Meeting-Etikette: immer professionell auftreten

Ein wichtiges Meeting steht an: Wer begrüßt wen zuerst? Du besuchst einen Kunden und sollst nochmal kurz alleine im Sitzungsraum warten: Was tust du? Keine Sorge: Meeting-Etikette ist gar nicht kompliziert. Sie basiert auf Höflichkeit und gegenseitigem Respekt. Etablierte Verhaltensregeln und Umgangsformen finden auch in Meetings Anwendung. Fühlen sich einige Teilnehmer aber im Sitzungsraum schon wie zu Hause, dann kann das die Effizienz eines Meetings deutlich dämpfen und auch die Stimmung negativ beeinflussen. Also: Füße runter vom Tisch und die eigene, seit Tagen nicht abgewaschene Kaffeetasse lieber im Büro lassen!

10 einfache Regeln der Meeting-Etikette

Diese 10 Punkte gehören zu den Grundregeln der Meeting-Etikette:

1. Immer pünktlich sein

Du willst nicht die Zeit deiner Geschäftspartner und Kollegen verschwenden. Ganz gleich, ob du die Chefin oder der Praktikant bist: Das Meeting ist eine Verabredung zu einem bestimmten Zeitpunkt. Damit es zügig beginnen kann, sollten alle pünktlich da sein.

2. Verspätung und kurzfristige Terminverschiebungen telefonisch abklären

Sollte kurzfristig – also am verabredeten Tag – etwas dazwischen kommen, dann verlasse dich nicht darauf, dass alle immer in ihre E-Mails oder nach den Textnachrichten im Smartphone schauen. Es tun nicht alle. Wenn du in einem Zug sitzt, der auf offener Strecke stehen geblieben ist und du das Meeting nicht pünktlich erreichen kannst: Ruf an! Am Besten informierst du jemanden, der die Information direkt an alle weitergeben kann, die dein Zuspätkommen betrifft. Die Information muss möglichst direkt zur wichtigsten Person im Meeting gelangen. Das Chefsekretariat beim Kunden oder die Projektleitung des Teams, das sich treffen will, sind gute Ansprechpartner. Wer telefoniert, kann sicher sein, dass sich jemand um die nötige Planänderung kümmert. Nicht unbedingt beim Meeting innerhalb deiner eigenen Firma, aber für Sitzungen bei Auftraggebern gilt unbedingt die formale Begrüßung per Handschlag. Du setzt dich besser auch nicht hin, bevor nicht alle begrüßt sind.

4. Vorbereitet sein

Du willst nicht deine Zeit in Meetings verschwenden, aber auch nicht die von anderen. Daher bist du immer richtig gut vorbereitet, hast einen Blick auf das Protokoll der letzten Sitzung geworfen und kennst die Tagesordnungspunkte, zu denen heute dein Input gefragt ist. Wenn du eine Präsentation mitgebracht hast, beschränkt sich diese auf die wichtigen Fakten und lässt Raum für Fragen und Diskussion.

5. Tagesordnung relevant und interessant halten

Für ein Meeting muss es immer einen guten Grund geben. Bist du derjenige, der es organisiert, dann sorge dafür, dass die Teilnehmenden gar nicht zum Eindösen, Kekse essen und Handy daddeln kommen: Mach dein Meeting interessant! Mit einer gut strukturierten und alle wichtigen Punkte umfassenden Tagesordnung bist du auf einem guten Weg.

6. Sitzt alles?

Alles muss richtig sitzen, auch deine Hose und Du. In ein Meeting gehst du also in angemessener Kleidung. Das kann die normale Bürokleidung sein, in formelleren Meetings aber durchaus auch Blazer, Sakko, Anzug. Damit weder die Ärmel noch die Hosenbeine oder der Rock hochziehen und beim Aufstehen wieder in Position gebracht werden müssen: Wähle immer gut sitzende Kleidung für berufliche Termine.

7. Sitzt du richtig?

Nur nicht auf dem Stuhl herumlümmeln. Wenn die Projektleiterin sichtlich gelangweilt herumhängt oder der Assistent ungeduldig mit dem Stuhl wippt, wirkt das nicht nur unprofessionell. Körpersprachlich bringst du durch die Sitzhaltung zum Ausdruck, ob dich das Thema interessiert oder ob du nur physisch anwesend bist.

8. Nicht krümeln, kleckern und mit vollem Mund reden

Du bringst wie gesagt nicht deine fleckige Kaffeetasse vom Schreibtisch mit ins Besprechungszimmer. Du packst auch nicht dein Butterbrot aus, um im Anschluss an das Meeting auf die Mittagspause verzichten zu können. Selbst im vertrauten Kollegenkreis ist ein Meeting ein beruflicher Termin. Wenn dich dennoch der Hunger packt, dann sei vorsichtig, was du mit dem typischen Teller Konferenzkekse tust. Sie ganz alleine aufzuessen macht keinen guten Eindruck. Auch zu krümeln und mit vollem Mund zu reden, wird dir nur am heimischen Küchentisch verziehen.

9. Handy aus!

Zur Meeting-Etikette gehört, dass deine Aufmerksamkeit voll beim beruflichen Termin ist. Während eines Meetings checkt man also keine Mails und nimmt auch keine Anrufe entgegen, wenn es sich irgendwie vermeiden lässt. Höflich ist, das Handy nicht nur auf lautlos zu stellen, sondern es gänzlich vom Tisch zu verbannen.

10. Gesprächsregeln einhalten

Vielleicht hat dein Meeting sogar offizielle Gesprächsregeln, es gibt Teams, die sich auf solche Spielregeln einigen. Dazu kann gehören, Fragen immer zeitnah zu stellen. Das empfiehlt sich eigentlich immer, denn ganz am Ende der Sitzung, wenn alle schon darauf hoffen, dass das Meeting jetzt vorbei ist, kann eine inhaltliche Frage wirklich störend wirken. Außerdem gilt eigentlich immer: keine Monologe halten! Und wenn andere dazu neigen, ausschweifend und ohne Punkt und Komma zu reden, durchaus höflich aber bestimmt unterbrechen. Ansonsten wie auch im sonstigen Leben: Niemanden mitten im Satz unterbrechen, wenn es nicht unbedingt sein muss. Ausreden lassen. Alle Argumente hören. Wenn es eine Tagesordnung gibt: die Tagesordnung einhalten.

Respekt vor der Zeit und den Meinungen der anderen ist das, was ein Meeting erfolgreich macht und die Meeting-Etikette prägt.