Fehler auf der Rechnung! Was jetzt? Stornierung und Gutschrift

Uuuups! Die Rechnung ist schon verschickt, aber erst jetzt fällt dir auf: Da ist was falsch gelaufen. Keine Panik – dafür gibt es die Stornorechnung. Wenn du eine fehlerhafte Rechnung korrigieren willst, musst du ein paar Dinge beachten, damit die Zahlung korrekt verbucht werden kann und damit das Finanzamt den Beleg anerkennt. Deshalb verraten wir dir in diesem Beitrag das Wichtigste über die Bedeutung von Stornierung und Gutschrift bei der Rechnungskorrektur durch die Stornorechnung.

In diesem Beitrag:

1. Was bedeutet Stornierung?
2. Was ist eine Stornorechnung?
3. Wann darfst du eine Gutschrift verwenden?
4. Was ist der Unterschied zwischen Stornierung und Gutschrift?
5. Wer darf eine Rechnungskorrektur vornehmen?
6. Wie musst du Rechnungen korrigieren?
7. Wie sieht eine Stornorechnung aus?
8. Wie kannst Du die Stornorechnung vereinfachen?
9. Wie kannst Du fehlerhafte Rechnungen vermeiden?

Was bedeutet Stornierung?

Im allgemeinen Sprachgebrauch bedeutet eine Stornierung die Rückabwicklung oder Aufhebung eines Vertrags. Das Rechnungswesen im Speziellen bezeichnet mit dem Begriff „Storno“, beziehungsweise „Stornierung“ die Rückabwicklung einer Buchung. Dabei muss es immer dann zu einer Stornierung kommen, wenn auf einem Buchhaltungskonto eine falsche Buchung vorgenommen wurde. Bei der Stornierung löscht die Buchhaltung jedoch einen betroffenen Geschäftsvorfall nicht. Vielmehr macht die Stornierung die Buchung rückgängig, indem sie eine Gegenbuchung vornimmt. Für die Gegenbuchung ist stets ein Beleg erforderlich.

Was ist eine Stornorechnung?

Die Stornorechnung hebt eine ursprüngliche Rechnung auf, die entweder fälschlicherweise gestellt wurde oder die einen oder mehrere Fehler enthält. Auch für die Rücksendung von Waren oder bei der Feststellung von Mängeln in der Lieferung oder Leistung können Stornorechnungen ausgestellt werden. Mit einer Stornorechnung kannst du eine ursprünglich ausgestellte Rechnung stornieren. Das bedeutet, dass die ursprünglich ausgestellte Rechnung durch die Stornorechnung ungültig wird. Für die Stornorechnung darf seit einigen Jahren nicht mehr der Begriff Gutschrift verwendet werden. 

Wann darfst du eine Gutschrift verwenden?

Die Gutschrift geht nicht vom liefernden oder leistenden Unternehmen, sondern vom Kunden aus. Mit der Gutschrift rechnet der Kunde über eine Lieferung oder Leistung ab, die er von einem Unternehmen erhalten hat. Voraussetzung für die Gültigkeit einer Gutschrift ist das gegenseitige Einverständnis beider betroffener Parteien darüber, dass auf diese Weise abzurechnen ist. Aber auch wenn der Empfänger der Gutschrift dieser schriftlich und zeitnah widerspricht, dann verliert sie ihre Gültigkeit. 

Wann wird die Gutschrift verwendet?

Die Gutschrift kommt zum Beispiel bei:

• der Abrechnung von Provisionen durch Verlage, Verwertungsgesellschaften oder Handelsvertreter
• bei der Rohstoffbeschaffung oder
• in der Speditionsbranche

zum Einsatz. Aber auch Unternehmen, die mit ihren Geschäftspartnern über lange Zeiträume hinweg zusammenarbeiten, können die Rechnungsstellung durch die Gutschrift umdrehen. Indem der Kunde dem Lieferanten für die erhaltene Lieferung oder Leistung eine Gutschrift ausstellt, können beide Parteien in bestimmten Fällen betroffene Arbeitsabläufe vereinfachen.

Wann darf die Gutschrift nicht mehr verwendet werden?

Bis zur Gesetzesänderung im Jahr 2013 durch das Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz konnten Gutschriften neben ihrer Funktion als Rechnung durch den Leistungsempfänger auch die Aufgabe erfüllen, fehlerhafte Rechnungen zu korrigieren. Mit Hilfe der Gutschrift konnten Teile oder ganze Rechnungen aufgehoben werden. Seit Mitte 2013 dürfen solche Rechnungskorrekturen jedoch auf keinen Fall mehr als Gutschrift bezeichnet werden.

Was besagt die Gesetzesänderung zur Gutschrift?

