Eine Rechnung formulieren – warum nicht nur Pflichtangaben dazugehören

Damit eine Rechnung formal korrekt ausgestellt ist, sind die meisten Elemente zwingend vorgegeben. Doch hast Du Dir mal vor Augen geführt, dass auch Rechnungen zu Deiner Kommunikation mit Deinen Kundinnen und Kunden gehören? Sie geben Dir die Möglichkeit, mehr Informationen zu vermitteln als die reine Bitte um Zahlung. Sie können sogar ein wertvoller Teil Deines Marketings sein! Daher lohnt es sich, wenn Du eine Rechnung formulieren möchtest, darüber nachzudenken, welche Informationen Du außer Pflichtangaben platzieren kannst.

1. Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung?
2. Wie kannst Du die Rechnung formulieren und nach Deinen Wünschen gestalten?
3. Wie kannst Du die Rechnung optisch gestalten?

Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung?

Die Pflichtangaben auf Rechnungen kennst Du längst: Auf Deine Rechnung gehören neben den vollständigen Namen und Anschriften von Rechnungssteller und Empfänger auch Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Bei Rechnungen an gewerbliche Kunden, die im Ausland ihren Sitz haben, gibst Du auch deren Umsatz-Identifikationsnummer an. Daneben trägt eine ordnungsmäßige Rechnung das Datum der Ausstellung, eine Rechnungsnummer, die sich in ein fortlaufendes System einfügt, Angaben über Menge und Umfang der Lieferung bzw. der (Dienst-)Leistung sowie den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Schließlich gehört auch der Netto-Rechnungsbetrag, der Steuersatz mit Steuerbetrag und der Brutto-Rechnungsbetrag auf eine formal korrekte Rechnung. Wenn Du keine Umsatzsteuer berechnest, fügst Du Deiner Rechnung einen Hinweis an, warum Deine Lieferung oder Leistung von Umsatzsteuer befreit ist.

Handelt es sich bei Deiner Rechnung um eine Handwerkerrechnung an eine Privatperson oder um einen der Fälle, die in § 14b UStG Abs. 1 Satz 5 beschrieben sind, dann fügst Du auf Deiner Rechnung einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers an.

Die Pflicht zur Ausführung aller dieser Angaben auf Deiner Rechnung gewährt Dir keinen Gestaltungsspielraum, wenn Du eine Rechnung formulieren möchtest. Die oben genannten Angaben gehören zu den Pflichtangaben einer ordnungsmäßigen Rechnung. Fehlen eine oder mehrere dieser Angaben kann es dazu kommen, dass das Finanzamt die entsprechende Rechnung nicht anerkennt. Natürlich kannst Du aber außer Pflichtangaben auf einer Rechnung auch noch weitere individuelle Elemente aufführen.

Mehr als nur Pflichtangaben – Wie kannst Du die Rechnung formulieren und nach Deinen Wünschen gestalten?

• Eine freundliche Anrede: Du kannst die Rechnung wie jeden Deiner Briefe als höfliche Kommunikation mit dem Kunden verstehen. Jeden Geschäftsbrief würdest Du mit einer freundlichen Anrede beginnen – warum also solltest Du so nicht Deine Rechnung formulieren?
  
