Blog   08.2.2013

Rechnungen an Dropbox, Evernote und andere Dienste schicken – Die Macht der BCC-Adresse

Verschickte Rechnungen sollen automatisch im CRM landen? Oder als Backup in der Dropbox abgelegt werden? Oder in Evernote? Oder einfach nur als Kopie an die Buchhaltung gehen. Heute zeigen wir, wie das alles zu unserer eigenen Überraschung in Billomat möglich wurde.

Bäm! Da war sie wieder. So eine klitzekleine Funktion, die ungeachtet Einzug in Billomat hielt und sich dann als wahres Wunderwerk entpuppte. Quasi das Schweizer Taschenmesser des Rechnungsexports. Die Rede ist von einem unscheinbaren Feld, das sich unter dem Menüpunkt „Einstellungen > E-Mail-Vorlagen“ versteckt.

Dort gibt es seit wenigen Tagen die Möglichkeit, beliebig viele E-Mail-Adressen anzugeben, an die eine durch Billomat verschickte Rechnung (oder Angebot, Mahnung, etc.) als Blindkopie gesendet wird. Und in genau dieser Alle-Mails-gehen-auch-an-diese-Empfänger-Einstellung steckt jede Menge Potential. So lassen sich Rechnungen beispielsweise automatisch in CRM-Systemen wir Salesforce oder CentralStationCRM archivieren. Oder sie landen als Backup in Dropbox, Google Drive oder SkyDrive. Oder wie wäre es, wenn die Dokumente gleich auch in Evernote, doctape oder Highrise erscheinen? Alle das, und vieles mehr, ist nun möglich geworden.

Viele Cloud-Dienste bieten die Möglichkeit, Daten per E-Mail einzulesen. Wenn ihr nun eine E-Mail an eine bestimmte Adresse schickt, werden Anhänge wie von Zauberhand importiert. Gib nun diese Adresse in Billomat unter „Einstellungen > E-Mail-Vorlagen > BCC-Empfänger“. Jede Mail, die du über Billomat verschickst, geht ab sofort auch an diese Adresse.

Beispiele gefällig? Gerne doch.

Highrise

Stell dir vor, dass alle Dokumente des Kunden gleich auch in dessen Akte in Highrise landen. Gehe dazu wie folgt vor:

  1. In Highrise anmelden und oben rechts auf „My Info“ klicken
  2. Es erscheint unten deine persönliche Inbox-Adresse
  3. Füge diese Adresse in Billomat unter „Einstellungen > E-Mail-Vorlagen > BCC-Empfänger“ ein.

CentralStationCRM

Auch für Nutzer des Kölner CRMs funktioniert der Import in die Kundenakte sehr einfach:

Pocket (Read it later)

Der Dienst Pocket hieß bis letztes Jahr noch „Read it later“. Der alte Name sagt bereits, worum es geht. Dinge, für die man im Moment keine Zeit hat, auf später zu verschieben. So geht’s mit Billomat:

  1. Pocket öffnen, oben auf den Titel klicken und anschließend „Options“ wählen
  2. Service Setup“ anklicken
  3. Nun muss die Absende-Adresse hinterlegt werden. Alle Mails, die von dort an add@getpocket.com verschickt werden, werden anschließend erfasst.



doctape

Doctape verwaltet deine Dokumente online. So landen auch deine Billomat-Dokumente im Hannoveraner Online-Speicher.

  1. Nimm deinen doctape-Nutzername und setze ein „@my.doctape.com“ dahinter
  2. Hinterlege diese Adresse in Form von [username]@my.doctape.com“ unter  in Billomat unter „Einstellungen > E-Mail-Vorlagen > BCC-Empfänger“

Evernote

Evernote ist dein virtuelles Gedächtnis. Warum nicht auch Rechnungen, Angebote und mehr dort festhalten. Geht auch ganz einfach:

  1. Bei Evernote anmelden und oben rechts auf den Pfeil neben deinem Namen klicken
  2. Dort den Menüpunkt „Einstellungen“ wählen
  3. Auf der nächsten Seite erfährst du deine persönliche E-Mail-Adresse, an die du Notizen schicken kannst.
  4. Füge diese Adresse in Billomat unter „Einstellungen > E-Mail-Vorlagen > BCC-Empfänger“ ein

Salesforce

Kunden kannst du online in Salesforce verwalten. Nach dem Datenimport kannst du Rechnungen auch zurück zu Salesforce schicken.

  1. Salesforce öffnen, oben rechts auf deinen Namen klicken und dann „Setup“ wählen
  2. Links findest du recht weit unten die „E-Mail-Administration
  3. Aktiviere nun die „E-Mail-zu-Salesforce„-Funktion
  4. Unter dem Menüpunkt „Setup > E-Mail > Mein E-Mail-zu-Salesforce“ erscheint nun deine persönliche Adresse, unter der du Salesforce mit Billomat-Dokumenten füttern kannst.
  5. Trage diese Adresse in Billomat unter „Einstellungen > E-Mail-Vorlagen > BCC-Empfänger“ ein

Dropbox

Datensicherung in der Dropbox gefälligst? Hierfür benötigen wir den Drittdienst Send-to-Dropbox, der aber kinderleicht zu bedienen ist.

  1. Öffne http://sendtodropbox.com/
  2. Klicke auf „Connect to Dropbox“ und erlaube anschließend den Zugriff.
  3. Du erhältst eine E-Mail-Adresse, mit deren Hilfe du Dateien in der Dropbox speichern kannst.
  4. Wenn du diese Adresse in der Form xy@sendtodropbox.com in Billomat unter „Einstellungen > E-Mail-Vorlagen > BCC-Empfänger“ eingibst, landen alle E-Mail-Attachements auch in deiner Dropbox.