Das Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz bringt seit dem 30.6.2013 die Erfordernis mit sich, dass der Begriff „Gutschrift“ auf dem Dokument angegeben sein muss, wenn ein Leistungsempfänger eine erhaltene Leistung mit seinem Lieferanten abrechnet. Die Möglichkeit, dass der Leistungsempfänger eine Rechnung ausstellen kann, ist im Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG ausgeführt. Dort heißt es, dass die umgekehrte Rechnung, die durch den Kunden ausgestellt wird, die Angabe „Gutschrift“ tragen muss.

Welche Folgen hat die Gesetzesänderung?

Die neuerliche Bestimmung des Gutschriftbegriffes durch den Gesetzgeber hat zur Folge, dass die bisherige Verwendung der Gutschrift als Rechnungskorrektur nicht mehr anzuwenden ist. Die Gültigkeit eines Dokuments, das den Titel Gutschrift trägt und die Funktion einer Rechnungskorrektur übernimmt, ist seither nicht mehr gegeben. 

Wird eine Stornorechnung als Gutschrift ausgewiesen, dann kann das Dokument durch das Finanzamt nicht anerkannt werden und hat somit steuerlich eine ungünstige Auswirkung. Denn wenn das Finanzamt eine Rechnungskorrektur nicht anerkennt, dann hat das zur Folge, dass der ausgewiesene Umsatzsteuerbetrag als Umsatzsteuerschuld gilt, die an das Finanzamt zu bezahlen ist.

Der Empfänger einer Rechnungskorrektur, die als Gutschrift gekennzeichnet ist, muss umgehend und schriftlich widersprechen und eine erneute Berichtigung der Rechnung in korrekter Form anfordern, damit der buchhalterische Ausgleich auch auf seiner Seite formell sicher umgesetzt werden kann.

Seit der gesetzlichen Neuregelung im Jahr 2013 darf eine Rechnungskorrektur nicht mehr den Begriff „Gutschrift“ verwenden. Vielmehr sind die Bezeichnungen „Rechnungskorrektur“, „Stornorechnung“ oder „Korrekturrechnung“ zu verwenden.

Was ist der Unterschied zwischen Stornierung und Gutschrift?

Seit 2013 ist eine klare Trennung der beiden Begriffe Stornierung und Gutschrift durchzuführen, um eine Rechnung wirksam zu korrigieren. 

• Mit der Gutschrift schreibt der Leistungsempfänger dem Lieferanten einen Betrag gut. Der Gutschrift geht keine Rechnung voraus. Der Kunde löst mit seiner Gutschrift einen Zahlungsvorgang aus. Die Gutschrift kann als umgekehrte Rechnung betrachtet werden. Sie kann jedoch nicht zur Stornierung einer Rechnung eingesetzt werden.
• Die Stornorechnung schreibt dem Kunden einen Betrag gut. Der Betrag dient dazu, eine Rechnung zu stornieren, die der Lieferant dem Kunden gestellt hatte. Der Stornorechnung geht daher eine Rechnung voraus. Damit die Buchhaltungsabteilung die fehlerhafte Rechnung korrekt erfassen kann, ist der zusätzliche Beleg in Form der Stornorechnung erforderlich. 

Wer darf eine Rechnungskorrektur vornehmen?

Wird in einer Rechnung ein Fehler entdeckt, dann darf nur der Rechnungssteller die Rechnung stornieren und eine Korrekturrechnung ausstellen. Das Finanzamt erkennt eine durch den Kunden selbst korrigierte Rechnung nicht an. Auch wenn der Rechnungssteller dem Kunden erlaubt, die Fehler auf seiner Rechnung selbst zu korrigieren, akzeptiert das Finanzamt am Ende die Rechnung nicht. Die Korrektur einer Rechnung obliegt ausschließlich dem Rechnungssteller.

Wie musst du Rechnungen korrigieren?

Der Gesetzgeber hat im § 14 Abs. 4 UStG rechtlich verbindliche Pflichtangaben für die Rechnungsstellung vorgegeben. Findest du einen Fehler in deiner Rechnung, der die Pflichtangaben nicht erfüllt, dann musst im Interesse deines Kunden, aber auch im eigenen Interesse die Rechnung korrigieren. Im Falle einer Korrektur musst du zwei Fälle unterscheiden:

• Nicht verbuchte Rechnung
• Verbuchte Rechnung

Die Rechnung wurde noch nicht verbucht

Wenn du deinen Fehler früh genug entdeckst, dann ist der Aufwand nicht allzu groß. Rechnungen, die der Kunde noch nicht bezahlt hat und die noch nicht verbucht sind, erfordern keine Rechnungskorrektur. In diesem Fall kannst du eine neue Rechnung mit der alten Rechnungsnummer ausstellen und die alte Rechnung vernichten. Alternativ kannst du aber deinem Kunden auch ein einfaches Korrekturdokument schicken. Auf diesem kannst du die Fehler korrigieren. Sorge dabei dafür, dass dein Kunde das Korrekturdokument zusammen mit der fehlerhaften Originalrechnung ablegt.

