04. Jun 2021 | Buchhaltung
Damit eine Rechnung formal korrekt ausgestellt ist, sind die meisten Elemente zwingend vorgegeben. Doch hast Du Dir mal vor Augen geführt, dass auch Rechnungen zu Deiner Kommunikation mit Deinen Kundinnen und Kunden gehören? Sie geben Dir die Möglichkeit, mehr Informationen zu vermitteln als die reine Bitte um Zahlung. Sie können sogar ein wertvoller Teil Deines Marketings sein! Daher lohnt es sich, wenn Du eine Rechnung formulieren möchtest, darüber nachzudenken, welche Informationen Du außer Pflichtangaben platzieren kannst.
Die Pflichtangaben auf Rechnungen kennst Du längst: Auf Deine Rechnung gehören neben den vollständigen Namen und Anschriften von Rechnungssteller und Empfänger auch Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Bei Rechnungen an gewerbliche Kunden, die im Ausland ihren Sitz haben, gibst Du auch deren Umsatz-Identifikationsnummer an. Daneben trägt eine ordnungsmäßige Rechnung das Datum der Ausstellung, eine Rechnungsnummer, die sich in ein fortlaufendes System einfügt, Angaben über Menge und Umfang der Lieferung bzw. der (Dienst-)Leistung sowie den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Schließlich gehört auch der Netto-Rechnungsbetrag, der Steuersatz mit Steuerbetrag und der Brutto-Rechnungsbetrag auf eine formal korrekte Rechnung. Wenn Du keine Umsatzsteuer berechnest, fügst Du Deiner Rechnung einen Hinweis an, warum Deine Lieferung oder Leistung von Umsatzsteuer befreit ist.
Handelt es sich bei Deiner Rechnung um eine Handwerkerrechnung an eine Privatperson oder um einen der Fälle, die in § 14b UStG Abs. 1 Satz 5 beschrieben sind, dann fügst Du auf Deiner Rechnung einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers an.
Die Pflicht zur Ausführung aller dieser Angaben auf Deiner Rechnung gewährt Dir keinen Gestaltungsspielraum, wenn Du eine Rechnung formulieren möchtest. Die oben genannten Angaben gehören zu den Pflichtangaben einer ordnungsmäßigen Rechnung. Fehlen eine oder mehrere dieser Angaben kann es dazu kommen, dass das Finanzamt die entsprechende Rechnung nicht anerkennt. Natürlich kannst Du aber außer Pflichtangaben auf einer Rechnung auch noch weitere individuelle Elemente aufführen.
Stelle Dir einfach vor, wie Deine Kundinnen und Kunden im Idealfall die zusätzlichen Informationen auf Deiner Rechnung auffassen sollen: Sie sollten sich wertgeschätzt fühlen (Anrede, Abschied, ein Dank für Ihre Inanspruchnahme Deines Angebots), sie sollten wissen, dass Du Dich über Weiterempfehlung freust, sie sollten freudig überrascht sein, dass Du noch mehr interessante Vorschläge für sie hast, wie Du ihnen künftig zu Diensten sein kannst. Ach ja: Und sie sollten natürlich sobald wie möglich bezahlen wollen. Deshalb:
Natürlich solltest Du nicht nur bedacht vorgehen wenn Du Deine Rechnung formulieren möchtest, sondern auch wenn Du sie optisch gestalten möchtest. Bei der Textgestaltung solltest Du darauf achten, dass Du eine Schriftgröße mit mehr als sechs Punkt wählst. Andernfalls kann Dein Kunde den Rechnungstext nicht lesen. Wähle für die Rechnung einen Schriftfont ohne Serifen. Der Ausdruck einer Serifenschrift auf grobem Papier verschlechtert die Lesbarkeit zusätzlich. Schließlich solltest Du für Deine Geschäftsdokumente Papier mit einer Grammatur über 90 Gramm pro Quadratmeter verwenden.
Auch durch eine ansprechende grafische Gestaltung kannst Du Kunden mit Deiner Rechnung unmittelbar ansprechen. Achte jedoch bei der Gestaltung von Geschäftsdokumenten unbedingt auf Zurückhaltung. Zu viele Bilder und Farben wirken aufdringlich. Ein kleines grafisches Element hingegen, das Dein Angebot symbolisiert, ist vollkommen ausreichend und macht Lust auf mehr.
Viel Spaß von unserer Seite bei all Deinen Aufträgen – aber vor allem beim Rechnung Formulieren und Gestalten. 🙂