• Ein herzlicher Dank für den Auftrag oder die Bestellung: Du arbeitest gerne für Deine Kundinnen und Kunden? Dann sag ihnen das doch. „Sehr geehrte/Liebe Frau Müller, vielen Dank für Ihren Auftrag!“
• Eine Bitte um Weiterempfehlung am Ende der Rechnung: „Wenn Sie mit meiner Leistung zufrieden waren, empfehlen Sie mich bitte weiter.“ Vielleicht bringst Du einen hochzufriedenen Kunden dazu, zu überlegen, wer in seinem Bekanntenkreis künftig genauso glücklich mit Deinem Angebot sein sollte wie er selbst in diesem Moment. Nett in Erinnerung zu bringen, dass man sich über Weiterempfehlung freuen wird, kann jedenfalls nicht schaden.
• Ein (kurzer!) Hinweis auf aktuelle Aktionen und Sonderkonditionen: Falls Du Rabattaktionen planst oder andere aktuelle Aktionen anstehen, ist die Rechnung ein gutes Medium, um diskret darauf hinzuweisen. Denk dran: Falls Du einen Anlass hast, ein Werbemailing per Post oder E-Mail herumzuschicken, kannst Du oft nicht auf allzu große Aufmerksamkeit hoffen, weil jede Werbung mit viel Streuverlust einhergeht. Jede Kundin und jeder Kunde muss sich aber mit Deiner Rechnung im Rahmen der nötigen Buchhaltung auseinandersetzen – hier ist Dir Aufmerksamkeit sicher!
• Ein (kurzer!) Hinweis auf weitere Angebote Deines Portfolios: Du kennst es bestimmt von einem marktbeherrschenden, großen Online-Händler: „Kunden, die dieses Produkt gekauft haben, interessierten sich auch für …“ Wenn Du Käse verkauft hast, mag Dein Kunde bestimmt auch Brot – weiß er, dass Du welches im Angebot hast? Ein kurzer Hinweis darauf kann ein hilfreicher Service für Deinen Kunden sein.
• Eine freundliche Abschiedsformel: „Mit freundlichen Grüßen“, „Herzliche Grüße“, „Dankend grüßt“ … Du weißt selbst am besten, wie Du Dich am liebsten so verabschiedest, dass es authentisch klingt. Ein netter Abschied wirkt jedenfalls immer besser als ein nacktes Rechnungsmuster.
• Und wie ist das mit einer Unterschrift auf der Rechnung? Da gibt es verschiedene Auffassungen. Eine Unterschrift ist jedenfalls keine Pflichtangabe, außer für wenige Berufsgruppen wie Steuerberater und Anwälte, die ihre Rechnungen unterschreiben müssen. In manchen Selbstständigen-Foren und -Ratgebern wird davor gewarnt, eine Rechnung zu unterschreiben: Ein Rechnungsempfänger mit ausreichend krimineller Energie könnte auf die Idee kommen, „Betrag dankend erhalten“ neben die Unterschrift zu schreiben und zu behaupten, sie wäre eine Quittung für eine bar bezahlte Schuld. Viele Rechnungssteller unterschreiben dennoch, weil das Dokument dadurch in ihren Augen persönlicher wirkt – und verweisen in Diskussionen um die umstrittene Unterschrift, dass bislang kein Betrugsversuch publik geworden sei. Wer seinen Kunden vertraut, für den ist die Überlegung vermutlich sowieso müßig. Fakt bleibt: Eine Unterschrift ist kein Muss. Mehr dazu kannst Du auch in unserem Beitrag Muss ich Rechnungen unterschreiben? lesen.

Stelle Dir einfach vor, wie Deine Kundinnen und Kunden im Idealfall die zusätzlichen Informationen auf Deiner Rechnung auffassen sollen: Sie sollten sich wertgeschätzt fühlen (Anrede, Abschied, ein Dank für Ihre Inanspruchnahme Deines Angebots), sie sollten wissen, dass Du Dich über Weiterempfehlung freust, sie sollten freudig überrascht sein, dass Du noch mehr interessante Vorschläge für sie hast, wie Du ihnen künftig zu Diensten sein kannst. Ach ja: Und sie sollten natürlich sobald wie möglich bezahlen wollen. Deshalb:

• Eine weitere optionale Angabe auf Deiner Rechnung, die weniger Deinem Marketing als Deiner Liquidität dient: Das Zahlungsziel. Am besten, Du hast schon zu Beginn eines Auftrags ausgehandelt, wie schnell nach Rechnungsempfang Du bezahlt werden möchtest. Auf der Rechnung solltest Du diese Absprache wiederholen. Gibt es kein vereinbartes Zahlungsziel, gilt die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen.
  

Wie kannst Du die Rechnung optisch gestalten?

Natürlich solltest Du nicht nur bedacht vorgehen wenn Du Deine Rechnung formulieren möchtest, sondern auch wenn Du sie optisch gestalten möchtest. Bei der Textgestaltung solltest Du darauf achten, dass Du eine Schriftgröße mit mehr als sechs Punkt wählst. Andernfalls kann Dein Kunde den Rechnungstext nicht lesen. Wähle für die Rechnung einen Schriftfont ohne Serifen. Der Ausdruck einer Serifenschrift auf grobem Papier verschlechtert die Lesbarkeit zusätzlich. Schließlich solltest Du für Deine Geschäftsdokumente Papier mit einer Grammatur über 90 Gramm pro Quadratmeter verwenden. 

Auch durch eine ansprechende grafische Gestaltung kannst Du Kunden mit Deiner Rechnung unmittelbar ansprechen. Achte jedoch bei der Gestaltung von Geschäftsdokumenten unbedingt auf Zurückhaltung. Zu viele Bilder und Farben wirken aufdringlich. Ein kleines grafisches Element hingegen, das Dein Angebot symbolisiert, ist vollkommen ausreichend und macht Lust auf mehr.

Viel Spaß von unserer Seite bei all Deinen Aufträgen – aber vor allem beim Rechnung Formulieren und Gestalten. 🙂