Finanzen   08.6.2017

Quittungen digital ausstellen bringt Vorteile

Quittungen sind Belege innerhalb deiner Buchhaltung. Sie dienen als Bestätigung, dass ein bestimmter Betrag gezahlt wurde. Daher gibt es ein paar Angaben, die unbedingt auf einer Quittung stehen sollten. Handschriftlich oder jedes Mal neu ausgestellt und ausgedruckt ist das ein ziemlicher Aufwand. Eine Möglichkeit: Quittungen digital ausstellen. Damit eine Quittung korrekt ausgestellt ist, muss sie folgende Angaben enthalten:

  • Ausstellungsort und -datum,
  • Name und Anschrift des Ausstellenden,
  • Art und Menge der abgerechneten Leistungen oder Waren,
  • Bruttopreis und enthaltener Steuersatz
  • und unter Umständen Firmenstempel und eine Unterschrift des Ausstellenden.
  • Bei handschriftlich ausgestellten Quittungen sollte der Zahlbetrag in Zahlen und ausgeschrieben angegeben sein.
    Quittungen digital aussstellen bringt Vorteile

    Quittungen handschriftlich auszustellen ist nicht nur mühselig, sondern bietet auch mehr Raum für Fehler. Die Lösung: Digitale Belege.

„Zu kompliziert und Zeitverschwendung“, magst du denken und den alten Quittungsblock aus Papier in die Ecke feuern. Richtig so! Aber wie sieht es mit am PC getippten und dann ausgedruckten Quittungen aus? Und was ist mit Quittungen, die du von Dienstleistern und Lieferanten ausgestellt bekommst?

Quittungen digital ausstellen: die Vorteile

Quittungen digital ausstellen, das spart nicht nur Zeit. Es erleichtert die Archivierung innerhalb von Dateimanagementsystemen und Buchhaltungssoftware. Das gilt sowohl für die ausstellende Firma als auch für die Kunden. Schließlich bewahren Kunden die Quittungen unter Umständen mehrere Jahre auf.

Wer Quittungen auf einer No name-Vorlage oder einem Block mit Vordrucken ausstellt, verzichtet darauf, seine Marke über den Buchungsbeleg darzustellen. Kein Logo, kein Corporate Design, nicht die Firmenfarben: Nichts, womit du deine Marke präsentierst. Nur ein schlichter Vordruck und die Chance verpasst, dein Unternehmen beim Kunden präsent zu halten. Quittungen in personalisiertem Design machen gleich einen viel professionelleren Eindruck.

Quittungen digital und korrekt

Der größte Vorteil, die Quittungen digital zu erstellen, liegt auf der Hand: Die Quittung ist immer lesbar. Es geht schnell und ist nicht fehleranfällig. Die Software kennt das heutige Datum, den Standort und die Firmenanschrift ist bereits hinterlegt. Produktbeschreibungen und Preise kannst du ebenfalls aus deinen eigenen Datensätzen übernehmen. Auch Steuersätze lassen sich dann einfach eintragen oder sind von vornherein an das Produkt gekoppelt.

Quittung ist nicht immer das richtige Dokument

Ob die Quittung digital oder von Hand ausgestellt wird: Sie ist nur bei Bargeschäften das richtige Dokument. Dort steht sie alleine oder im Zusammenhang mit einer Rechnung. Geht der mit der Quittung belegte Zahlbetrag über die Höchstgrenze der Kleinbetragsrechnung (derzeit 150 Euro) hinaus, dann sind zusätzliche Angaben auf der Quittung oder eine Rechnung nötig.

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