Rechnung schreiben: Was muss drauf stehen?

Endlich ist es soweit: Du kannst deine allererste Rechnung schreiben. Aber was muss alles darauf stehen? Für Rechnungen gelten Pflichtangaben. Wie umfangreich die sind, hängt davon ab, wie hoch die Rechnung ist und ob dein Kunde im In- oder Ausland sitzt.

Warum überhaupt Pflichtangaben auf Rechnungen?

Damit das Finanzamt deine Rechnungen anerkennt, müssen einige Bedingungen erfüllt sein. Und das für das Finanzamt alles stimmt, ist sowohl für dich als auch für deine Kunden wichtig, weil Rechnungen bei beiden Vertragsparteien verbucht werden und somit Teil der Steuererklärung sein können. Eine fehlerhafte Rechnung kann also sowohl bei dem, der sie als Einnahme verbucht, als auch beim Kunden, der die Vorsteuer ziehen möchte, Probleme bereiten. Heißt für dich: lieber alles richtig machen. Das spart viel Arbeit und Ärger.

Was du unbedingt auf eine Rechnung schreiben musst, die sogenannten Pflichtangaben, regeln die Rechnungsstellungsvorschriften. Sehr gute Erläuterungen dazu findest du auf den Webseiten der Industrie und Handelskammern.

Was musst du auf die Rechnung schreiben?

Um den Aufwand dafür, was ein Unternehmen alles auf die Rechnung schreiben oder ein Kassensystem auf jeden Bon drucken muss, zu gewichten, unterscheiden die Vorschriften Kleinbetragsrechnungen und übrigen Rechnungen. Den Unterschied macht – du ahnst es –die Höhe des Rechnungsbetrags.

Die Kleinbetragsrechnung

Seit dem 1. Januar 2017 liegt die Grenze für Kleinbetragsrechnungen bei 250 Euro Rechnungssumme. Das gilt aber nicht in jedem Fall. So muss z.B. der Versandhandel immer die vollen Angaben in die Rechnungen schreiben. Auch bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder wenn der Kunde die Steuern abführen muss, ist es erforderlich, sämtliche Pflichtangaben für Rechnungen zu liefern.

Dort, wo eine Kleinbetragsrechnung möglich ist, sollen mindestens diese Angaben drauf stehen:

1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des Unternehmens, das die Rechnung stellt.
2. das Ausstellungsdatum der Rechnung.
3. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung.
4. in einer Summe, das Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung.
5. der angewandte Steuersatz.
6. im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Was muss auf der Rechnung stehen?

Und nun zu den generellen Rechnungen. Zu den Pflichtangaben beim Ausgangsrechnungen schreiben gehören:

1. dein vollständiger Name, sowie deine ebenfalls vollständige Adresse.
2. Name und Adresse deines Kunden, ebenfalls vollständig und korrekt geschrieben.
3. eine eindeutig zugeordnete Rechnungsnummer.
4. das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird.
5. deine Steuernummer oder deine Umsatzsteueridentifikationsnummer.
6. was hast du geliefert? Menge und Art der Dienstleistung, sollen mit üblichen Formulierungen beschrieben und benannt sein. Damit wird nachvollziehbarer, was du abrechnest.
7. Lieferzeitpunkt oder Zeitraum, in dem du die Dienstleistung erbracht hast, also z.B. „November 2015“
8. Du nennst das Entgelt für deine Leistung (Nettobetrag),
9. und die anfallende Umsatzsteuer als Betrag.
10. Außerdem gibst du den anzuwendenden Umsatzsteuersatz an, zum Beispiel 7 oder 19%. Falls du mehrere Umsatzsteuersätze in einer Rechnung anwendest, muss ersichtlich sein, welcher Teil der Leistung welchem Steuersatz unterliegt.
11. Ist die Rechnung von der Umsatzsteuer befreit, dann nennst du den Grund dafür.
12. Falls du Rabatte, Skonto oder einen Bonus eingeräumt hast, die den Rechnungsbetrag mindern, muss auch das auf der Rechnung stehen.

Als Kleinunternehmer eine Rechnung schreiben – was muss ich beachten?

Kleinunternehmer berechnen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen. Meist haben sie deshalb keine Umsatzsteueridentifikationsnummer, die sie auf ihren Rechnungen angeben könnten. Eine Steuernummer, dann halt die Steueridentifikationsnummer, muss trotzdem auf der Rechnung stehen.

Und es ist hilfreich, den Grund für die Umsatzsteuerbefreiung zu nennen. Damit vermeidest du Rückfragen, die die Zahlung verzögern. Hier findest du, wie du als Kleinunternehmer Rechnungen richtig formulierst.

