Mehrere E-Mail-Vorlagen

Ein weiterer Wunsch aus unserem Feature-Request-Forum wurde umgesetzt: Ab sofort können beliebig viele E-Mail-Vorlagen angelegt werden.

Um beim Versenden von Rechnungen (oder anderen Dokumenten) per E-Mail nicht immer wieder den Betreff und den Nachrichtentext einzutippen, kannst du beides unter „Einstellungen > Dokumente > E-Mail-Vorlagen“ hinterlegen. Neu ist, dass du hierbei nicht auf eine Vorlage pro Dokumenttyp begrenzt bist.

Unter dem gewohnten Textfeld für den Nachrichteninhalt findest du einen Link, der zu weiteren Vorlagen führt.

Es öffnet sich eine Liste mit allen hinterlegten E-Mail-Vorlagen. Eine Vorlage besteht dabei immer aus einem Betreff, einem Nachrichtentext und der Information, ob die E-Mail auch als BCC-Kopie an den Absender geschickt werden soll. Damit du deine Vorlagen auseinander halten kannst, versiehst du sie am besten mit einem aussagekräftigen Namen. Eine der Vorlagen kann als Standard definiert werden. Sie wird dann direkt unter „Einstellungen > E-Mail-Vorlagen“ angezeigt und ist beim nächsten Versand bereits vorausgewählt.

Vorteile von mehreren Vorlagen

Anwendungsfälle gibt es viele. So haben einige Billomat-Nutzer internationale Kunden und können nun deutsche und englische Vorlagen hinterlegen. Oder du hast mehrere Unternehmen, die unterschiedliche Anschreiben haben. Oder du hast einige Kunden, mit denen du per Du bist. Lege dann einfach eine Du- und eine Sie-Vorlage an.

Praktisch wird es auch bei den neuen Korrekturrechnungen. Da Korrekturrechnungen auch Rechnungen sind, wird für beide eine Rechnungs-E-Mail-Vorlage verwendet. Da sich der Text aber unterscheiden kann, ist es praktisch, eine E-Mail-Vorlage für Rechnungen und eine für Korrekturrechnungen zu hinterlegen.

Du siehst, Möglichkeiten gibt es viele.  Wähle beim Versand einfach die passende Vorlage aus.