Paretoprinzip: Erfolgreicher Arbeiten mit der 80-zu-20-Regel

In einer Welt, die immer dichter an Informationen wird und die uns viele technische Möglichkeiten bereit stellt, um Zeit zu sparen, finden wir dennoch immer weniger Zeit, um alle unsere Aufgaben zu bewältigen. Zeitmanagement soll dabei helfen, die wenige Zeit, die uns für unsere Aufgaben bleibt, möglichst wirkungsvoll zu nutzen. Eines der zahlreichen Instrumente im Zeitmanagement ist das Pareto Prinzip, das auch als 80-20-Regel bekannt ist. Demnach benötigen wir nur 20% an Aufwand, um 80% unserer Leistung zu erbringen. Für die fehlenden 20% an Leistung müssen wir allerdings 80% an Aufwand einsetzen. Was genau es mit dem Pareto Prinzip auf sich hat, erfährst Du hier.

1. Woher kommt das Pareto Prinzip?
2. Was ist das Pareto Prinzip?
3. Beispiele für das Pareto Prinzip
4. Wie wird die 80-zu-20-Regel im Unternehmen angewendet?
5. Was bedeutet das Pareto Prinzip im Zeitmanagement?
6. Was ist Pareto Effizienz?
7. Beispiele für das Pareto Prinzip im Alltag
8. Wann ist eine Pareto Verteilung wahrscheinlich und wann nicht?
9. Welche Probleme kann das 80-20-Prinzip bringen?

Woher kommt das Pareto Prinzip? – Ursprung der 80-20-Regel

Das Pareto Prinzip stammt vom Italienisch-Schweizer Soziologen, Ökonomen und Ingenieur Vilfredo Pareto, der zwischen 1848 bis 1923 lebte. Von Ablenkung durch E-Mails, Handy und Fernsehen wusste er damals noch nichts. Pareto beobachtete, dass gegen Ende des 19. Jahrhunderts 20% der italienischen Bevölkerung  80% des Bodens besaßen. Als Pareto Anfang des 20. Jahrhunderts das italienische Volksvermögen und dessen Verteilung untersuchte, kam er zu dem Ergebnis, dass rund 80 % des Vermögens in der Hand von 20 % der italienischen Bevölkerung lagen. Daneben beobachtete Pareto weitere Phänomene, die ihn zu einer statistischen Annahme – dem Pareto Prinzip – führten.

Die 80-zu-20 Regel – was ist das Pareto Prinzip?

Aus seinen Beobachtungen leitete Pareto sein Pareto Prinzip – die so genannte 80-20-Regel – ab. Dieses besagt, dass 80 Prozent der Lösung vieler Problemstellungen einen Einsatz von nur 20 Prozent erfordern. Im Durchschnitt können demnach bis zu 80 Prozent am Gesamtumfang vieler Aufgaben durch einen Einsatz von lediglich 20 Prozent an Aufwand erledigt werden. Auf der anderen Seite verbrauchen wir für die Erledigung der restlichen 20 Prozent einer Problemstellung bis zu 80 Prozent unserer Anstrengung. 

Somit besagt das Pareto Prinzip, dass in nur kurzen und konzentrierten Arbeitsphasen unsere hauptsächlichen Arbeitsergebnisse entstehen. Ein großer Teil unserer Arbeitszeit wird dagegen aufgewendet, ohne viele Ergebnisse zu erbringen.

Beispiele für das Pareto Prinzip – Beobachtungen in der Praxis

Der Pareto Effekt oder die 80-zu-20-Regel wurde zu einem Statut für die Ungleichverteilung von durchschnittlich aufgewendetem Einsatz im Verhältnis zum Ertrag. Für die Übertragung des Pareto Prinzips gibt es Beispiele aus zahlreichen Bereichen: 

