Rechnung schreiben mit Word: 5 Gründe, die dagegen sprechen

Wer selbstständig arbeitet, der muss seinen Kunden Rechnungen ausstellen. Für das Schreiben von Rechnungen, Angeboten und sonstigen geschäftlichen Dokumenten stehen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung. Neben gängigen Office-Anwendungen können auch Buchhaltungsprogramme wie Billomat für Geschäfts- und Buchungsdokumente eingesetzt werden. Doch für die Erstellung von rechtsgültigen Rechnungen hat der Gesetzgeber zahlreiche Regelungen vorgegeben, die es zu beachten gilt. Zwar schreibt der Gesetzgeber den Steuerpflichtigen nicht vor, welche Software sie für die Erstellung ihrer Dokumente einsetzen müssen. Dennoch stellt sich die Frage, ob es Gründe gibt, die gegen das Rechnung Schreiben mit Word oder Excel sprechen.

1. Welche gesetzlichen Regelungen gelten für die Rechnungsstellung?
2. Fehleranfälligkeit bei der Rechnungsschreibung mit Word
3. Unveränderbarkeit der Rechnungen
4. Ablagesystem von Rechnungen nicht GoBD-konform
5. Nachvollziehbarkeit bei der Rechnungsschreibung in Word
6. Professionelle Gestaltung Deiner Rechnung
7. Fazit

Welche gesetzlichen Regelungen gelten für die Rechnungsstellung?

Die Abgabenordnung schreibt im § 146 AO vor, dass Unternehmer grundsätzlich alle Aufzeichnungen und Buchungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vornehmen müssen. Welche Angaben insbesondere eine Rechnung aufweisen muss, damit sie rechtlich Bestand hat, gibt das Umsatzsteuergesetz im § 14 Absatz 4 UStG und für bestimmte Fälle im § 14a Abs 5 UStG vor. Die gesetzlichen Regelungen, die darüber bestimmen, wie im besonderen eine elektronisch erstellte Rechnung aussehen muss, welche Bestandteile sie aufweisen muss und wie sie verschickt und aufbewahrt werden muss, sind in den GoBD zusammengefasst.

Das Kürzel GoBD bezeichnet die so genannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD geben vor, wie Du als Selbstständiger und Unternehmer Deine elektronischen Rechnungen erstellen musst. Zu den Vorgaben der GoBD, die Deine elektronisch erstellten Rechnungen betreffen, gehören drei zentrale Merkmale: 

• Pflichtbestandteile: Wer eine Rechnung erstellt, muss darauf achten, dass diese sämtliche Bestandteile enthält, die der Gesetzgeber vorgibt. 
• Unveränderbarkeit: Der Rechnungssteller hat die Pflicht, das Dokument so abzuspeichern, dass nachträgliche Änderungen am Dokument nicht möglich sind.
• Ordnung und Archivierung: Dokumente, die für die Ermittlung der Steuerlast erheblich sind, sind nachvollziehbar zu ordnen und für die Dauer von mindestens zehn Jahren aufzubewahren.

1. Problem: Fehleranfälligkeit bei der Rechnungsschreibung mit Word

Die gesetzlichen Vorgaben bestimmen, dass eine Rechnung unter anderem neben den Adressdaten von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger auch flexible Bestandteile, wie das Ausstellungsdatum, die fortlaufende Rechnungsnummer, den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung sowie die Höhe der anfallenden Steuer und den Rechnungsendbetrag aufzuweisen hat. Die flexiblen Bestandteile musst Du bei jeder Rechnung, die Du mit Word schreibst, gesondert ermitteln und eingeben. In der gesonderten Eingabe der flexiblen Bestandteile liegt eine hohe Fehleranfälligkeit bei der Rechnungsstellung. 

