Rechnungen richtig speichern: Dokumentationspflicht nach GoBD

Rechnungen richtig speichern: Was ist Pflicht und was nur (un-)praktisch? Die GoBD verlangen unter anderem, dass elektronisch gespeicherte Ausgangsdokumente unveränderlich sein müssen. Das betrifft alle Unterlagen, die für Steuer und Buchhaltung relevant sind, also zum Beispiel Ausgangsrechnungen, Lieferscheine oder Angebote.

Viele Dateiformate, die für die Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation typisch sind, erfüllen diese Ansprüche nicht. Wenn Du zum Beispiel eine Word oder Excel-Datei speicherst, kannst Du sie jederzeit wieder öffnen und verändern. Das Dokument zeigt einem späteren Betrachter nicht an, dass es manipuliert wurde. Wer demzufolge Rechnungen als Excel- oder Word-Dokument erstellt und verschickt, hat nicht nur bei sich, sondern auch beim Kunden ein gravierendes Problem verursacht. Denn eine solche Datei kann nicht GoBD-konform archiviert werden. Auch wenn die Buchhaltung das Dateiformat eines Eingangsbelegs verändert, wird der Beleg nicht GoBD konform. 

Rechnungen richtig speichern: Tschüss Word, Servus Excel!

Zwar geben Textverarbeitungs- und ähnliche Programme Zeitangaben zur letzten Speicherung der Datei an. Vereinzelt sind auch Änderungen rückverfolgbar, aber im Fall einer Steuerprüfung fallen diese Dokumente durch. Es kann zu Schwierigkeiten mit dem Finanzamt kommen, wenn die Archivierung und der Datenzugriff nicht den GoBD entsprechen.

Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen

Was ist laut GoBD erforderlich und was ist noch erlaubt? Ist jetzt die Rückkehr zur handgeschriebenen Papierrechnung vonnöten, die Du mit der Post verschickst? Das ist nicht nötig. Der Versandweg ist sogar ziemlich egal, die Speicherung und Archivierung sind das Problem.

Ohne Ausnahme müssen alle Dateien unveränderbar sein. Jede vorgenommene Änderung bzw. neue Version musst Du sorgfältig und eindeutig dokumentieren. Dazu brauchst Du ein Dokumentenverwaltungssystem. Einfach nur auf der Festplatte speichern ist ungenügend. Außerdem wünschen sich Betriebsprüfer eine Verfahrensdokumentation. Das bedeutet: Ein einfaches Ablagesystem, das alle Dateien in einem Ordner vereint und eine Excel-Tabelle auf der ein Freiberufler oder Kleinunternehmer seine Rechnungsnummern und Zahlungsziele vermerkt, reichen nicht aus.

Denn auch das Ablagesystem darf nicht manipulierbar sein. Unbefugte dürfen nicht darauf nicht zugreifen können. Die Ablage darf zudem nicht vor Ende der Aufbewahrungsfristen durch einen Festplatten-Crash auf ewig im digitalen Nirwana verschwinden. Auch die Lesbarkeit muss über die Aufbewahrungsdauer immer gewährleistet sein. Darüber hinaus muss ein sachkundiger Mensch verstehen können, was wie abgelegt wurde und wie die Ordnungsstruktur aufgebaut ist. Spezielle Rechnungs- und Buchhaltungssoftware setzt die Vorgaben der GoBD um und führt deren Anforderungen automatisch aus.

Für wen gelten die GoBD?

Ausnahmen gibt es keine. Alle Unternehmer, die sich mit Gewinnerzielungsabsicht am Markt positionieren, sind von der Einhaltungspflicht gegenüber der GoBD betroffen. Großer oder kleiner Gewinn ist dabei nicht von Bedeutung. Ob Du eine Bilanz erstellen oder mit Einnahmen-Überschss-Rechnung Deinen Gewinn ermitteln musst, hat ebenfalls keinen Einfluss. Die Einhaltung der Vorgaben innerhalb der GoBD ist für alle.