• Vertrieb: In Handelsunternehmen lässt sich immer wieder feststellen, dass nur 20 Prozent der Verkäufer einen Umsatz von 80 Prozent erzielen.
• Lagerung: In zahlreichen Unternehmen lässt sich beobachten, dass nur 20 Prozent der Waren einen Lagerplatz von 80 Prozent beanspruchen.
• Internet: 80 Prozent der Online-Aktivitäten bündeln sich in rund 20 Prozent der Internetseiten.
• Verkehr: Auf nur 20 Prozent der Straßen lastet gut 80 Prozent des Verkehrs.
• Produktion: Bei der Erledigung von Aufgaben reicht oftmals 20 Prozent des Arbeitseinsatzes, um 80 Prozent der Aufgabenstellung zu bewältigen.
• Zeitmanagement: Mit 20 Prozent der aufgewendeten Zeit erledigt man 80 Prozent der Aufgaben. 

Pareto Prinzip: Beispiele für die wirtschaftliche Anwendung

Weltweit nutzen Kaufleute das Pareto Prinzip, indem sie es in der Wirtschaft auf viele Anwendungen übertragen. Auf diese Weise liefert die 80-zu-20-Regel für den Handel Grundlagen für die Einschätzung, Planung und Steuerung ihrer Unternehmungen. Im wirtschaftlichen Bereich sind zahlreiche Zusammenhänge nach dem Pareto Prinzip zu erkennen, wie zum Beispiel die folgenden:

• 20 Prozent der Kunden erbringen 80 Prozent des Umsatzes.
• 20 Prozent der Angestellten verantworten 80 Prozent des Unternehmensgewinns.
• 20 Prozent der Produkte aus einem Portfolio erzeugen 80 Prozent an Verkäufen.
• 20 Prozent an Arbeitseinsatz sind für 80 Prozent der Aufgaben aufzuwenden. 
• 20 Prozent der Kunden sind für 80 Prozent der Beschwerden verantwortlich.
• 20 Prozent an Investition sind verantwortlich für 80 Prozent des Unternehmenserfolgs. 

Wie wird die 80-zu-20-Regel im Unternehmen angewendet?

Wenn man dem Pareto Prinzip Glauben schenkt, dann führt es dazu, dass wir Konsequenzen aus seinen Erkenntnissen ziehen. 

Prioritäten setzen

So regt das Pareto Prinzip dazu an, Prioritäten zu bestimmen, um diesen in unserer Arbeitsplanung den entsprechenden Vorrang einzuräumen. Wenn Du Prioritäten festlegst, dann schaffst Du damit eine Struktur zur Erledigung komplexer Aufgabenstellungen. So erledigst Du unangenehme und herausfordernde Aufgaben zuerst und die angenehmeren erst danach. Auf diese Weise setzt Du die Erkenntnisse der 80-zu-20-Regel richtig ein. Denn wenn Du die unangenehmen und herausfordernden Aufgaben gleich zu Anfang konzentriert erledigst, dann nutzt Du die zur Verfügung stehende Zeit am besten aus.

Wichtige Aufgaben ins Zentrum 

In jedem Arbeitsbereich sollten die wichtigsten 20 Prozent der Aufgaben identifiziert werden, um diese in das Zentrum der Arbeitsprozesse zu stellen. Auf diese Weise können Unternehmen das Pareto Prinzip nutzen, um möglichst effektiv zu arbeiten. 

Qualitätssicherung

Da die letzten 20 Prozent zur Fertigung eines Produkts oder zur Erledigung eines Dienstleistungsauftrages laut dem Pareto Prinzip 80 Prozent des Gesamtaufwandes verschlingen, ist es nicht nur wichtig, die Prioritäten richtig zu setzen. Es ist auch erforderlich, bereits im Vorfeld für eine ausreichende Qualitätssicherung zu sorgen. 

Ineffektive Aufgaben erkennen

Das Pareto Prinzip offenbart, dass wir einen Großteil an Aufwand für Aufgaben aufwenden, die nicht zu einem Ergebnis führen. Daher können Unternehmen darauf achten, ineffektive Aufgaben festzustellen und von diese auf andere Weise zu strukturieren. So können zum Beispiel ineffektive Aufgaben von Mitarbeitern mit niedriger Qualifikation erledigt werden, während sich hochqualifizierte Mitarbeiter auf Aufgaben konzentrieren, die für das Kerngeschäft des Unternehmens eine Bedeutung haben. 

