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Wenn Mitarbeiter Dienstreisen antreten: Was du vorher regeln solltest

Dein Assistent besucht eine externe Fortbildung. Ein Vertriebsmitarbeiter trifft sich mit Kunden im Ausland. Das ganze Team betreut für mehrere Tage in einer anderen Stadt einen Messestand. Das alles sind für deine Mitarbeiter Dienstreisen. Worauf musst du achten, damit alles korrekt läuft?

Die Dienstreiseordnung

Einfach losfahren und hinterher regeln, wie die Dienstreise abgerechnet wird? Da sind Unstimmigkeiten vorhersehbar. Im Idealfall gibt es in deiner Firma eine Dienstreiseordnung. Da steht alles darüber drin, wie ihr was regelt. Denn es gibt zwar Gesetze, die hier gelten,  wie zum Beispiel das Arbeitsrecht, aber viele Sachen sind auch relativ frei handhabbar. Die Spielregeln für Mitarbeiter Dienstreisen einmal schriftlich zu haben, ist ein gutes Mittel gegen Missverständnisse.

Was gehört dazu, wenn Mitarbeiter Dienstreisen antreten?

Zu den häufigsten Konfliktpunkten bei Dienstreisen gehören die Fragen: Wann fangen sie an? Und wann sind sie zu Ende? Dabei geht es eigentlich darum, wie viel einer Dienstreise Arbeitszeit ist.

Wenn Mitarbeiter Dienstreisen antreten: Was du vorher regeln solltest
Das Reisezahl ist klar, die Route geplant, das Hotel gebucht – trotzdem können Unstimmigkeiten bei Dienstreisen aufkommen, die vorher mit deinen Mitarbeitern geklärt werden sollten.

Die Mitarbeiter bekommen in der Regel auch die Reisezeit bezahlt. Nur der normale Arbeitsweg bis in die Firma ist zeitlich immer Privatsache. Für die Reisezeit kannst du in der Dienstreiseordnung Angaben machen, was unterwegs zu tun ist. Du kannst dein Team zum Beispiel dazu verpflichten, auch unterwegs Mails zu checken oder die Nachbereitung eines Termins gleich auf dem Rückweg zu erledigen. Hier ist zu beachten, dass ein Mitarbeiter nicht mehr als 10 Stunden am Tag arbeiten sollte und das ist inklusive Reisezeiten leicht erreicht. Wer auf der Fahrt arbeitet, verbraucht davon schon einige Stunden.

Wenn der Mitarbeiter das Fahrzeug steuert, mit dem er die Dienstreise antritt, oder wenn er im Zug arbeitet, ist das alles Arbeitszeit.  Hat ein Mitarbeiter im Zug oder Flugzeug stattdessen geschlafen oder aus privatem Interesse ein Buch gelesen, dann gilt das als Freizeit. Dadurch kann er am Zielort noch ein paar Stunden länger tätig sein, als der Kollege, der mit dem Auto gefahren ist. Blöd für den Schläfer im Zug ist dann allerdings, dass du die Freizeit nicht unbedingt voll vergüten musst. Wie ihr das in der Firma handhaben wollt, sollte ebenfalls für alle nachvollziehbar klar geregelt sein.

Spesen und Abrechnung

Reisen kostet Geld. Die entstehenden Kosten übernimmt natürlich die Firma. Dazu bringen die Mitarbeitenden die Belege über Hotel- und Fahrtkosten mit oder belegen, wie viel Kilometer sie mit ihrem Privatwagen zurückgelegt haben.

Um fair zu allen Mitarbeitenden zu sein und die Kosten in Grenzen zu halten, definieren viele Unternehmen in ihrer Dienstreiseordnung, welche Verkehrsmittel die Teammitglieder nutzen dürfen. Zum Beispiel kannst du festlegen, dass alle in der Bahn nur in der 2. Klasse fahren dürfen und immer öffentliche Verkehrsmittel statt Taxi nutzen sollen, wenn es möglich ist.

Es gibt meist auch eine Obergrenze dafür, was ein Hotelzimmer pro Nacht kosten darf. Für Städte, die zu Messezeiten nur sehr teure Übernachtungsmöglichkeiten bieten, wie zum Beispiel Frankfurt a. M. könnt ihr Ausnahmen beschließen.

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