23. Aug 2017 | Unternehmenssteuerung
Office PC Test – Wie sich das Rechnungsmanagement optimieren lässt
Unser Sommerratgeber rund um effizientes Rechnungsmanagament
Vor allem Selbstständige und Unternehmer sehen sich in ihrem Arbeitsalltag häufig mit den Aufgaben der Buchhaltung konfrontiert. Dabei wäre es wichtig, die zur Verfügung stehende Arbeitszeit in den Aufbau des eigenen Betriebs zu investieren, neue Kunden zu gewinnen und Aufträge umzusetzen. Doch wie lässt sich das Rechnungsmanagement optimieren, das gerade in den Sommermonaten häufig zu einer kaum tragbaren Belastung wird?
Die Spezialisierung
Zunächst gibt es verschiedene Alternativen, um diese lästigen Aufgaben nicht selbst übernehmen zu müssen. In größeren Unternehmen bietet sich häufig die Möglichkeit, einen oder mehrere Mitarbeiter speziell mit diesem Thema zu vertrauen. Dadurch bilden diese schnell eine gewisse Expertise für den Umgang mit den Rechnungen aus, die es ihnen erlaubt, diese schneller zu handhaben. Langfristig kann bereits diese konzentrierte Zuweisung einen wichtigen Teil dazu beitragen, dass sich die Arbeitslast deutlich reduziert. Je nach dem, wie es um die finanziellen Mittel im Unternehmen steht, können zudem externe Firmen oder eine bestimmte Software in Anspruch genommen werden, um diese Aufgabe zu übernehmen, die sich in der heutigen Arbeitswelt leider kaum umgehen lässt.
Die richtige technische Ausstattung
Gleichzeitig hilft die richtige technische Ausstattung, um die Auflistungen und Kalkulationen zügig zu bearbeiten und im Anschluss zu freudvolleren Aufgaben übergehen zu können. Soft- und Hardware befinden sich besonders in kleinen Unternehmen jedoch nicht auf dem passenden Stand. Bereits der passende Office Rechner, welcher speziell für solche Dienste gebaut wurde, kann einen ganz wesentlichen Teil dazu beitragen. Wie der Office PC Test zeigt, reicht bereits ein relativ günstiges Produkt aus, um diese Aufgaben zu erfüllen und dadurch den vielfach empfundenen Frust dieser Aktionen zu reduzieren. Verschiedene Elemente dieser PCs, wie zum Beispiel die Festplatte und der Lüfter, wurden mit besonderer Rücksicht auf die spätere Lärmbelastung gebaut. Dadurch ist es möglich, sogar mehrere Stunden lang in absoluter Konzentration zu arbeiten, was viele normale Geräte nicht bieten können.
Den Überblick gewinnen
Ganz wesentlich für den Umgang mit den zahlreichen Rechnungen und Abrechnungen, die in einem wachsenden Unternehmen anfallen, ist die Übersicht. Gelingt es nicht, den Überblick über alle wichtigen Daten und Fakten zu behalten, so steigt mit jedem Tag der Aufwand, welcher zukünftig in diese Aufgaben zu investieren ist. Neben der klassischen Excel-Tabelle, in welche die Daten noch manuell eingetragen werden müssen, gibt es in diesen Tagen zahlreiche Software-Alternativen. So reicht unter Umständen sogar der Scan der Rechnung aus, um diese im Anschluss im System zu registrieren. Der Arbeitsaufwand, welcher nun noch für die Ordnung der gesammelten Daten aufgebracht werden muss, sinkt somit ein weiteres Mal deutlich ab. Gerade darin liegt ein wesentlicher Vorteil, der dazu beiträgt, ein neues Einsparpotenzial zu entdecken. Denn unter Umständen handelt es sich um Zeit, die viel besser in andere Aufgaben innerhalb des Unternehmens investiert werden kann.
Fazit
Letztendlich führen also verschiedene Wege zum Erfolg, was die Etablierung eines effizienten Rechnungsmanagements angeht. Wer gerade dabei ist, sein eigenes Unternehmen zu gründen oder die Selbstständigkeit weiter auszubauen, sollte sich möglichst frühzeitig mit den zur Verfügung stehenden Optionen befassen. Dadurch fällt es zu einem späteren Zeitpunkt leichter, die verschiedenen Ströme zu kontrollieren und daraus die Bilanzen der eigenen Firma abzuleiten. Investitionen, die speziell im Hinblick auf dieses Ziel getätigt werden, zahlen sich dementsprechend schnell aus.