Die elektronische Archivierung von Rechnungen in der Praxis

Bereits 2011 stellte der Gesetzgeber mit dem Steuervereinfachungsgesetz die elektronische Rechnung mit der Papierrechnung gleich. Das Gesetz machte einerseits den Weg frei für die Digitalisierung der Buchhaltung. Auf der anderen Seite bringt die elektronische Buchhaltung neue Regelungen mit sich, auf die Unternehmer und Selbstständige genau achten müssen. Die Vorgaben für die digitale Archivierung von Rechnungen erfüllen die Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes, die sich darauf beziehen, wie die Steuerpflichtigen ausgehende Rechnungen richtig ablegen und Eingangsrechnungen archivieren müssen. Um die Vorgaben der GoBD mit Blick auf die digitale Archivierung von Ausgangsrechnungen einzuhalten, müssen Unternehmen und Selbstständige vor allem die folgenden Kriterien beachten:

• Archivierung von Rechnungen
• Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit
• Lesbarkeit
• Zeitnahe Erfassung und Sicherung
• Bereitstellung
• Dokumentation

GoBD im Unternehmensalltag – elektronische Archivierung von Rechnungen 

Digitale Archivierung von Ausgangsrechnungen
Mit Blick auf die Vorgaben der GoBD ist nicht nur die digitale Archivierung von Ausgangsrechnungen zu beachten. Die digitale Ausgangsrechnung ist durch den Rechnungssteller zeitnah und unveränderbar zu erstellen und elektronisch gemäß den Vorgaben der Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit aufzubewahren. 

Eingangsrechnungen archivieren
Um die Vorschriften der GoBD einzuhalten müssen Unternehmen auch darauf achten, wie sie ihre Eingangsrechnungen archivieren. Eingangsrechnungen vom Lieferanten können sowohl in digitaler als auch in Papierform beim Empfänger eingehen. Gehen Eingangsrechnungen in digitaler Form beim Empfänger ein, dann werden diese auch digital archiviert. Um Eingangsrechnungen archivieren zu können, müssen Unternehmen diese im Ursprungsformat aufbewahren. Die Originaldatei darf nicht in ein anderes Dateiformat überführt werden. Zugleich muss Dir Datei Eigenschaften aufweisen, die die Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit gewährleisten. Papierrechnungen dürfen im Original konventionell aufbewahrt werden. Sie können aber auch eingescannt und elektronisch abgelegt werden. Sind sie digital erfasst, gelten für sie dieselben Regeln der GoBD wie für die elektronische Rechnung.

Unveränderbar, nachvollziehbar und lesbar – Rechnungen richtig speichern
Die Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Rechnungen erfordert, dass abgespeicherte Dokumente nachträglich nicht verändert werden können. Ist ein Eingriff in eine Datei dennoch erforderlich, dann dürfen Änderungen ausschließlich so vorgenommen werden, dass der ursprüngliche Inhalt nachweislich erhalten bleibt. Um diese Anforderung zu erfüllen, müssen Kopien vom Original angefertigt und als Basis für die weitere Verarbeitung genutzt werden. Auch der Umstand einer vorgenommenen Änderung muss dokumentiert werden. Eine GoBD konforme elektronische Archivierung von Rechnungen erfordert zudem die Gewährleistung der Lesbarkeit über den Zeitraum der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen. 

Zeitnah – elektronische Archivierung von Rechnungen
Die Erstellung einer Rechnung muss zeitnah umgesetzt werden. Sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen müssen unmittelbar nach Erstellung oder Erhalt buchhalterisch erfasst und im entsprechenden Ordnungssystem abgelegt werden.

Ordnungssystem – Rechnungen richtig speichern
Unternehmen müssen darüber hinaus ihre Rechnungen richtig ablegen. Die Ordnungsstruktur des Ablagesystems muss nachvollziehbar gegliedert sein. 

Bereitstellung und Dokumentation
Das System muss so beschaffen sein, dass das Finanzamt jederzeit einen Zugriff darauf erhalten kann. Ein Betriebsprüfer muss innerhalb von kurzer Zeit das Ablagesystem nachvollziehen und Belege auffinden können. Hierfür ist ebenso eine entsprechende Dokumentation über die Erstellung und elektronische Archivierung von Rechnungen und die Organisation ihrer Ablage bereit zu stellen.