Starre Festlegung vermeiden

Das Pareto Prinzip sollte durch Unternehmen nicht in starrer Vorgabe angewendet werden. Zwar stellt die 80-zu-20-Regel in vielen Bereichen ein wirkungsvolles Instrument, das insbesondere zu wertvollen Überlegungen und neuen Strukturen im Arbeitsmanagement führen kann. Doch ist das Prinzip umsichtig und mit einem gesunden Maß an Flexibilität einzusetzen. Das 80-20-Prinzip ist zudem nur dann sinnvoll, wenn damit ein genau benanntes Ziel verfolgt wird. Dazu kann die Einsparung von Zeit oder sonstigen Aufwendungen gehören.

Was bedeutet das Pareto Prinzip im Zeitmanagement?

Große Aufmerksamkeit genießt das Pareto Prinzip im Zeitmanagement von Unternehmen. Denn das Prinzip legt eine Messlatte an die Leistungsfähigkeit und Produktivität von Mitarbeitern. Leistung ist das Verhältnis von Arbeit pro aufgewendete Zeit. Mitarbeiter, die viel Arbeit in kurzer Zeit erledigen, zeigen eine hohe Leistung. Dahingegen erbringt eine mäßige Leistung, wer viel Zeit für wenig Arbeit verbraucht.

Laut dem Pareto Prinzip können für die Erledigung von 80 Prozent der Aufgaben nur 20 Prozent der konzentriert eingesetzten Zeit angesetzt werden (80-zu-20-Regel). Viele Projekte leiden demnach unter überflüssigem Zeitaufwand. Daher zielt die Zeitmanagement Methode darauf ab, Zeitfresser am Arbeitsplatz ausfindig zu machen und diese zu vermeiden. Das Zeitmanagement nach der 80-zu-20-Regel fördern

• Arbeitsorganisation
• persönlicher Arbeitsstil
• Störungen vermeiden
• Teamarbeit optimieren 

Arbeitsorganisation

Eine gute Arbeitsorganisation setzt klare Ziele und Prioritäten. Ein Tagesplan mit einer guten Übersicht über alle Aktivitäten hilft, die Arbeitsabläufe optimal zu organisieren.

persönlicher Arbeitsstil

Ordnung auf dem Schreibtisch und im Ablagesystem sorgen für einen guten Überblick, der Arbeitswege verkürzt. 

Störungen vermeiden

Das Abstellen der Geräte für SMS und E-Mail Empfang entfernt die größten Störfaktoren am Arbeitsplatz. Auch unangemeldete Besucher sollten abgewiesen werden. Gerade im Homeoffice sollte es eine verschließbare Türe geben, um nicht durch das Umfeld abgelenkt zu werden.

Teamarbeit

Besprechungen sollten grundsätzlich gut vorbereitet sein. Der Informationsfluss sollte störungsfrei funktionieren und alle Teammitglieder zuverlässig erreichen. Die Kommunikation sollte sich auf das Wesentliche konzentrieren. 

Neben dem Pareto Prinzip haben wir bereits einige weitere Methoden zur Verbesserung der Arbeitseffizienz vorgestellt, wie zum Beispiel: 

• das Eisenhower-Prinzip.
• die ALPEN-Methode.
• das Kanban-Board.
• die Pomodoro-Technik.

Welche Methode du einsetzt, muss individuell erprobt und entschieden werden.

Was ist Pareto Effizienz?

