Muss ich meine Rechnungen ausdrucken, wenn ich sie online schreibe?

Genauso wie die klassische Papierrechnung ist auch die elektronisch erstellte Rechnung über lange Zeiträume hinweg aufzubewahren. Nun stellt sich die Frage, ob die Buchhaltung hierfür elektronisch erstellte Rechnungen ausdrucken muss oder ob eine Kombination aus elektronischen Daten und Papierdokumenten erforderlich. Was Du über die gesetzlichen Vorgaben rund um die Aufbewahrungspflichten von Geschäftsdokumenten wissen musst, erfährst Du in diesem Artikel.

1. Wie musst Du digitale Belege richtig aufbewahren?
2. Rechnungen ausdrucken? – Was gilt für die Archivierung von Rechnungen?
3. Welche Anforderungen musst Du beachten?
4. Müssen Rechnungen ausgedruckt werden?
5. Was braucht der Steuerprüfer?
6. Wie optimierst Du Deine Buchhaltung mit Billomat?

Welche gesetzlichen Vorgaben für die Aufbewahrung digitaler Belege gibt es?

Noch vor wenigen Jahren war der Versand von elektronischen Rechnungen mit einem erheblichen Aufwand verbunden. Das Steuervereinfachungsgesetz schaffte einerseits 2011 die Pflicht zur digitalen Signatur ab. Andererseits gelten für elektronische Rechnungen jedoch nach wie vor besondere Pflichten für die Erstellung und Aufbewahrung. Die Vorgaben für elektronische Dokumente ergeben sich insbesondere aus den so genannten GoBD, die seit spätestens 2017 gelten. 

Was bedeuten die GoBD?

Die GoBD geben für elektronische Dokumente grundsätzliche Merkmale vor, die bei der Erstellung und Aufbewahrung von entsprechenden Buchhaltungsunterlagen einzuhalten sind. Die zentralen Merkmale der GoBD betreffen die folgenden Themenbereiche in der Handhabung elektronischer Geschäftsdokumente:

• Datensicherheit
• Unveränderbarkeit
• Aufbewahrung
• Auswertbarkeit

Digitale Rechnungen archivieren – Was gilt für Rechnungen?

Das Umsatzsteuergesetz gibt im § 14b UStG genau vor, wie Unternehmen ihre Rechnungen aufbewahren müssen. Demnach sind Unternehmen angehalten, je eine Kopie von Ausgangsrechnungen sowie das jeweilige Original von Eingangsrechnungen über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahren. Dabei müssen die Rechnungen über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrung hinweg die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes § 14 Absatz 1 Satz 2 UStG erfüllen. Jedoch ist es im § nicht festgelegt, dass Empfänger oder Aussteller die Rechnungen ausdrucken müssen.

Welche Anforderungen sind bei der Archivierung von Rechnungen zu beachten?

Die Anforderungen, die der Gesetzgeber an die Archivierung von Rechnungen stellt, umfassen drei zentrale Merkmale:

• Echtheit:
  Die so genannte Echtheit der Herkunft einer Rechnung muss im Rahmen der Aufbewahrung eindeutig festzustellen sein. Damit muss die Identität des Rechnungsausstellers eindeutig sicher gestellt und nachweisbar sein. 
• Unversehrtheit:
  Die Inhalte einer Rechnung müssen im Original erhalten bleiben. Sowohl der Rechnungssteller als auch der Empfänger einer Rechnung muss darauf achten, dass das Dokument nicht im Nachhinein verändert werden kann. So muss sicher nicht nur gestellt sein, dass zum Beispiel eine Rechnung durch den Empfänger nicht nachträglich verändert wurde. Auch die Möglichkeit zu einer Veränderung des Originaldokuments ist durch entsprechende technische Vorkehrungen grundsätzlich auszuschließen. 
• Lesbarkeit:
  Die Lesbarkeit von archivierten Dokumenten muss grundsätzlich über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrung unverändert erhalten bleiben. Daher sind elektronische Dokumente auf einem sicheren Datenträger, wie zum Beispiel auf CD-ROM oder DVD, auf Festplatten oder in einer Cloud aufzubewahren. Zudem müssen die Dokumente jederzeit zugänglich und abrufbar bereit stehen. 

