Finanzen   07.1.2020

Rechnungen schreiben leicht gemacht: Die passende Kleinunternehmer Software

Mit der Gründung beginnt auch für Kleinunternehmer die Buchhaltung. Denn genauso wie normale Unternehmer auch müssen Kleinunternehmer ihre Geschäftsaktivitäten in der Buchhaltung erfassen und nachvollziehbar wiedergeben. Daher müssen Kleinunternehmer genauso wie andere Einzelunternehmer oder Freiberufler für jede Lieferung oder Leistung eine dazugehörende Rechnung erstellen. Doch genauso müssen sie sämtliche Zahlungseingänge und -ausgänge erfassen und verbuchen, eine Ablage organisieren, Kunden- und Lieferantendaten verwalten, sowie Gewinnermittlungen erstellen. Mit zunehmender Tätigkeit wird auch die Buchhaltung immer komplexer. Um vom ersten Tag an den erforderlichen Überblick über die Buchhaltung zu gewährleisten, lohnt sich daher der Einsatz einer Rechnungs- und Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer.

  1. Wer kann als Kleinunternehmer tätig sein?
  2. Was bringt die Kleinunternehmerregelung mit sich?
  3. Welche Folgen hat die Kleinunternehmerregelung für die Buchhaltung?
  4. Rechnungen schreiben als Kleinunternehmer – Was musst Du beachten?
  5. Warum ist eine Rechnungssoftware für Kleinunternehmer sinnvoll?
  6. Programm zum Rechnungen schreiben für Kleinunternehmer – Online oder stationär?
  7. Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer – Worauf solltest Du beim Kauf achten?
Kleinunternehmer Software

Eine gute Rechnungs- und Buchhaltungssoftware hilft Dir dabei, Deine Buchhaltung einfach, rechtssicher und zuverlässig zu erledigen. So bleibt Dir als Kleinunternehmer mehr Zeit für Dein Kerngeschäft und für die Entwicklung neuer Projekte. (Bild © picjumbo.com)

Wer kann als Kleinunternehmer tätig sein?

Grundsätzlich kann jeder Unternehmer, der eine jährliche Umsatzgrenze von 22.000 Euro nicht überschreitet und zugleich voraussichtlich im laufenden Jahr nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz erzielen wird, als Kleinunternehmer arbeiten. Um die Kleinunternehmerregelung bei bereits bestehendem Betrieb in Anspruch zu nehmen, ist ein formloses Schreiben an das Finanzamt notwendig, mit dem Du den Status als Kleinunternehmer beantragst. Wenn Dein Unternehmen die erforderlichen Vorgaben erfüllt, wird das Finanzamt den Kleinunternehmerstatus bewilligen. Gründer müssen hingegen auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ihre zu erwartenden Einkünfte angeben. Liegen diese unterhalb der Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer, dann können sie wählen, ob sie die Kleinunternehmerregelung nutzen wollen oder nicht. Falls sie sich für Letzteres entscheiden, sind sie für fünf Jahre an die Regelbesteuerung gebunden. 

Kleinunternehmer in Österreich und der Schweiz?

Nicht nur in Deutschland, auch in Österreich können Selbstständige als Kleinunternehmer arbeiten. Die Umsatzgrenzen in Österreich liegen bei 30.000 Euro. In der Schweiz hingegen bezahlen Unternehmen, die weniger als 100.000 CHF umsetzen, automatisch keine Umsatzsteuer.

Was bringt die Kleinunternehmerregelung mit sich?

Die Kleinunternehmerregelung ist im Umsatzsteuergesetz ausgeführt. Kleinunternehmer sind demnach von der Umsatzsteuerpflicht entbunden. Sie müssen also von ihren Kunden keine Mehrwertsteuer erheben, wenn sie Rechnungen schreiben. Da sie keine Mehrwertsteuer einnehmen, müssen sie für ihre Lieferungen und Leistungen auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Zudem müssen Kleinunternehmer keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben, um ihre Einnahmen zu erklären. Dennoch müssen sie eine jährliche Umsatzsteuererklärung erstellen, in der sie ausdrücklich erklären, dass sie Null Euro an Mehrwertsteuer eingenommen haben. 

Welche Folgen hat die Kleinunternehmerregelung für die Buchhaltung?