Beispiel: Fehleranfälligkeit beim Rechnung schreiben mit Word – Rechnungsnummern

Die gesetzlichen Anforderungen an Rechnungsnummern bestimmen zum Beispiel, dass jede Deiner Rechnungen eine fortlaufende Rechnungsnummer tragen muss. Die Rechnungsnummer darfst Du nur einmalig vergeben und sie hat einem logischen System zu folgen, das die laufende Nummer einer bestimmten Rechnung eindeutig zuordnet. Wer sehr viele Rechnungen an unterschiedliche Geschäftspartner ausstellt, der muss darauf achten, dass er das Vergabesystem der Rechnungsnummern einhält. 

Kein Überblick bei der Vergabe von Rechnungsnummern

Bei Rechnungen in Word besteht die Gefahr, dass Du sehr schnell den Überblick verlierst, während Du Rechnungsnummern gesondert für jede einzelne Rechnung vergibst. Wer seine Rechnungen mit Word schreibt riskiert zum Beispiel, dass Nummern doppelt vergeben werden, dass für den gleichen Kunden verschiedene Nummernsysteme vergeben werden oder dass Lücken in der Abfolge entstehen. 

Fehlerquelle beim Delegieren der Buchhaltung

Gerade in kleinen und mittelgroßen Unternehmen müssen oftmals verschiedene oder sogar alle Mitarbeiter zeitweise die Buchhaltung übernehmen. Da das System der fortlaufenden Rechnungsnummern einen genauen Überblick erfordert, ist ein Delegieren an mehrere Personen erschwert. Die Fehlerquelle bei der Vergabe von stimmigen Rechnungsnummern steigt daher mit jeder neuen Rechnung. 

Rechnungsschreibung mit Word oder Rechnungssoftware?

Doch nicht nur die Rechnungsnummer alleine bereitet Probleme, wenn Du Deine Rechnungen mit Word schreibst. Denn Du musst nicht nur beachten, Deine Rechnungsnummer bei jeder neuen Rechnung eigens einzugeben. Auch das Lieferdatum und die Berechnung der Umsatzsteuer oder des Rechnungsbetrags musst Du beim Rechnung Schreiben mit Word selbst erledigen. 

Im Gegensatz zu Word sorgt ein Buchhaltungsprogramm nicht nur für die fortlaufende automatische Rechnungsnummernvergabe. Es gibt auch das korrekte Rechnungsdatum an und berechnet Umsatzsteuer ebenso automatisch wie den Rechnungsendbetrag. 

2. Problem: Unveränderbarkeit der Rechnungen

In der Abgabenordnung gibt der Gesetzgeber neben zahlreichen weiteren Vorschriften auch die Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen und Buchungen vor. Die Regelung hat zur Folge, dass Du Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und Buchungsbelege so abspeichern musst, dass diese nicht im Nachhinein verändert werden können. Der ursprüngliche Inhalt einer Rechnung muss während der gesamten Zeitspanne der Archivierung erhalten bleiben und darf nicht überschrieben werden. 

An Deiner Rechnung darfst Du keine Veränderungen vornehmen. Kommt es dennoch vor, dass eine Veränderung vorgenommen wird, dann muss erkennbar sein, wann genau die Veränderung stattgefunden hat. Die Originaldatei muss in jedem Fall unverändert erhalten bleiben. Aus diesem Grund musst Du sicher stellen, dass die Originaldatei grundsätzlich nicht veränderbar ist. Die Möglichkeit, dass eine Veränderung vorgenommen werden kann, reicht dafür aus, dass zum Beispiel Deine Rechnungsschreibung mit Word den gesetzlichen Vorgaben der Unveränderbarkeit nicht genügt. Denn Word gehört zu den Dateiformaten, die jederzeit leicht veränderbar sind. 

