Blog   02.11.2010

Mahnungen aus unbezahlten Rechnungen erstellen

Das Warten hat ein Ende; nun ist es endlich so weit: Überfällige Rechnungen können mit Billomat angemahnt werden. Dieser Artikel beschreibt, wie es geht.

Schritt für Schritt: Die Mahnstufen

Bleibt das Konto auch nach Ablauf der Zahlungsfrist leer, ist eine Mahnung fällig. Hierbei handelt es sich möglicherweise noch um eine freundliche Zahlungserinnerung. Bleibt auch diese unerhört ungehört, erfolgt die nächste Mahnung schon mit ein wenig mehr Nachdruck. Dem Umstand, dass sich der Wortlaut der Mahnung im Laufe des Mahnverfahrens ändert, wird mit Mahnstufen Rechnung getragen. Diese Mahnstufen können unter Einstellungen > Dokumente > Mahnstufen angelegt und bearbeitet werden.

Eine Mahnstufe besteht dabei aus vier Angaben. Der Name der Mahnstufe wird ausschließlich intern verwendet und dient dazu, die Mahnstufe in Billomat zu identifizieren. Der Empfänger der Mahnung bekommt den Namen an keiner Stelle zu sehen. Mögliche Bezeichnungen wären „freundliche Erinnerung“, „erste Mahnung“, „Drohen mit Anwalt“, „ab zum Amtsgericht“ etc.

Die anderen drei Textbausteine sind Teil des Mahnschreibens. Der Betreff ist selbsterklärend. Der hier hinterlegte Text (z.B. „Zahlungserinnerung“ oder „Letzte Mahnung“) erscheint als Betreffzeile auf der Mahnung. Der Einleitungstext wird vor den einzelnen Positionen, die angemahnt werden, eingesetzt, die Schlussformel dahinter.

Auf diese Weise können (müssen aber nicht) mehrere Mahnungstexte hinterlegt werden. In der Übersicht ist es möglich, die Mahnstufen durch die Pfeile vor jeder Zeile in eine Reihenfolge zu bringen. Die Mahnstufen werden später beim Schreiben einer Mahnung in dieser Reihenfolge durchlaufen.

Das Anlegen von Mahnstufen ist nicht zwingend erforderlich, erleichtert die Arbeit später aber sehr, da Texte bereits vordefiniert sind. Alle hier hinterlegten Texte können übrigens beim Schreiben der Mahnung noch angepasst und verändert werden.

Die Uhr tickt: Die Fälligkeit

Eine weitere Einstellung, die zunächst vorgenommen werden sollte, befindet sich unter Einstellungen > Konfiguration > Standard-Werte. Dort kann die Fälligkeit von Mahnungen in Tagen hinterlegt werden. Dieser Wert gibt an, nach wie vielen Tagen auf eine Mahnung reagiert werden muss. Nach Ablauf dieser Zeit wird die nächste Mahnung fällig. Der hier hierlegte Wert wird zum Datum der Mahnung hinzuaddiert, um so das Fälligkeitsdatum zu berechnen. Auch hier handelt es sich lediglich um eine Voreinstellung. Bei jeder Mahnung kann das Fälligkeitsdatum individuell angepasst werden.

Geld her: Das Schreiben von Mahnungen

Prinzipiell können nur Mahnungen zu Rechnungen geschrieben werden, die überfällig sind. Das bedeutet, dass Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum noch nicht erreicht ist, nicht gemahnt werden können.

Bei Rechnungen, deren Status auf „überfällig“ steht, erscheint ein Button „neue Mahnung“. Durch einen Klick auf diese Schaltfläche wird eine neue Mahnung für diese Rechnung im Entwurfstatus geöffnet.

Alternativ kann eine Mahnung auch erzeugt werden, indem man den Weg über Dokumente > Mahnungen > neue Mahnung geht. Hier muss zunächst die Rechnung ausgewählt werden. In der Liste erscheinen nur überfällige Rechnungen.

Wird eine Mahnung erstellt, übernimmt Billomat automatisch den noch offenen Rechnungsbetrag als erste Position der Mahnung. Der Mahnung können noch weitere Positionen (z.B. „Mahngebühren“, „Porto“ etc.) hinzugefügt werden. Unter Umständen bietet es sich hier auch an, für diese Positionen Artikel zu erstellen. Muss man viele Mahnungen schreiben, lassen sich diese Kosten mit einem Klick als Artikel in die Mahnung einfügen. Ein Hinweis am Rande: Mahngebühren sowie Zinsen sind frei von Umsatzsteuer.

In der rechten Seitenspalte wird neben einigen Kundeninformationen noch der fällige Rechnungsbetrag angezeigt. Auch die zuvor angelegten Mahnstufen sind hier zu finden. Beim Erstellen einer Mahnung wird automatisch der Text der nächsten Mahnstufe als Vorbelegung in die Felder für Betreff, Einleitungstext und Schlussformel eingefügt. Durch Klick auf eine andere Mahnstufe werden die Textvorgaben dieser Stufe übernommen. So können Mahnstufen übersprungen oder erneut durchlaufen werden.

Der restliche Ablauf (Speichern, Abschließen, ggf. digitales Signieren, Verschicken etc.) ist bekannt und entspricht dem Vorgehen bei Angeboten und Rechnungen.

Doppelt hält besser: Mehrfache Mahnungen

Gab es auch auf eine Mahnung keine Reaktion, können weitere Mahnungen geschrieben werden. Dazu wird das oben beschriebene Prozedere einfach wiederholt. Billomat verwendet für eine erneute Mahnung die nächste fällige Mahnstufe.

In der Übersicht über alle Mahnungen erscheint zunächst nur die letzte geschriebene Mahnung. In der Liste befindet sich aber vor der Zeile ein kleines Plus-Symbol. Ältere Mahnungen, die zur selben Rechnung gehören, werden durch Klick eingeblendet.

Dort, wo Rechnungen in einer Übersichtsliste erscheinen, wird bei überfälligen Rechnungen die Anzahl der bereits verschickten Mahnungen in Klammern angezeigt. So behält man schon in der Listenansicht den Überblick, welche Rechnung wie oft angemahnt wurde.

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