Ein nachhaltiges Unternehmen schaffen: Wie Dir papierlose Prozesse dabei helfen können

Papierverbrauch und Umweltschutz gehen im modernen Büroalltag Hand in Hand. Neben Aspekten zur Nachhaltigkeit bietet das digitale Arbeiten für Unternehmen immense Vorteile gegenüber papierbasierten Prozessen. Wir zeigen Dir in diesem Magazinbeitrag, wie Du die den Papierverbrauch für Dein nachhaltiges Unternehmen reduzieren und dadurch Umwelt und Finanzen schonen kannst.

1. Welche Vorteile bietet digitale Buchhaltung?
2. Wie kann Digitalisierung die Umwelt schützen?
3. Wie kann man Papierverbrauch im Büro reduzieren?
4. Wie kann externe Zusammenarbeit papierlos und nachhaltiger gestaltet werden?
5. Wie kann Billomat helfen?

Welche Vorteile bietet digitale Buchhaltung?

Eine digitale Buchhaltungssoftware bietet bereits viele Vorteile hinsichtlich Nachhaltigkeit. Denn heutzutage ist Umweltschutz mehr denn je eine soziale Verantwortung, der auch Unternehmen nachkommen müssen.

Sie hilft Unternehmern und Unternehmerinnen, zahlreiche Prozesse zu optimieren und dabei Papier und Zeit zu sparen.

Durch nachhaltige Online-Buchhaltung ist es möglich, digital und ortsunabhängig zu arbeiten. Das ist besonders bei der stetig fortschreitenden Entwicklung von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen unabdingbar. So hat jede berechtigte Person jederzeit Zugang zu relevanten Unterlagen und Dokumente können gemeinsam bearbeitet werden. Es muss nicht mehr jedes Mal der Aktenordner rausgekramt werden und das Office spart wertvollen Platz und Papier ein.

Digitale Buchhaltungssoftware bringt gegenüber Dokumenten aus Papier viele Vorteile mit sich:

• Unkompliziert: Mit wenigen Klicks ist alles aufbereitet für das Finanzamt oder den Steuerberater
• Ortsunabhängig: Digitale Rechnungen und Belege leicht abspeichern und archivieren
• Weniger fehleranfällig: Software prüft auf fehlende Informationen oder Fehler
• Papier wird gespart: Entweder wird Papier recycled oder gar nicht mehr verwendet
• Übersicht: Stammdaten oder andere Unterlagen zentral abgelegt. Keine Aktenordner mehr wälzen

Hervorzuheben sind bei digitalen Buchhaltungsprozessen nicht nur nachhaltige, sondern vor allem auch finanzielle Aspekte.

Laut einer Studie von Corp! geben Unternehmen in den Vereinigten Staaten jährlich ca. 8 Milliarden $ für die Verwaltung von Papierdokumenten aus, wobei durchschnittlich 20$ für die Verwaltung eines Papierdokuments bis zur finalen Ablage aufgewendet werden.

Digitales Dokumentenmanagement kann die Kosten in den meisten Bereichen hier erheblich senken.

Wie kann Digitalisierung die Umwelt schützen?

Digitale Buchhaltung bedeutet auch, dass eine große Anzahl von Dokumenten für ein nachhaltiges Unternehmen oft nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden muss und recycelt werden kann. Nachfolgend findest Du einige Fakten zum weltweiten Papierkonsum aus einer Studie des WWF 🌎

• Hinter China, den Vereinigten Staaten und Japan ist Deutschland der viertgrößte Produzent von Papier weltweit (ca. 22,1 Mio. Tonnen im Jahr 2019).
• Bezüglich des Verbrauchs von Papier steht Deutschland auf Platz 4, hinter China, den Vereinigten Staaten und Japan (ca. 18,8 Mio Tonnen in 2019).
• Deutschland ist weltweit größter Importeur von Papier (ca. 10,4 Mio Tonnen im Jahr 2019)
• Der Konsum von Papier in Deutschland pro Person liegt bei 227 KG (im Jahr 2019) – nur wenige Länder liegen darüber

Wie kann man Papierverbrauch im Büro reduzieren?

