Gründung   02.10.2018

Problemfrei vom Angebot zur Rechnung kommen

Neben der Abwicklung einer Bestellung oder eines Auftrags haben Unternehmer und Selbstständige zahlreiche Arbeitsschritte im Rahmen der Angebotsstellung zu leisten, bevor sie eine Rechnung stellen können. Im Idealfall schreibst du einem Interessenten ein Angebot und der dazu gehörende Auftrag kommt zustande. Du lieferst die Ware oder setzt die Dienstleistung zur Zufriedenheit deines Kunden um. Am Ende stellst du deine Rechnung, die auch prompt beglichen wird. Doch so vollkommen reibungsfrei läuft es für Unternehmer und Selbstständige leider nicht immer. Daher lohnt es sich für dich zu überlegen, wie du den Weg vom Angebot zur Rechnung möglichst reibungslos gestaltest. 

Angebot zur Rechnung

Auf dem Weg vom Angebot zur Rechnung gibt es viele Hürden! (Bild Ⓒ Fotolia.com)

Warum es vom Angebot zur Rechnung ein weiter weg ist

In der unternehmerischen Realität gehört die Angebotsphase zum festen Bestandteil eines jeden Projektes. Bietest du zum Beispiel Dienstleistungen an, dann gestaltet sich jeder Auftrag anders. Doch auch in vielen Branchen der Produktion müssen Angebote auf unterschiedliche Kundenwünsche eingehen und diesen Rechnung tragen. Du musst damit rechnen, dass bereits in der Angebotsphase Änderungswünsche durch den Kunden geäußert werden, die mehrere Kalkulationen mit sich bringen. Erst nach der Auftragsvergabe durch den Kunden kommt die eigentliche Projektarbeit oder die Herstellung des angebotenen Produktes.

Doch auch dann ist das Projekt noch nicht abgeschlossen. Denn der Kunde muss die Lieferung oder Dienstleistung erst einmal abnehmen. Er hat ein Reklamationsrecht, dessen Ergebnis du abwarten musst. Erst wenn dein Kunde deine Arbeit abgenommen hat, kannst du deine Rechnung stellen. Doch auch mit der gestellten Rechnung alleine ist dein Engagement für den Auftrag noch nicht zu Ende. Denn nachdem die Rechnung gestellt ist, gilt es den Zahlungseingang zu kontrollieren und im gegebenen Fall anzumahnen. Ein Projekt kann daher an mehreren Stellen des gesamten Ablaufs scheitern:

  1. Aus dem Angebot wird kein Auftrag
  2. Der Kunde ist mit deiner Umsetzung nicht zufrieden
  3. Es gibt Ärger bei der Abrechnung und Zahlungsabwicklung.

Vom Angebot zur Rechnung: Warum Akquise und Buchhaltung großen Raum einnehmen

Ein Projekt beginnt nicht erst an dem Tag, an dem du die Arbeit aufnimmst. Auch Akquise und Buchhaltung nehmen einen umfangreichen Raum im Rahmen deiner Geschäftstätigkeit ein. Neben den abzurechnenden Arbeitsstunden im Rahmen eines Auftrages gehören auch Verwaltungsarbeiten, wie Buchhaltung und Rechnungswesen zu den Geschäftsaktivitäten.

Gerade die Einzelkämpfer unter den Selbstständigen sollten darauf achten, dass die Zeit, die sie für Akquise und Buchhaltung aufbringen, in die Kalkulation ihres Angebotes mit einfließen muss. Die hierfür eingesetzte Zeit gehört ebenso wie die unmittelbare Projektarbeit zu ihrer Arbeitszeit, die einen Wert darstellt. Akquise und Buchhaltung gehören ganz selbstverständlich zu deinem Betrieb und müssen daher genau so wie die unmittelbare Projektarbeit ihren Niederschlag in der Abrechnung finden. Bei der Kalkulation deines Stundensatzes musst du daher auch den anteiligen Arbeitsaufwand für deine Verwaltung berücksichtigen, damit sich deine Selbstständigkeit auch trägt.

Wie kannst Du durch klare Strukturen Deine Projekte managen?

