Ordnung in der Kasse – Infos rund ums Kassenbuch

Nicht nur gesetzliche Neuerungen werfen zahlreiche Fragen rund um das Führen eines Kassenbuches auf. In der Praxis ergibt sich sowohl für Neugründer wie auch für erfahrene Unternehmer immer wieder Klärungsbedarf beim Thema Kasse. Warum, wie und wer ein Kassenbuch führen muss, klären wir in diesem Beitrag.

1. Wer muss ein Kassenbuch führen?
2. Warum ist das Kassenbuch für das Finanzamt so wichtig?
3. Was muss im Kassenbuch enthalten sein?
4. Wie kann’s aussehen? – eine Kassenbuch Vorlage
5. Kann man die Kassenbuchführung auch vereinfachen?
6. Tipps zur Kassenbuchführung von der IHK
7. Welche Fehler solltest Du vermeiden?
8. Elektronisch oder auf Papier?

Warum müssen Unternehmen ein Kassenbuch führen?

Die Kasse im Unternehmen umfasst den gesamten Bargeldbestand des Betriebs. Jede Bargeldbewegung innerhalb eines Betriebs muss über die Kasse geführt werden. Die Kassenführung hat die Aufgabe, alle Geschäftsbewegungen, die mit Bargeld ausgeführt werden, im Kassenbuch zu erfassen und zu dokumentieren. Dabei müssen Einlagen gleichermaßen wie Entnahmen von Bargeld zum Zeitpunkt ihrer Ein- oder Auszahlung in das Kassenbuch eingetragen werden. Das Buch nimmt sämtliche relevanten Daten auf, die zu einer einzelnen Bargeldbewegung gehören. Dazu gehören neben Datum, Betrag und Steuersatz vor allem der Grund für die Bargeldeinzahlung oder die Bargeldentnahme. Eine ordentliche Kassenbuchführung erfordert, dass die Buchhaltung bei ihren Einträgen von Bargeldbewegungen die Regelungen der ordnungsgemäßen Buchführung sowie die Vorgaben der GoBD beachtet. 

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Der Gesetzgeber hat in den §§ 140 bis 148 der Abgabenordnung, sowie im § 238 ff im Handelsgesetzbuch festgelegt, wer ein Kassenbuch führen muss. Nach der gesetzlichen Vorgabe gehört die Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs zur grundlegenden Buchführungspflicht von Unternehmen. Wer zur Buchführung verpflichtet ist, der muss auch ein Kassenbuch führen. Zur Buchführung verpflichtet sind nach den gesetzlichen Vorgaben Kaufleute, beziehungsweise Betreiber von Unternehmen im Handelsgewerbe. Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, gehören immer zum Handelsgewerbe. Auch Land- und Forstwirte fallen unter die Buchführungspflicht. Der § 141 AO nennt weitere Voraussetzungen für die Buchführungspflicht:

• Umsatz ist höher als 600.000 Euro pro Jahr
• Gewinn höher als 60.000 Euro pro Jahr
• Wirtschaftswert von selbstbewirtschafteter Land- oder Forstwirtschaftlicher Fläche höher als 25.000 Euro

Wer ist von der Kassenbuchführungspflicht befreit?

Seit 2009 ermöglicht das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz Unternehmern unter bestimmten Umständen eine Befreiung von der Buchführungspflicht. Nach den neuen gesetzlichen Bestimmungen aus 2015 sind Einzelkaufleute nicht mehr zur Buchführung und damit auch nicht mehr zur Führung eines Kassenbuches verpflichtet, wenn sie folgende Kriterien erfüllen:

In zwei aufeinander folgenden Wirtschaftsjahren:

• Umsatzerlös maximal 600.000 Euro
• Jahresüberschuss maximal 60.000 Euro

Daneben sind auch Freiberufler und Kleingewerbetreibende von der Pflicht zur Kassenbuchführung befreit, wenn sie eine Einnahmenüberschussrechnung im Rahmen ihrer Steuererklärung erstellen. Ausgenommen hiervon sind Freiberufler, die einen freiwilligen Eintrag ins Handelsregister vorgenommen haben. Auch Existenzgründer, die am Ende ihres ersten Geschäftsjahres innerhalb der Gewinn- und Umsatzgrenzen liegen, sind von der Kassenführung entlastet.

Die neuen Regelungen finden sich im § 241a HGB.

Warum ist das Kassenbuch für das Finanzamt so wichtig? 

Das Kassenbuch gibt dem Finanzamt genaue Auskunft über die Aktivitäten Deines Unternehmens. Darüber hinaus nimmt das Finanzamt den Transfer von Bargeld besonders genau unter die Lupe. Ein ordentlich geführtes Buch schützt daher nicht nur vor Steuernachforderungen. Es ist auch eine repräsentative Visitenkarte für den Zustand der gesamten Buchhaltung und sollte bei einer Steuerprüfung keinen Anlass zur Beanstandung geben.

Was muss ein Kassenbuch bieten? – Aufbau eines Kassenbuchs

Das Kassenbuch dokumentiert sämtliche Einnahmen und Ausgaben, die Dein Unternehmen in Bar tätigt. Es hat dieselbe Funktion wie ein Kontoauszug, indem es jede Bargeldbewegung innerhalb Deines Unternehmens genau abbildet. Dein Kassenbuch gehört zu den steuerlich relevanten Dokumenten Deiner Buchführung. Daher unterliegt es der Archivierungspflicht von 10 Jahren. Zu den Angaben, die Dein Kassenbuch enthalten muss gehören neben anderen individuellen Daten:

• Belegnummer/fortlaufende Nummer
• Datum des Eintrags
• Buchungstext mit Verwendungszweck
• Art der Bargeldbewegung (Soll oder Haben)
• Nettobetrag
• Bruttobetrag
• Steuersatz
• Währung
• Laufend aktueller Kassenstand

Wie kann’s aussehen? – Kassenbuch Vorlage

Kann man die Kassenbuchführung auch vereinfachen?