Die Kleinunternehmerregelung soll Unternehmen mit kleinen Umsätzen die Verwaltung erleichtern. Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen ist der Aufwand für den Umgang mit der Umsatzsteuer sehr umfangreich und dies entfällt für Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer erheben müssen. Doch die Kleinunternehmerregelung bringt noch weitere Vorteile mit sich. Denn Kleinunternehmer müssen auch keine doppelte Buchführung erstellen und sind somit nicht bilanzierungspflichtig. Dahingegen müssen sie lediglich eine einfache Buchführung umsetzen. Das hat zur Folge, dass sie für ihre Gewinnermittlung keine Bilanz, sondern nur eine einfache Einnahmenüberschussrechnung EÜR erstellen müssen. Zudem müssen Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, wenn sie ihre Rechnungen schreiben. 

Rechnungen schreiben als Kleinunternehmer – Was musst Du beachten?

Obwohl Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer verlangen, wenn sie Rechnungen schreiben, unterliegen sie in ihrer Rechnungsstellung den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes. Das Umsatzsteuergesetz gibt im genau vor, welche Pflichtangaben Unternehmen beim Schreiben von Rechnungen beachten müssen. Die Pflichtangaben gelten mit einigen Abweichungen auch für Kleinunternehmer. 

Welche Pflichtangaben sind erforderlich?

Kleinunternehmer müssen die folgenden Pflichtangaben beim Rechnungen schreiben beachten:

  • vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger
  • Steuernummer des Rechnungsstellers
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
  • Entgelt für die Lieferung oder Leistung 
  • Hinweis auf die Befreiung von der Umsatzsteuer

Die Rechnung von Kleinunternehmern weicht von der Rechnungsstellung regulär besteuerter Unternehmen in zwei Punkten ab. Zum einen müssen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen in ihren Rechnungen neben dem Entgelt für die Lieferung oder Leistung den anzuwendenden Steuersatz, den Steuerbetrag sowie die Gesamtsumme der Rechnung in Form des Bruttobetrags angeben. Zudem gilt der Hinweis auf die Befreiung von der Umsatzsteuer ausschließlich für Kleinunternehmer. Mit diesem erklären sie dem Rechnungsempfänger, warum sie keine Steuer erheben. 

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Wie muss der Hinweis lauten?

Den Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung können Kleinunternehmer beliebig formulieren, wenn sie Rechnungen schreiben. Er muss den Empfänger jedoch eindeutig darüber aufklären, dass die Rechnung keine Umsatzsteuer enthält, weil der § 19 UStG angewendet wird. Zum Beispiel kann die Formulierung so lauten: „Die Rechnung enthält keine Umsatzsteuer laut § 19 UStG“. So weiß der Empfänger, dass die Rechnung auch ohne Mehrwertsteuer korrekt ist. 

Was müssen Kleinunternehmer bei der Rechnungsstellung darüber hinaus beachten?

Deine Rechnungen kannst Du als Kleinunternehmer sowohl in Papierform, per Post oder per Fax verschicken. Auch eine elektronische Rechnung, die Du per E-Mail versendest, ist rechtlich gültig. Neben den Pflichtangaben gilt es bei der elektronischen Rechnungsstellung auch die GoBD zu beachten. Diese bringen für die Rechnung die folgenden Anforderungen mit sich:

  • Echtheit der Rechnung: Die Identität des Rechnungsstellers muss in der Rechnung eindeutig klargestellt sein. Daher ist es zum Beispiel wichtig, dass Deine Rechnung die Absenderadresse korrekt angibt. Auch beim Versand per E-Mail musst Du darauf achten, dass die Rechnung über einen E-Mail-Account verschickt wird, den der Kunde Dir eindeutig zuordnen kann.
  • Unversehrtheit der Rechnung: Der Anspruch an die Unversehrtheit Deiner Rechnung beinhaltet, dass die Rechnungsdatei in einem Format abgespeichert werden muss, das nicht im Nachhinein verändert werden kann. Ein einfaches Textverarbeitungsprogramm kann in der Regel den Anspruch auf Unversehrtheit nicht erfüllen.
  • Lesbarkeit der Rechnung: Der Empfänger muss Deine Rechnung lesen können. Das bedeutet, Du musst ihm Deine Rechnung in einem Format zustellen, das jeder Nutzer eines Computers auch lesen kann. Auch diese Anforderung erfüllen Textverarbeitungsprogramme, deren Dokumente im eigenen Format gespeichert werden, nicht. 

Warum ist eine Rechnungssoftware für Kleinunternehmer sinnvoll?