Die Pareto Effizienz gilt in der Wirtschaftswissenschaft als Kriterium, um die ökonomische Effizienz einer Verteilung zu beurteilen. Die Pareto effiziente Anstrengung zielt darauf ab, dass zwischen den beteiligten Personen eines Güteraustauschs ein Gleichgewicht hergestellt wird. Das Gleichgewicht ist dann hergestellt, wenn keine beteiligte Person mehr Vorteile erlangen kann, ohne eine andere Person zu benachteiligen. Im Endergebnis erreicht die Pareto effiziente Anstrengung, dass keine Person mehr mit einer anderen einen Güteraustausch vornimmt. Die Pareto Effizienz ist jedoch wertefrei. Das heißt, dass sie eine Verteilung nicht nach geltenden Wertemaßstäben beurteilt. Daher führt sie nicht zwingend zu einer optimalen Verteilung. 

Beispiel für die Pareto effiziente Anstrengung

Die Geschwister Anna und Peter erhalten von ihrer Großmutter jeweils ein Stück Süßigkeit. Beide lieben Gummibärchen und Schokolade. Anna erhält Gummibärchen, Peter erhält Schokolade. Die Verteilung erreicht die maximale Pareto effiziente Anstrengung. Denn zwar kann man Anna besser stellen, indem man Peter die Schokolade nimmt. Doch dabei würde man Peter schlechter stellen und das Gleichgewicht ist gestört. 

Andererseits trifft die Pareto Effizienz auch dann zu, wenn Anna sowohl die Gummibärchen als auch die Schokolade erhält, während Peter leer ausgeht. 

Das Beispiel veranschaulicht, dass die Pareto Effizienz keine Aussage über die Gerechtigkeit der Verteilung trifft. Die Pareto Effizienz beurteilt lediglich das ökonomische Verteilungsgleichgewicht, das wertfrei betrachtet wird.

Anwendungen im Alltag – Beispiele für das Pareto Prinzip

Auch im Alltag kann das Pareto Prinzip helfen, mehr Struktur in die Bewältigung von Aufgaben zu bringen. Es kann dazu führen, dass man Termine besser einhalten und somit Leistungsdruck im Alltag reduzieren kann. Zudem schafft das 80-20-Prinzip Einblicke in Zusammenhänge, die dazu führen können, dass wir uns auch im Alltag bewusster entscheiden und entsprechend handeln. Einige Anwendungrn des Pareto Prinzips im Alltag sind neben weiteren zum Beispiel:

• Nur 20 Prozent der Kleidungsstücke sind in 80 Prozent der Zeit in Verwendung.
• Mit nur 20 Prozent der Menschen, die man kennt, verbringt man 80 Prozent seiner Zeit.
• Mit nur 20 Prozent der aufgenommenen Nahrung nimmt man 80 Prozent der täglichen Kalorien zu sich.
• Mit nur 20 Prozent Deiner Tätigkeiten erzeugst Du 80 Prozent an Stress.
• Nur 20 Prozent des vollem Umfangs an Funktionalität werden von 80 Prozent der Softwareanwender genutzt.
• Nur 20 Prozent der Schlagzeilen, die wir lesen, haben einen Informationswert, während 80 Prozent einer Zeitung keine relevanten Informationen enthalten. 
• Mit nur 20 Prozent an Vokabular kannst Du 80 Prozent der Kommunikation in einer Fremdsprache bewältigen.
• Die letzten 20 Prozent an Anstrengungen beim Sport, wie zum Beispiel beim Gewichtheben, erzielen 80 Prozent des Ergebnisses, zum Beispiel des Muskelaufbaus.

Wo liegen die Grenzen des Pareto Prinzips?

Das Pareto Prinzip wird nicht immer richtig angewendet und es ist auch nicht für alle Zusammenhänge einsetzbar. Denn das 80-20-Prinzip ist kein Naturgesetz, das auf wissenschaftlich fundierten Erkenntnissen beruht. Vielmehr ist es ein Phänomen, das in bestimmten Zusammenhängen auftritt und in anderen nicht. Zudem sind auch in den Anteilen des Prinzips Abweichungen jederzeit möglich. 

Wann ist eine Pareto Verteilung wahrscheinlich und wann nicht?

