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Fehler auf der Rechnung! Was jetzt? Stornierung und Gutschrift

Uuuups! Die Rechnung ist schon verschickt, aber erst jetzt fällt dir auf: Da ist was falsch gelaufen. Du hast dich zum Beispiel bei den fortlaufenden Rechnungsnummern vertan. Oder du hast dich beim Rechnungsbetrag geirrt. Oder den falschen Mehrwertsteuersatz gewählt. Oder die Rechnungsadresse ist nicht korrekt, sodass die Buchhaltung deines Kunden um Korrektur bittet. Was musst du jetzt tun? Sind Stornierung und Gutschrift eine Lösung?

Stornierung und Gutschrift
Falsche Rechnung unterwegs? Wir sagen dir was zu tun ist.

Keine Panik: Fehler passieren. Alles halb so schlimm, auch wenn dir der Irrtum unangenehm sein mag. Irren ist wirklich menschlich. Und meist findet das Gegenüber den kleinen Fauxpas gar nicht so dramatisch wie man selbst. (Eine Erkenntnis aus dem wirklichen, echten Leben.)

Wenn eine Rechnung bereits in freier Wildbahn gelandet ist – sprich: bereits auf dem Weg zum Kunden ist  -, gibt es Vorgaben für den buchhalterischen Umgang, die du kennen solltest. Der allereinfachste Weg wäre, den Kunden anzurufen und ihn zu bitten, die empfangene Rechnung zu zerreißen, wegzuwerfen und auf die neue zu warten. Bei einem engen Kontakt zum Kunden spricht eigentlich nur eines dagegen: Der Gesetzgeber möchte das so nicht. Denn es ist nicht im Sinne des Gesetzgebers, eine Rechnungsnummer mehr als einmal zu vergeben. Mit seiner Strenge kann er verhindern, dass der Empfänger – sofern er entsprechend skrupellos ist – die fehlerhafte Rechnung einem Freund schenkt, der sie unter „Barausgaben“ ablegt und so seine Steuern unlauter senken kann.

Was schreibt der Gesetzgeber für die Rechnungskorrektur vor? – Stornierung und Gutschrift

Der Gesetzgeber hat im § 14 Abs. 4 UStG rechtlich verbindliche Pflichtangaben für die Rechnungsstellung vorgegeben. Ist eine Rechnung nicht den Vorgaben entsprechend ausgeführt oder fehlen rechtlich verbindliche Bestandteile, dann ist sie ungültig. Die Folge einer unkorrekt erstellten Rechnung ist die Verweigerung des Finanzamts, den Rechnungsbetrag als Betriebsausgabe steuerlich geltend zu machen. Auch der Vorsteuerabzug kann aus einer fehlerhaften Rechnung nicht abgezogen werden. Findest du also einen Fehler in deiner Rechnung, der die Pflichtangaben nicht erfüllt, dann musst du diese im Interesse deines Kunden, aber auch im eigenen Interesse korrigieren. Im Falle einer Korrektur musst du zwei Fälle unterscheiden:

  • Nicht verbuchte Rechnung
  • Verbuchte Rechnung

Die Rechnung wurde noch nicht verbucht

Wenn du deinen Fehler früh genug entdeckst, dann ist der Aufwand nicht allzu groß. Rechnungen, die der Kunde noch nicht bezahlt hat und die noch nicht verbucht sind, erfordern keine Rechnungskorrektur. In diesem Fall kannst du eine neue Rechnung mit der alten Rechnungsnummer ausstellen und die alte Rechnung vernichten. Alternativ kannst du aber deinem Kunden auch ein einfaches Korrekturdokument schicken. Auf diesem kannst du die Fehler korrigieren. Sorge dabei dafür, dass dein Kunde das Korrekturdokument zusammen mit der fehlerhaften Originalrechnung ablegt. Dein Korrekturdokument muss folgende Angaben enthalten:

  • Name und Adresse Rechnungssteller
  • Hinweis auf Originalrechnung mit Rechnungsdatum und -nummer
  • Fehlerkorrektur

Du kannst deine Korrektur auch handschriftlich auf der Originalrechnung des Kunden vornehmen. Eine handschriftliche Korrektur auf dem Originaldokument erfordert deine Unterschrift und eine Kopie für deine eigenen Unterlagen.

