Rechnungen per Fax versenden – darf man das?

Seit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist es wesentlich unkomplizierter geworden, Rechnungen per E-Mail zu verschicken und auch unbedenklicher, dem Empfang zuzustimmen. Denn seit 2011 ist der elektronische Versand von Rechnungen auch ohne digitale Signatur erlaubt. Doch was, wenn man Rechnungen per Fax versenden und empfangen möchte?

1. Exkurs: Was gilt für Rechnungen per E-Mail?
2. Darf man Rechnungen per Fax versenden?
3. Welche gesetzlichen Vorgaben müssen dabei beachtet werden?
4. Wann werden Fax Rechnungen nicht anerkannt?
5. Was ist beim Vorsteuerabzug zu beachten?

Exkurs: Was gilt für Rechnungen per E-Mail?

De facto wurden auch vor 2011 schon unsignierte E-Mails mit Rechnungsanhang versendet – nur konnte es passieren, dass bei einer Betriebsprüfung entschieden wurde, dass diese Rechnungen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt haben (und diese Gefahr besteht natürlich auch bei künftigen Steuerprüfungen noch, die Rechnungen bis 2011 bewerten). Über Sinn und Unsinn dieser Pflicht zur digitalen Signatur wurde viel gestritten – inzwischen ist sie aufgehoben.

Nach wie vor gilt allerdings:

• Du kannst dir nur dann das Porto für den Postweg sparen, wenn dein Kunde zugestimmt hat, dass er mit der Rechnung auf dem elektronischen Zustellweg einverstanden ist.
• Wenn du selbst dem Empfang einer Rechnung per E-Mail zugestimmt hast: Beachte, dass du verpflichtet bist, die Rechnung 10 Jahre lang im Original aufzubewahren. Eine Kopie auszudrucken und in Papierform im Ordner abzuheften, genügt nicht.
• Die Lesbarkeit der Rechnung muss gewährleistet sein. Wenn die Rechnung zum Beispiel im PDF-Format übermittelt wird, muss also sichergestellt sein, dass auch in 10 Jahren noch ein PDF-Programm zur Verfügung steht, mit dem das Dokument gelesen werden kann.

Darf man Rechnungen per Fax versenden?

Immer wenn Rechnungen per Fax verschickt werden, dann entstehen aufgrund der umfangreichen steuerlichen Vorschriften in Bezug auf das Rechnungsformat und die Archivierungspflicht oftmals erhebliche Unsicherheiten. Denn wenn das Finanzamt eine Rechnung nicht anerkennt, dann kann das dazu führen, dass enthaltene Vorsteuer nicht geltend gemacht werden kann. Zudem zieht das Finanzamt oftmals die gesamte Buchhaltung in Zweifel, wenn zu viele Dokumente bei einer Betriebsprüfung nicht anerkannt werden. Dennoch lautet die grundsätzliche Antwort auf die Frage, ob man Rechnungen per Fax versenden darf,  ‚Ja‘. Doch für die Fax Rechnung sind die gesetzlichen Vorgaben ebenso zu beachten, wie sie für andere Rechnungen auch gelten. 

Welche gesetzlichen Vorgaben müssen bei der Rechnung per Fax beachtet werden?

Bei der Übermittlung von Rechnungen per Fax müssen Unternehmen die so genannten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung für elektronisch übermittelte Dokumente (GoBD) beachten. Die GoBD zählen zu den Verwaltungsvorschriften im Steuerrecht und im Handelsrecht.

Welche Regelungen gelten im Einzelnen?

• Rechnungen, die per Fax übermittelt werden, müssen einem Absender eindeutig zugeordnet werden können
• Rechnungen per Fax müssen über einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden und während dieser langen Zeit jederzeit weiterhin lesbar bleiben.
• Die Übertragung muss von Standard Faxgerät zu Standard Faxgerät erfolgen. Das bedeutet, dass eine Übermittlung von einem Standard Faxgerät auf einen Computer nicht zu einer rechtskonformen Rechnung führt. Auch der umgekehrte Fall, in dem die Rechnung vom Computer auf ein Standard Faxgerät übermittelt wird, führt zu einem ungültigen Rechnungsdokument. 

Grundsätzlich können Fax Rechnungen digital erfasst und abgespeichert werden. Die Erfassung kann zum Beispiel durch Einscannen erfolgen. Das Originaldokument muss neben dem elektronischen Dokument als Nachweis erhalten und entsprechend aufbewahrt werden. 

Wann werden Fax Rechnungen nicht anerkannt?

Fax Rechnungen werden immer dann nicht vom Finanzamt anerkannt, wenn sie den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung nicht genügen. Davon ist oftmals nicht nur die Lesbarkeit oder die Qualität nach langer Archivierung betroffen. Auch besondere technische Verfahren, in denen das empfangende Faxgerät eingehende Dokumente automatisch elektronisch abspeichert, führen zu Dokumenten, die den GoBD nicht entsprechen. Im Ergebnis werden diese Rechnungen vom Finanzamt nicht anerkannt. 

Zudem erkennt das Finanzamt Fax Rechnungen nicht an, die nicht von Fax zu Fax, sondern über andere Sende- oder Empfängergeräte versendet werden. Dazu gehören auch Rechnungen, die von Computerfax zu Computerfax verschickt werden. 

Was ist beim Vorsteuerabzug zu beachten?

Um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, müssen die GoBD genau befolgt werden. In der Praxis bedeutet das neben der Beachtung einer guten Lesbarkeit der Rechnung und der eindeutigen Identifizierung des Absenders, dass insbesondere für das Fax weitere Vorkehrungen zu treffen sind. So muss nicht nur die Übertragung von Fax zu Fax erfolgen. Auch hat der Rechnungssteller das per Fax versendete Dokument unbedingt als Ausdruck auf Papier aufzubewahren. Zudem muss auch der Empfänger der Fax Rechnung diese ordnungsgemäß aufbewahren. Da für den Empfang von Fax Dokumenten meist Thermopapier eingesetzt wird, ist eine rechtskonforme Archivierung in dieser Form nicht gewährleistet. Daher muss der Empfänger das auf Thermopapier empfangene Fax auf normales Papier kopieren. Die Kopie ist zusammen mit dem Thermo Fax Dokument aufzubewahren. 

Fazit

Da es inzwischen sehr viel modernere Methoden gibt, um geschäftliche Dokumente zu übermitteln, sollten Unternehmen in der Regel davon absehen, Rechnungen per Fax zu versenden. Denn viele große Unternehmen lehnen Geschäftsdokumente grundsätzlich ab, wenn sie per Fax eingehen. Um die Kommunikation nicht unnötig zu erschweren, sollten Unternehmen daher insbesondere ihre Rechnungen entweder auf Papier gedruckt per Post oder aber auf elektronischem Wege per E-Mail verschicken. 

Text aktualisiert durch Christine Olbrich am 09.07.2019