Rechnung schreiben an Kunden im Ausland – aber wie?

Rechnungen an Kunden ins Ausland sind ein wenig komplizierter. Schreibst du zum Beispiel einem Unternehmen in Belgien eine Rechnung, dann brauchst du nicht nur deine eigene Umsatzsteueridentifikationsnummer, sondern musst auch die deines Kunden auf die Rechnung schreiben und prüfen, ob sie stimmt. Wenn du Geschäfte mit Kunden im EU-Ausland machst, solltest du dir das Reverse-Charge-Verfahren ansehen.

Sind Rechnungen auch ohne Unterschrift gültig?

Jung-Unternehmer stehen sicher irgendwann vor der ersten Rechnung und damit vor der Frage, was da alles drauf muss. Aber muss das Dokument auch unterschrieben werden, damit es gültig wird? Die Antwort lautet: Nein!
Laut §14 des Umsatzsteuergesetzes gehören viele Dinge auf die Rechnung, jedoch ist die eigene Unterschrift keine notwendige Bedingung. Sie ist eher ein schmückendes Beiwerk um der Rechnung die persönliche Note zu verleihen. Dabei muss die Unterschrift nicht mal lesbar sein. Mal ehrlich: welche Unterschrift ist schon lesbar? Vielmehr muss die Unterschrift an Hand des Schriftzuges identifizierbar sein.

Nicht immer geht’s ohne Unterschrift

Als Ausnahmen gelten hier Steuerberater und Anwälte. Bei diesen beiden Berufen wird die Rechnung erst fällig, wenn sie unterschrieben ist.
Ausgenommen sind auch Quittungen, welche immer unterschrieben sein müssen.

Die Unterschrift mit Billomat einfügen

Mit Billomat kannst Du Deine Rechnungen in Deinem individuellen Design mit Deinem Logo und allen gesetzlichen Pflichtangaben erstellen. Lade dazu einfach Dein Briefpapier hoch oder nutze die vorgefertigte Rechnungsvorlage. Das Rechnungsprogramm erstellt dir dann alle Dokumente auf Grundlage Deiner Vorlage. Billomat bietet dir dazu auch die Option, deine Rechnungen automatisch zu unterschreiben. Dazu musst du lediglich deine Unterschrift im passenden Format unter „Einstellungen > Mitarbeiter“ hochladen. Danach noch unter „Vorlage“ auswählen, dass sie verwendet werden soll oder den Platzhalter [User.signatur] in die eigene Vorlage einbauen.
Billomat kann so übrigens immer die Unterschrift des bearbeitenden Mitarbeiters unter das Dokument setzen. So ist die Rechnung noch persönlicher und leichter nachzuvollziehen, wer’s gemacht hat.

Was ist der Unterschied zwischen einer Quittung und einer Rechnung?

Eine Rechnung und eine Quittung unterscheiden sich dahingehend, dass eine Quittung den Empfang einer Leistung bestätigt, während eine Rechnung eine Übersicht der erbrachten Leistungen und der daraus resultierenden Kosten darstellt.

Eine Quittung gilt als „Privaturkunde“ und belegt eine Zahlung oder eine erbrachte Leistung und ist darüber hinaus ein Beleg dafür, dass der Aussteller der Quittung die damit einhergehende Erklärung erbracht hat. Derjenige, der eine Leistung in Empfang genommen hat, kann somit, vereinfacht gesagt, beweisen, dass er die daraus resultierenden Schulden beglichen hat. Auf eine Quittung gehört neben der Bestätigung der erhaltenen Leistung und einer ordnungsgemäßen Datierung auch die Unterschrift des Empfängers. Eine Quittung kann darüber hinaus auch zusätzlich als Rechnung gelten, wenn sie die jeweiligen Angaben, die eine Rechnung enthalten muss, aufweist. Eine Rechnung kann ebenfalls als Quittung gelten, wenn sie mit dem Hinweis „Zahlung erhalten“, der obligatorischen Datumsangabe und der Unterschrift des Empfängers ausgestattet ist.

Eine Rechnung schreiben: gar nicht schwer

Hast du alles? Vielleicht nochmal vergleichen mit dem, was die IHK Emden zu Pflichtangaben auf Rechnungen schreibt. Selbst wenn du ein alter Hase im Rechnungen schreiben bist, ist es wichtig, dass du dich auf dem Laufenden hältst, denn an den Pflichtangaben ändert sich hin und wieder etwas.