Rechnungen unterschreiben oder nicht?

Gerade Gründer stehen oftmals vor der Frage, ob sie ihre Rechnungen unterschreiben müssen, damit diese rechtliche Gültigkeit haben. Denn spätestens die Erfordernis der digitalen Signatur bis zum Jahr 2011 brachte die Frage mit sich, ob auch Rechnungen, die nicht auf elektronischem Weg versendet werden, eine Unterschrift tragen müssen. Darüber hinaus begegnen wir im Geschäftsalltag auch immer wieder Rechnungen, die eine Unterschrift tragen. Daher ist es sinnvoll, die Frage nach der Unterschrift auf der Rechnung genau zu klären.

1. Müssen Rechnungen unterschrieben werden? – Grundsätzliches
2. Was sagt die Gesetzgebung?
3. Zusätzliche Pflichtangaben auf der Rechnung
4. Was ist die Folge der Pflichtangaben?
5. Welche Risiken bringt die Unterschrift mit sich?
6. Wann musst Du Rechnungen unterschreiben?
7. Was gilt für die elektronische Rechnung?

Müssen Rechnungen unterschrieben werden? – Grundsätzliches

Im Grundsatz muss eine normale Rechnung, die ein Unternehmen verlässt, nicht durch den Unternehmer oder einen Vertreter unterschrieben sein. Das Rechnungsdokument behält auch ohne eine Unterschrift seine Gültigkeit. Die nicht unterzeichnete Rechnung stellt einen Beleg, der als Nachweis für Geschäftsvorgänge sowohl durch das Finanzamt anerkannt wird, als auch vor Gericht im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung als Beweis Gültigkeit hat. 

Was sagt die Gesetzgebung? – Müssen Rechnungen unterschrieben werden?

Der Gesetzgeber schreibt Unternehmern genau vor, welche Pflichtangaben eine Rechnung enthalten muss. Das Umsatzsteuergesetz führt im § 14 Abs. 4 UStG detailliert aus, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, damit sie als rechtlich gültiges Dokument vom Finanzamt anerkannt wird und in der Folge auch vor Gericht Beweiskraft hat. Zu den Pflichtangaben einer Rechnung mit einem Betrag von mehr als 250 Euro gehören demnach:

• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
• Datum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Art und Menge der gelieferten Ware oder
• Art und Umfang der erbrachten Dienst- oder Werkleistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Fertigstellung der Leistung oder
• Zeitraum für die Lieferung oder Erbringung der Leistung
• Rechnungsbetrag in netto
• Steuerbetrag
• Endbetrag der Rechnung in brutto
• Angewendeter Steuersatz oder angewendete Steuersätze
• Gegebenenfalls vereinbarte Rabatte oder Skonti

Zusätzliche Pflichtangaben auf der Rechnung

In besonderen Fällen muss der Rechnungssteller noch weitere Angaben auf seiner Rechnung machen. Insbesondere die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens sowie der Kleinunternehmerregelung bringt die Erfordernis weiterer Pflichtangaben auf der Rechnung mit sich.

Reverse-Charge-Verfahren

Die Sonderfälle, für die das Reverse-Charge-Verfahren anzuwenden ist, gibt unter anderem das Umsatzsteuergesetz im § 14a UStG an. So muss eine Rechnung über Leistungen im EU-Ausland oder über bestimmte Bauleistungen, für die das Reverse-Charge-Verfahren anzuwenden ist, einen entsprechenden Hinweis hierüber enthalten. Der Hinweis ist mit der Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf der Rechnung anzubringen. In diesem Fall entfällt nicht nur der Bruttobetrag der Rechnung, sondern auch die Angabe von Steuersatz und Steuerbetrag.

Kleinunternehmerregelung

Auch Kleinunternehmer erheben auf ihrer Rechnung keine Umsatzsteuer. Die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht für Kleinunternehmer regelt das Umsatzsteuergesetz im § 19 UStG. In der Folge entfällt auch auf der Rechnung von Kleinunternehmern sowohl der Bruttobetrag, als auch die Angabe des Steuersatzes und des Steuerbetrags. Um den Rechnungsempfänger darüber aufzuklären, dass die Rechnung dennoch Gültigkeit hat, muss auch der Kleinunternehmer auf seiner Rechnung einen Hinweis anbringen, warum er keine Umsatzsteuer berechnet. Der Hinweis auf der Rechnung sollte den Bezug zum Gesetzestext aufweisen, der dem Kleinunternehmer den Verzicht auf die Steuererhebung erlaubt. Der Hinweis kann zum Beispiel lauten, wie folgt: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“ oder „Umsatzsteuerbefreiung gemäß § 19 UStG“.

Was gilt für Rechnungen unter 250 Euro?

So genannte Kleinbetragsrechnungen mit einem Rechnungsbetrag von weniger als 250 Euro brutto müssen nicht alle Angaben enthalten, die für Rechnungen mit höheren Beträgen erforderlich sind. So müssen Rechnungen mit Beträgen unter 250 Euro brutto nur die folgenden Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Datum der Rechnung
• Art und Menge der gelieferten Ware oder
• Art und Umfang der erbrachten Dienst- oder Werkleistung
• Endbetrag der Rechnung in brutto
• Angewendeter Steuersatz oder angewendete Steuersätze

Im Falle der Umsatzsteuerbefreiung muss lediglich der Nettobetrag ohne Angabe des Steuersatzes und ein entsprechender Hinweis auf die Steuerbefreiung auf der Rechnung stehen. 

Was ist die Folge der Pflichtangaben? – Müssen Rechnungen unterschrieben werden?