Welche Anforderungen sind in der Praxis zu berücksichtigen? – Originalrechnungen in der Buchhaltung

Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen gilt es insbesondere, die Dokumente in genau dem Format aufzubewahren, in dem sie beim Empfänger eingehen. Das bedeutet, dass der Empfänger stets die Originalrechnungen in der Buchhaltung aufbewahren muss. Die Kopie ist als Dokument zur Vorlage gegenüber dem Finanzamt nicht ausreichend. Vielmehr ist eine Rechnung im Original und insbesondere in dem Format zu archivieren, in dem sie beim Empfänger eingeht.

So ist zum Beispiel ein Dokument, das im PDF-Format eingeht, auch im PDF-Format abzuspeichern. Geht eine Rechnung hingegen als offene E-Mail beim Empfänger ein, dann muss er die E-Mail mit der Rechnung abspeichern. Empfängt ein Unternehmen einen kompletten Datensatz, dann muss es diesen so archivieren, wie er eingegangen ist. Die GoBD schreiben vor, dass eine Umwandlung eines eingehenden Dokuments in ein anderes Format nicht zulässig ist. 

Welche weiteren Anforderung gilt es zu beachten?

• Pflichtangaben:
  Unabhängig davon, ob eine Rechnung als Papierrechnung per Post verschickt wird oder als elektronische Rechnung per E-Mail an den Kunden geht, müssen die Dokumente sämtliche Pflichtangaben für die Rechnungsstellung enthalten, die das Umsatzsteuergesetz vorgibt. 
• Zustimmung durch den Empfänger:
  Darüber hinaus ist für den Versand von elektronischen Rechnungen die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Gibt es hierüber keine Vereinbarung, dann gilt die Zustimmung auch durch Stillschweigen und durch die Zahlung der elektronischen Rechnung als erteilt. 
• Kontrolle durch den Empfänger:
  Der Empfänger einer Rechnung muss laut den gesetzlichen Vorgaben dafür Sorge tragen, dass die Herkunft des Dokuments eindeutig geklärt ist. Hierfür ist ein Abgleich des Rechnungsdokuments mit anderen Dokumenten aus der Buchhaltung, wie zum Beispiel mit einer Bestellung, einem Angebot oder einem Lieferschein als Nachweis ausreichend. 

Rechnungen ausdrucken: Müssen Rechnungen ausgedruckt werden?

Unternehmer, die Rechnungen auf elektronischem Wege empfangen oder versenden, sparen nicht nur Tinte, Papier und Energie- sowie Porto-, Raum- und Archivierungskosten, sondern vor allem sehr viel Zeit. Seitdem für die elektronische Rechnung zudem nicht mehr zwingend eine digitale Signatur erforderlich ist, ist auch die Handhabung erheblich vereinfacht.

Im Umsatzsteuergesetz und in den GoBD hat der Gesetzgeber die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen genau geregelt. Dort ist nicht vermerkt, dass der Aussteller oder Empfänger elektronische Rechnungen ausdrucken muss. Demnach ist es nicht erforderlich, elektronische Rechnungen nach dem Erstellen oder Empfangen auszudrucken und gesondert abzulegen. Wurde eine Rechnung elektronisch versendet, dann liefert ein Papierausdruck nur eine Kopie des Originaldokuments. Der Gesetzgeber fordert jedoch, dass das Rechnungsdokument im Original und in genau der Form aufzubewahren ist, in dem es versendet wurde. Daher kann der Ausdruck einer elektronischen Rechnung auf Papier ausdrücklich nicht als Beleg für eine Buchung durch das Finanzamt anerkannt werden.

Betriebsprüfung – Was braucht der Steuerprüfer?

Die Betriebsprüfung hat das Ziel, die bei der Steuererklärung gemachten Angaben über die Einkünfte eines Betriebs auf ihre Richtigkeit hin zu überprüfen. Im Vorfeld der Betriebsprüfung teilt das Finanzamt dem betroffenen Unternehmen mit, welche Steuerarten geprüft werden sollen. Im Zentrum der Steuerprüfung stehen daher insbesondere alle steuerlich bedeutsamen Dokumente, die für den betroffenen Abrechnungszeitraum als Beleg für die Angaben der entsprechenden Steuererklärungen zugrunde liegen. 

Der Steuerprüfer kann bei einer Betriebsprüfung Einsicht in alle Dokumente verlangen, für die eine Aufbewahrungspflicht besteht. Zu den Dokumenten, die dem Steuerprüfer zur Verfügung gestellt werden müssen, gehören je nach Art der Steuerprüfung neben weiteren insbesondere die folgenden Unterlagen:

• Buchungsbelege: zu diesen gehören insbesondere Bankbelege, Kassenbelege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung mit Summen- und Saldenlisten
• Sachkonten und Personenkonten
• Kassenbuch
• Registrierkassen
• Urkunden
• Verträge
• Jahresabschluss
• Fahrtenbücher

Wie sind Unterlagen für den Steuerprüfer bereit zu stellen?