Gründer haben in der Regel zwar klare Ziele sowie die erforderlichen Fachkenntnisse, um diese auch zu erreichen. Doch zumeist haben sie keinen tiefen Einblick in die Erfordernisse von Buchhaltung, Rechnungswesen und Steuern. Daher bietet eine Buchhaltungssoftware wie Billomat für Kleinunternehmer eine wichtige Basis für die Buchhaltung. Billomat kann speziell auf Kleinunternehmer eingestellt werden, um die Besonderheiten der Kleinunternehmerregelung automatisch zu berücksichtigen. Eine Rechnungssoftware wie Billomat kann Kleinunternehmer bei den folgenden zentralen Merkmalen unterstützen:

Rechnungen schreiben

Eine zuverlässige Rechnungssoftware bietet Dir die Möglichkeit, mit wenig Arbeits- und Zeitaufwand Rechnungen zu erstellen. Bei der ersten Nutzung der Billomat Buchhaltungssoftware richtest Du die individuellen Merkmale sowie das Layout Deines Unternehmens für alle Dokumentenarten ein. So kannst Du laufend Rechnungen und andere Dokumente für Dein Unternehmen schreiben, ohne die zentralen Angaben immer wieder neu eingeben oder kontrollieren zu müssen. Auch Deinen Status als Kleinunternehmer kannst Du zentral einstellen, sodass  die Besonderheiten der Kleinunternehmerregelung in allen Dokumenten entsprechend berücksichtigt werden. So wird auf Rechnungen automatisch nur der Nettobetrag berechnet und der Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung angegeben.

Wiederkehrende Inhalte automatisieren

Um wiederkehrende Aufträge oder Verkäufe zu automatisieren greift das Rechnungsprogramm Billomat auf die einmal erstellte Rechnungsvorlage zurück. Zudem kann die Rechnungssoftware Inhalte innerhalb unterschiedlicher Dokumentenarten übertragen. Hast Du zum Beispiel ein Angebot erstellt, dann kann Billomat die Inhalte aus dem Angebot automatisch in die Rechnung übernehmen. Auch Lieferscheine sowie Zahlungserinnerungen können innerhalb eines Projekts aus bereits vorhandenen Dokumenten automatisch erstellt werden. 

Ordnung in der Ablage

Alle Deine Rechnungen hast Du mit einem Rechnungsprogramm wie Billomat schnell und zuverlässig organisiert. Die Rechnungssoftware legt sämtliche Ausgangsrechnungen sowie Eingangsrechnungen von Lieferanten in einem übersichtlichen Ordnungssystem ab. So geht keine Rechnung mehr verloren. 

Aufgaben der Buchhaltung bewältigen

Von Anfang an müssen Kleinunternehmer nicht nur Rechnungen korrekt schreiben. Auch die fortlaufende Buchung von Belegen, die Zuordnung von Zahlungseingängen und -ausgängen in die richtigen Konten bis hin zur Gewinnermittlung durch eine Einnahmenüberschussrechnung gehören zu den normalen Aufgaben der Buchhaltung innerhalb eines Unternehmens. Das gilt auch für Kleinunternehmer. In allen diesen Aufgaben leistet eine zuverlässige Rechnungssoftware wie Billomat wertvolle Unterstützung. So können auch Kleinunternehmer, die über keine umfangreichen Kenntnisse in der Buchhaltung verfügen, die komplexen Aufgaben im Zuge der Erfassung ihrer Geschäftsvorfälle dennoch professionell ausführen. 

Rechtssicherheit gewährleisten

Da die Gesetzgebung strenge Anforderungen für die Rechnung vorgibt, müssen Unternehmer darauf achten, diese auch zu erfüllen. Denn Rechnungen, die den Anforderungen nicht genügen, werden vom Finanzamt nicht als Beleg für die Steuererklärung anerkannt. Weist eine Buchhaltung viele fehlerhafte Rechnungen auf, weil diese die erforderlichen Pflichtangaben zum Beispiel nicht vollständig oder korrekt enthalten, dann kann das Finanzamt die gesamte Buchführung verwerfen. In der Folge wird auch die Steuererklärung des betroffenen Unternehmers nicht anerkannt, was zu einer Schätzung durch das Finanzamt führen kann. Ein Buchhaltungsprogramm wie Billomat sorgt für Rechtssicherheit in der Buchführung. Denn sämtliche Dokumente werden auf Basis von rechtssicheren Vorlagen erstellt und ebenso gemäß der gesetzlichen Vorschriften abgelegt und archiviert. Dabei gewährleistet die Nutzung der Rechnungssoftware Billomat auch, dass die erstellten Dokumente GoBD konform ausgeführt sind. 

