Nach der Umstellung auf SEPA – was steht auf deinen Rechnungen?

Wie musst Du mit IBAN und BIC umgehen?

Seit 2014 wurde durch die Europäische Union die Umstellung der Kontoangaben für den Europäischen Zahlungsraum eingeführt. Die häufigste Verwendung der Bankdaten erfolgt auf Rechnungen und anderen geschäftlichen Dokumenten von Unternehmen. Denn ihre Bankdaten befinden sich neben den üblichen Firmenangaben auf ihren Geschäftspapieren. Wie BIC und IBAN  nach der Umstellung auf SEPA auf Rechnung, Angebot oder Website richtig angegeben werden und was es mit den Bezeichnungen auf sich hat, solltest Du genauer betrachten. 

1. Was bedeuten IBAN, BIC und SWIFT?
2. Was bedeutet SEPA?
3. Was bringt die Umstellung auf SEPA für Dein Unternehmen?
4. Wie sieht die IBAN aus?
5. Wie sieht der BIC aus?
6. Warum muss eine Rechnung IBAN und BIC verwenden?
7. Was geschieht, wenn eine Rechnung IBAN und BIC nicht angibt?
8. IBAN auf der Rechnung – Was ist bei der Angabe zu beachten?

Was bedeuten IBAN, BIC und SWIFT?

Vor der Umstellung auf SEPA benutzten Bankkunden für ihre Bankgeschäfte eine Kombination aus Kontonummer und Bankleitzahl. Die beiden Nummern waren kürzer gefasst, als die neuen Nummern mit der Bezeichnung IBAN und BIC, die sie seit 2014 ersetzen. 

Kontonummer

Die Kontonummer dient zur Bezeichnung eines bestimmten Bankkontos. Die Kontonummern werden nach bestimmten Merkmalen der Kreditinstitute vorgegeben, die in Ziffern ausgedrückt sind. Zum Beispiel enthält die Nummer die kontoführende Filiale oder eine Nummer, die die Art des Kontos als Spar-, Giro- oder Festgeldkonto ausweist. Die Kontonummer kann nicht von der Bankleitzahl getrennt angegeben werden. Denn sie identifiziert ein Konto, das innerhalb eines Bankhauses oder einer Bankengruppe angelegt ist. Die Kontonummer wurde mit der Umstellung auf SEPA in die IBAN eingefügt. 

Bankleitzahl

Um die Kontonummer der richtigen Bank zuweisen zu können, war bis zur Umstellung auf SEPA auch die Angabe der dazu gehörenden Bankleitzahl nötig. Die Bankleitzahl besteht aus einer Ziffernfolge, die einem bestimmten Kreditinstitut zugewiesen ist. In Deutschland reihen sich für die Bankleitzahl acht Ziffern aneinander. Auch die Nummern der Bankleitzahl finden sich als Bestandteil der IBAN wieder.

IBAN

Das Kürzel IBAN steht für „International Bank Account Number“. Das bedeutet übersetzt „Internationale Bankkontonummer“. IBAN ersetzt damit die einst im nationalen Zahlungsverkehr eingesetzte Kombination aus Kontonummer und Bankleitzahl. Die neue internationale Bankkontonummer besitzt weltweit Gültigkeit. 

BIC

Neben der Einführung von IBAN für die Kombination aus Kontonummer und Bankleitzahl kam es auch zur Einführung des BIC. Der BIC ersetzt im Zuge der Umstellung die bisher verwendeten Bankleitzahlen. BIC steht als Abkürzung für „Bank Identifier Code“. Die Buchstabenfolge ist demnach ein Bank-Code, der international standardisiert ist. 

SWIFT Code

Der BIC wird auch SWIFT-Code genannt. SWIFT ist die Abkürzung für „Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication“. Die SWIFT ist eine Organisation mit Sitz in Belgien, die die Kommunikation zwischen den internationalen Banken organisiert. Hierfür setzt sie ein Netzwerk ein, um den internationalen Zahlungsverkehr der Banken zu regeln. Die SWIFT weist jeder teilnehmenden Bank einen eigenen BIC zu, der zur Identifizierung der Kreditinstitute dient. Der BIC Code besteht aus acht bis elf Buchstaben. Diese folgen in ihrer Benennung und Reihenfolge einem vorgegebenen System, das die Identifizierung einer bestimmten Bank ermöglicht. 

Was bedeutet SEPA?