Dein Korrekturdokument muss folgende Angaben enthalten:

• Name und Adresse Rechnungssteller
• Hinweis auf Originalrechnung mit Rechnungsdatum und -nummer
• Fehlerkorrektur

Du kannst deine Korrektur auch handschriftlich auf der Originalrechnung des Kunden vornehmen. Eine handschriftliche Korrektur auf dem Originaldokument erfordert deine Unterschrift und eine Kopie für deine eigenen Unterlagen.

Die Rechnung ist bereits verbucht – Stornierung und Korrekturrechnung

Ist deine fehlerhafte Rechnung bereits abgerechnet und eingebucht, dann musst du die Rechnung stornieren. Denn die fehlerhafte Rechnung kann nach der Einbuchung nicht mehr nachträglich korrigiert werden. Eine Rechnungsstornierung erfordert folgende Schritte:

• Erstelle eine korrigierte Rechnung mit einem negativen Gesamtbetrag. Hierdurch machst du die alte Rechnung ungültig und hebst sie auf.
• Stelle deinem Kunden eine neue Rechnung. Diese erhält eine neue Rechnungsnummer. Die Rechnung sollte einen deutlich ausgeführten Hinweis auf die fehlerhafte Rechnung mit der alten Rechnungsnummer enthalten. Dadurch ermöglichst du eine eindeutige Zuordnung der beiden Rechnungen.

Auch die Ausstellung einer Rechnungskorrektur erfordert laut § 14 Abs. 4 UStG genau vorgegebene Pflichtangaben. Dazu gehören neben weiteren die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Datum der Originalrechnung.

Wie sieht eine Stornorechnung aus?

Die Stornorechnung muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine normale Rechnung. Die Pflichtangaben für eine Rechnung sind im Umsatzsteuergesetz genau vorgegeben. Über die üblichen Pflichtangaben hinaus muss die Stornorechnung auch die folgenden Bestandteile aufweisen:

• Titel Stornorechnung oder Korrekturrechnung
• Rechnungsnummer der fehlerhaften Originalrechnung
• Datum der fehlerhaften Originalrechnung
• Betrag der fehlerhaften Originalrechnung mit einem Minuszeichen davor
• Rechnungsnummer der Stornorechnung

Wie kannst Du die Stornorechnung vereinfachen? – Stornierung und Gutschrift mit Billomat

Die Buchhaltungssoftware Billomat vereinfacht nicht nur die Rechnungsstellung selbst. Auch eine Rechnungskorrektur erstellst Du mit wenigen Klicks, wenn Du mit Billomat arbeitest. Wenn Dir beim Erstellen einer Rechnung ein Fehler unterläuft, dann rufst Du einfach die fehlerhafte Rechnung in der Rechnungsübersicht des Buchhaltungsprogramms auf. Dort findest Du einen Stornieren-Button, den Du anklickst. Danach erstellt Billomat automatisch eine Stornorechnung, die dem Betrag der falsch ausgestellten Rechnung ein Minuszeichen voranstellt.

Die Stornorechnung gleicht Deine Buchhaltung aus, sodass der Betrag aus der falsch ausgestellten Rechnung auf Null gestellt ist. Nachdem Du die Stornorechnung an den Kunden weitergeleitet hast, kannst Du diesem jetzt eine neue Rechnung stellen, die als Korrekturrechnung auf den Daten der Stornorechnung basiert. Dort gibst Du die erforderlichen Korrekturen ein, bis die Rechnung stimmt. Die Korrekturrechnung erhält durch Billomat automatisch eine neue Rechnungsnummer und hat einen Hinweis auf die fehlerhafte Originalrechnung. 

Wie kannst Du fehlerhafte Rechnungen vermeiden?

Eine fehlerhafte Rechnung kann zahlreiche Ursachen haben. Entweder hast Du Pflichtangaben vergessen oder falsche Angaben über die Art oder den Umfang der Leistung oder die Lieferzeiten gemacht. Oder aber Du hast den Steuersatz falsch angegeben, die Einzelbeträge enthalten Rechenfehler oder die Summe stimmt nicht. 

Mit Billomat reduzierst Du die Fehleranfälligkeit in Rechnungen fast vollständig. Denn das Programm stellt Dir kostenlose Vorlagen wie diese bereit, die alle gesetzlichen Pflichtangaben berücksichtigen und auch die Rechenschritte für Dich ausführen. Hast Du beim Ausfüllen eine Angabe vergessen, dann weist Dich das Programm vor dem Abspeichern des Dokuments noch einmal ausdrücklich darauf hin. Darüber hinaus kannst Du mit Billomat die Erstellung von Rechnungen mit ähnlichen Inhalten zusätzlich automatisieren, sodass die Fehlerquote noch einmal absinkt. 

Neugierig geworden? Auf unserer Funktionsseite erfährst du, was Billomat noch so kann.

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