Recht   10.10.2018

Rechnungen per E-Mail versenden – das musst du beachten

Bei der Abwicklung von Handelsgeschäften im Internet gehört es inzwischen zum Standard, dass Unternehmen ihre Rechnungen per E-Mail versenden. Bis zum 1. Juli 2011 mussten diese mit einer elektronischen Signatur versehen und im so genannten EDI-Verfahren weitergeleitet werden. Seitdem der Gesetzgeber auf die elektronischen Formalien verzichtet, kommen die klaren Vorteile von E-Mail-Rechnungen zum Vorschein.

  1. Rechnungen per E-Mail versenden – was sind die unschlagbaren Vorzüge?
  2. Wie muss die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen erfolgen?
  3. Was musst Du bei der Archivierung der E-Mail Rechnung beachten?
  4. Rechnung online versenden mit GoBD – was bedeutet das?
  5. Die Kleinunternehmer Rechnung per E-Mail schicken – geht das?
Rechnungen per E-Mail versenden - das musst du beachten

Das Versenden von Rechnungen per E-Mail hat mehr Vorteile, als die bloße Ersparnis von Papiermüll.

Rechnungen per E-Mail versenden – was sind die unschlagbaren Vorzüge?

Die Vorzüge der Rechnungen per E-Mail liegen auf der Hand. Die Einsparungen an Kosten zählen zu ihren unbestreitbaren Vorteilen:

  • Material
  • Porto
  • Arbeitszeit
  • Lagerhaltung

Nicht nur die Kostenersparnis an Verbrauchsmaterial für den Druck auf Papier schlägt bereits bei kleinen bis mittelgroßen Unternehmen spürbar zu Buche. Auch der Zeitaufwand für die Erstellung der Rechnungen, für die Konfektionierung, für den Transport zur Post und für die Verarbeitung eingehender Rechnungen entfällt zu einem großen Teil. Die eingesparte Zeit können Deine Mitarbeiter für andere Aufgaben einsetzen. Darüber hinaus fallen die Kosten für das Porto vollständig weg. Da auf Papier gedruckte Rechnungen sowohl beim Versand als auch bei Eingang in Ordnern archiviert werden müssen, verbrauchen sie Platz. Digitale Rechnungen hingegen benötigen keinen Raum.

Neben der Kosteneinsparung zählt die Schnelligkeit im Versand zu den wichtigsten Vorzügen, wenn Firmen ihre Rechnungen per E-Mail versenden. Die Zustellung beim Empfänger erfolgt bereits wenige Sekunden nach dem Abschicken. Die Beschleunigung in der Zustellung verkürzt den Zahlungsweg und unterstützt damit die Liquidität Deines Unternehmens.

Wie muss die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen erfolgen?

Wenn Firmen ihre Rechnungen per E-Mail versenden oder erhalten, müssen sie diese in derselben Form archivieren. Zwar hat der Gesetzgeber keine Vorgaben hinsichtlich des Dateiformates festgelegt. Doch so, wie Du die Rechnung an ein Unternehmen verschickst oder eine solche vom Unternehmen erhältst, musst Du sie auch aufbewahren. Digitale Rechnungen gelten genauso als Geschäftsunterlagen wie Rechnungen, die auf Papier gedruckt sind.

Rechnung per Mail: Finanzamt

Für das Finanzamt musst Du alle versendeten und empfangenen digitalen Rechnungen genauso wie die gedruckten Dokumente über mehrere Jahre hinweg bereithalten. Eine Rechnung, die Du in digitaler Form erhalten oder versendet hast, erkennt das Finanzamt nicht an, wenn Du sie in Papierform archivierst. Sie muss digital bereit gehalten werden.

Als Rechnungssteller hast Du ebenso wie als Empfänger einer Rechnung sicher zu stellen, dass der Inhalt des Dokuments nicht verändert werden kann. Wenn Unternehmen ihre Rechnung per Email versenden, haben sie darauf zu achten, dass das Dokument in einem Dateiformat versendet wurde, das auch durch den Empfänger nicht verändert werden kann. Die Pflicht zur Erfüllung dieser gesetzlichen Anforderung betrifft sowohl den Rechnungssteller als auch den Empfänger.