Der Steuerprüfer prüft sowohl die Geschäftsdokumente, die in Papierform vorliegen, als auch die elektronische Buchhaltung. Nach der Durchsicht der Papierdokumente ist dem Steuerprüfer der Zugriff auf die elektronisch vorliegenden Daten zu ermöglichen. Hierzu kann das Unternehmen entweder einen eigenen Rechner bereit stellen, auf dem die elektronischen Unterlagen liegen oder der Steuerprüfer erhält einen Datenträger mit den erforderlichen Daten. 

Neben dem Zugang zu den elektronischen Daten muss der geprüfte Betrieb auch die Struktur des Ablagesystems erläutern, sodass der Prüfer gewünschte Daten auf Basis einer nachvollziehbaren Vorgabe einfach selbstständig auffinden und aufrufen kann. 

Die Unterlagen sollten durch den geprüften Betrieb im Vorfeld einer Betriebsprüfung sorgfältig vorbereitet werden und zum Prüfungsbeginn vollständig und einfach zugänglich vorliegen. Sind im Zuge der Prüfung weitere Unterlagen erforderlich, dann müssen auch diese zeitnah vorgelegt werden. 

Wie optimierst Du Deine Buchhaltung? – Alles in einem Buchhaltungstool mit Billomat

Mit Blick auf die umfangreichen Anforderungen, die die Gesetzgebung an die Buchhaltung stellt, ist es ratsam, alle Buchhaltungsunterlagen in einem kompakten System zusammen zu führen. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Buchhaltungsunterlagen optimal aufbereiten und ebenso in der bestmöglichen Form und Ordnung gegenüber dem Finanzamt bereit halten.

Alles aus einem Guss – Buchhaltungstool Billomat

Das Buchhaltungstool Billomat ermöglicht es, alle Unterlagen in digitaler Form aufzubereiten und die Buchhaltungsabläufe vollständig zu automatisieren. Von der Rechnungsstellung über Angebote, Lieferscheine, das Mahnwesen mit Zahlungsabgleich bis hin zur elektronischen Übermittlung der Buchhaltungsdaten an den Steuerberater stellt Billomat das notwendige Werkzeug bereit, das alle erforderlichen Unterlagen in einem Guss erstellt. 

Elektronische Buchhaltung mit Billomat

Billomat ermöglicht die vollständige Umstellung der Buchhaltung in die digitale Form, auch wenn beim Unternehmen noch immer Papierdokumente eingehen. Denn Billomat bietet die Möglichkeit, eingehende Papierdokumente, wie Quittungen, Rechnungen oder Lieferscheine mit wenigen Arbeitsschritten in die digitale Form zu überführen. Dokumente, die auf diese Weise elektronisch abgespeichert werden, sind nicht nur unkompliziert einzuordnen, sondern vor allem rechtssicher und werden durch das Finanzamt als Beleg für Zahlungen anerkannt.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit Billomat

Für die regelmäßigen Steuererklärungen stellt Billomat die Möglichkeit bereit, die erforderliche Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu erstellen, um den Betriebsgewinn zu ermitteln. Auf Basis der Einnahmen und Ausgaben erstellt Billomat die entsprechende EÜR in nur wenigen Arbeitsschritten. Der Bericht für die Steuererklärung kann dabei auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens eingestellt werden. 

Vorbereitung der Buchhaltung für den Steuerberater

Der Datenaustausch mit dem Steuerberater erfolgt über den DATEV-Export oder durch eine Zugriffsberechtigung auf das Buchhaltungsprogramm, die der Steuerkanzlei zur Verfügung gestellt wird. Auf diese Weise bereitet Billomat nicht nur die Unterlagen der Buchhaltung für die Steuererklärung und den Jahresabschluss perfekt vor. Auch die Übermittlung der Daten sowie die Kommunikation mit dem Steuerberater erfolgt durch die entsprechenden Schnittstellen schnell und unkompliziert.

Gerüstet für die Steuerprüfung mit Billomat

Für die Steuerprüfung stehen nicht nur sämtliche Buchhaltungsunterlagen elektronisch bereit. Auch liegen die Unterlagen in einem Ordnungssystem vor, das einfach nachzuvollziehen ist. Ebenso kann Billomat bei der Steuerprüfung den Zugriff durch einen Prüfer schnell und unkompliziert ermöglichen.