Rechnungen ins EU-Ausland: Pflicht zur Prüfung der Umsatzsteuer-ID

Im Beitrag über die Zusammenfassende Meldung und das Reverse-Charge-Verfahren haben wir verdeutlicht: Bei Rechnungen ins EU-Ausland ziehst nicht mehr du die Umsatzsteuer für den Kunden ein und führst sie ans Finanzamt ab (wie das bei Inlands-Rechnungen der Weg ist), sondern der Kunde selbst zahlt die Umsatzsteuer direkt an die Finanzbehörde seines Heimatstaates. Für den vorgesehenen Vorgang benötigst du die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Kunden. Mehr noch: Du bist als Rechnungssteller sogar dazu verpflichtet zu prüfen, ob sie korrekt ist.

1. Was ist die Umsatzsteuer ID?
2. Wann wird die Umsatzsteuer ID benötigt?
3. Wann müssen Unternehmer die USt ID Nummer abfragen?
4. Warum erheben Lieferanten keine Mehrwertsteuer für Lieferungen ins EU-Ausland?
5. Wie ist die Pflicht zur Umsatzsteuer ID Prüfung geregelt?
6. Wie lässt sich die Gültigkeit der Umsatzsteuer ID prüfen?
7. Wo kannst du die VAT Nummer prüfen lassen?

Was ist die Umsatzsteuer ID?

Die Umsatzsteuer Identifikationsnummer ist ein Instrument der Finanzbehörden, um die Unternehmereigenschaft zu überprüfen. Dem Unternehmer wird die USt ID vom Finanzamt zugeteilt, damit er sich mit ihr als Unternehmer ausweisen kann. Die Umsatzsteuer ID informiert Lieferanten und Dienstleister über den Status eines Kunden als Unternehmer. Wer eine gültige Umsatzsteuer ID in seinen Geschäftsunterlagen verwendet, weist sich damit automatisch als rechtmäßiges Unternehmen aus. 

Was ist die VAT Nummer?

Die VAT Nummer wird im englischsprachigen Ausland verwendet und entspricht der Umsatzsteuer Identifikationsnummer in Deutschland. Die Abkürzung VAT bezeichnet Value Added Tax und hat dieselbe Bedeutung wie Mehrwertsteuer.

Wie erhalten Unternehmen die Umsatzsteuer ID?

Die Umsatzstueer ID wird durch das Bundeszentralamt für Steuern BZSt vergeben. Unternehmer können die Nummer schriftlich beim BZSt in Saarlouis oder online auf der Website des BZSt beantragen. Unternehmensgründer können die Umsatzsteuer ID im Rahmen der Gründungsformalitäten auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung bei ihrem zuständigen Finanzamt beantragen. Das Finanzamt leitet den Antrag zur Erteilung der Umsatzsteuer ID danach an das BZSt weiter. 

Wann wird die Umsatzsteuer ID benötigt?

Die Umsatzsteuer ID fußt auf europaweit gültigen rechtlichen Regelungen. Jeder Mitgliedsstaat erteilt seinen ansässigen Unternehmen eine länderspezifische Umsatzsteuer ID, beziehungsweise eine VAT Nummer. Die Umsatzsteuer ID hat ebenso wie die VAT Nummer die folgenden Anwendungen:

• Kommunikation mit dem Finanzamt
  Die VAT Nummer wird im englischsprachigen Ausland ebenso wie die Umsatzsteuer Identifikationsnummer in Deutschland für die Identifikation von Unternehmen sowie für die Kommunikation zwischen Unternehmen und dem Finanzamt verwendet.
• Innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen
  Mit der Nummer erhalten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Geschäfte innerhalb der EU abzuwickeln und den europäischen Binnenmarkt zu nutzen. Die Umsatzsteuer ID wird insbesondere immer dann wichtig, wenn ein Unternehmen grenzüberschreitend innerhalb der europäischen Union Waren liefert oder Dienstleistungen erbringt. Aber auch der Bezug von Leistungen, die länderübergreifend geliefert oder erbracht werden, erfordert den Nachweis der Unternehmerschaft durch den Gewerbekunden. 
• Pflichtangaben der Rechnung
  Auch bei der Erstellung von Rechnungen muss die Umsatzsteuer ID eingesetzt werden. Werden innerhalb der EU grenzüberschreitend Lieferungen oder Dienstleistungen an Gewerbekunden erbracht, müssen die Rechnungen ins EU-Ausland sowohl die Umsatzsteuer ID des Lieferanten oder Dienstleisters als auch des Waren- oder Leistungsempfängers enthalten. Rechnungen über Lieferungen oder Leistungen innerhalb von Deutschland müssen lediglich die Steuernummer oder die Umsatzsteuer ID des Rechnungsstellers aufweisen. 

Wann müssen Unternehmer die USt ID Nummer abfragen?

Sobald ein Unternehmer aus dem EU Ausland eine Ware bei einem in Deutschland ansässigen Unternehmen einkauft, muss er dem deutschen Lieferanten die USt ID Nummer mitteilen. Die Nummer, die in der Regel in seinen Geschäftsdokumenten aufgeführt ist, teilt dem Lieferanten mit, dass der Kunde keine Privatperson ist, sondern ein gewerbliches Unternehmen. Als Unternehmen in einem anderen EU Staat unterliegt der Gewerbekunde der sogenannten Erwerbsbesteuerung. Das hat zur Folge, dass er ein Recht auf eine sogenannte innergemeinschaftliche Lieferung hat, die für ihn steuerfrei ist. Somit hat die Vorlage der USt ID Nummer durch den gewerblichen Kunden im EU Ausland die Wirkung, dass der Lieferant in Deutschland für seine Ware keine Mehrwersteuer in Rechnung stellt. Um sicherzustellen, dass der Anspruch auf eine steuerfreie Lieferung berechtigt ist, müssen Lieferanten und Dienstleister die Richtigkeit der Umsatzsteuer ID überprüfen.