Eine Änderung des Papierverbrauchs kann darin bestehen, dass mehr recycelt, weniger gedruckt oder zum Beispiel mithilfe von Dokumentenmanagementsoftware direkt papierlos gearbeitet wird. Tipps zum generellen Einsparen von Papier:

• Recyceltes Papier verwenden
• Mehrfache Verwendung von Papier
• Beidseitig drucken
• Kleine Schriftgrößen verwenden
• Dünneres Papier verwenden
• Digitale Buchhaltungstools nutzen + Belege digital erfassen
• Papierverbrauch kontrollieren: Bestellung von Druckerpapier

Ein sorgsamer Umgang mit dem Papierverbrauch kann im Hinblick auf das Dokumentenmanagement prinzipiell auf zwei Arten erfolgen:

• Digitalisierung von Dokumenten aus Papier und fachgerechtes Recycling
• Erstellung, Empfang und Bearbeitung von Dokumenten, ausschließlich auf digitalem Wege

Wie kann externe Zusammenarbeit papierlos und nachhaltiger gestaltet werden?

Auch in der Zusammenarbeit mit kooperierende Unternehmen kann der Papierverbrach und somit die negativen Auswirkungen auf die Natur reduziert werden.

Falls Du größtenteils Rechnungen per Post bekommst, kannst Du die betreffenden Unternehmen bitten, Dir diese digital, zum Beispiel per E-Mail oder als E-Rechnung bzw. XRechnung zukommen zu lassen.

Einige Unternehmen versenden teils immer noch eine physische Kopie, aber in den meisten Fällen werden elektronische Rechnungen dann nur noch digital versendet.

Nutzt Du Billomat für Deine Fakturierungsprozesse, kannst Du direkt einen Zahlungslink in der Rechnung platzieren, wenn eine Rechnung via Mail verschickt wird. Das vereinfacht nicht nur die Zahlung, sondern spart auch Papier. Mit unserem Add-on zu Mollie klappt das kinderleicht.

Papierloser Arbeiten – Wie digitalisiere ich Eingangspost?

Papierbasierte Dokumente lassen sich zum Beispiel durch Anbieter zur Digitalisierung der Briefpost, wie beispielsweise CAYA, realisieren.

Die Digitalisierung des Posteingangs hilft, analoge Dokumente in den digitalen Prozess einzubringen. Dabei wird Deine Post durch CAYA in Zusammenarbeit mit der Deutschen Post und PIN AG zu einem von CAYAs Scancentern umgeleitet und in einem hochautomatisierten Verfahren digitalisiert.

Die Verwendung künstlicher Intelligenz stellt sicher, dass Dokumente automatisch klassifiziert und ausgelesen werden.

Eingescannte Briefpost wird bei CAYA fachgerecht recycelt, solange diese nicht zum physischen Empfang angefragt wird. Das verbessert die CO2-Bilanz für ein nachhaltiges Unternehmen stärker als das klassische Abheften oder Entsorgen im Hausmüll.

CAYA hat vertiefend einen Ratgeber für das papierlose Büro erstellt, indem weitere Tipps & Tricks rund um den papierlosen Büroalltag gegeben werden.

Wie kann Billomat helfen?

Darüber hinaus eignet sich Billomat für alle, die die eigene Buchhaltung automatisieren und in die Cloud bringen wollen.

Um keinen Schuhkarton mit Kassenbons oder Belegen mehr nutzen zu müssen, können Belege direkt in der Billomat App erfasst und kategorisiert gespeichert werden.

Zusätzlich bietet Billomat viele Schnittstellen zu anderen Tools, die eine Datenübertragung vereinfachen. Das reduziert das händische Übertragen von Informationen stark.

Durch diese Vorteile kann Billomat maßgeblich dazu beitragen, dass das Papieraufkommen in Deinem Büro verringert wird und die tägliche Arbeit Deines Unternehmens nicht nur effizienter, sondern auch umweltfreundlicher wird.

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