02. Apr 2020 | Unternehmenssteuerung

Ein professioneller Telefonservice sorgt für einen Wettbewerbsvorteil

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Selbständige stehen grundsätzlich vor dem Problem, ihre Arbeit und die Anliegen ihrer Kunden unter einen Hut zu bringen. Ständige Anrufe stören die Konzentration und somit effizientes Arbeiten. Die Effektivität leidet darunter und die Tatsache, dass immer wieder von vorne begonnen werden muss, produziert Stress: Eine der vielen Herausforderungen, denen Selbstständige gegenüberstehen. Es lässt sich nicht beides vereinbaren, eine ständige Erreichbarkeit für den Kunden oder die Lieferanten und effektives Arbeiten. Eine echte Herausforderung für Selbständige.

professioneller Telefonservice
Selbständige, die durch einen professionellen Telefonservice für ihre Erreichbarkeit sorgen, haben einen klaren Wettbewerbsvorteil, der sich auf lange Sicht bemerkbar machen wird. (Bild © pexels.com)

Eine Sekretärin beschäftigen

Theoretisch ließe sich das Problem leicht lösen, durch das Einstellen einer Sekretärin. Diese hat jedoch auch begrenzte Arbeitszeiten, Urlaub und den ein oder anderen Krankheitstag. So entwickelt sich diese Lösung schnell zu einem enormen und relativ unkalkulierbaren Kostenfaktor. Im Falle eines Urlaubs oder einer Krankheit muss für Ersatz gesorgt werden, was die Kosten verdoppelt.

Ein professioneller Telefonservice – planbare Kosten und Erreichbarkeit

Ein Telefonservice garantiert Unternehmern eine Erreichbarkeit, die jeder Selbständige selbst festlegt. Die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens sowie des Selbständigen werden berücksichtigt. Geschulte und routinierte Mitarbeiter nehmen die Anrufe entgegen und verfahren mit den jeweiligen Anliegen entsprechend den vorliegenden Anweisungen. Meist können Anfragen auch in verschiedenen Sprachen beantwortet werden und vermitteln den Eindruck eines fachlich kompetenten und internationalen Unternehmens. Unterschiedliche Modelle bieten für jeden Selbständigen die passende Variante. Einen professionellen Telefonservice bietet das Unternehmen ebuero, welches bereits seit Jahren erfolgreich in diesem Bereich tätig ist. Anrufer können direkt verbunden werden, es kann eine SMS gesendet werden und Termine werden eingetragen.

Eine schnelllebige Zeit erfordert schnelle Reaktionen

Kunden wollen heutzutage nicht lange warten, bis ihr Anliegen bearbeitet wird. In der heutigen schnelllebigen Zeit muss alles sofort erledigt werden. Zumindest möchten sie jemanden erreichen, ohne tausendmal anrufen zu müssen. Auch Rückrufe sollten zeitnah erfolgen. Ist dies nicht der Fall, werden sich Kunden oder potenzielle Interessenten ein anderes Unternehmen suchen. Auch die Kommunikation eventueller Öffnungszeiten muss gewährleistet sein. Viele Interessenten möchten bei einem Anruf nur in Erfahrung bringen, ob und wann jemand zu sprechen ist. Terminvereinbarungen kann der professionelle Telefonservice problemlos vornehmen, ebenso wie die Aufnahme von Bestellungen oder die Weiterleitung von Nachrichten.

Freie Kapazitäten und weniger Stress durch einen professionellen Telefonservice

Alles, was der professionelle Telefonservice dem Selbständigen abnimmt, schafft für den Selbständigen freie Kapazitäten, um Arbeiten zu erledigen, die er nicht delegieren muss. Und dies ohne permanente Störungen und Unterbrechungen, die dafür sorgen, dass die eigentliche Arbeit liegen bleibt, oder weit nach Feierabend erledigt werden muss. Fühlt sich ein Kunde gut betreut und erreicht er seinen Geschäftspartner, wird er wiederkommen und vor allem für eine positive Publicity sorgen. Ist dies nicht der Fall, wird er sich anderweitig orientieren und im schlimmsten Fall Negativbewertungen vergeben.

Anliegen von Kunden gehen nicht verloren

Neben dem positiven Effekt, dass Anrufe von Kunden oder Interessenten nicht verloren gehen, erhalten Unternehmer, die einen professionellen Telefonservice eine Nachricht über den Inhalt des Gesprächs, den Namen und die Telefonnummer. Kein Kunde, kein Anliegen und kein Gespräch geht so verloren. Für jedes Gespräch gibt es eine schriftliche Gedankenstütze, ohne dass der Selbständige dafür Zeit opfern muss.

Keine sinnlosen zeitraubenden Gespräche mehr

Nicht nur die Entgegennahme von Anrufen von Kunden oder Interessenten ist eine enorme Hilfe für Unternehmer. Auch die Tatsache, dass sich Anrufe entsprechend den eigenen Vorstellungen filtern lassen. Keine sinnlosen Werbeanrufe, Anrufe von Meinungsforschungsinstituten oder sonstigen Anrufen, die dem Unternehmen nicht weiterhelfen. Einfach entsprechende Anweisungen erteilen, wer darf wann und warum durchgestellt werden. Wer wird auf keinen Fall durchgestellt und wer wird mit Priorität behandelt.

Information der Kunden und Interessenten

Auch in Zeiten, in denen ein Unternehmer nicht vor Ort ist, sei es durch Urlaub, Seminar, Krankheit oder Messe ist die Annahme der Anrufe gewährleistet. Der Anrufer wird entsprechend informiert. Wenn ein Kunde weiß, dass der gewünschte Ansprechpartner erst in zwei Tagen wieder in der Firma ist, wird er dies akzeptieren und warten bis er einen Rückruf erhält. Ruft er jedoch wiederholt an und erreicht niemanden führt dies über kurz oder lang zu Unmut.

Selbständige, die für ihre Erreichbarkeit sorgen und den Kunden das Gefühl geben wichtig zu sein und ernst genommen zu werden, haben also einen klaren Wettbewerbsvorteil. Auf lange Sicht wird sich dieser Wettbewerbsvorteil bemerkbar machen. Es handelt sich hier also um Kosten, die sich durchaus lohnen.

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