Warum erhebt der Lieferant keine Mehrwertsteuer für Lieferungen ins EU Ausland?

Du erinnerst dich an das Prinzip des Reverse-Charge-Verfahren: Damit ein Kunde im EU-Ausland die Umsatzsteuer, die er für deine Rechnungen bezahlen würde, nicht bei einer deutschen Finanzbehörde zurückholen muss (was europaweit zu einem unheimlich komplizierten Hin und Her führen würde), zahlt er sie der Einfachheit halber direkt in seinem Heimatstaat. Damit sichergestellt ist, dass er das wirklich tut, melden EU-Unternehmen ihre Rechnungen ins EU-Ausland via Zusammenfassender Meldung, sodass europaweit eine entsprechende Datenmenge zum Abgleich entsteht.

Dabei ist vorgesehen, dass du als Rechnungssteller selbst dafür verantwortlich bist, dass alle Daten korrekt sind – auch die Umsatzsteuer-ID des Auslandskunden, die du für deine Meldung benötigst.

Im Zweifel kann es sonst passieren, dass du selbst für die Entrichtung der Umsatzsteuer an die entsprechende Finanzbehörde geradestehen musst! 

Wie ist die Pflicht zur Umsatzsteuer ID Prüfung geregelt?

Die Pflicht zur Umsatzsteuer ID Prüfung findet sich im Umsatzsteuergesetz. § 6a UStG gibt vor, dass die innergemeinschaftliche Lieferung ebenso wie die Erbringung einer Dienstleistung  zur Bedingung hat, dass die Unternehmerschaft von Lieferant und Abnehmer nachzuweisen sind. Aus § 6a Abs 4 UStG geht hervor, dass der Gesetzgeber die Verantwortung für die Besteuerung einer innergemeinschaftlichen Lieferung auf den Lieferanten überträgt. Demnach muss der Lieferant sicher stellen, dass die Umsatzsteuer für seine Lieferung oder Leistung an das zuständige Finanzamt bezahlt wird. Da der Lieferant eine steuerfreie Rechnung stellt, muss der Kunde die Steuer an sein zuständiges Finanzamt leisten. Um sicherzustellen, dass sein Kunde seiner Steuerpflicht nachkommt, muss der Lieferant die Umsatzsteuer ID seines Kunden aufzeichnen und die Angaben, die der Kunde gemacht hat, mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns prüfen.

Stellt sich nach der erfolgten Kauf- oder Auftragsabwicklung der steuerfrei abgerechneten Leistung heraus, dass der Kunde im EU Ausland kein Recht auf Steuerbefreiung hatte, muss der Lieferant damit rechnen, für die anfallende Mehrwertsteuer selbst aufzukommen. Der Unternehmer trägt somit die Pflicht zur Umsatzsteuer ID Prüfung. 

Wie lässt sich die Gültigkeit der Umsatzsteuer ID prüfen?

Falls du Rechnungen ins EU-Ausland, zum Beispiel nach Frankreich, schreiben möchtest, musst du unbedingt nach Frankreich reisen, um … Nee, blöder Scherz, das musst du natürlich nicht. Die Gültigkeit von Umsatzsteuer IDs lässt sich dankenswerterweise online prüfen. Schreibst du Rechnungen über Billomat, findest du eine Anbindung direkt im Bereich, in dem du die Stammdaten deiner Kunden anlegst, unter „Sonstiges“: Wenn du dort die Umsatzsteuer ID des Unternehmens einträgst, findest du einen Button „überprüfen“ – mit einem Klick darauf zeigt dir Billomat direkt an, ob die angegebene Nummer existiert.

Wo kannst du die VAT Nummer prüfen lassen?

VAT Nummer prüfen in Deutschland

In Deutschland ist das BZSt zuständig. Auf der Website des Bundeszentralamts für Steuern können Unternehmen die USt ID abfragen, indem sie die Bestätigung von ausländischen USt-ID Nummern für den innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr beantragen. 

Über eine XML-RPC-Schnittstelle haben Unternehmen zudem die Möglichkeit, die Prüfung ausländischer USt ID Nummern in ihre eigenen Softwaresysteme einzubinden. So können sie jede USt ID Nummer automatisch abfragen. 

Welche Kriterien umfasst die Überprüfung von USt ID oder VAT Nummer?

In Deutschland können Unternehmen eine USt ID Nummer abfragen, indem sie sich an das BZSt wenden. Das Verfahren der Behörde umfasst zwei Bestätigungsschritte:

• einfache Bestätigung
• qualifizierte Bestätigung

Einfache Bestätigung

Unternehmen, die eine USt ID Nummer abfragen, erhalten von der Behörde eine einfache Bestätigung über die Gültigkeit der betroffenen Nummer zum Zeitpunkt der Abfrage.

Qualifizierte Bestätigung

Unternehmen, die eine VAT Nummer prüfen lassen möchten, können noch weitere Informationen über ihren Kunden einholen. Die zweite Stufe des Bestätigungsverfahrens umfasst eine Überprüfung, ob die Angaben zu Firmenname, Betriebsort und Adresse des Kunden im EU Ausland mit den Daten übereinstimmen, die in der zuständigen Behörde in seinem Land hinterlegt sind.

VAT Nummer prüfen durch Europäische Kommission

Eine andere Möglichkeit ist die direkte Abfrage über das MwSt-Informationsaustauschsystem (MIAS) der Europäischen Kommission (siehe Screenshot), bei der du die Umsatzsteuer ID mit Länderkürzel deines eigenen Unternehmens und deines Kunden eingibst. Die Überprüfung geschieht dann unmittelbar.