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Rechnungen per E-Mail versenden mit Echtheitsgarantie

Das Umsatzsteuergesetz verlangt in § 14, dass der Aussteller der Rechnung klar ersichtlich sein muss. Auch muss das Dokument unversehrt und sein Inhalt gut lesbar sein. Wenn Rechnungen per E-Mail verschickt werden, müssen sie dieselben Pflichtangaben tragen, wie auf Papier gedruckte Rechnungen. Diese sorgen für die Echtheit des Dokumentes, die Du auch bei einer digital erfassten Rechnung gewährleisten musst.

Rechnung online versenden – die Lesbarkeit sicherstellen

Unternehmen, die ihre Rechnung per E-Mail versenden, müssen sicher stellen, dass die Rechnung ein allgemein verwendetes Dateiformat aufweist. Denn der Kunde muss eine elektronische Rechnung, die er per E-Mail erhält, mit gängigen elektronischen Medien lesen können. Darüber hinaus muss der Aussteller der Rechnung grundsätzlich dafür sorgen, dass ein Mensch die Rechnung lesen und verstehen kann. Das ist wichtig, damit nicht etwa Codes zum Einsatz kommen, die nur Maschinen lesen können.

Was musst Du bei der Archivierung der E-Mail Rechnung beachten?

Wie alle steuerlich relevanten Dokumente eines Betriebs müssen auch Rechnungen, die per E-Mail verschickt wurden, archiviert werden. Zum Nachweis des Rechnungseingangs oder -ausgangs müssen auch die entsprechenden E-Mails abgespeichert werden. Unternehmen sollten hierfür ein separates Verzeichnis für Eingangs- und Ausgangsrechnungen anlegen. 

Bei der Archivierung von elektronischen Rechnungen müssen Unternehmen sicher stellen, dass die Dateien über einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren vorgehalten bleiben. Innerhalb dieser Zeit müssen die Daten jederzeit innerhalb von kurzer Zeit aufzufinden, zu lesen und auszuwerten sein. Hierfür müssen elektronische Rechnungen im Original aufbewahrt bleiben. 

Wichtig: die Zustimmung zur elektronischen Rechnung

Wenn Du elektronische Rechnungen per E-Mail versenden möchtest, dann brauchst Du hierfür eine Zustimmung durch den Empfänger. Die Zustimmung zur elektronischen Rechnung kannst Du in Deine AGB einbauen. Sobald Dein Kunde dieser beim Kauf zustimmt, hat er auch die Zustellung der elektronischen Rechnung erlaubt. Dazu kommt, dass die Bezahlung einer digitalen Rechnung als Zustimmung durch den Empfänger aufgefasst wird. Hat Dein Kunde also bereits einmal eine digitale Rechnung bezahlt, dann hat er Dir dadurch seine Zustimmung auch für die Zukunft erteilt.

Rechnung online versenden mit GoBD – was bedeutet das?

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung GoB und die gelten im Allgemeinen für sämtliche steuerlich relevante Dokumente und insbesondere auch für Rechnungen, die per E-Mail verschickt werden. Das Bundesfinanzministerium stellt auf seiner Seite ein Schreiben zur Verfügung, das die Anforderungen an eine digitale Buchführung im Sinne der GoBD zusammenfasst.  

Die Kleinunternehmer Rechnung per E-Mail schicken – geht das?

Auch als Kleinunternehmer kannst Du natürlich Deine Rechnungen per Email versenden. Du hast dabei dieselben rechtlichen Vorgaben zu beachten, wie jeder andere Unternehmer auch. So gelten auch für eine Kleinunternehmer Rechnung per Email die Anforderungen der GoB und der GoBD. Die abweichenden Regelungen für Kleinunternehmer hinsichtlich des Umsatzsteuerausweises auf ihrer Rechnung berühren die Regelungen der GoB und GoBD nicht. Soweit Kleinunternehmer also alle Pflichtangaben ordnungsgemäß ausführen und die weiteren Vorgaben von GoB und GoBD beachten, können sie ihre Rechnung online versenden.

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