Recht   27.8.2019

Kunde zahlt nicht: Wie kann ich die Mahngebühren berechnen?

Na super, dein Kunde zahlt nicht. Niemand mahnt gerne, aber manchmal geht es eben nicht anders. Und weil Mahnen einen Mehraufwand bedeutet, der nicht entstehen würde, wenn die Rechnungsempfänger einfach pünktlich zahlen würden, sind Mahngebühren üblich, um sich den Aufwand entgelten zu lassen. Aber in welcher Höhe darf man Mahngebühren berechnen?

  1. Welche Pauschalen und Mahnstufen gibt es?
  2. Mahngebühren oder Verzugszinsen?
  3. Wann kannst du Verzugszinsen berechnen?
  4. Gesetz schlägt AGB – Wo sind die Grenzen von Mahngebühren?
  5. Warum ist die Rücklastschrift keine Mahngebühr?
  6. Welche Fristen gelten für die Zahlung der Mahnkosten?
  7. Wann sind Mahnkosten zulässig?
Wie hoch dürfen Mahngebühren sein, Mahngebühren berechnen

Immer wieder Sonntags: Dein Kunde zahlt nicht. Jetzt geht es daran, in welcher Höhe du die Mahngebühren berechnen sollst. (Bild © unsplash.com)

Mahngebühren berechnen: Welche Pauschalen und Mahnstufen gibt es?

Erst einmal ist wesentlich: Es gibt keine genauen Vorgaben um Mahngebühren zu berechnen, die einzige Regel ist, dass sie angemessen sein sollen und dem tatsächlichen Aufwand entsprechen müssen, den das Mahnen verursacht hat.

Das heißt, du kannst eine Pauschale überschlagen, die du für Porto (normales Briefporto oder Gebühren für ein Einschreiben) und für das Material (Briefpapier und Umschläge) auslegen musst. Entsprechend erhöhen sich Mahngebühren mit den Mahnstufen – für die zweite Mahnung werden also höhere Mahngebühren fällig als für die erste.

Im Allgemeinen wird eine Mahngebühr von 2,50 EUR pro Mahnstufe empfohlen – das ist eine Pauschale für Porto und Material, die nachvollziehbar ist. Falls du beispielsweise ein dreistufiges Mahnverfahren bevorzugst – Zahlungserinnerung, erste Mahnung, letzte Mahnung -, dann wären 2,50 EUR Mahngebühr als Aufschlag auf der Zahlungserinnerung, 5,00 EUR auf der ersten Mahnung und 7,50 EUR auf der letzten Mahnung nachvollziehbare Ausgaben. Dahingegen darfst du deine Kosten für Buchhaltung oder technische Mittel nicht auf die Mahnkosten umlegen. Diese Kosten muss dein Unternehmen im Rahmen der allgemeinen Geschäftskosten selbst tragen.

Warum sollten Mahngebühren nicht mit Verzugszinsen verwechselt werden?

Mahngebühren sind übrigens nicht zu verwechseln mit Verzugszinsen. Verzugszinsen stehen dir zusätzlich zu, sobald ein Schuldner in Verzug gerät. Verzugszinsen werden nach folgender Formel berechnet:

Verzugszinsen liegen 5% (bei Geschäften mit Privatleuten) oder 9% (bei Geschäften mit Unternehmern) über dem Basiszinssatz der deutsche Bundesbank (den jeweils aktuellen Basiszinssatz kannst du auf der nachschlagen). Geregelt sind die Verzugszinsen im  für Verbraucher und im  für Unternehmen.

Aktuell (Stand 2019) liegt der Basiszinssatz bei -0,88% (in besseren wirtschaftlichen Zeiten ist er positiv, zurzeit tatsächlich negativ). Nehmen wir an, du willst Verzugszinsen einer nicht beglichenen Forderung aus einem Geschäft mit einer Privatperson berechnen:

„5% über dem Basiszinssatz der Bundesbank“ bedeutet in diesem Fall konkret: -0,88% + 5% = 4,12%

Verzugszinsen auf ein ganzes Jahr gesehen liegen beim aktuellen Basiszinssatz (Stand 2019) also bei 4,12%. Wenn dein Schuldner dir seit 2 Monaten 1.000 Euro schuldet, berechnest du die Verzugszinsen für diesen Zeitraum wie folgt:

1.000 Euro mal (4,12 durch 100) durch 12 Monate mal 2 Verzugsmonate = 6,87 Euro.

Du dürftest also nach 2 Monaten, die man dir 1.000 Euro schuldet, zurzeit genau 6,87 Euro Verzugszinsen berechnen – die du zusätzlich zu deinen Mahngebühren berechnen solltest. Für ein Geschäft zwischen zwei Unternehmen werden entsprechend 8,12% (Stand 2019) an Verzugszinsen fällig.

