Papierloses Büro – Vorteile und Nachteile

Seit Erfindung des Computers träumen viele davon, ein papierloses Büro zu haben, denn in manchen Büros ist der Papierkrieg derart unübersichtlich und platzraubend, dass zum Beispiel der Gedanke an einen Büroumzug sofort beiseite geschoben wird. Denn wer soll die Aktenberge verpacken und schleppen? Also sehen viele die endgültige Papierlosigkeit als großen Vorteil, der alles so viel einfacher machen würde. Aber stimmt das? So schön sich die Papierlosigkeit erträumen lässt – sie hat nicht nur Vorteile. In diesem Artikel zeigen wir Dir einige Vor- und Nachteile auf, die Dir helfen können, Dich zu entscheiden, ob Du wirklich papierlos arbeiten möchtest oder nicht.

Was sind die Vorteile des papierlosen Büros?

1. Endlich wieder Platz haben!
   Die Akten verschwinden, die Schränke auch – das Büro ist nicht mehr so zugestellt, sondern wirkt offener und freier.
2. Verfügbarkeit an jedem Ort
   Eine digitale Speicherung aller notwendiger Dokumente kann für alle Mitarbeiter und Dich selbst überall zugänglich sein – das erhöht die Effizienz. Selbst wenn Du Tausende Kilometer weit entfernt in Bali am Strand sitzt, während Deine Mitarbeiter hier im Regen frieren, könnt ihr dennoch gemeinsam und zeitgleich an einem Projekt arbeiten, ohne dass ihr Faxe hin und herschicken müsst. (Faxe? Was war das noch? Genau.)
3. Kostenersparnis
   Ein papierloses Büro erspart jede Menge Papier-, Druck- und Kopierkosten. Und weil Kopierstau, Druckpapierstau und ähnliche Nervereien wegfallen, erspart es auch so manche Nerven.
4. Vereinfachte Kommunikation
   Die Kommunikation wird mit einem papierlosen Büro schneller und einfacher. Moderne, globale Dateistandards machen es möglich. Eine PDF-Datei ist heute zum Beispiel sehr leicht erstellt und schnell verschickt.
5. Ordnung halten wird viel einfacher
   Viel Zeit geht in Büros dafür drauf, Papiere in den Ablagen zu suchen. Erst recht, wenn alle eine unterschiedliche Vorstellung von System und Ordnung haben – manche Akten werden nie wieder gefunden. Mit einem papierlosen Büro kannst Du über Suchfunktionen alles wiederfinden.
6. Umweltschutz und Nachhaltigkeit
   Die Digitalisierung und die Einführung von Dokumentenablagen und Datenbanken sowie der Verzicht auf Papier wirkt nicht nur auf Unternehmen positiv, sondern auch auf die Umwelt und ihren Schutz. Die Produktion von Papier verbraucht viele Ressourcen, wie Holz, Wasser und Energie. Eine sehr gute Möglichkeit, diesen Verbrauch zu reduzieren, ist das papierlose Büro.
7. Effizienzsteigerung
   Digitale Dokumente können leicht durchsucht, organisiert und weitergeleitet werden. Dadurch lassen sich Arbeitsabläufe optimieren und Informationen schnell und einfach finden. Die Zusammenarbeit und der Austausch von Dokumenten werden vereinfacht, was zu einer Steigerung der Produktivität führen kann.

Ein papierloses Büro scheint viele Vorteile zu haben. Doch macht die Papierlosigkeit wirklich alles einfacher? Ist sie der Weg in die Zukunft? Wir zeigen Dir ein paar Nachteile, die Dir bei der Entscheidung für oder gegen das papierlos Arbeiten helfen können.

Papierloses Büro – Was sind die Nachteile?

1. Was, wenn der Strom ausfällt oder das System crasht?
   Wenn Dein Computer crasht, der Server und/oder der Strom ausfällt, dann kommst Du an Deine Dateien nicht mehr heran. Vielleicht vorübergehend, vielleicht gehen sie aber bei einem Servercrash sogar teils unwiederbringlich verloren. Endgültige Sicherheiten gibt es da nicht.
2. Was, wenn kein Netz da ist?
   Wenn Du keinen Netzanschluss kriegst (und dafür musst Du gar nicht auf Bali am Strand hocken – mitten in Deutschland kann Dir das genauso passieren, möglicherweise sogar häufiger, da der Netzausbau in Deutschland dem in vielen anderen Ländern noch sehr weit hinterher hinkt), dann hast Du ebenfalls keinen zuverlässigen Zugang mehr zu Deinen Dateien.
3. Nicht jeder ist digital-affin
   Wenn Du viele Dokumente hin- und herschicken musst, dann wirst Du bemerken, dass viele Firmen und erst recht Behörden weit entfernt vom papierlosen Büro sind. Manche Stellen befinden sich diesbezüglich noch in den 1980er Jahren und erwarten ganz selbstverständlich handsignierte Briefpost.
4. Cloud-Lösungen sind nicht unbedingt sicher
   Ob Passwortklau, Datenklau oder Spionage durch Innen- oder fremdländischen Geheimdienst: sicher ist, dass auch verschlüsselte Cloud-Lösungen alles andere als sicher sind. Wenn Du mit sensiblen Daten und Informationen zu tun hast, dann solltest Du Dein Cloud-System extra gut sichern oder möglicherweise doch wieder auf Papier ausweichen.
5. Das visuelle Gedächtnis funktioniert besser mit Papier
   Dies ist ein Punkt, den viele vergessen: der Vergleich zwischen E-Books und auf Papier gedruckten Büchern hat gezeigt, dass das visuelle Gedächtnis des Menschen bei Gedrucktem besser funktioniert. Manche Details bleiben allein deshalb im Gedächtnis, weil sie an einer bestimmten Stelle im Buch standen. Bei Dokumenten, die alle gleich aussehen, läufst Du Gefahr, dass die Gedächtnisleistung nicht so stark ist – nicht nur die Leistung des visuellen, sondern auch des gesamten Gedächtnisses. Denn digitale Dokumente werden schneller gelesen als gedruckte – und bleiben deshalb ebenfalls oft schlechter hängen.
6. Initiale Kosten
   Die Umstellung auf ein papierloses Büro erfordert oft Investitionen in die richtige Technologie, wie z.B. Hardware, Software und Schulungen. Diese anfänglichen Kosten können für einige Unternehmen eine finanzielle Belastung darstellen.

Fazit: Ist ein papierloses Büro sinnvoll?

Ein papierloses Büro klingt zwar toll, doch ist es nicht unbedingt nur vorteilhaft, papierlos zu arbeiten. Bevor Du Dich also entscheidest, das Papier aus Deinem Büro endgültig zu verbannen, solltest Du prüfen, welche Lösungen Du in Bezug auf die Nachteile hast. Eins ist aber so gut wie sicher: die Zukunft ist digital.