Organisation   23.6.2016

Mehr Produktivität: Die perfekte To-do-Liste

To-do-Listen sind eine Methode, um dein Zeitmanagement zu verbessern. Eine Liste, die deine Aufgaben für den Tag oder die Woche aufführt, hilft dir, nichts zu vergessen und Fortschritte sichtbar zu machen. Mit jedem erledigten Punkt, den du auf der To-do-Liste durchstreichst, siehst du, was du alles geschafft hast. Vielen hilft das, ihre Tagesplanung und damit das Selbstmanagement zu optimieren. In einer To-do-Liste sind die Aufgaben geordnet und die Erfolgskontrolle geht ganz schnell: durchstreichen oder abhaken. Allerdings funktioniert es besser, je strukturierter die To-do-Liste aufgebaut ist. Und da gibt es nicht die eine, lehrbuchmäßige Art, mit der man es wirklich richtig macht. Das ist von Person zu Person unterschiedlich.

To-do-Liste: für jeden anders

Pixabay by bohed

Wer im Alltag häufiger den Überblick darüber verliert, was er eigentlich noch alles zu erledigen hat, dem könnte eine To-do-Liste weiterhelfen.

Wer mit der ALPEN-Methode gut zurecht kommt, wird seine Liste so ordnen, dass den Aufgaben gleich eine Zeitdauer und Priorität zugeordnet ist. Andere arbeiten nach dem Eisenhower-Prinzip, dabei bekommen die Aufgaben eine Unterteilung in „dringend“ und/oder „wichtig“.  Die Basis einer To-do-Liste ist immer, die Aufgaben aufzulisten und dann strukturiert anzugehen. Die für dich perfekte Struktur findest du heraus, wenn du es ausprobierst. Es ist eine sehr individuelle Sache, was für wen funktioniert. Manchen reicht ein schlichter Zettel für den Tag. Andere arbeiten lieber mit Listen für die ganze Woche. Es gibt Menschen, die Karteikarten mit Aufgaben an Pinnwände pieksen und die Kärtchen durchreißen und wegwerfen, auf denen bereits erledigte Aufgaben stehen. Wieder andere haben ihre To-do-Liste lieber im Smartphone, nutzen Zeitmanagement-Apps und genau geführte Kalender, die sie an die Aufgaben erinnern. Manche Menschen favorisieren ein paar grobe Stichpunkte auf Papier. Andere unterteilen jede Aufgabe in all ihre Einzelschritte und freuen sich über jeden erledigten Punkt, so klein er auch sein mag.

Grobe oder feine Struktur

Eine Liste kann aus wenigen Stichworten bestehen oder sehr detailliert sein. Anders als bei Leberwurst, sieht man bei der kleinteiligen Liste wirklich jede einzelne Zutat. Ein Beispiel:

Freiberuflerin A reicht es, wenn auf ihrer Liste steht:

  • Buchhaltung

Sie weiß dann schon, was zu tun ist.

Freiberufler B mag es detaillierter. Wenn er seine Buchhaltung auf den aktuellen Stand bringen will, dann steht auf seiner Liste:

Der Unterschied beim Arbeitsergebnis? Keiner. Beide Freiberufler erledigen ihre Buchhaltung. Nur hat der eine mehr Punkte, die er als erledigt abhaken kann.

Eine gute To-do-Liste funktioniert für dich

Grob oder fein. Mit oder ohne Zeitvorgaben. Bunt oder in Bleistift. Vollkommen egal. Wesentlich ist, dass du mit der Liste arbeiten kannst und die Aufgaben, die du dir vorgenommen hast, tatsächlich erledigt bekommst.

Hinderlich sind aber für die meisten Menschen folgende Dinge:

  • unklare Aufgabenformulierung.
  • mit viel zu vielen Aufgaben überfrachtete Listen.
  • unrealistische Zeitplanung: Das ist gar nicht alles an einem Tag/in einer Woche schaffbar.
  • Liste liegt irgendwo, wo sie nicht ständig sichtbar ist, dadurch werden Punkte vergessen.

Fazit: Wenn du feststellst, dass deine To-do-Listen dir nicht helfen, sondern dich oft frustrieren: ändere dein System und gib der To-do-Liste dann eine neue Chance. Du kannst außerdem deine Aufgaben umstrukturieren oder einen Teil davon delegieren, wenn du feststellst, dass du „zu viel auf dem Zettel“ hast.

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