Wann kannst du Verzugszinsen berechnen?

Eine Forderung ist nicht automatisch mit deiner ersten Mahnung in Verzug geraten. Hier gilt es auf der Seite des Rechnungsstellers, genaue gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Denn eine Forderung ist erst dann in Verzug, wenn dein Kunde nicht innerhalb der angegebenen Zahlungsfrist bezahlt hat. Daher ist es wichtig, dass du darauf achtest, eine Zahlungsfrist auf deiner Rechnung anzugeben. Nur bei regelmäßig vereinbarten Zahlungen, wie zum Beispiel für die Miete deines Büros oder für den Leasingvertrag deines Autos, gilt die Frist, die im Vertrag festgehalten wurde.

Als Frist kannst du grundsätzlich jeden beliebigen Zeitpunkt festlegen, der nach dem Zeitpunkt liegt, an dem dein Kunde deine Rechnung erhalten hat. Du kannst auch festlegen, dass deine Rechnung unmittelbar nach dem Erhalt bezahlt werden muss. Oder du gibst ein festes Datum vor, an dem du einen Zahlungseingang auf deinem Konto erwartest. Die meisten Unternehmer gewähren ihren Kunden jedoch eine Zahlungsfrist von zwei Wochen nach Rechnungsdatum.

Verzugszinsen ohne Fristangabe auf der Rechnung

Wenn du auf deiner Rechnung keine Frist vorgegeben hast, dann tritt  in Kraft. Dem Gesetzestext zufolge tritt der Zahlungsverzug automatisch ein, wenn dein Kunde deine Rechnung nicht innerhalb von 30 Tagen nach der Zustellung der Rechnung und nach Fälligkeit bezahlt. Hierfür musst du allerdings dafür sorgen, dass deine Rechnung einen Hinweis auf den Zahlungsverzug enthält. Solltest du auch den Hinweis auf Zahlungsverzug nicht auf deiner Rechnung ausgeführt haben, kannst du immer noch Verzugszinsen geltend machen. Denn ohne Hinweis auf Zahlungsverzug tritt dieser mit deiner ersten Mahnung in Kraft. Hierbei musst du jedoch wiederum darauf achten, dass deine erste Mahnung keine Mahngebühren erhebt. Denn mit der ersten Mahnung erinnerst du erstmals an den Verzug. In diesem Fall stellt deine erste Zahlungserinnerung also im Sinne des Gesetzgebers einen nachträglichen Hinweis auf die Verzugsregelungen und keine Mahnung dar. Erst die zweite Mahnung darf Mahngebühren einfordern. Wenn du mehrere Mahnungen verschickst, solltest du zudem auf einen Intervall von mindestens 10 bis 14 Werktagen zwischen den einzelnen Mahnungen achten.

Mahngebühren berechnen

Gesetz schlägt AGB – Wo sind die Grenzen von Mahngebühren?

Obwohl der Gesetzgeber die Höhe der Mahngebühren nicht eindeutig festgelegt hat, erkennen Gerichte in der Regel Mahnkosten in Höhe von 3 bis 5 Euro als Maximum an. Hierbei schützt auch die AGB eines Unternehmens nicht. Wenn die AGB einer Firma höhere Mahnkosten als 5 Euro pro Mahnung vorgibt, dann ist diese Regelung unwirksam. 

Warum ist die Rücklastschrift keine Mahngebühr?

