08. Aug 2018 | Buchhaltung
Rechnung nach Zahlungseingang schreiben – geht das?
Eine häufige Sorge von Selbstständigen ist: Darf man eine Rechnung nach Zahlungseingang schreiben? Oder wird das Finanzamt es beanstanden, wenn das Geld des Rechnungsempfängers am Tag des Rechnungsdatums schon eingetroffen ist?
Was sagt das Finanzamt?
Die Sorge, dass das Finanzamt es beanstandet, wenn die Rechnung nach Zahlungseingang eintrifft, ist unbegründet. Zu den Anforderungen an eine korrekte Rechnung gehört keineswegs, dass die Rechnungsstellung unbedingt vor dem Zahlungseingang stattfinden muss.
Beispiel: In einem beruflichen Netzwerk sind die Mitglieder aufgefordert, regelmäßig (im beschriebenen Fall jährlich) einen freiwilligen Betrag für die Erhaltung der Infrastruktur zu zahlen. Das ist keine Pflicht, deshalb trudeln im Lauf des Jahres die Beiträge von Mitgliedern unregelmäßig ein, manche Mitglieder zahlen gar keine Beiträge. Für die Person, die die Verwaltung übernimmt, sind die Geldeingänge deshalb absolut nicht vorhersehbar. Sobald Mitglieder ihren „Solidaritätsbeitrag“ zur Erhaltung des Netzwerks überweisen haben, registriert die verwaltende Person den Geldeingang – und schreibt eine Rechnung darüber. Der Geldeingang liegt zeitlich vor dem Rechnungsdatum. Und daran ist nichts auszusetzen, auch nicht vom Finanzamt.
Im beschriebenen Fall könnte es nicht ohne erheblichen Aufwand eine Rechnung vor dem Zahlungseingang geben: Jedes Mitglied, das bereit ist, Geld zu bezahlen, müsste seine Überweisung erst einmal ankündigen, die Höhe des zu erwartenden Betrags nennen, auf den Briefträger warten, der die Rechnung bringt, erst dann bezahlen. Weil es dankenswerterweise kein Problem darstellt, wenn die Rechnung nach dem Zahlungseingang an den Empfänger geht, kann der Vorgang vereinfacht werden.
Selbstverständlich ist das aktuelle Datum laut Kalender auch in diesem Fall das korrekte Rechnungsdatum, das anzugeben ist.
Was tun, wenn die Buchhaltung hinterherhinkt?
Aber auch andere Umstände können dazu führen, dass der Lieferant seine Rechnung nicht sofort stellt. In vielen Ein-Mann-Betrieben hinkt die Buchhaltung der Lieferung hinterher. Doch auch eine verspätete Rechnung verliert nicht gleich ihre Gültigkeit. Um eine Leistung in Rechnung zu stellen, gewährt Dir der Gesetzgeber eine Frist von drei Jahren. Solange Du Deine Leistung innerhalb von drei Jahren in Rechnung stellst, bleibt Dein Anspruch auf Leistungsentgelt erhalten. Da die Verjährungsfrist erst am Ende des Jahres in Kraft tritt, in dem Du die Forderung erbracht, beziehungsweise abgeschlossen hast, verlängert sich die Drei-Jahresfrist entsprechend.
Rechnung nach Zahlungseingang schreiben – Was sind Vorteile und Nachteile?
Vorteile
Die Möglichkeit, Rechnungen mit einem großen Zeitversatz nach der Leistungserbringung zu stellen, bringt einige Vorteile, wie zum Beispiel
- Liquidität
- Buchhaltungsorganisation
- Vereinfachung der Rechnungsstellung
Zu den Vorteilen, Rechnungen nach Zahlungseingang zu schreiben, gehört vor allem Deine Liquidität. Immer wenn Du Dein Geld sofort bei Lieferung kassierst, erhältst Du flüssige Mittel, die Du investieren kannst.
Die Rechnung im Nachgang zu schreiben, verschafft der Organisation Deiner Buchhaltung zudem individuellen Gestaltungsspielraum. Dieser ist gerade bei kleinen Betrieben oder in einer Ein-Mann-Firma sehr wichtig, um die Betriebsabläufe sinnvoll zu organisieren.
Regelmäßige Lieferungen und Leistungen können in einem einzigen Beleg zusammen gefasst werden. Auf diese Weise kannst Du den Arbeitsaufwand in der Buchhaltung vermindern.
Nachteile
Wenn Du Deine Rechnungen nicht zeitnah nach Projektende schreibst, musst Du mit Nachteilen rechnen:
- Kundenbeziehung
- Steuererklärung
- Mehraufwand für Buchhaltung
Die Nachteile von nachträglich gestellten Rechnungen liegen in erster Linie in der Kundenbeziehung. Denn Kunden, die ihr Geld für eine Leistung bezahlen, erwarten hierfür zeitnah einen Beleg. Der Beleg stellt den Beweis, dass die Bezahlung ausgeführt wurde und keine Forderung mehr offen steht. Wenn Du Rechnungen nach Zahlungseingang schreibst, setzt das ein Vertrauen des Kunden in Deine Zuverlässigkeit voraus. Dieses solltest Du als Unternehmer nicht über Gebühr beanspruchen.
Auch wenn Dir der Gesetzgeber für Deine Rechnung eine Frist von drei Jahren stellt, brauchen Deine eigene Buchhaltung und die Deiner Kunden den Beleg für ihre Steuererklärung. Daher ist es ratsam, bereits bezahlte Leistungen spätestens innerhalb eines Wirtschaftsjahres in Rechnung zu stellen. Andernfalls haben Deine Kunden Probleme, ihre Zahlung steuerlich geltend zu machen und auch Dir fehlt ein wichtiger Beleg über Deine Einnahmen.
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Rechnungen nach Zahlungseingang schreiben bedeutet einen Mehraufwand für die Buchhaltung beider Seiten und erfordert einen besonders sorgfältigen Umgang. Denn auf der Rechnung musst Du einerseits das aktuelle Rechnungsdatum ausweisen, andererseits aber das Leistungsdatum mit einem zurückliegenden Zeitpunkt angeben. Die Rechnung muss zudem den Vermerk tragen, dass sie bereits bezahlt wurde. Die Buchhaltung kann den Zahlungseingang nicht abschließend buchen, solange die Rechnung nicht gestellt ist und der zur Geldbewegung gehörende Beleg fehlt. Der schwebende Vorgang belastet die Buchhaltung auf beiden Seiten. Aus diesem Grund solltest Du Rechnungen, die Du erst nach Zahlungseingang stellst, zumindest zeitnah an Deinen Kunden schicken.
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