Rechnungen ins EU-Ausland – die Zusammenfassende Meldung im Reverse-Charge-Verfahren

Wenn Du Rechnungen ins EU-Ausland schickst, musst Du eine sogenannte „Zusammenfassende Meldung“ an das Bundeszentralamt für Steuern schicken. Wir verraten Dir, was hinter dem sogenannten „Reverse-Charge-Verfahren“ steckt und was Du beachten musst.

1. Gibt es das Reverse-Charge im Drittland?
2. Welche Angaben gehören in die Zusammenfassende Meldung?
3. Wie erfolgt der Versand der Zusammenfassenden Meldung?
4. Zusammenfassende Meldung: Elster oder BZStOnline-Portal?
5. Wer ist zur Intrastat Meldung verpflichtet?

Was ist der Hintergrund der Zusammenfassenden Meldung? – Umsatzsteuer

Auf Rechnungen für Warenlieferungen und Dienstleistungen innerhalb der EU weist Du im Regelfall keine Umsatzsteuer aus. Doch in dem Land, in dem Deine Kundinnen und Kunden die Ware oder Dienstleistung entgegennehmen, wird durchaus Umsatzsteuer fällig! Um sicherzustellen, dass im Empfängerland die Umsatzsteuer an die Finanzbehörden abgeführt wird, dient die Zusammenfassende Meldung dem Datenaustausch und -abgleich.

Anders gesagt: Normalerweise ziehst Du mit Deinen Rechnungen die Umsatzsteuer ein, gibst sie in Deiner Vorsteuererklärung an und zahlst das Geld dann an das deutsche Finanzamt. Rechnungen ins EU-Ausland sind nicht umsatzsteuerbefreit, aber nicht Du als rechnungsausstellende Person ziehst die Umsatzsteuer ein, sondern Deine Kundinnen und Kunden zahlen sie selbst in ihrem eigenen Land. Dieses sogenannte „Reverse-Charge-Verfahren“ vereinfacht die Vorgänge für Behörden – und die Zusammenfassende Meldung ist Voraussetzung dafür, dass der Vorgang funktioniert. Deshalb winken auch empfindliche Geldstrafen, wenn die Meldung gar nicht oder verspätet abgegeben wird.

Gibt es das Reverse-Charge im Drittland?

Das Reverse-Charge Verfahren gilt zwar grundsätzlich für geschäftliche Vorgänge zwischen gewerblichen Lieferanten und Kunden innerhalb der EU. Doch auch einige Drittländer außerhalb der EU haben sich auf der Basis von zwischenstaatlichen Vereinbarungen den Regelungen des Verfahrens angeschlossen, wie zum Beispiel die Schweiz. Demnach wendest Du für Deine Geschäfte mit denjenigen Drittstaaten außerhalb der EU, die das Verfahren anwenden, dieselben Regeln an wie innerhalb der EU. Auch verpflichtet das Reverse Charge Verfahren der Drittländer Deinen Geschäftspartner dazu, als Kunde die anfallende Umsatzsteuer an seine zuständige Finanzbehörde abzuführen.

Da nicht alle Länder außerhalb der EU das Reverse-Charge Verfahren eingeführt haben, musst Du Dich im Vorfeld genau über das entsprechende Land Deines gewerblichen Kunden informieren. Abhängig davon, ob das Drittland das Reverse-Charge Verfahren anwendet oder nicht, stellst Du Deine Rechnung mit oder ohne Mehrwertsteuer aus und fertigst Deine ZM an. 

Welche Angaben gehören in die Zusammenfassende Meldung?

Für Rechnungen ins EU-Ausland benötigst Du die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UST-ID) Deiner Kundinnen und Kunden. Denke als Kleinunternehmer bei Rechnungen ins EU-Ausland unbedingt dran: Du musst in der Zusammenfassenden Meldung nicht nur Deine eigene UST-ID angeben, sondern auch die Deiner Rechnungsempfänger! Wenn Du einen Auftrag aus dem EU-Ausland annimmst, musst Du also unbedingt die UST-ID erfragen!

Folgende Angaben gehören gewöhnlich zu der Zusammenfassenden Meldung – Ausnahmen bestehen bei sogenannten „sonstigen Leistungen“ neben Warenaustausch und Dienstleistungen und bei „innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften“:

• Deine persönlichen Daten (Deine Umsatzsteuernummer, Anschrift usw.)
• Die UST-ID Deines Kunden
• Der Rechnungsbetrag

Wann ist der Zeitpunkt der Meldungspflicht?

Du bist normalerweise zur monatlichen Meldung verpflichtet. Es sei denn, die Umsätze durch Geschäfte mit dem EU-Ausland betragen weniger als 50.000 Euro im Vierteljahr, dann genügt eine vierteljährliche Meldung. (Bis zum 1. Januar 2012 betrug die Umsatzgrenze 100.000 Euro im Vierteljahr.) Wenn es Dir lieber ist, kannst Du Dich aber auch jederzeit dafür entscheiden, Deine Meldung monatlich zu machen, das musst Du dann nur dem Bundeszentralamt für Steuern mitteilen.