Klare Arbeitsstrukturen helfen, den Weg vom Angebot zur Rechnung erfolgreich umzusetzen. Für die strukturierte Organisation deines Unternehmens bieten sich verschiedene Instrumente an:

  • Angebotsvorlage
  • Projektfahrplan mit Zeitplan und Erinnerungsfunktion
  • Einführung von Routinen
  • AGB

Angebotsvorlage

Sobald ein Kunde von dir ein Angebot anfordert, solltest du das Rad nicht jedes Mal neu erfinden. Für den Fall einer Anfrage solltest du Vorlagen für deine Angebote zur schnellen Verfügung haben. Eine Angebotsvorlage sollte die grundlegenden Parameter enthalten, die im Rahmen deiner Tätigkeit regelmäßig wiederkehren. Die Vorlage kann zum Beispiel deine Stundensätze für verschiedene Aufgaben im Rahmen deines Angebotes enthalten. Versuche, dein Leistungsspektrum in sinnvollen Standards zusammenzufassen und somit das Angebot zu straffen. Vermeide im Angebot ausführliche Formulierungen und Ausführungen, um deinen Kunden nicht zu überfordern. Ein Buchhaltungsprogramm bietet hilfreiche Unterstützung für die Erstellung von Angebotsvorlagen. Im Idealfall greift das Programm am Ende auf das Angebot zurück, um ohne viel Zeitaufwand die Rechnung zu erstellen. 

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Projektfahrplan – Zeitplan und Kalender mit Erinnerungsfunktion

Nicht nur der Kunde hat Wünsche bezüglich der Fertigstellung oder Lieferung eines Auftrags. Auch für den Unternehmer gilt es, seine Projekte gut zu planen, um verschiedene Kunden zu bedienen und auch die Randaufgaben nicht zu vernachlässigen.

Nach einer Beauftragung durch den Kunden müssen die vereinbarten Bedingungen eingehalten werden, zu denen meist auch die Lieferzeiten oder die Fristen bis zur Fertigstellung zählen. Die entsprechenden Daten sollten daher in einen Kalender festgehalten werden, um sicher zu stellen, dass die Vereinbarungen auch eingehalten werden können und zum Beispiel nicht mit anderen Projekten kollidieren. Optimiere dein Zeitmanagement, indem du auch unvorhergesehene Zwischenfälle oder Ausfallzeiten mit einplanst.

Eine Erinnerungsfunktion im Kalender bietet eine zusätzliche Absicherung, um den Überblick zu behalten und rechtzeitig Korrekturen in der Zeitplanung vorzunehmen. Die Visualisierung von Fristen und Terminen erleichtert die Herausforderung, diese einzuhalten. Auch eine zügige Rechnungsstellung und die Kontrolle des Zahlungseingangs gilt es zu terminieren, um deine Liquidität zu sichern. 

Einführung von Routinen

Mit strukturierten Abläufen schaffst du für deine Geschäftsaktivitäten Routinen, in denen du eine Anfrage über das Angebot bis hin zur Rechnung ohne vermehrten Zeitaufwand abwickeln kannst. Im Rahmen deiner auf deine Bedürfnisse optimal eingestellten Strukturen verringerst du den Zeitaufwand für die einzelnen Arbeitsschritte und verkürzt so nicht nur den Arbeitsaufwand, sondern erleichterst deinem Kunden auch die Entscheidung für die Beauftragung. Durch klare Vorgaben ist auch dein Kunde gehalten, seinen Beitrag zu einem Gelingen der geschäftlichen Abwicklung eines Projektes zu leisten. 

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

In deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen formulierst du deine Strukturen, deine Bedingungen und die Eckpunkte jeder Auftragsabwicklung. Die AGB dokumentieren deine Routinen und vermitteln diese dem Kunden. Willst du zum Beispiel, dass deine Arbeit innerhalb von zwei Wochen nach Lieferung oder Projektende durch den Kunden abgenommen werden soll, dann kannst du diese Vorgabe in deine AGB aufnehmen. Dein Kunde sollte deine AGB zusammen mit dem Angebot erhalten und deren Anerkennung auch bestätigen. Gut formulierte AGB, die sich immer im Rahmen der allgemeinen Gesetzgebung bewegen sollten, leisten einen großen Beitrag zum Gelingen eines Projektes.

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