Quittung verloren? Buchen (fast) ohne Beleg

Keine Buchung ohne Beleg. Die goldene Regel der Buchführung zeigt die hohe Bedeutung der Quittung an. Denn die Quittung stellt genauso wie die Rechnung die Grundlage einer jeden einzelnen Buchung. Die goldene Regel hat stets Gültigkeit. Daher müssen sich nicht nur große Unternehmen, sondern auch alle Selbstständigen und Freiberufler immer daran halten. Aber was gilt für den Fall, wenn Du doch einmal eine Quittung verloren hast und Du keine Kopie mehr erhalten kannst? Kann ein Eigenbeleg die Quittung ersetzen? Damit Deine Buchhaltung vor dem Finanzamt auch dann Bestand hat, wenn Du eine Quittung verloren hast, solltest Du Dich über den Eigenbeleg rechtzeitig informieren.

1. Was ist eine Quittung?
2. Welche rechtlichen Grundsätze gelten für die Quittung?
3. Welcher Unterschied besteht zwischen Quittung und Rechnung?
4. Welche Bestandteile muss die Quittung aufweisen?
5. Quittung verloren – Was sind die Konsequenzen für den Unternehmer?
6. Quittung verloren – Kann ein Eigenbeleg einen Ersatz stellen?
7. Wie kannst Du einen Eigenbeleg schreiben?
8. Wie kann Dir die Billomat App beim Verlust von Quittungen helfen?
9. Quittung verloren, was tun? – Zwei Beispiele aus der Praxis?

Was ist eine Quittung?

Der Begriff Quittung geht auf das Eigenschaftswort „quitt“ zurück. Dieses bedeutet, dass eine Schuld ausgeglichen ist und somit nicht mehr besteht. Die Quittung ist eine schriftliche Bestätigung für einen erfolgten Geschäftsvorgang. Sie bestätigt sowohl den Empfang einer Ware oder einer Dienstleistung als auch die Bezahlung der Lieferung oder Leistung. Sie dient somit als Beleg dafür, dass ein Vertrag von beiden Vertragspartnern erfüllt wurde. Sowohl die Lieferung oder Leistung als auch die Bezahlung der Leistung wird durch die Aushändigung der Quittung bestätigt. Die Quittung erklärt, dass die Forderungen auf beiden Seiten erfüllt sind.

Welche rechtlichen Grundsätze gelten für die Quittung?

Die buchhalterische Form und Aufgabe der Quittung ist im Bürgerlichen Gesetzbuch niedergeschrieben. Im § 368 BGB heißt es, dass der Leistungserbringer eine Quittung als schriftliches Dokument für den Empfang einer Zahlung ausstellen muss, wenn der Kunde das verlangt. Alle bezahlten Forderungen, die den Gesamtbetrag von 150 Euro nicht übersteigen, können grundsätzlich in Form einer Quittung bestätigt werden. Zahlbeträge, die über den Grenzwert von 150 Euro hinaus gehen, sind hingegen in Form einer ordnungsmäßigen Rechnung zu belegen. 

Welcher Unterschied besteht zwischen Quittung und Rechnung?

Während die Quittung bestätigt, dass der Kunde eine Lieferung oder Leistung bezahlt hat, stellt die Rechnung eine Forderung. Die Rechnung bestätigt somit lediglich die Ausführung einer Lieferung oder Leistung und übermittelt dem Kunden die dazu gehörende Forderung. Eine Rechnung kann die Quittung jederzeit auch ersetzen, wenn die Forderung zum Beispiel bei Erhalt der Ware in bar bezahlt wurde. Dann kann die Rechnung einen Vermerk aufnehmen, dass die Forderung beglichen ist. Auch für Forderungsbeträge, die unterhalb von 150 Euro liegen, kannst Du eine Rechnung ausstellen. Die Quittung hat innerhalb der Buchhaltung als Beleg für eine bezahlte Forderung dieselbe Beweiskraft wie eine Rechnung. 

Welche Bestandteile muss die Quittung aufweisen?