Neben Mahngebühren und Verzugszinsen können für den säumigen Zahler Gebühren für Rücklastschriften entstehen. Diese fallen an, wenn eine Abbuchung durch den Lieferanten fehlschlägt und Bankgebühren anfallen. Die Rücklastschriftgebühren werden von den Banken für ihren zusätzlichen Bearbeitungsaufwand erhoben. Diese zieht die Bank unmittelbar von deinem Kunden ein. Sie gehören also nicht zu deinen Mahngebühren.

Welche Fristen gelten für die Zahlung der Mahnkosten?

Für die Mahnkosten gelten dieselben Zahlungsfristen wie für den Gegenstand einer Mahnung selbst. Sind die Mahnkosten in einer Höhe angesetzt, die nicht anfechtbar ist, dann gehören sie regulär zu den übrigen Forderungen. Sie fallen zum Zeitpunkt ihrer Erhebung mit der ursprünglichen Rechnungssumme zu einem Gesamtbetrag der Forderung zusammen. Somit gelten für die Begleichung von Mahnkosten dieselben Vorgaben, wie für die Ursprungsforderung.

Wann sind Mahnkosten zulässig?

Die Zulässigkeit von Mahnkosten ist abhängig von zwei Faktoren. Diese sind:

  • Zeitpunkt der Ansetzung von Mahnkosten
  • Höhe der Mahnkosten#

Automatisiere dein Mahnwesen

Mit Billomat kommst du schneller an dein Geld. Automatisches Mahnwesen - jetzt 60 Tage kostenlos testen!

Jetzt anmelden

Wann dürfen Mahnkosten angesetzt werden?

Der Zeitpunkt, zu dem ein Gläubiger Mahnkosten verlangen kann, hängt mit dem Zeitpunkt des Verzugs zusammen. Ist für eine Forderung Verzug eingetreten, dann dürfen Gläubiger Mahnkosten verlangen. 

Wann tritt der Verzug ein?

Der Eintritt des Verzugs fällt mit dem Verstreichen der Zahlungsfrist zusammen. Die Zahlungsfrist für eine Forderung kann auf unterschiedliche Weise festgesetzt werden. 

Vorgegebenes Zahlungsziel durch den Rechnungssteller

Der Verzug einer Zahlung tritt in der Regel ein, wenn das auf der Rechnung vorgegebene Zahlungsziel ohne Begleichung der Rechnung verstrichen ist. Alternativ zu einer Angabe des Zahlungsziels auf der Rechnung können auch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen eine verbindliche Frist für die Begleichung einer Forderung vorgeben. Voraussetzung hierfür ist, dass dem Kunde vor der Bestellung oder der Beauftragung der Inhalt der AGB bekannt war und ihm diese zur Information übermittelt wurde. Zudem können auch in Verträgen die Fristen für die Begleichung einer Forderung vereinbart werden, die eine rechtliche Gültigkeit haben. 

30 Tage Regelung – Verzug durch Ablauf der gesetzlichen Zahlungsfrist

Hat der Rechnungssteller keine Zahlungsfrist auf seiner Rechnung vermerkt und wurde auch keine andere Frist vereinbart oder durch die AGB vermittelt, dann greift die 30 Tage Regelung. Diese findet sich im Bürgerlichen Gesetzbuch . Gemäß der Vorgaben im Absatz 3 des § 286 BGB entsteht der Verzug spätestens dann, wenn eine Forderung nach Fälligkeit und Zustellung der Rechnung nicht innerhalb von 30 Tagen beglichen ist. Die Regelung gilt für gewerbliche Kunden ohne Einschränkung. Für Privatverbraucher tritt die Regel nur dann in Kraft, wenn der Rechnungssteller ausdrücklich auf seiner Rechnung darauf hingewiesen hat, dass der Verzug nach Ablauf von 30 Tagen automatisch eintritt. Andernfalls gerät der Verbraucher erst dann in Verzug, wenn der Lieferant oder Dienstleister die Rechnung anmahnt. 

Verzug durch Mahnung

Wenn eine Forderung fällig ist, kann der Lieferant oder Dienstleister eine Mahnung an seinen Kunden verschicken. Mit Zustellung der Mahnung gerät der Kunde in Verzug, wenn er diese nicht umgehend begleicht. Die Mahnung stellt demnach eine Information über eine fällige Forderung dar, die zugleich eine Warnung an den Empfänger richtet. Wer nach Erhalt einer Mahnung die Forderung nicht bezahlt, der muss damit rechnen, dass er zusätzlich zum Forderungsbetrag auch Mahnkosten und Verzugszinsen bezahlen muss. 