Die Rechnung ist bereits verbucht – Rechnungsstornierung und Korrekturrechnung

Ist deine fehlerhafte Rechnung bereits abgerechnet und eingebucht, dann musst du eine Stornierung vornehmen. Denn die fehlerhafte Rechnung kann nach der Einbuchung nicht mehr nachträglich korrigiert werden. Eine Rechnungsstornierung erfordert folgende Schritte:

  1. Erstelle eine korrigierte Rechnung mit einem negativen Gesamtbetrag. Hierdurch machst du die alte Rechnung ungültig und hebst sie auf. 
  2. Stelle deinem Kunden eine neue Rechnung. Diese erhält eine neue Rechnungsnummer. Die Rechnung sollte einen deutlich ausgeführten Hinweis auf die fehlerhafte Rechnung mit der alten Rechnungsnummer enthalten. Dadurch ermöglichst du eine eindeutige Zuordnung der beiden Rechnungen.

Auch die Ausstellung einer Rechnungskorrektur erfordert laut § 14 Abs. 4 UStG genau vorgegebene Pflichtangaben. Dazu gehören neben weiteren die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Datum der Originalrechnung.

Wer darf eine Rechnungskorrektur vornehmen?

Wird in einer Rechnung ein Fehler entdeckt, dann darf nur der Rechnungssteller die Rechnung stornieren und eine Korrekturrechnung ausstellen. Das Finanzamt erkennt eine durch den Kunden selbst korrigierte Rechnung nicht an. Auch wenn der Rechnungssteller dem Kunden erlaubt, die Fehler auf seiner Rechnung selbst zu korrigieren, akzeptiert das Finanzamt am Ende die Rechnung nicht. Die Korrektur einer Rechnung obliegt ausschließlich dem Rechnungssteller.

Gutschrift versus Rechnungskorrektur

Die so genannte umsatzsteuerliche Gutschrift stellt ausschließlich der Leistungsempfänger aus. Die Gutschrift kann als Umkehrform der Rechnung aufgefasst werden. Zum Beispiel kann ein Händler seinem Vertreter für erbrachte Leistungen seine Provisionen in Form von Gutschriften ausstellen. 

Die zweite Form der Gutschrift ist die so genannte kaufmännische Gutschrift. Diese wird zum Beispiel für vollständige oder teilweise Warenrückgaben ausgestellt. Die kaufmännische Gutschrift korrigiert damit eine Rechnung. Diese Rechnungskorrektur erfolgt jedoch nicht aufgrund eines formalen Mangels in der Originalrechnung, sondern aufgrund einer teilweisen oder kompletten Rückabwicklung des Kaufvorgangs. 

Was ist der Unterschied zwischen den Gutschriftarten?

Während die umsatzsteuerliche Gutschrift einen positiven Rechnungsbetrag aufweist, der eine Forderung ausdrückt, weist die kaufmännische Gutschrift ihren Betrag negativ aus. Der Leistungsempfänger reduziert durch die kaufmännische Gutschrift die Gesamtsumme der Originalrechnung um den Negativbetrag.

Was ist das Amtshilferichtlinien-Umsetzungsgesetz?

Das Amtshilferichtlinien-Umsetzungsgesetz aus dem Jahr 2013 stellt klar, dass lediglich die umsatzsteuerliche Gutschrift die Bezeichnung Gutschrift tragen darf. Die kaufmännische Gutschrift fällt unter die Rechnungskorrektur, die du daher auch als solche erkenntlich machen solltest. Deine Korrekturrechnung kann zur eindeutigen Identifizierung einen der folgenden Titel tragen:

  • Stornorechnung
  • Rechnungskorrektur
  • Korrekturrechnung

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