Da der Gesetzgeber genau vorschreibt, welche Pflichtangaben eine Rechnung enthalten muss, besteht keine Verpflichtung für weitere Angaben, die über die Liste aus dem § 14 UStG hinaus gehen. Das Umsatzsteuergesetz nennt in seinen Ausführungen keine Unterschrift, die für die Gültigkeit einer Rechnung erforderlich wäre. Daher ist eine Unterschrift auf einer Rechnung auch nicht nötig. Andererseits darf Deine Rechnung allerdings durchaus eine Unterschrift tragen, ohne dadurch ihre Gültigkeit zu verlieren. Allerdings geht die Unterschrift auf einer normalen Rechnung auch mit einem Risiko einher.

Rechnungen unterschreiben: Welche Risiken bringt die Unterschrift mit sich?

Wer seine Rechnungen auf Papier ausdruckt und an den Kunden verschickt, sollte auf eine Unterschrift auf dem Dokument verzichten. Denn grundsätzlich besteht die Gefahr, dass der Empfänger die Unterschrift benutzt, um das Dokument zu fälschen. So kann der Empfänger zum Beispiel oberhalb der Unterschrift einen Stempel mit dem Vermerk „Betrag dankend erhalten“ anbringen, sodass die Unterschrift wie eine Bestätigung des Stempels aussieht. Damit erhält die Unterschrift fälschlicherweise eine Funktion, die einen nicht erfolgten Zahlungseingang bestätigt. In einem solchen Fall liegt die Beweislast dafür, dass eine Fälschung vorliegt, beim Rechnungssteller. Um ein derartiges Risiko zu vermeiden, ist es ratsam, keine Unterschrift auf der normalen Rechnung anzubringen. 

Wann müssen Rechnungen unterschrieben werden?

Auch von der Regel, dass die Unterschrift auf der Rechnung nicht zu den Pflichtangaben gehört, gibt es die Ausnahme. Diese betrifft Rechtsanwälte und Steuerberater. 

Rechnungen unterschreiben als Steuerberater

Für Steuerberater, Steuerbevollmächtigte und Steuerberatungsgesellschaften schreibt der Gesetzgeber in der so genannten Steuerberatervergütungsverordnung genau vor, wie die Abrechnung auszusehen hat. Im § 9 StBVV führt der Absatz 1 aus, dass der Steuerberater seine Vergütung nur mit einer Rechnung einfordern kann, die von ihm persönlich unterzeichnet ist. Das hat den Grund, dass der Steuerberater die Verantwortung für die Gebührenberechnung trägt und diese mit seiner Unterschrift bestätigt. 

Rechnungen unterschreiben als Rechtsanwalt

Da auch Rechtsanwälte für ihre Kostenberechnung eine besondere Verantwortung tragen, müssen auch sie ihre Abrechnungen persönlich unterzeichnen. Die gesetzlichen Vorschriften hierfür finden sich im Rechtsanwaltsvergütungsgesetz. Dort führt der Gesetzgeber im § 10 Abs 1 RVG aus, dass der Rechtsanwalt seine Vergütung nur aufgrund einer Rechnung mit einer von ihm persönlich angefertigten Unterschrift einfordern darf. 

Welche Folgen hat die fehlende Unterschrift für Steuerberater und Rechtsanwälte?

Stellt der Steuerberater, der Rechtsanwalt oder einer der in den Gesetzestexten bezeichneten Betroffenen eine Rechnung ohne Unterschrift aus, dann hat die Forderung keine Rechtskraft. Der Mandant muss eine solche Rechnung nicht begleichen. Sobald auch noch die Frist für die ordnungsmäßige Rechnungsstellung abgelaufen ist, verliert der Steuerberater oder Rechtsanwalt sogar seinen Honoraranspruch aufgrund der fehlenden Unterschrift auf der Rechnung.

Daher sollten Steuerberater, Steuerbevollmächtigte und Steuerberatungsgesellschaften sowie Rechtsanwälte nicht nur immer darauf achten, dass keine Abrechnung ohne Unterschrift ihre Kanzlei verlässt. Sie müssen diese auch persönlich unterschreiben. Denn die Unterschrift muss den vollen Namen des Ausfertigers aufweisen und kann auch nicht stellvertretend durch einen Mitarbeiter erfolgen, damit sie Gültigkeit hat.

Was gilt für die elektronische Rechnung? – Digitale Signatur auf einer Rechnung notwendig?

Bis zum Jahr 2011 mussten elektronisch versendete Rechnungen eine digitale Signatur tragen. Mit der digitalen Signatur wollte der Gesetzgeber sicher stellen, dass die Identität des Rechnungsstellers eindeutig festzustellen war. Denn laut Gesetz muss der Rechnungsempfänger die Echtheit der Herkunft der Rechnung sowie die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit eindeutig überprüfen können. So galt die digitale Signatur als Garant für die Absicherung der Echtheit eines elektronisch versendeten Dokuments. 

Keine digitale Signatur auf Rechnungen

Von der Anforderung der digitalen Signatur hat der Gesetzgeber jedoch seit dem Jahr 2011 wieder Abstand genommen. Denn für die Rechnungskontrolle hat sich die digitale Signatur als nicht zwingend erforderlich erwiesen. Auch ohne die Signatur können sowohl der Rechnungsempfänger als auch offizielle Stellen, wie das Finanzamt oder das Gericht, mit Sicherheit feststellen, ob eine Forderung Gültigkeit hat. Denn für die Echtheit einer Rechnung ist in der Praxis lediglich notwendig, dass die Bestellung mit der Abrechnung übereinstimmt und dass das Rechnungsdokument bestimmte technische Voraussetzungen erfüllt. Um die Gültigkeit einer Forderung nachzuweisen, ist daher zum Beispiel auch die Vorlage eines Lieferscheins zum Abgleich mit der Rechnung ausreichend.