Grundsätzlich muss das Kassenbuch jede Bargeldbewegung in einem Unternehmen erfassen und beschreiben. Doch es gibt auch Ausnahmen. Zum Beispiel können Betriebe, die täglich sehr viele kleine Bargeldbewegungen haben, nicht jede einzelne Ein- oder Auszahlung mit einem ordentlichen Kassenbucheintrag erfassen. Andererseits haben auch viele Unternehmen kaum Geschäftsvorfälle, die mit Bargeld abgewickelt werden. In beiden Fällen erlaubt das Finanzamt in der Praxis, dass das Kassenbuch nur einen täglichen Kassenbestand ausweist. 

Wie funktioniert die vereinfachte Kassenbuchführung?

Das bedeutet, dass die Kassenführung zum Beispiel die vielen kleinen Bargeldbewegungen innerhalb eines Tages zu einer einzigen Summe zusammen fasst. Die Endsummen der Einnahmen werden dabei von den Endsummen der Ausgaben getrennt. Ebenso müssen auch die Bargeldbewegungen mit unterschiedlichen Steuersätzen zu jeweils getrennten Summen zusammengefasst werden. Die Kassenführung trägt schließlich die täglich erfassten Endsummen in das Kassenbuch mit dem dazu gehörenden Datum und den entsprechenden weiteren Daten ein. Auf diese Weise wird täglich ein aktueller Kassenstand ausgewiesen. Dem täglichen summierten Kassenbucheintrag müssen jedoch sämtliche dazu gehörenden Belege beigefügt sein. Diese müssen lückenlos vorliegen, sodass ihre Summen mit den Einträgen im Kassenbuch übereinstimmen. 

Tipps zur Kassenbuchführung von der IHK

Die IHK München hat ein Merkblatt (https://www.ihk-muenchen.de/kassenbuchfuehrung/) herausgegeben, das Dir zehn Tipps für die Kassenbuchführung mitgibt:

• Buchung nie ohne Beleg
• Soll und Ist müssen jederzeit abgleichbar sein
• Kasse regelmäßig durch Nachzählen prüfen
• Kassenbestand darf nie negativ sein
• Dokumentation von Geldtransfer zwischen Bank und Kasse
• Privateinlagen und Privatentnahmen täglich dokumentieren
• Erstattung von privaten Auslagen als Ausgabe erfassen
• Korrekturen am Eintrag nur durch neuen Eintrag vornehmen
• Zeitliche Chronologie unbedingt einhalten
• Einträge fortlaufend und ohne Leerzeilen untereinander schreiben

Welche Fehler solltest Du bei der Kassenbuchführung vermeiden?

Die gesetzlichen Vorgaben zur ordnungsmäßigen Buchführung und die GoBD bestimmen, wie die Buchhaltung ihre Kassenbuchführung umzusetzen hat. Demnach gilt es, die folgenden Kriterien zu beachten:

• Das Kassenbuch darf nicht im Nachhinein verändert werden. Daher muss das Kassenbuch mit einer Software erstellt und die Originaldatei in einer Form abgespeichert werden, die nicht im Nachhinein zu verändern ist. Wer sein Kassenbuch mit einer offenen Excel Datei führt, der erfüllt die Vorgaben der GoBD nicht.
• Der Kassenbestand muss mit den Eintragungen übereinstimmen. Der korrekte Kassenbestand ist daher regelmäßig durch Zählungen zu kontrollieren. Eine ausschließlich rechnerische Erfassung von Bargeldbewegungen ohne kontrollierende Zählungen ist nicht ausreichend.
• Kassenbücher sind über die Dauer von 10 Jahren zu archivieren. Es ist daher darauf zu achten, dass das Kassenbuch zusammen mit den weiteren steuerlich relevanten Unterlagen aufbewahrt wird. 
• Einträge in das Kassenbuch dürfen nicht zeitversetzt vorgenommen werden. Die Kassenführung muss zusammen mit der Einlage oder der Entnahme von Bargeld auch die dazu gehörenden Einträge ins Buch vornehmen. In Abwesenheit der Kassenführung dürfen keine Entnahmen oder Einlagen ausgeführt werden. Das betrifft vor allem Privatentnahmen, die ohne zeitgleiche Erfassung im Kassenbuch vorgenommen werden. 
• Die Kassenbuchführung darf es nicht versäumen, Bargeldbewegungen zu erfassen. Andererseits dürfen keinesfalls Einträge ins Kassenbuch vorgenommen werden, wenn keine Bargeldbewegung vorgenommen wird. Auch diese Fehler werden vorwiegend durch private Ein- und Auszahlungen verursacht. 

Kassenbuch führen – elektronisch oder auf Papier?

Das konventionelle Kassenbuch erhältst Du im Schreibwarenhandel. Die tabellarisch aufgebauten Seiten liefern eine solide Vorlage für das korrekte Führen. Für die moderne Buchführung bieten professionelle Buchhaltungsprogramme ein elektronisches Kassenbuch. Die Programme können lokal ebenso wie online und cloudbasiert bearbeitet werden. Häufig eingesetzte Programme wie Excel genügen den gesetzlichen Anforderungen an die Buchführung nicht. Sie erfüllen nicht die Anforderungen der GoBD, die die Rahmenbedingungen für eine ordentliche Buchführung vorgeben.