Die Pareto Verteilung beruht auf einer Beobachtung verschiedener Zusammenhänge, die sich jedoch nicht auf alle Situationen anwenden lässt. Die Wahrscheinlichkeit, dass das Pareto Prinzip in einem bestimmten Situation anwendbar ist, hängt von drei Kriterien ab. Laut Wikipedia sind die folgenden drei Voraussetzungen zwingend, damit das 80-20-Prinzip anwendbar ist:

1. Viele einzelne Werte: ein Zusammenhang kommt aufgrund vieler einzelner Fälle zustande. Als Beispiel für einzelne Werte wird das Einkommen der einzelnen Haushalte bei der Ermittlung der Vermögensverteilung eines Landes herangezogen. 
2. Mehrere Größenordnungen: Die einzelnen Werte sind gekennzeichnet durch verschiedene Größen. So verdienen die einzelnen Haushalte innerhalb eines Landes zum Beispiel unterschiedliche Summen im Monat. Während Arbeiter meist unterhalb 2.000 Euro verdienen, gibt es auch Gehälter, die bis zu 10.000 Euro pro Monat betragen und weitere, die darüber hinausgehen..
3. Unabhängige Faktoren: Die Werte und Größen, die bei einem bestimmten Zusammenhang vorliegen, kommen aufgrund von unabhängigen Faktoren zustande. Im Falle der Vermögensverteilung innerhalb eines Landes gelten zum Beispiel die Unterschiede in den Einkommensquellen als Faktoren, die voneinander unabhängig sind. So sind innerhalb eines Landes zum Beispiel die Arbeits- und Angestelltenverhältnisse, das Unternehmertum sowie das Kapital als unabhängige Quellen für das Einkommen auszumachen.

Nur wenn alle drei Faktoren zusammen kommen, dann kann das Pareto Prinzip auch zutreffen. Für alle anderen Fälle ist das Prinzip nicht anwendbar. 

Welche Probleme kann die Anwendung des 80-20-Prinzips mit sich bringen?

Oftmals wird das Prinzip nicht richtig angewendet, da es zum einen nicht immer zutreffend ist, weil eine oder mehrere der drei zentralen Kriterien nicht vorhanden sind. Zum anderen wird das Prinzip oftmals auch falsch interpretiert. 

Summierung

Die beiden Zahlen 80 und 20 aus dem Pareto Prinzip kann man nicht einfach ohne Berücksichtigung der betroffenen Kriterien zu 100 addieren. So kann man nicht die Zeit unabhängig vom Aufwand als zweiten Faktor des Pareto Prinzips addieren, um einen Effekt zu erzielen. Vielmehr müssen die beiden Kriterien immer in ihren richtigen Zusammenhang gestellt werden. So ist der Ertrag vom Einsatz zwar abhängig, kann diesem jedoch nicht einfach gleich gestellt werden. Dass die Verteilung 80 20 in ihrer Summe den Wert 100 ergibt, ist reiner Zufall, darf aber nicht dazu führen, dass man die beteiligten Kriterien gleich setzt.

Umkehrung der Ursache

Wer die 80-20-Regel falsch interpretiert, der kann auch in die Falle tappen, die Ursache des Prinzips umzudrehen und somit falsch einzusetzen. Auch wenn der größte Anteil der Konzentration für eine Aufgabe in 20 Prozent der Zeit vorliegt, können die restlichen 80 Prozent deshalb nicht vernachlässigt werden. Zwar kann man sich auf die ergiebigen 20 Prozent verstärkt konzentrieren, um diese effektiver zu nutzen. Doch die restlichen 80 Prozent an Zeit müssen ebenso Aufmerksamkeit erfahren. Denn jede Aufgabenstellung bringt Arbeiten mit sich, die zwar nicht zentral für das Ergebnis, aber dennoch notwendig sind. Wer sich zum Beispiel nicht mehr darum kümmert, die eingehende Post zu bearbeiten, der bringt sein Unternehmen in große Schwierigkeiten. Daher ist darauf zu achten, die Ergebnisse der 80 20 Regel sinnvoll anzuwenden, indem Du die beteiligten Kriterien richtig bewertest.