Blog   23.5.2018

Optimierung der automatischen Belegerkennung

Wenn du einen Beleg oder eine Rechnung als PDF oder Bilddatei in deine Billomat Inbox lädst, unterstützt dich unsere automatische Belegerkennung bereits beim Auslesen und Übertragen aller relevanten Daten aus dem Dokument, damit du diese noch schneller und möglichst fehlerlos als Eingangsrechnung in deinem Billomat Account verbuchen kannst. Wir haben die automatische Belegerkennung optimiert und um eine Text Typ Auswahl erweitert, damit das Extrahieren der Daten künftig noch zuverlässiger funktioniert.

Optimierung der automatischen Belegerkennung

Bewirtungskosten, Taxifahrten, Hotelrechnungen, Kontoauszüge: Im Geschäftsalltag fallen täglich betriebsbedingte Aufwendungen an, die den Gewinn deines Unternehmens mindern. Betriebsausgaben in Form von laufenden Geschäftskosten sind sofort absetzbar und du kannst ordentlich Steuern sparen. Doch damit du die Betriebsausgaben auch geltend machen kannst, stehst du in der Nachweispflicht. Stichwort:„Keine Buchung ohne Beleg“! Hat das Finanzamt Zweifel an deinen Angaben, musst du in der Lage sein, die Höhe der Ausgaben durch Rechnungen nachzuweisen.

Tipp: In unserem Billomat Magazin findest du weitere Informationen darüber, wie du Belege GoBD-konform archivierst und welche Betriebsausgaben du von der Steuer absetzen kannst.

 

Für die Aufbewahrung und Dokumentation von Betriebsausgaben bietet dir die Billomat Buchhaltungssoftware eine Inbox, in der du all deine Belege digital erfassen, archivieren und deinen Eingangsrechnungen zuordnen kannst. Beim Upload analysiert Billomat mittels der automatischen Belegerkennung in Zusammenarbeit mit unserem Kooperationspartner gini das Dokument und überträgt alle relevanten Daten in das Formular für die Erfassung der Eingangsrechnung. Doch nicht immer funktioniert die automatische Belegerkennung 100 Prozent fehlerfrei. Mit einem Blick auf alle Dokumente in deiner Inbox wird dir auffallen, dass Rechnungen, Kassenzettel, Quittungen und Co. häufig sehr unterschiedliche Formate und Positionen haben. Ein Standardformat, dass sich auf alle Dokumente übertragen lässt, gibt es nicht. Hin und wieder werden auch handschriftliche Rechnungen wie beispielsweise Taxiquittungen digitalisiert, was ebenfalls eine Herausforderung für die gini Logik darstellt. Grund genug, uns die automatische Belegerkennung bei Billomat noch einmal genauer anzusehen.

Optimierung der automatischen Belegerkennung: Definiere den Dokumententyp beim Upload deiner Eingangsrechnung über die Billomat Inbox.

Optimierung der automatischen Belegerkennung: Definiere den Dokumententyp beim Upload deiner Eingangsrechnung über die Billomat Inbox.

Optimierung der automatischen Belegerkennung: Ab sofort kannst du beim Upload deines Beleges über die >Inbox zusätzlich den Dokumententyp definieren. Über das Dropdown kannst du beispielsweise zwischen den Typen Rechnung, Überweisung, Tankbeleg, Stromrechnung oder Reisekostenabrechnung wählen, bevor du das Dokument hochlädst. Das hilft der automatischen Belegerkennung zu verstehen, wo sich welche Daten in dem Dokument befinden und die Analyse von Rechnungsdatum, Kundennummer oder Rechnungsbetrag funktioniert noch zuverlässiger.

Erfasse Belege, Kassenzettel und Quittung – jetzt auch mit dem Smartphone!

In der Billomat Weboberfläche hast du bereits mehrere Optionen, deine Eingangsrechnungen manuell oder komplett automatisiert abzulegen. Aktiviere das Widget „Ausgaben erfassen“ in deiner Schaltzentrale, um Dokumente per Drag&Drop mit einem Klick in deine Inbox zu ziehen, nutze deine persönliche Billomat E-Mail Adresse, um relevante Rechnungen per E-Mail an deine Billomat Inbox zu senden oder aktiviere den automatischen Abgleich von Dokumenten mit einem Cloud Speicher.

Seit dem 18.05.2018 kannst du Kassenzettel, Bewirtungsbelege, Quittungen und sonstige Rechnungen jetzt auch ganz bequem mit dem Smartphone erfassen. Wir haben unsere Mobile Apps (verfügbar für iOS und Android) um den Billomat Belegscan erweitert. Öffne einfach die Billomat Mobile App und fotografiere den Beleg mit deiner Smartphone Kamera. Beim Upload in deine Billomat Inbox werden mittels der automatischen Belegerkennung ebenfalls alle relevanten Daten aus deinem Dokument extrahiert. Den Beleg kannst du im Anschluss direkt zu einer Eingangsrechnung weiterverarbeiten oder später über die Webanwendung aufrufen. Probiere es doch gleich mal aus!

Billomat iOS App
 

Noch Fragen und Ideen für die automatische Belegerkennung?

Unser Kundensupport steht dir für Fragen und Ideen zur automatischen Belegerkennung per Telefon: +49 800 – 24556628 und E-Mail: support@billomat.com zur Verfügung. Zudem findest du in unseren Billomat FAQ weitere Informationen zu allen Funktionen von Billomat.

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