Verwaltung von Kunden und Lieferanten

Mit einer professionellen Rechnungssoftware kannst Du die Daten von Lieferanten und Kunden erfassen und verwalten. Billomat ermöglicht Dir jederzeit Zugriff auf die Kontaktdaten Deiner Geschäftspartner und Kunden. Dort kannst Du nicht nur individuelle Merkmale anlegen, wie zum Beispiel Kundenrabatte oder Skonti. Du kannst auch Deinen Kunden direkten Zugriff auf ihre Dokumente ermöglichen, indem Du ein Kundenportal einrichtest. So verbesserst Du die Zusammenarbeit mit dem Kunden und bietest einen zusätzlichen Service.

Zeitersparnis durch einfache Bedienung

Eine professionelle Rechnungssoftware muss auch für Quereinsteiger nachvollziehbar zu bedienen sein. Wenn Du die Benutzeroberfläche einfach verstehen und sicher bedienen kannst, dann wird die Arbeit mit dem Rechnungsprogramm in deiner Buchhaltung sehr viel schneller erledigt werden. Die Buchhaltungssoftware Billomat ist intuitiv bedienbar, sodass Du bereits Deine erste Rechnung ohne Vorkenntnisse mit wenig Zeitaufwand schreiben kannst. 

Liquidität sichern

Das Rechnungsprogramm Billomat kontrolliert durch eine Verknüpfung zu Deinem Bankkonto automatisch, welcher Kunde welche Rechnung bezahlt. So gewährleistet das Programm die Kontrolle über offene und bezahlte Rechnungen und damit über Deine Liquidität. Das Rechnungsprogramm Billomat bietet zudem die Möglichkeit, automatisch Zahlungserinnerungen zu erstellen, wenn die Zahlungsfrist einer Rechnung abgelaufen ist. 

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Programm zum Rechnungen schreiben für Kleinunternehmer – Online oder stationär?

Der Markt bietet Rechnungsprogramme sowohl zum Download als auch in der Cloud an.

Stationäres Programm zum Rechnungen schreiben

Die Rechnungssoftware, die zum Download bereit steht, installierst Du als stationäre Lösung auf Deinem Rechner. Deine Dokumente legst Du auch auf Deinem eigenen Computer ab. Stationäre Rechnungssoftware musst Du in der Regel einkaufen. Da jede Software nach einiger Zeit veraltet, musst Du in regelmäßigen Abständen erneut Geld investieren, um Updates zu kaufen. Für die technisch funktionierende Installation der Updates trägst Du die alleinige Verantwortung. Die stationäre Lösung birgt daher das Risiko des Datenverlustes. 

Online Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Der Vorteil von Rechnungssoftware, die online zur Verfügung steht, liegt einerseits in den kontrollierbaren Kosten. Denn Online-Software kannst Du mit einem monatlichen Tarif nutzen. Der Tarif für die Rechnungssoftware Billomat ist zudem flexibel gestaltet, sodass Du ihn auf Deine individuellen Bedürfnisse einstellen kannst. Wächst Dein Unternehmen, dann kannst Du Funktionen erweitern und den Tarif wechseln. Zudem erledigt die Online-Lösung Updates auf dem Server, sodass Du Dich um die Technik nicht kümmern musst. Die Software wird laufend optimiert und auf dem aktuellen Stand gepflegt. 

Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer – Worauf solltest Du beim Kauf achten?

Obwohl die Buchhaltung von Kleinunternehmern durch den Wegfall der Umsatzsteuerpflicht vereinfacht ist, lohnt sich der Kauf einer professionellen Buchhaltungssoftware. Denn auch die Kleinunternehmer Software muss sämtlichen Anforderungen gerecht werden, die der Gesetzgeber an die Buchhaltung stellt. Daher sollten Kleinunternehmer darauf achten, dass ihre Buchhaltungssoftware neben den oben genannten Kriterien weitere Merkmale aufweist, die neben der Zeitersparnis für eine zuverlässige Bearbeitung der Buchhaltung sorgen.

Einfach, intuitiv und integrativ

Die Bedienung der Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer sollte intuitiv sein. Aufbau und Struktur sollten neben einfacher Handhabung auch einen guten Überblick gewährleisten. Dass die drei zentralen Dokumente der Buchhaltung mit Rechnung, Angebot und Auftrag miteinander verknüpft und integrativ aufeinander aufbauen sollten, gehört zu den grundlegenden Voraussetzungen für eine einfache und zeitsparende Erstellung der Dokumente. 

