Blog   30.3.2010

Mit periodischen Abo-Rechnungen die Fakturierung automatisieren

Über regelmäßige Aufträge freut sich jeder, sichern sie doch eine verlässliche Einnahmequelle. Im täglichen Stress vergisst man allerdings oft gerade diese immer wiederkehrenden Leistungen auch zu fakturieren. In jedem Fall ist es aber ein lästiger und monotoner Arbeitsschritt. Doch mit den neuen Abo-Rechnungen lassen sich solche Aufgaben nun einfach automatisieren.

Von Hosting-Paketen, Wartungsverträgen und anderen Murmeltieren

Es gibt viele Fälle, in denen in regelmäßigen Abständen Rechnungen geschrieben werden müssen. Besonders wenn man Objekte oder Leistungen vermietet. Das können Hosting-Pakete sein, Domains, Autos, Maschinen oder auch Wartungsverträge und andere Leistungen. Immer am Ende einer Abrechnungsperiode das gleiche Déjà-vu à la „Und täglich grüßt das Murmeltier„: Diese Rechnung habe ich doch schonmal geschrieben!

Billomat wird zum Rechnungsautomat

Die Rahmenbedingungen für solche Rechnungen sind meistens immer gleich: Es gibt einen festen Turnus, die Texte und Positionen ändern sich kaum. Oft sind Datum und Rechnungsnummern die einzigen Variablen. Für alles andere ist Billomat mit seinem bekannten Platzhalterkonzept sowieso schon gut gerüstet.

Bisher mussten solche Rechnungen manuell kopiert werden und die entsprechenden Stellen geändert werden. Auch wenn dieser Arbeitsablauf schnell von statten geht, ist es doch Arbeit. Wenn man die Rechnungserstellung nicht vergisst!

Diesen kompletten Prozess zu automatisieren ist somit mehr als naheliegend. Billomat führt dazu einen neuen Dokumententyp ein, der eigentlich gar keiner ist: die Abo-Rechnungen. Abo-Rechnungen können nämlich weder gedruckt, noch versendet oder bezahlt werden. Aber ihr Job ist es, automatisch Rechnungen zu generieren und diese gegebenenfalls weiter zu verarbeiten.

Erstellung von Abo-Rechnungen

Bearbeitungsmaske einer Abo-Rechnung

Bearbeitungsmaske einer Abo-Rechnung

Es können diverse Parameter definiert werden:

  • Turnus und Uhrzeit: gibt an, in welchen Abständen (täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich) und zu welcher Uhrzeit die Rechnungen generiert werden sollen
  • Datum nächste Erstellung: Wann soll die nächste Rechnung generiert werden? Nach der ersten Erstellung wird dieses Datum automatisch anhand des Turnus neu berechnet
  • Wiederholungen: Gut für befristete Verträge. Man kann eine maximale Anzahl oder ein End-Datum angeben. Sobald eines dieser Kriterien erreicht ist, stoppt die Rechnungserstellung selbstständig.
  • Aktion: Was soll bei der Rechnungserstellung gemacht werden? Erstellen im Entwurfsstatus, abschließen oder gar per E-Mail versenden?

Das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer werden immer automatisch vergeben.

Ansonsten stehen die selben Felder und Funktionen wie bei den normalen Rechnungen zur Verfügung: Texte, Positionen, Anschrift, Skonto, Währung, Fälligkeit und so weiter.

Abo-Rechnungen im Detail

Detailansicht einer Abo-Rechnung mit verknüpften Rechnungen

Detailansicht einer Abo-Rechnung mit verknüpften Rechnungen

Die Detailansicht einer Abo-Rechnung gibt einen schnellen Überblick zu allen relevanten Daten.

Es kann auch schnell außerhalb des eingestellten Rechnungsturnus eine manuelle Rechnung generiert werden.

Und wir haben ein neues Dokumentenübergreifendes Feature eingeführt: die Verknüpfungen (siehe Screenshot). Diese ermöglichen es, in Beziehung stehende Dokumente schnell wieder zu finden. Doch dazu später mehr.

Auch wenn wir überzeugt sind, mit den Abo-Rechnungen einen weiteren großen Schritt zu weniger Verwaltungsarbeit gemacht zu haben, haben wir noch einige Ideen in der Hinterhand. Man darf also gespannt sein!

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