Mit Inkassodienstleistern erfolgreicher mahnen

Ausstehende Rechnungsbeträge sind kostspielig – für jeden Unternehmer, der auf sein Geld wartet. Durch Außenstände gerät ein Gläubiger im schlimmsten Fall trotz guter Auftragslage in echte finanzielle Schwierigkeiten. Doch ein seriöses externes Forderungsmanagement bzw. ein Inkassodienstleister wie Debitor-Inkasso kann Liquiditätsengpässe verhindern. Mehr dazu erfährst Du in diesem Artikel!

1. Welche Folgen hat schlechtes Forderungsmanagement?
2. Was ist ein Inkassounternehmen?
3. Was spricht dafür, einen Inkassodienstleister zu beauftragen?
4. Wie erkennt man einen seriösen Inkassodienstleister?

Welche Folgen hat schlechtes Forderungsmanagement?

Schuldner, die sich immer mehr Zeit lassen, bis sie eine Rechnung begleichen, werden zu einem zunehmenden unternehmerischen Risiko. Wenn das interne Mahnwesen nicht ausreichend gut funktioniert oder wenn das Unternehmen zu oft erst spät auf Zahlungsverzug reagiert, ist im schlimmsten Fall der Verlust der eigenen Liquidität die Konsequenz.

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Was ist ein Inkassounternehmen?

Die Aufgabe eines Inkassounternehmens (oder Inkassobüro) ist es, anderen Unternehmen zu helfen offene Forderungen von Schuldnern einzutreiben. Inkassobüros treten in der Regel als Personen- oder Kapitalgesellschaften auf, können aber auch als Einzelunternehmen geführt werden. Zwischen dem Inkassounternehmen und dem Auftraggeber besteht eine vertragliche Beziehung während der Schuldner zunächst in keinem Vertragsverhältnis mit dem Inkassobüro steht. Allerdings ist der Schuldner nach den allgemeinen zivilrechtlichen Schadensersatzregeln verpflichtet, die Inkassokosten zu bezahlen.

Was spricht dafür, einen Inkassodienstleister zu beauftragen?

Um Forderungsverluste weitestgehend zu vermeiden, empfiehlt es sich, externe Hilfe einzubeziehen. Es gibt aber nur wenige Anwaltskanzleien, die sich auf Mahnangelegenheiten spezialisiert haben. Und auch für Spezialisten sind Mandate mit einem eher geringen Streitwert meist unattraktiv. Einem Unternehmen können aber auch viele kleine offene Rechnungsbeträge das Genick brechen – die Summe macht‘s.

Einiges spricht dafür, Inkassounternehmen mit der Eintreibung von Außenständen zu beauftragen. Der Preis für diese Dienstleistung richtet sich nicht nach einem Gebührenkatalog, ist aber seit Oktober 2013 nach oben hin gedeckelt. Diese Kosten muss der Schuldner als Verzugsschaden übernehmen – was nicht für die Investition in Personal und Arbeitszeit für das unternehmensinterne Mahnwesen gilt. Deshalb kann die Beauftragung eines Inkassounternehmens für den Auftraggeber günstiger sein, als zu mahnen. Außerdem erhöht es in vielen Fällen die Erfolgsquote, wenn der Inkassodienstleister als unbeteiligter Dritter in das Mahnverfahren einbezogen wird.

Die Gründe für diesen Erfolg: Das Unternehmen signalisiert deutlich, dass es nicht auf die ausstehende Summe verzichten wird, wenn der Schuldner die Mahnphase bloß lange genug aussitzt. Zudem gehört zum professionellen Mahnwesen, dass hartnäckigen Schuldnern mit jeder neuen Zahlungsaufforderung mit zunehmendem Nachdruck – „So höflich wie möglich, so ernst wie nötig“ – der Ernst ihrer Lage verdeutlicht wird. In Abstimmung erinnert das Inkassounternehmen den Schuldner nicht nur postalisch, sondern auch am Telefon an seine Pflichten.

Unser Partner Debitor-Inkasso verfolgt sogar eine Multichanneling-Strategie: neben den klassischen Kommunikationsmitteln wie Brief oder Telefon, werden auch E-Mails, Erinnerungs-SMS oder Sondermailings versendet. Zudem kann sich der Schuldner selbst aussuchen, ob er per Brief, Telefon, E-Mail, SMS, WhatsApp, Live-Chat oder via 24/7 Selfserviceportal mit Debitor-Inkasso in Kontakt treten möchte. Im Selfserviceportal kann der Kunde dann zudem aus verschiedenen Zahlungsmethoden wählen (Paypal, Klarna Sofortüberweisung, Sepa-Lastschrift, Ratenzahlung, Stundung etc.) – ganz nach seinen Möglichkeiten.

Bleibt der Schuldner aber uneinsichtig, folgen juristische Schritte, die das Inkassounternehmen einleitet – und die für den Schuldner deutlich kostspieliger werden, als die ausstehende Summe rechtzeitig zu begleichen.

Professionelle Inkassodienstleister wie Debitor-Inkasso werden dabei immer versuchen, das Geschäftsverhältnis zwischen Gläubiger und Schuldner nicht zu gefährden. Sie treten als Vermittler auf und suchen das Gespräch. Wenn nötig, bieten sie dem Schuldner realistische Ratenzahlungen oder Zahlungsaufschub als Kompromiss an.

Eine weitere Dienstleistung, die Unternehmen vor Schaden bewahren kann, ist die Prüfung, ob ein Schuldner im Schuldnerverzeichnis vermerkt ist. Falls sich herausstellt, dass er eine eidesstattliche Versicherung abgegeben hat oder sogar ein Haftbefehl gegen ihn vorliegt, kann das Unternehmen dank dieser Information vermeiden, dass es neben dem bereits entstandenen Schaden noch weitere Ausfälle hinnehmen muss.

Wie erkennt man einen seriösen Inkassodienstleister?

Natürlich gibt es auch im Inkassowesen schwarze Schafe. Ein Qualitätsmerkmal, das seriöse Inkassounternehmen kennzeichnet, ist eine Mitgliedschaft im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. (BDIU). Alle Mitglieder des BDIU haben sich zu rechtsstaatlichen Verfahrensweisen und strenger Einhaltung von Datenschutzrichtlinien verpflichtet.

Für Billomat-Kunden ist es jetzt noch einfacher – und zwar mit dem Inkasso Add-On. Unser sorgfältig ausgewählter Inkasso-Partner Debitor-Inkasso ist eingetragenes Mitglied im BDIU und mit über 40 Jahren Branchenerfahrung der Spezialist für innovatives Full-Service-Forderungsmanagement. Damit steht dem erfolgreichen, automatisierten Mahnprozess nichts mehr im Wege!