Organisation   23.1.2019

Papierloses Büro – Vorteile und Nachteile

Seit Erfindung des Computers träumen viele davon, ein papierloses Büro zu haben, denn in manchen Büros ist der Papierkrieg derart unübersichtlich und platzraubend, dass zum Beispiel der Gedanke an einen Umzug sofort beiseite geschoben wird. Denn wer soll die Aktenberge verpacken und schleppen? Also sehen viele die endgültige Papierlosigkeit als großen Vorteil, der alles so viel einfacher machen würde. Aber stimmt das? 

So schön sich die Papierlosigkeit erträumen lässt – sie hat nicht nur Vorteile. Wir zeigen ein paar Vor- und Nachteile auf, die dir helfen könnten, dich zu entscheiden, ob du wirklich papierlos arbeiten möchtest oder nicht.

papierloses Büro

Endlich keine Papierstapel mehr? Das papierlose Büro ist für viele ein Traum. Doch es birgt auch Risiken. (Bild © pixabay.com)

Was sind die Vorteile des papierlosen Büros?

  1. Endlich wieder Platz haben!
    Die Akten verschwinden, die Schränke auch – das Büro ist nicht mehr so zugestellt, sondern wirkt offener und freier.
  2. Verfügbarkeit an jedem Ort
    Eine digitale Speicherung aller notwendiger Dokumente kann für alle Mitarbeiter und dich selbst überall zugänglich sein – das erhöht die Effizienz. Selbst wenn du Tausende Kilometer weit entfernt in Bali am Strand sitzt, während deine Mitarbeiter hier im Regen frieren, könnt ihr dennoch gemeinsam und zeitgleich an einem Projekt arbeiten, ohne dass ihr Faxe hin und herschicken müsst. (Faxe? Was war das noch? Genau.)
  3. Kostenersparnis
    Ein papierloses Büro erspart jede Menge Papier-, Druck- und Kopierkosten. Und weil Kopierstau, Druckpapierstau und ähnliche Nervereien wegfallen, erspart es auch so manche Nerven.
  4. Vereinfachte Kommunikation
    Die Kommunikation wird mit einem papierlosen Büro schneller und einfacher. Moderne, globale Dateistandards machen es möglich. Eine PDF-Datei ist heute zum Beispiel sehr leicht erstellt und schnell verschickt.
  5. Ordnung halten wird viel einfacher
    Viel Zeit geht in Büros dafür drauf, Papiere in den Ablagen zu suchen. Erst recht, wenn alle eine unterschiedliche Vorstellung von System und Ordnung haben – manche Akten werden nie wieder gefunden. Mit einem papierlosen Büro kannst du über Suchfunktionen alles wiederfinden.

Ein papierloses Büro scheint viele Vorteile zu haben. Doch macht die Papierlosigkeit wirklich alles einfacher? Ist sie der Weg in die Zukunft? Wir zeigen dir ein paar Nachteile, die dir bei der Entscheidung für oder gegen das papierlos Arbeiten helfen können.

Papierloses Büro – Was sind die Nachteile?

  1. Was, wenn der Strom ausfällt oder das System crasht?
    Wenn dein Computer crasht, der Server und/oder der Strom ausfällt, dann kommst du an deine Dateien nicht mehr heran. Vielleicht vorübergehend, vielleicht gehen sie aber bei einem Servercrash sogar teils unwiederbringlich verloren. Endgültige Sicherheiten gibt es da nicht.
  2. Was, wenn kein Netz da ist?
    Wenn du keinen Netzanschluss kriegst (und dafür musst du gar nicht auf Bali am Strand hocken – mitten in Deutschland kann dir das genauso passieren, möglicherweise sogar häufiger, da der Netzausbau in Deutschland dem in vielen anderen Ländern noch sehr weit hinterher hinkt), dann hast du ebenfalls keinen zuverlässigen Zugang mehr zu deinen Dateien.
  3. Nicht jeder ist digital-affin
    Wenn du viele Dokumente hin- und herschicken musst, dann wirst du bemerken, dass viele Firmen und erst recht Behörden weit entfernt vom papierlosen Büro sind. Manche Stellen befinden sich diesbezüglich noch in den 1980er Jahren und erwarten ganz selbstverständlich handsignierte Briefpost.
  4. Cloud-Lösungen sind nicht unbedingt sicher
    Ob Passwortklau, Datenklau oder Spionage durch Innen- oder fremdländischen Geheimdienst: sicher ist, dass auch verschlüsselte Cloud-Lösungen alles andere als sicher sind. Wenn du es mit sensiblen Daten und Informationen zu tun hast, dann solltest du dein Cloud-System extra gut sichern oder möglicherweise doch wieder auf Papier ausweichen.
  5. Das visuelle Gedächtnis funktioniert besser mit Papier
    Dies ist ein Punkt, den viele vergessen: der Vergleich zwischen E-Books und auf Papier gedruckten Büchern hat gezeigt, dass das visuelle Gedächtnis des Menschen bei Gedrucktem besser funktioniert. Manche Details bleiben allein deshalb im Gedächtnis, weil sie an einer bestimmten Stelle im Buch standen. Bei Dokumenten, die alle gleich aussehen, läufst du Gefahr, dass die Gedächtnisleistung nicht so stark ist – nicht nur die Leistung des visuellen, sondern auch des gesamten Gedächtnisses. Denn digitale Dokumente werden schneller gelesen als gedruckte – und bleiben deshalb ebenfalls oft schlechter hängen.

Ein papierloses Büro klingt zwar toll, doch ist es nicht unbedingt nur vorteilhaft, papierlos zu arbeiten. Bevor du dich also entscheidest, das Papier aus deinem Büro endgültig zu verbannen, solltest du prüfen, welche Lösungen du in Bezug auf die Nachteile hast.

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