauschale

Die EU-Zahlungsverzugsrichtlinie soll bewirken, dass Gläubiger schneller an ihr Geld kommen. Nicht der Endverbraucher ist allerdings das Ziel, sondern Unternehmen …
Schufa Auskunft einholen
Finanzen

Schufa Auskunft einholen: Was bringt mir das?

Immobilienmakler tun es, Versandhäuser auch und Mobilfunkanbieter sowieso: Verträge schließen sie nur ab, wenn die Bonitätsauskunft über den kaufwilligen Kunden …
Finanzen

Mahnfristen: Was gibt es zu beachten?

Wenn Du Deinen Auftrag erledigt und die Rechnung geschrieben hast, dann erwartest Du den Zahlungseingang. Trifft dieser jedoch nicht wie …

Privat: Billomat 60 Tage kostenlos testen

Mit der Anmeldung akzeptierst du die AGB.

Newsletter
Newsletter
Kontakt
Folge uns
Deine Einstellungen zu Cookies für diese Website:

Wähle selbst aus, welcher der nachfolgenden Cookies die Website verwenden darf. Du kannst diese Einstellungen jederzeit wieder über unsere Datenschutzbestimmungen ändern.

Ändere deine Cookie-Einstellungen mit dem Schieberegler:
Notwendig
Notwendig
Statistik
Statistik
Komfort
Komfort
Targeting
Targeting