3. Problem: Ablagesystem von Rechnungen nicht GoBD-konform

Dokumente, die Du in Word erstellst, legst Du in der Regel in einem normalen Dateimanager Deines Betriebssystems ab. Im Dateimanager eines gängigen Betriebssystems kannst Du jedoch keine zuverlässige Dokumentation erstellen, die die Unveränderbarkeit Deiner Rechnungen sicher stellt. Auch wenn Du eine Datei zum Beispiel mit dem Datum seiner Erstellung ausweist, gilt die Dokumentation nicht als sicher. Denn auch mit einem Datumsstempel bleibt eine Rechnung in Word nach wie vor veränderbar. Die Ablage in einem normalen Dateisystem genügt daher den Anforderungen der GoBD nicht. Auch wenn Du Deine Rechnungen auf Basis einer Musterrechnung in Word schreibst, benötigst Du zwingend ein professionelles Dokumentenmanagementsystem, damit Du die Unveränderbarkeit Deiner Rechnungen sicher stellst.

4. Problem: Nachvollziehbarkeit bei der Rechnungsschreibung in Word

Noch Jahre nach der Erstellung einer Rechnung muss bei einer Steuerprüfung nachvollziehbar sein, wo in Deinem Ablagesystem Deine Rechnungen auffindbar sind und wie sie zugeordnet werden können. Die Daten müssen daher nicht nur über lange Zeit hinweg lesbar bleiben. Auch ein eindeutig strukturiertes und durchgehend gepflegtes Ordnungssystem sorgt für die Nachvollziehbarkeit durch einen Dritten bei einer Betriebsprüfung. Während ein Buchhaltungssystem automatisch für ein nachvollziehbares Ordnungssystem sorgt, musst Du bei Verwendung einer Musterrechnung in Word Deine Dateien sehr diszipliniert und lückenlos ordnen und über Jahre hinweg archivieren.

5. Problem: Professionelle Gestaltung Deiner Rechnung

Auch wenn Du bereits lange Jahre mit Word arbeitest und für Deine Rechnungen ein professionell ausgearbeitetes Layout einsetzt, sind den Gestaltungsmöglichkeiten dennoch enge Grenzen gesetzt. Um ein gutes Resultat hinsichtlich einer professionellen Gestaltung von Word Rechnungen zu erzielen, ist ein erheblicher Aufwand an Zeit erforderlich. Selbst wenn Du mit einer Musterdatei in Word arbeitest, die Du aufwändig gestaltet hast, dann ergeben sich bei der Bearbeitung dennoch zahlreiche Probleme, die die Gestaltung beeinträchtigen können. Ein professionelles Buchhaltungsprogramm dagegen bietet Dir hingegen personalisierte Designs. So kannst Du zum Beispiel Dein Firmenlogo in einer Vorlage einbauen und eine individuelle Gestaltung einrichten, die bei jeder Bearbeitung unverändert erhalten bleibt. 

Fazit

Buchhaltungsprogramm statt Rechnung schreiben mit Word

Die Funktionen von Word beschränken sich ausschließlich auf die Erstellung von Dokumenten. Sämtliche weitere Erfordernisse, die der Gesetzgeber vorschreibt, musst Du selbst erfüllen.

Ordnungssystem durch Buchhaltungsprogramm

Das Buchhaltungsprogramm Billomat sorgt dafür, dass alle Rechnungen automatisch geordnet werden, wenn Du sie speicherst. Diese professionelle Buchhaltungssoftware hilft Dir zudem, Kunden- und Lieferantendaten zu verwalten und Eingangsrechnungen nachvollziehbar abzulegen. 

Die Verwendung von Billomat ist im Gegensatz zur Verwendung eines gängigen Office Programms ein wichtiger Bestandteil für die Buchhaltung von Selbstständigen und Unternehmern. Denn das Buchhaltungsprogramm sorgt nicht nur dafür, dass die gesetzlichen Anforderungen automatisch erfüllt werden. Auch Änderungen in der Gesetzgebung werden durch die Hersteller aufgenommen und in Updates automatisch bereit gestellt. Klingt gut? Hier kannst Du Billomat ganz unverbindlich und kostenlos ausprobieren. Viel Spaß!