Die Quittung, die für Kleinbeträge in Höhe von bis zu 150 Euro als Beleg ausgestellt werden kann, muss die folgenden Bestandteile enthalten:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmens
• Fortlaufende Quittungsnummer
• Datum der Quittung (Datum der Lieferung oder Leistung)
• Menge und Art der Ware oder Umfang der Dienstleistung
• Bruttobetrag
• enthaltener Steuersatz
• Unterschrift des Ausstellers
• Erläuterung zum Sachverhalt

Kleinunternehmer müssen auf ihren Quittungen einen Hinweis auf die Befreiung von der Umsatzsteuer ausführen. 

Quittung verloren – Was sind die Konsequenzen für den Unternehmer?

Der Verlust von Quittungen kann nicht nur dazu führen, dass es zu Auseinandersetzungen mit Kunden oder mit Lieferanten kommt. Insbesondere gegenüber dem Finanzamt müssen stets sämtliche Geldbewegungen durch ein schriftliches Dokument belegt sein. Sämtliche steuerlich relevanten Belege sind entsprechend der GoB zu erstellen und danach gemäß der Abgabenordnung sorgfältig für die Dauer unterschiedlicher Zeiträume aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen finden sich in der Abgabenordnung im § 147 AO. Fehlt eine Quittung, dann sind die entsprechenden Anforderungen an die gesetzliche Aufbewahrungspflicht nicht erfüllt. Vor allem aber fehlt der Nachweis für eine Zahlung.

Folgen einer fehlenden Ausgabenquittung

Bei einer Steuerprüfung kann eine fehlende Ausgabenquittung nicht nur dazu führen, dass das Finanzamt eine Betriebsausgabe nicht als abzugsfähig anerkennt. Auch die geleistete Vorsteuer, die durch die Quittung belegt wird, kann nicht von der Umsatzsteuerschuld abgezogen werden. Zudem kann auch das liefernde Unternehmen, das die Quittung ursprünglich ausgestellt hatte, in der Folge durch das Finanzamt kontrolliert werden.

Folgen einer fehlenden Einnahmenquittung

Fehlen Einnahmenquittungen in der Buchhaltung, dann kann das Finanzamt die Höhe des vereinnahmten Betrags anzweifeln. Da Quittungen meist bei einer Zahlung in bar zum Einsatz kommen, gibt es für die vereinnahmte Summe keinen weiteren Beleg. In diesem Fall kann das Finanzamt die Einnahme schätzen. Daher solltest Du stets darauf achten, dass auch Deine Einnahmenquittungen vollständig vorliegen. Diese sind jedoch unkompliziert zu ersetzen.

Wenn häufig Quittungen fehlen – Folgen für den Unternehmer

In einer gut geführten Buchhaltung sollten grundsätzlich keine Belege fehlen. Wenn das Fehlen von Quittungen als seltene Ausnahme vorkommt, dann wird das nicht zu schweren Konsequenzen führen. Häufen sich hingegen die Fälle, dass Quittungen in Deiner Buchhaltung fehlen, dann hat das Finanzamt nicht nur einen Anlass für eine Betriebsprüfung. Auch kann das Finanzamt die Richtigkeit Deiner gesamten Buchhaltung in Zweifel ziehen. 

Im schlimmsten Fall kann das Finanzamt Deine gesamte Buchhaltung ablehnen, wenn es Zweifel an seiner Richtigkeit hat. Da die Buchhaltung die Basis für Deine Einnahmen und Ausgaben und somit für die Steuererklärungen stellt, fehlt danach die Grundlage für eine wahrheitsgemäße Darstellung Deiner Erträge. In der Folge führt das Finanzamt eine Schätzung Deiner Einkünfte durch. Eine Schätzung durch das Finanzamt fällt in der Regel jedoch sehr viel höher aus als der durch den Unternehmer angegebene Betrag. In der Folge fallen für die geschätzten Einnahme entsprechend höhere Steuerabgaben an und auch die Umsatzsteuerschuld steigt.

Quittung verloren – Kann ein Eigenbeleg einen Ersatz stellen?

Für die Besorgung eines Ersatzbelegs hast Du mit einer Zweitschrift oder Kopie sowie mit einem Eigenbeleg grundsätzlich zwei Möglichkeiten.

Zweitschrift oder Kopie

Fehlen Einnahmenquittungen, dann kannst Du diese jederzeit mit einer Zweitschrift oder Kopie ersetzen. Diese solltest Du auch entsprechend kennzeichnen. Aber auch Ausgabenquittungen kannst Du durch eine Zweitschrift oder Kopie ersetzen. Hierfür musst Du Deinen Geschäftspartner um die Ausstellung eines entsprechenden Dokuments als Ersatz der Originalquittung ersuchen. Doch nicht immer ist es möglich, an den Aussteller einer verloren gegangenen Quittung heranzutreten und ein Ersatzdokument zu erhalten.