Und jetzt die Konigsdiziplin: ifttt

Immer noch nicht genug?! Dann ist es Zeit für If-this-than-that (oder kurz: ifttt). Damit lassen sich tausende Wenn-das-passiert-mache-folgendes-Regeln erstellen. Auch eine Wenn-eine-E-Mail-ankommt-Regel ist vorgesehen. Damit ist es möglich, mit Billomat versendete Anhänge zu diversen Diensten weiterzuleiten. Und das beste: Das ist kinderleicht.

  1. Bei ifttt unter https://ifttt.com anmelden
  2. Oben auf „Create“ und anschließend auf „this“ klicken
  3. Als sog. Tricker „Email“ auswählen
  4. Nun „Send IFTTT any email“ und danach „Create Trigger“ wählen
  5. Glückwunsch. Jetzt ist die halbe Regel fertig.
  6. Klicke nun auf „that„, um festzulegen, was gemacht werden soll, wenn du eine Mail an trigger@ifttt.com schickst.
  7. Abschließend kannst du aus duzenden Diensten wählen, die mit deiner Mail gefüttert werden soll. Es muss ja nicht gleich eine getwitterte Rechnung sein.
  8. Bitte vergiss nicht, trigger@ifttt.com in Billomat unter „Einstellungen > E-Mail-Vorlagen > BCC-Empfänger“ zu hinterlegen

Und du so?

Hast du auch coole Anwendungsfälle für die neue BCC-Funktion? Bestimmt gibt es noch viele weitere Use Cases dafür. Lass es uns wissen. Wir sind gespannt.

Diskussion

10 comments

  1. 8. Februar 2013 am 9:58

    Wir importieren die Rechnung per E-Mail direkt in unsere Buchhaltungssoftware Collmex (https://www.collmex.de)

  2. 8. Februar 2013 am 9:59

    Super gut! Werde das mit der Dropbox gleich mal ausprobieren.

  3. 8. Februar 2013 am 10:05

    Super gut!
    Werde das mit der Dropbox gleich mal ausprobieren.

    • 8. Februar 2013 am 10:12

      Die Nutzung von Send-to-Dropbox ist übrigens nicht der einzige Weg. Bei ifttt gibt es auch eine entsprechende Regel. Außerdem bin ich neulich über ein anderes Tool gestolpert, das E-Mail-Anhänge in der Dropbox speichert. Dummerweise habe ich den Namen vergessen. Vielleicht kann mir da jemand auf die Sprünge helfen.

  4. 8. Februar 2013 am 12:25

    sehr interresante Tools.

    vor allem ifttt kam man bestimmt für das ein oder andere super nutzen.

  5. 13. Februar 2013 am 18:09

    Das Speichern per BCC ist eine nette Funktion. Schön wäre aber eine Separierung der hinterlegten Mailadresse nach Rechnung, Angebot etc. Dann könnte man in box.com etc. separate Verzeichnisse anlegen und sich das sortieren sparen. Aktuell habe ich das per Mailprogramm und Eingangsfilter gelöst, der dann eine zweite Mail auslöst, die abhängig vom Anhang automatisch sortiert. Das ist umständlich und erhöht die Mailanzahl und damit die Undurchsichtigkeit.

    Auch wäre schön, wenn die BCC-Funktion beim Ausdrucken von Dokumenten hinterlegt werden könnte, da (zumindest bei uns) bei weitem nicht alle Angebote und insbesondere Rechnungen gemailt werden. Der Deutsche hat wegen des Finanzamtes nämlich trotz abweichender Grundsatzentscheidungen eine große Abneigung gegen digitale Rechnungen. Schließlich ist man dann innerhalb der Verjährungsfrist zur Speicherung des Originals (Mail) verdonnert. Und wer kann heute schon sagen, welches Mailprogramm er in 5 Jahren nutzt.

    Sören

    • 13. Februar 2013 am 20:08

      Besten Dank für das Feedback. Tatsächlich haben wir lange überlegt, ob wir die BCC-Einstellung für alle Dokumente gemeinsam oder pro Dokumenttyp einstellbar machen sollten. Letztlich haben wir uns für die gemeinsame Variante entschieden, weil wir eine Vielzahl von Einstellungen, die Billomat auf Dauer unübersichtlich machen würden, vermeiden möchten.

      Dein Anwendungsfall und die damit verbundenen Probleme hören sich plausibel an. Dennoch möchten wir nicht vorschnell etwas ändern, solange wir nicht abschätzen können, wie groß der Bedarf bei den Billomat-Nutzern genau ist. Um genau das herauszufinden, haben wir vor ca. 1 Jahr unter https://support.billomat.com/forums/20324283-Feature-Requests ein Forum für Vorschläge eingerichtet. Dort kann jeder Ideen und Vorschläge zur Diskussion stellen. Andere Nutzer können dann ihren Senf dazu geben und für Vorschläge stimmen. Je mehr Stimmen ein Vorschlag bekommt, desto wahrscheinlicher ist ein Einbau in Billomat.

      Was hältst du davon, wenn du deine Ideen dort einfach mal zur Diskussion stellst?

  6. 5. Mai 2013 am 19:56

    Wie kann man den Daten per Mail an Google Drive schicken?

    • 5. Mai 2013 am 20:23

      Schau dir doch mal ifttt.com an. Damit sollte es gehen.

  7. 7. August 2013 am 16:59

    @Markus: https://attachments.me/#howitworks war das vermutlich was dir mal begegnet ist, auch ein spannender Ansatz 😉

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