Da mit der Umstellung auf SEPA die Verwendung von IBAN und BIC nötig wurde, lohnt ein Blick auf die Hintergründe. Die Abkürzung SEPA steht für „Single Euro Payments Area“ und bezeichnet den Zahlungsverkehr im Europäischen Wirtschaftsraum. SEPA schafft einen in ganz Europa einheitlichen Zahlungsverkehr.

Ab dem 1. Februar 2014 ersetzte der Europäische Zahlungsraum die bis dahin gültigen nationalen Zahlungssysteme. Vor seiner Einführung war der nationale und der internationale Zahlungsverkehr getrennt. Im nationalen Zahlungsverkehr benutzten die deutschen Bankkunden ihre Kontonummer und die Bankleitzahl, während Bankkunden die SEPA Lastschrift und SEPA Überweisung nur im internationalen europäischen Zahlungsverkehr nutzten. Mit der Umstellung auf SEPA im gesamten Wirtschaftsraum Europa wurde die Trennung beseitigt.

Was bringt die Umstellung auf SEPA für Dein Unternehmen?

SEPA bringt einige Vorteile für die Internationalisierung von Geschäften. Unternehmen, die Kunden im Ausland haben, profitieren durch die Vereinfachungen:

• Lastschriftverfahren: Beschleunigung der Lastschriftverfahren innerhalb Europas
• Überweisungen: Die Gebühren für Überweisungen sind grenzüberschreitend genauso günstig wie bislang innerdeutsch
• Auslandsüberweisungen: Beschleunigung von Auslandsüberweisungen. Diese werden deutlich schneller auf dem Konto des Empfängers gutgeschrieben

Wie sieht die IBAN aus?

Da die IBAN sowohl die alte Kontonummer und Bankleitzahl beinhaltet, haben diese nicht ganz ausgedient. Sie sind ein Bestandteil der IBAN. 

Die IBAN setzt sich aus einer Kombination von insgesamt 22 Ziffern und Buchstaben zusammen. Diese bilden eine Reihe aus vorgegebenen Bestandteilen, die jeweils eine bestimmte Funktion erfüllen:

• Länderkennzeichen: Die ersten beiden Ziffern bilden das so genannte Länderkennzeichen. Dieses lautet in Deutschland DE. 
• Prüfziffer: Danach folgt eine zweistellige Prüfziffer, die dem Kreditinstitut zugewiesen ist, in dem sich das Konto befindet. Die Prüfzahl verhindert Fehlüberweisungen durch Fehler in der Angabe der weiteren Ziffern. 
• Bankleitzahl: Danach folgt die bisherige Bankleitzahl mit insgesamt acht Ziffern. 
• Kontonummer: Am Ende der IBAN folgen zehn Stellen für die Kontonummer. 
• Füllziffern: Besteht die Kontonummer nur aus acht Ziffern, dann werden die ersten beiden Ziffern mit einer Null angegeben. 

Wie sieht der BIC aus?

Der BIC zeigt sich als Buchstabenreihe mit insgesamt bis zu 11 Stellen. Seine Buchstabenkombination ist eine genaue Ortsangabe für die Bank, in der sich das betreffende Konto befindet. Auch seine Ziffern folgen einer festgelegten Ordnung und erfüllen bestimmte Funktionen:

• Bankbezeichnung: Die ersten vier Buchstaben des BIC bezeichnen die Bank, in der sich das Konto befindet. 
• Land: Die darauf folgenden zwei Buchstaben kennzeichnen das Land, in dem das Kreditinstitut seinen Sitz hat. Die Länderkennung folgt einem vorgegebenen ISO Code, der international Gültigkeit hat. 
• Ort oder Region: Die nächsten beiden Stellen sind für die Angabe des Ortes oder der Region reserviert. 
• Filiale: Am Ende der Kette stehen wahlweise drei oder vier Stellen zur Verfügung, die die Filiale vor Ort bezeichnen. 

Warum muss eine Rechnung IBAN und BIC verwenden?

Die Pflicht zur Verwendung von IBAN und BIC für alle Überweisungen und Lastschriften führt dazu, dass die erforderlichen Angaben auch auf Rechnungen vorhanden sein müssen. Denn die meisten Überweisungen oder Lastschriften sind durch eine Rechnung veranlasst. Unternehmen, die Rechnungen stellen, müssen daher ihren Kunden die notwendigen Bankdaten zur Verfügung stellen. Enthielt eine Rechnung bis zur Umstellung auf SEPA Kontonummer und Bankleitzahl, so sind Unternehmen nunmehr gehalten, auf ihrer Rechnung IBAN und BIC anzugeben. 