Du hast Zeit für Deine Zusammenfassende Meldung bis zum 25. des Monats, der auf den zu meldenden Zeitraum folgt. Das heißt: Für Januar musst Du die Meldung bis spätestens 25. Februar übermitteln, für das erste Quartal eines Jahres bis zum 25. April usw.

Für Monate, in denen Du keine Rechnungen ins EU-Ausland geschickt hast, musst Du auch keine Zusammenfassende Meldung abgeben. Ausnahmefälle sind zum Beispiel „innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte“, für die nicht der Zeitpunkt der Rechnung, sondern der Zeitpunkt der Leistung entscheidend ist.

Wann kannst Du die Zusammenfassende Meldung jährlich abgeben?

Das Umsatzsteuergesetz eröffnet durch den § 18a Abs. 9 UStG eine Möglichkeit zur Abgabe einer jährlichen ZM. Demnach brauchst Du lediglich einmal pro Jahr eine Zusammenfassende Meldung für Lieferungen und Leistungen ins EU Ausland zu erstellen, wenn Du von der Pflicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen und von der Bezahlung von Umsatzsteuervorauszahlungen befreit bist. 

Weitere Voraussetzungen für die jährliche Zusammenfassende Meldung sind:

• Die Gesamtsumme Deiner Lieferungen und sonstigen Leistungen hat im vergangenen Kalenderjahr den Betrag von 200.000 Euro nicht überstiegen. Auch im laufenden Jahr ist zu erwarten, dass Deine betrieblichen Umsätze den Maximalbetrag nicht erreichen. 
• Im vorangehenden Kalenderjahr hat die Summe der innergemeinschaftlichen Warenlieferungen oder innergemeinschaftlichen sonstigen Leistungen den Betrag in Höhe von 15.000 Euro nicht überschritten. Auch im laufenden Kalenderjahr erreichen Deine Geschäfte mit dem EU Ausland den Maximalbetrag nicht. 
• Bei Deinen innergemeinschaftlichen Warenlieferungen handelt es sich nicht um neue Fahrzeuge an gewerbliche Kunden. 

Wie erfolgt der Versand der Zusammenfassenden Meldung?

Die Zusammenfassende Meldung musst Du elektronisch versenden (so wie Du es schon von Deiner Umsatzsteuervoranmeldung gewohnt bist). Seit dem 1. September 2013 kannst Du die Meldung nur noch versenden, wenn Du Dich vorher beim ElsterOnline-Portal oder beim BZSt-Portal registriert hast, um die Meldung mit einer Authentifizierung zu versenden. Doch musst Du für die Zusammenfassende Meldung Elster oder BZStOnline verwenden?

Zusammenfassende Meldung: Elster oder BZStOnline-Portal?

Das Bundeszentralamt für Steuern nennt für die elektronische Übermittlung der Zusammenfassenden Meldung sämtlicher Unternehmer grundsätzlich die Internetplattform des Finanzministeriums mit dem Namen Elster. Hingegen verwenden Unternehmer, die das so genannte Massenmeldeverfahren anwenden müssen, zwingend das Onlineportal des Bundeszentralamts für Steuern. Das Portal verfügt mit der so genannten ELMA5 über eine Schnittstelle für die Übertragung von Massendaten. 

Wer ist zur Intrastat Meldung verpflichtet? – Intrastat Meldung online

Der gesamte Warenverkehr zwischen den Mitgliedstaaten der Europäischen Union wird im Rahmen der Intrastat Meldung erfasst. Neben der Zusammenfassenden Meldung müssen Unternehmen daher Versendungen und Wareneingänge innerhalb der EU an das statistische Bundesamt melden. Die Meldungen werden dort zentral zusammengeführt und für die innergemeinschaftliche Handelsstatistik ausgewertet. Grundsätzlich müssen Lieferanten und Erwerber, die umsatzsteuerpflichtig sind, eine entsprechende Intrastat Meldung einreichen. Bis zum 10. Arbeitstag nach dem Ende des betreffenden Monats hat Deine Intrastat Meldung online beim Statistischen Bundesamt zu erfolgen.

Hinweis auf der Rechnung zum Reverse-Charge-Verfahren

Deine Rechnung muss einen Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren enthalten, um zu verdeutlichen, weshalb sie keine Umsatzsteuer ausweist. (Es sei denn, Du weist sowieso keine Umsatzsteuer aus, weil Du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst. Dann genügt natürlich der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung.)

Und nun: Wünschen wir Dir viel Erfolg mit Deinen Auslandsgeschäften!