Höhe der Mahnkosten – Welche Mahnkosten dürfen Gläubiger verlangen?

Mit der ersten Mahnung entstehen noch keine Mahnkosten, sofern noch kein Zahlungsziel vereinbart oder vorgegeben war. Denn Mahngebühren dürfen erst mit Eintritt des Verzugs erhoben werden. Dieser tritt ohne Festsetzung oder Vereinbarungen von Zahlungsfristen erst mit der Zustellung der ersten Mahnung ein. Über die Höhe von Mahngebühren hat der Gesetzgeber keine Vorgaben verfasst. Dennoch gelten rechtliche Grenzen für Mahnkosten, die die Rechtsprechung in Deutschland durch verschiedene Gerichtsurteile vorgegeben hat. 

Welche Richtlinien gelten für Mahnkosten?

Aufgrund ergangener Urteile dürfen Gläubiger keine Mahnkosten erheben, die über den Schaden, der durch den Verzug entsteht, hinausgeht. Da Gläubiger den finanziellen Schaden des Zahlungsverzugs bereits mit Verzugszinsen abdecken können, sollen die Mahnkosten nur diejenigen Aufwendungen ersetzen, die mit der Erstellung und dem Versand der Mahnung einher gehen. Somit können Gläubiger lediglich diejenigen Kosten als Mahnkosten berechnen, die tatsächlich durch die Mahnung anfallen. Daher dürfen die Mahnkosten nicht mehr als das Papier, Druckerkosten und Porto umfassen, die für die Erstellung und Zustellung des Mahndokuments entstehen. Zudem können Unternehmen die Personal- und Verwaltungskosten, die im Zuge einer Mahnung entstehen, ebenso nicht berechnen. Im Ergebnis können Unternehmer ihren Kunden lediglich zwischen 2 bis 3 Euro an Mahnkosten berechnen. 

Solange die Mahnkosten für eine Forderung den Betrag von 5 Euro nicht übersteigen, können sie daher als zulässig erachtet werden. In diesem Fall sind die Mahnkosten zum gleichen Zeitpunkt fällig wie die angemahnte Forderung. 

Willst Du den Überblick über Deine Mahnungen behalten? Dann teste unsere Buchhaltungssoftware Billomat. Du kannst Dir in Ruhe ansehen, ob sie für Dich passt, denn der Test läuft 60 Tage kostenlos! Jetzt testen >>

Ähnliche Fragen:

Verwandte Artikel

Das könnte dich auch interessieren

Wie funktioniert Factoring
Finanzen

Zahlungsausfälle und Liquiditätsengpässe vermeiden: Wie funktioniert …

Gerade Start-Ups, aber auch viele mittelständische Unternehmen, haben aufgrund ihrer oftmals geringen Eigenkapitalquote erhebliche Schwierigkeiten, bei Banken und Sparkassen Kredite …
Finanzen

Die 40 Euro Mahnpauschale

Die EU-Zahlungsverzugsrichtlinie soll bewirken, dass Gläubiger schneller an ihr Geld kommen. Nicht der Endverbraucher ist allerdings das Ziel, sondern Unternehmen …
Schufa Auskunft einholen
Finanzen

Schufa Auskunft einholen: Was bringt mir das?

Immobilienmakler tun es, Versandhäuser auch und Mobilfunkanbieter sowieso: Verträge schließen sie nur ab, wenn die Bonitätsauskunft über den kaufwilligen Kunden …

Privat: Billomat 60 Tage kostenlos testen

Mit der Anmeldung akzeptierst du die AGB.

Newsletter
Newsletter
Kontakt
Folge uns
Deine Einstellungen zu Cookies für diese Website:

Wähle selbst aus, welcher der nachfolgenden Cookies die Website verwenden darf. Du kannst diese Einstellungen jederzeit wieder über unsere Datenschutzbestimmungen ändern.

Ändere deine Cookie-Einstellungen mit dem Schieberegler:
Notwendig
Notwendig
Statistik
Statistik
Komfort
Komfort
Targeting
Targeting