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8 gute Gründe, die Kundenverwaltung online zu führen

Du meinst, Rechnungen sind eine Sache, Kundenverwaltung eine andere. Da liegst Du falsch! Wenn Du Kundenverwaltung und Rechnungen online und zusammen machst, ergeben sich mehrere vorteilhafte Effekte für Dich. Der beste: Du behältst immer den Überblick.

Kundenverwaltung online
Erledigst Du nicht nur Deine Rechnungen sondern auch die Kundenverwaltung online, weißt Du immer, wann deine Kunden gezahlt haben oder dies noch tun müssen. (Bild © unsplash.com)

Was hat die Kundenverwaltung mit den Rechnungen zu tun?

Warum Kundenverwaltung mit Rechnungsstellung zu tun hat, ist eigentlich naheliegend: Du schickst Deinen Kunden Angebote und Auftragsbestätigungen.  Später bekommen sie von Dir Rechnungen. Deine Kunden bezahlen Rechnungen. Kunden halten sich an Zahlungsziele oder nicht. Wenn nicht, stellst Du ihnen Zahlungserinnerungen, Mahnungen und letzte Mahnungen aus.

Alles, was Du mit Kundinnen und Käufern aushandelst, hängt am Ende mit finanziellen Forderungen zusammen. Dein Zahlungsmanagement und Deine Kunden sind also untrennbar. Warum stecken dann so viele Selbstständige Angebote in Angebotsordner, heften Auftragsbestätigungen zu Auftragsbestätigungen und Rechnungen zu Rechnungen? Keine Ahnung!

Welche Vorteile gibt es?

Was sind die Vorteile, wenn Du Rechnungen und Kundenverwaltung online miteinander verknüpft hast?

1. Übersicht Deiner Forderungen

Du hast Dein Forderungsmanagement im Blick: Du weißt, bei wem und wieviele Rechnungen noch offen sind.

2. Kundenanalyse

Du weißt, welcher Kunde wie schnell oder langsam zahlt.

3. Einfache Datenübertragung

Du kannst Daten aus Angebot und Auftragsbestätigung übernehmen, ohne bei der Rechnungsstellung alles nochmal neu aufstellen zu müssen.

4. Adressdaten stehen Dir bereits zur Verfügung

Du musst nicht bei jedem Angebot, jeder Auftragsbestätigung und jeder Rechnung alle Werte wie Adressdaten, Kundennummer etc. neu eingeben. Du hast die Angaben für den Kunden hinterlegt.

5. Vorgänge automatisieren

Du hast die Möglichkeit, Vorgänge zu automatisieren zum Beispiel, wenn Du es mit wiederkehrenden Rechnungen zu tun hast, für die Du jeden Monat oder jedes Quartal fast identische Leistungen und Beträge fakturierst.

6. Informationen spezifischer angeben

Du kannst spezifische Angaben zu einzelnen Kunden speichern, zum Beispiel wenn ihr ein vom Üblichen abweichendes Zahlungsziel vereinbart habt.

7. Mobiler und unabhängiger Zugriff auf Rechnungen

Und natürlich gilt: Wenn Du alles im Netz verwaltest, dann kann Dir weder ein Wasserschaden am Server noch ein Laptop-Diebstahl etwas anhaben. Du hast jederzeit und von überall aus die Möglichkeit, auf die Rechnungen und Kundenverwaltung online zuzugreifen.

8. Überblick über vergangene Geschäftsbeziehungen

Du kennst mehr als nur Deine Zahlen: Du hast einen Überblick über jede Kundenhistorie – also den Verlauf eurer Geschäftsbeziehung. Und Du weißt, wer Deine Lieblingskunden sind, bei denen die Aufträge und Zahlungsabwicklungen rund laufen.

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