Eigenbeleg für Ausgabenquittungen

Wenn nur einzelne Quittungen fehlen, deren Gesamtwert einen nicht bedeutenden Betrag erreicht, dann können Eigenbelege einen Ersatz für Ausgabenquittungen stellen, den auch das Finanzamt anerkennt. Der Eigenbeleg muss eine Zahlung nachweisen und daher eindeutig nachvollziehbar sein. Er dient insbesondere dazu, die betriebliche Veranlassung einer Ausgabe zu begründen. Daher ist der Einsatz eines Eigenbelegs nur dann sinnvoll, wenn die Ausgabe nicht nur transparent, sondern auch eindeutig zu rechtfertigen ist. Wer jedoch häufig Eigenbelege erstellt, der rückt seine eigene Buchhaltung in ein schlechtes Licht. Daher müssen Eigenbelege eine Ausnahme stellen. 

Eigenbeleg bei unbarer Bezahlung

Wurde eine Ware oder Leistung mit der EC Karte oder per Überweisung bezahlt, dann stellt die Kontobuchung einen nachvollziehbaren Beleg. Diesen kann das Finanzamt auch dann gut nachvollziehen, wenn die dazugehörende Originalquittung fehlt. In diesem Fall ist die Erstellung eines Eigenbelegs kein Problem. Denn der Kontoauszug unterstützt die Glaubwürdigkeit der selbst erstellten Quittung. Der Eigenbeleg ist jedoch unmissverständlich als solcher auszuweisen. 

Wenn die Zahlung per Überweisung oder Kreditkarte erfolgte, dann ist es hilfreich zu notieren, auf welchem Kontoauszug die Zahlung zu finden ist. Alternativ kannst Du auch eine Kopie des Kontoauszuges als so genannten Nebenbeleg beilegen.

Was gilt für den Vorsteuerabzug mit einem Eigenbeleg?

Mit einem Eigenbeleg ist grundsätzlich kein Vorsteuerabzug möglich. Für einen Vorsteuerabzug ist ausschließlich der Originalbeleg mit ausgewiesener Umsatzsteuer oder zumindest mit der Angabe des Steuersatzes erforderlich. Der Betrag des Eigenbelegs kann lediglich in Form eines Bruttobetrags als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Wie kannst Du einen Eigenbeleg schreiben?

Für einen Eigenbeleg gibt es keine gesetzlichen Vorschriften. Da der Beleg jedoch eine Quittung ersetzen soll, muss er dieselben Angaben enthalten, die für eine Quittung erforderlich sind. Das Dokument muss den Titel „Eigenbeleg“ tragen, um auf seine Besonderheit hinzuweisen. Keinesfalls kannst Du auf einen Eigenbeleg einfach „Quittung“ schreiben. Da das Original verloren gegangen ist, käme die Bezeichnung als Quittung einer Urkundenfälschung gleich. 

Beispiel für einen Eigenbeleg

Wie kann Dir die Billomat App beim Verlust von Quittungen helfen?

Quittungen erhältst Du meist bei Barzahlungen von kleinen Beträgen. Und diese fallen meist unterwegs an. Gegen den Verlust von Quittungen bietet Billomat eine einfache und sichere Lösung. Die Billomat App erfasst Deine Belege automatisch, schnell und unkompliziert und sorgt zudem für eine verlustfreie und sofortige Ablage. 

Die Smartphone App für iOS und Android bietet Dir die Möglichkeit, Deine Belege sofort bei Erhalt einer Quittung zu digitalisieren. Die Digitalisierung erfordert nur wenige Handgriffe, die sehr rasch erledigt sind. Nach der Erfassung wird das digitalisierte Dokument automatisch abgespeichert. Mit Hilfe der Billomat App musst Du keine Originalquittungen mehr aufbewahren und riskierst somit auch keinen Verlust der Dokumente. 

Wie funktioniert die Belegerfassung mit der Billomat App?