Digitalisierung von Belegen und Texterkennung

Deine Betriebsausgaben sollten so zuverlässig wie möglich zu verwalten sein. Denn sie mindern die Steuerlast und tragen somit zu finanziellen Ersparnissen bei. Um Betriebsausgaben geltend zu machen, muss die Buchhaltungssoftware von Kleinunternehmern in der Lage sein, Belege möglichst unkompliziert zu erfassen, zu kategorisieren und abzulegen. Denn für die Geltendmachung von Betriebsausgaben ist die Rechtsgültigkeit der dazugehörenden Belege unabdingbar. Daher solltest Du beim Kauf einer Buchhaltungssoftware als Kleinunternehmer darauf achten, dass Deine Belege mit dem Smartphone oder per Drag & Drop

in der Schaltzentrale der Buchhaltungssoftware hochgeladen werden können. Auch eine Verknüpfung mit der Cloud sollte die Kleinunternehmersoftware ermöglichen. Zudem sollte die Software für Kleinunternehmer Belege auch über Dein IMAP Postfach oder eine personalisierte E-Mail Adresse hochladen können.

Sind alle Möglichkeiten gegeben, können eingehende Rechnungen zeitsparend und zuverlässig in die Buchhaltungssoftware übernommen werden. Eine automatische Texterkennung sollte darüber hinaus die automatische Zuordnung zur passenden Kategorie der Betriebsausgaben ermöglichen.

Schnittstellen mit externen Stellen

Eine Buchhaltungssoftware ist insbesondere dann für Kleinunternehmer geeignet, wenn sie über Schnittstellen mit dem Steuerberater, dem Bankinstitut sowie mit dem Finanzamt verbunden werden kann. Beim Kauf einer passenden Kleinunternehmer Software solltest Du daher darauf achten, dass Dein Steuerberater einen Zugang zu Deinem Software Account erhalten kann. Stelle dabei sicher, dass Du den Zugang steuern kannst, indem Du die Rechte der Steuerkanzlei für die Einsicht in Deine Buchhaltungsunterlagen individuell konfigurieren kannst. Zudem sollte der Steuerberaterzugang keine weiteren Kosten verursachen und im Account enthalten sein.

Der Versand der Steuererklärung über ELSTER sollte ebenso automatisch über die Buchhaltungssoftware möglich sein. Zudem stellt eine Verknüpfung mit dem Geschäftskonto den Abgleich von eingehenden und ausgehenden Transaktionen automatisch sicher. Um Kunden die Bezahlung zu vereinfachen und Deine Liquidität zu verbessern, sollte die Buchhaltungssoftware Kleinunternehmern auch ermöglichen, Bezahllinks versenden können. 

Buchhaltungssoftware mit Add Ons

Beim Kauf einer professionellen Buchhaltungssoftware sollten Kleinunternehmer darauf achten, dass das System ausreichend Add Ons zur Verfügung stellt. Nicht erst dann, wenn Dein Unternehmen wächst, benötigst Du ausreichend Flexibilität, um Deine Buchhaltungsarbeit zu vereinfachen und zugleich auszubauen. Add Ons erweitern den Funktionsumfang der Buchhaltungssoftware und ermöglichen fortwährend eine Anpassung an die Entwicklung und an sich verändernde Bedürfnisse Deines Unternehmens.

So sollte eine professionelle Kleinunternehmer Software beispielsweise eine Verknüpfung mit der Zeiterfassung, mit verschiedenen Onlineshops oder mit der Cloud unkompliziert ermöglichen. Zudem ist darauf zu achten, dass die Buchhaltungssoftware von Kleinunternehmern weitere wichtige Funktionen ermöglicht, darunter zum Beispiel Forderungsmanagement, Zahlmöglichkeiten, Kundenmanagement oder automatisierten Druck und Versand.

Billomat Buchhaltungssoftware – optimierbar für Kleinunternehmer

Billomat gewährleistet mit seiner Buchhaltungssoftware Kleinunternehmern nicht nur die Erstellung rechtssicherer Angebote und Rechnungen. Die Software bietet darüber hinaus die zuverlässige Verwaltung von Zahlungen, eine optimale Vorbereitung der Buchhaltung für den Steuerberater, Schnittstellen, zahlreiche Add Ons und vieles mehr. Teste die Software doch einfach kostenlos! >>>

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