Was geschieht, wenn eine Rechnung IBAN und BIC nicht angibt?

Unternehmen, die auf ihrer Rechnung IBAN und BIC nicht angeben, sondern noch immer die alten Kontonummern und Bankleitzahlen verwenden, handeln nicht kundenfreundlich. Denn viele Kreditinstitute ermöglichen ihren Kunden zum Beispiel bei einer Onlineüberweisung nicht mehr, die Kontonummer mit Bankleitzahl einzugeben. Die Eingabemaske der Onlineüberweisung ist zumeist nur noch auf die Eingabe von IBAN und BIC eingestellt. Die Eingabe abweichender Daten ist vielen Kunden daher nicht möglich. In der Folge müssen sich Kunden bei der Bezahlung von Rechnungen an den Lieferanten wenden, um die Daten in Erfahrung zu bringen. Das führt nicht nur zu einem unnötigen Mehraufwand für Kunde und Unternehmen, sondern ist auch eine Quelle für Fehler und Missverständnisse. Daher sind Unternehmen gut beraten, die Rechnung mit den SEPA Daten auszustatten. 

IBAN auf der Rechnung – Was ist bei der Angabe zu beachten?

Die IBAN setzt sich in Deutschland aus insgesamt 22 Ziffern zusammen. Sie stellt damit eine sehr lange Kombination aus Ziffern und Buchstaben, die eine hohe Anfälligkeit für Fehler mit sich bringt. Daher lohnt sich die Überlegung, wie die IBAN auf Rechnung, Lieferschein, Angebot oder Geschäftsbrief bestmöglich gesetzt werden kann. Denn die Art und Weise, wie Du die IBAN auf Rechnung und Geschäftspapieren darstellst sorgt dafür, dass Du die Lesbarkeit verbesserst und Zahlendrehern bei der Banküberweisung Deines Kunden vorbeugen kannst. 

Aufteilung der Ziffernreihe – IBAN Rechnung

Um Deinen Kunden zu ermöglichen, dass sie Deine IBAN auf Rechnungen gut erkennen können, solltest Du die Ziffernreihe unterteilen. Dabei hat sich die Aufteilung in Viererschritten gut bewährt. Die Ziffernreihe wird dabei von links nach rechts in jeweils vier Ziffern aufgeteilt. Zwischen den Buchstaben- und Ziffernblöcken fügst Du einfach eine Leerstelle ein. Der letzte Ziffernblock besteht bei dieser Methode aus zwei Stellen. 

Angabe der Buchstabenreihe – BIC auf der Rechnung

Der BIC besteht zwar aus einer Reihe von Buchstaben und ist daher einfacher zu lesen als die IBAN. In der Regel geben Unternehmen den BIC ohne Gliederung an. Dennoch kannst Du durch eine Aufteilung des BIC auch dessen Lesbarkeit erhöhen. Da der BIC aus acht bis elf Buchstaben besteht, kannst Du ihn in zwei Blöcke zu je vier Buchstaben und einem weiteren Block mit den restlichen Buchstaben aufteilen. Die Aufteilung nimmst Du wieder vor, indem Du zwischen die Blöcke einfach ein Leerzeichen einfügst. 

Muss Deine Rechnung auch den BIC angeben oder nicht?

Auch der BIC gehört auf Deine Rechnung. Denn selbst wenn viele Kreditinstitute bei einer Onlineüberweisung den BIC nach der Eingabe der IBAN selbstständig ausfüllen, benötigt Dein Kunde den Code zum Abgleich. Daher ist die Angabe des BIC auf Deiner Rechnung unbedingt erforderlich. 

Wie kannst Du die Lesbarkeit weiter verbessern? – BIC und IBAN auf Rechnungen 

Neben der Aufteilung der Ziffern- und Buchstabenreihen solltest Du darauf achten, dass Deine IBAN und BIC in einer gut lesbaren Schrifttype gesetzt sind. Vermeide für die Angabe der Ziffernreihen sehr feine und dünne Schriften. Um dem Kunden die Übertragung Deiner Bankverbindung in sein Überweisungsformular zu vereinfachen, solltest Du eine kräftige Schrift in nicht zu kleiner Schrifthöhe verwenden. Darüber hinaus solltest Du dafür sorgen, dass Deine Bankverbindung auf der Rechnung schnell aufzufinden ist.