Sobald Du eine Quittung ausgehändigt bekommst, fotografierst Du das Dokument mit Deinem Smartphone. Hier beginnt die digitale Belegerfassung. Die automatische Texterkennung von Billomat sorgt dafür, dass der Beleg selbstständig eingelesen und gespeichert wird. Anschließend lädst Du Deine so erstellte digitale Quittung ganz einfach in Dein Buchhaltungsprogramm hoch. Nach dem Hochladen kannst Du die Quittung einer bestimmten Kategorie Deiner Betriebsausgaben zuordnen und dabei noch zusätzliche Angaben machen. Auf diese Weise geht Deiner Buchhaltung keine Quittung mehr verloren. 

Quittung verloren, was tun? – Zwei Beispiele aus der Praxis

Wer die Vorteile der Billomat App noch nicht nutzt, der kann noch immer eine Quittung verlieren. So wie Uwe und Anna-Lena aus dem nachfolgenden Praxisbeispiel. 

Uwe ist selbstständiger Ritter-Darsteller. Auf einem Mittelalterfest, auf dem er ein Engagement hat, bemerkt er, das seine Rüstung quietscht. Uwe reitet zum nächsten Baumarkt und kauft sich für 5,99 Euro ein Fläschchen Öl. Damit ölt er seine Rüstung und alles ist gut. Erst einige Tage später, als er seine Buchhaltung auf den aktuellen Stand bringen will, bemerkt Uwe, dass er den Kassenbon aus dem Baumarkt nicht mehr hat. Er scheint die Quittung verloren zu haben.

Anna-Lena ist Programmiererin. Sie arbeitet während der Woche mehrere Tage bei einem Kunden inhouse in einer anderen Stadt. Sie übernachtet dort drei Nächte in einem Hotel, von dem sie bei Abreise eine schriftliche Rechnung über 300 Euro ausgehändigt bekommt. Die Rechnung bezahlt sie per Kreditkarte. Am Ende des Quartals will Anna-Lena ihre Umsatzsteuervoranmeldung machen und stellt fest: Ihr fehlt die Hotelrechnung.

Was tun?

Während Anna-Lena eine freundliche Mail an das Hotel schreiben und um Übersendung einer Rechnungskopie bitten kann, geht das bei Uwe nicht. Bei ihm wäre der Aufwand für die Wiederbeschaffung des Belegs unverhältnismäßig hoch. Um die 5,99 Euro dennoch als Betriebsausgabe verbuchen zu können, stellt Uwe einen Eigenbeleg aus. Er notiert auf einem Zettel die wichtigsten Angaben zu seiner Betriebsausgabe und unterschreibt diesen Ersatz-Beleg.

Auf seinem Eigenbeleg stehen nicht nur die erforderlichen Angaben, die auch die verloren gegangene Quittung enthielt. Daneben erklärt Uwe auf seinem Eigenbeleg auch den Sachverhalt: Warum ist es nicht möglich, den Originalbeleg vorzulegen?

Da Uwe in bar bezahlt hat, verfügt er nicht über einen Kontoauszug, der seine Ausgabe belegt. Dennoch erkennt das Finanzamt seinen Eigenbeleg als Betriebsausgabe an, da es sich um eine Ausnahme handelt und der Eigenbeleg zudem einen Kleinbetrag quittiert.

Je höher die Rechnungssumme, umso eher sollte es dem Unternehmer zumutbar sein, sich um ein Ersatzdokument zu kümmern. So wie Anna-Lena das getan hat: Für das Hotel ist es vertretbar, die Rechnung herauszusuchen und das PDF an den Gast zu mailen. Anna-Lena muss nun nur noch auf der Rechnung notieren, dass es sich um eine Kopie handelt, weil das Original verloren ging.

Eigenbelege und Vorsteuerabzug

Uwe kann sein Fläschchen Ritterrüstungs-Öl über den Eigenbeleg doch noch als Betriebsausgabe geltend machen. Vorsteuer kann er allerdings nicht daraus ziehen. Dafür will das Finanzamt grundsätzlich einen Kassenbon mit ausgewiesener Umsatzsteuer sehen. Uwe muss sein Ritterrüstungs-Öl am Jahresende brutto als Betriebsausgabe ansetzen. Anna-Lena hingegen kann aus der Rechnung des Hotels Vorsteuer ziehen, denn sie kann die kompletten Daten inklusive ausgewiesener Umsatzsteuer vorweisen.